檔案管理與業務規劃 東華大學公共行政學系 朱景鵬教授 2017/9/10

個人簡歷 最高學歷：德國基森大學政治研究所社會科學博士 經歷： 東華大學大陸研究所教授兼所長 公共行政研究所教授兼所長 花蓮縣政府副縣長 東華大學公共行政研究所教授兼主任秘書 東華大學公共行政研究所教授兼人文社會科學學院院長 行政院研究發展考核委員會主任委員

現任 東華大學公共行政學系教授兼歐盟研究中心主任 臺灣歐盟中心學術委員會諮詢委員 國家考試口試及閱卷委員 元智大學校務評鑑諮詢委員 大葉大學校務發展諮詢委員 行政院政務顧問 亞太電信獨立董事 教育部科技大學校務評鑑委員

壹、前言 2017/9/10

? ? 您服務的機關庫房是長什麼模樣?左邊?中間?還是右邊? 如何讓您的機關檔案管理從倉庫變成檔案庫房,進而演變成理想的知識寶庫,這是您最主要的任務. 要達成的這個目標,您就需要擬計畫按部就班地完成各項檔案工作.

每一個人都是電腦的檔案總管，檔案系統就有如大自然界的─界門綱目科屬種，由大到小的排列，有ㄧ定的理論規則。 把自己當成ㄧ間工廠的倉儲管理員，混亂中的資料物件，將它們列表編號，一個蘿蔔一個坑的概念，做最有效率的管理及系統化的運用。 檔案管理作的好，工作快又準！

為何要管理檔案？ 檔案法第4條規定，各機關管理檔案，應設置或指定專責單位或人員，並編列年度計畫及預算。 俾讓長官瞭解檔案業務，爭取資源及支持檔案管理工作。 運用策略及方案規劃，設定工作目標與步驟，引導檔案業務之執行，按部就班循序推動檔案管理業務，讓有限的資源發揮最佳效益。 為什麼要編列檔案管理計畫呢?理由如畫面所示. 2017/9/10 7

貳、策略計畫體系與策略性立案 行政院主計處於90年2月，依據前揭預算法第33條規定，訂頒「中央政府中程計畫預算編製辦法」，揭示政府策略計畫體系包含「長程願景規劃」、「(部會)中程發展策略及相關個案規劃」與「年度施政規劃」三大層級。(詳閱圖1) 2017/9/10 8

先談規劃的類別與層級,依規劃環境之不確定性程度與內容焦點區分，可區分為策略規劃、方案規劃及作業規劃，發展出的文件例如：策略、方案、作業計畫。 2017/9/10

政府計畫體系 中央政府施政計畫 依據 中央政府策略計畫體系 預算法第33條規定 中央政府中程計畫預算編製辦法 行政院所屬各機關中長程個案計畫編審要點 行政院重要社會發展計畫先期作業實施要點 行政院所屬各機關施政績效管理要點 行政院屬各機關施政計畫評核作業要點 中央政府策略計畫體系 長程願景規劃 中程發展策略及相關個案規劃(中程施政/個案計畫) 年度施政規劃(年度施政計畫) 2017/9/10

政府計畫體系 地方政府施政計畫 依據 地方政府策略計畫體系 各地方政府中長程計畫作業要點 各地方政府年度施政計畫先期作實施要點 各地方政府中程施政計畫編審作業注意事項 各地方政府施政績效管理作業手冊 縣市地方總預算編製作業手冊 地方政府策略計畫體系 長程願景規劃 中程發展策略及相關個案規劃(市政中程施政/個案計畫) 年度施政規劃(年度施政計畫) 2017/9/10

策略性立案方法 --以機關主要發展策略作為上位導引 策略性立案方法 --以機關主要發展策略作為上位導引 選擇適當的發展部門 為有效達成上一階層發展策略，先選擇應強化發展之部門。選擇過程應考慮相關部門之特殊能力、優點及其對於特定策略之相對重要性。 確立部門發展目標 依據策略計畫研擬及選擇部門發展目標、關鍵指標與發展重點，作為方案規劃及評估之依據。 研擬中短程行動政策 研擬組織中、短程整體及部門業務發展與財政收支政策，引導各部門行動方案之規劃、選擇及資源分配。 研擬及核定部門行方案 研擬、選擇及整合最佳的中程行動及財務方案組合，決定方案之優先順位 2017/9/10

高階管理者之策略性指導 高階管理者 個案管理者 ☆策略性資訊 ☆整體發展政策 2017/9/10

組織目標設定 主要策略規劃 方案目標設定 方案設計 行動政策 財政收支與 分配政策 策略性立案 2017/9/10

台灣業務規劃的可能問題 各業務承辦人由下而上提出構想，較乏宏觀視野 未能理解且顧及機關使命與首長願景，自行其是 各單位缺少整合，缺少跨科、跨司處、跨部會討論 缺少明確、更具挑戰性的指標

參、方案規劃之意義、類型與內容 2017/9/10 16

方案規劃與管理的意義 中程個案計畫 方案管理 以業務功能別，訂定期程為2年至6年之個案計畫。(行政院所屬各機關中長程個案計畫編審要點第2點規定) 方案管理 方案的規劃分析、決策、執行，然後加以追蹤考核與評估，決定是否需要修正原先方案或採取必要的糾正行動。 步驟：設定目標、建立計畫、整合資源、配置人力、進行管制與問題指導、提供執行誘因、創造替選行動及保持彈性 在特定時間與成本限制下，有效運用資源，達成目標 ※方案管理包含方案的規劃分析、決策、執行，然後加以追蹤考核與評估，決定是否需要修正原先方案或採取必要的糾正行動；為進行方案執行之考核與評估，應建立管理資訊系統，進行方案執行過程監督與成果評估，並累積方案規劃、評估與相關執行經驗，以利知識管理與資訊應用。 ※Harold Kerzner認為，為有效完成工作，方案管理者必須「設定目標」、「建立計畫」、「整合資源」、「配置人力」、「進行管制與問題指導」、「提供執行誘因」、「創新替選行動」及「保持彈性」