设备档案整理

1、理解一个概念 2、了解四个问题 3、明白三种分类 4、掌握整理方法 设备档案的概念 归档范围、时间、要求、保管期限 机关、企业、学校 分类、组卷、编目

设备档案的概念 是指单位在科学研究、生产、建设和办公等工作中所用的各种机械、动力、试验、测试仪器等随设备仪器来的或自制、安装、调试、使用、维修过程中所形成的图纸、技术文件、电子文件、照片、录像等文件材料。

设备档案的特点 需立卷，但有些成册件和图纸等可以不装订(以盒为卷)。 需续档，同一设备仪器的档案随着设备仪器实体某方面改变而改变。

归档范围 归档时间 归档要求 保管期限 了解四个问题

归档范围 原则上：根据档案行政管理部门和本行业系统的有关规定，结合本单位固定资产管理的要求，以设备仪器的购置价格或吨位、技术等级、重要程度来确定。 如：机关价值5000元以上；医院5万、10万元以上

1、机关、管理型企事业单位（以下简称机关）： 办公设备、电梯、车辆等采购申请与批复、协议书、合同来往函电（或招标、中标方面的材料）； 开箱的随机文件材料（包括说明书、图册、合格证、装箱单、安装规程、发票复印件等）。

2、生产型企业、科研事业单位、医院 （以下简称企业）： ①自制设备的归档材料（包括设备的设计、研制、试验和制造过程中形成的文件材料，以及该项设备在安装、使用、维护检修、改造过程中形成的文件材料）。 ②购置设备的归档材料（包括购置申请报告、批复、订购协议、合同等购置文件、开箱随机文件、线路安装、保养、维修及使用后形成的文件材料）。

归档时间 自制设备：鉴定验收交付使用后一个月内； 外购设备：开箱时，档案部门派人参加，原件归档，提供工作所需的复制件； 外文：待翻译工作完成并会签后归档； 安装调试：结束半年内归档。

归档要求 字迹清楚，图样清晰，图表整洁，手续完备；用纸规格符合科技图样管理的要求。与实体一致。 系统地反映设备从设计制造或申购到改造的全过程； 字迹清楚，图样清晰，图表整洁，手续完备；用纸规格符合科技图样管理的要求。与实体一致。 图纸有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制。 相同型号的设备，只归档一套即可。

保管期限 《科学技术档案工作条例》：永久、长期、短期； 《企业档案工作规范》：永久、30年、10年。 基本原则： 凡是具有长远利用价值的设备档案，都应该永久保存； 凡是在一定时期内具有保存价值的设备档案，都可以定期（长期或短期）保存。长期的时间在16年至50年之间，短期为15年以下； 凡是介于两种保管期限之间的设备档案，其保管期限以期限较长的为准；

设备档案的分类方法和档号编制 1、机关：机关、管理型企业事业单位 2、企业：生产型企业、科研事业 单位、医院 3、学校：大学、中小学、幼儿园

机关、管理型企事业单位分类

1、机关的分类方法有两种： （ 1）设备档案材料比较少的单位，不再分属类，直接按型号组卷，一个型号组成一卷或若干卷；直接在大类下编案卷流水顺序号(即“案卷号”)； （2）设备档案材料比较多的单位，要按照设备仪器的“性质”分二级属类，如办公设备、交通设备等，每个二级属类再按照型号组卷。在二级属类下编案卷流水顺序号。

2、企业的分类方法： 设备种类较多，如专用设备、通用设备、引进设备等，使用部门多，设备型号也多，所以，在使用代字或代号时，可依据企业固定资产管理的实际进行合理编制。在最下位类下编案卷流水顺序号。

生产型企业、科研事业单位设备档案的分类

医院设备档案的分类

3、学校的分类方法

学校设备档案分类方法： 学校设备档案档号中要反映设备开始使用的年度，同时采用的是双位码编号方式。 设备档案是否需要划分到二或三级属类，各级各类学校可根据本校实际来确定。在最下位类下编案卷流水顺序号。 学校设备档案档号中要反映设备开始使用的年度，同时采用的是双位码编号方式。 例如某学校2001年使用了两部设备,甲设备有3卷，乙设备有2卷，则案卷号为： 甲设备：2001-SB12-01、 2001-SB12-02、 2001-SB12-03； 乙设备：2001-SB12-04、 2001-SB12-05。

组 卷 每一台设备文件材料按依据性文件、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等顺序进行组卷和案卷排列。

(一)卷内文件排列 (二)卷内文件页号的编写 按文件形成时间的先后顺序排列，但文字材料按问题、时间或重要程度来排列，如：批复在前、请示在后；正文在前、底稿在后；有译文的外文资料，译文在前，原文在后；图纸与文字材料组成一卷的，文字在前，图样在后。 (二)卷内文件页号的编写 卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号。每卷单独编号，页号从“1”开始。 页号编写位置：单面书写的科技文件材料在其右下角编写页号；双面书写的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在折叠后的图纸右下角标题栏外。

如果一台设备应归档科技文件材料数量较少的，可以将所有文件材料组成一卷。 成套图样或印刷成册的设备文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它设备文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

卷内目录的编制 卷内目录是登录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件材料首页之前其形式如下示例：

卷内备考表的编制 互见号：填写与本卷密切相关而又不同载体、另外存放的档案材料的档号。 说明包括：本卷材料的完整程度、案卷在管理过程中的变化情况或需要说明的问题

案卷封面的编制

案卷题名的拟写 主要包括设备名称、内容特征、文件名称。 例： XXX刨床 安装使用 说明 (设备名称) + (内容)+ (文件名称)

案卷的装订 1、装钉方式： 页数不多的用不锈钢钉“钉”； 相对厚的用粗棉线“三孔一线”； 小散件用自制档案袋或以盒为卷。 2、装订要求： 破损的文件材料应先修复；对批语、签注意见是在文件装订线上的，应对装订边予以贴边补宽。 装订要结实、整齐、美观。不掉页，不倒页，不压文件字迹，不损坏文件，不妨碍阅读。 长期、永久保存的案卷内不允许有一般金属物。

装订示例：

案卷由“案卷软封面”、“卷内目录”、“卷内文件材料”、“卷末备考表”组成。

图纸的折叠 （按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3—89） 不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向向内折，图标栏露在外面 （按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3—89）

图纸的折叠方法——手风琴式

图纸的折叠方法（第一次折叠）

图纸的折叠方法（第二次折叠）

图纸的折叠方法（第三次折叠）

（第四次折叠，折叠完成）

（折叠完成后图纸的大小应与A4纸的大小一致）

折叠好的图纸不用装订， 但要逐张编写档号。示例如下：

底图的整理 底图应平放于底图柜，以套为单位单独保存和管理。底图不能装订，也不能折叠；零号以上底图可通过卷成筒状等方式存放。

折叠后的图纸按图号顺序逐张填写卷内目录，(注意题名要具体、明晰)

将折叠好并印好“档号章”的成套图纸装入档案盒 （以盒为卷）

成册件的处理 （不用装订，以盒为卷）

编制分类目录 分类目录一般按大类“类别”（如设备类）分开，每一大类设一本目录，每本目录登记大约500个案卷。按照设备档案档号中案卷号由小到大的顺序逐栏填写分类目录

将整理好的案卷或图纸装入档案盒， 填写盒项目

填写盒脊背项 相邻的若干案卷可以置于同一盒内，直至盒满为止，此时档案盒起的是保管单位的作用； 以盒为卷时，档案盒起的是案卷封面、封底的作用。 选择厚度适宜的档案盒 相邻的若干案卷可以置于同一盒内，直至盒满为止，此时档案盒起的是保管单位的作用； 以盒为卷时，档案盒起的是案卷封面、封底的作用。 作为保管单位时只填写脊背项目；作为案卷封面、封底时盒面与脊背项目均应填写

填写盒脊背项 盒中放入了三卷档案 注盒中是一个案卷

填写档案盒相关项目后，将档案移入档案库上架

编制设备档案目录

填写目录夹标签

目录夹上架

设备档案的销毁 由负责管理设备档案的人员提出某些设备档案的销毁申请(附清单)，报档案工作鉴定小组核定是否仍存在有保存价值的设备文件材料(如有就将它抽出留存)，经鉴定小组同意后执行销毁。 对于“短期” 保管的设备文件材料，当设备主体还在正常使用时，虽到期仍然不能销毁，保存到设备报废之后才按手续销毁。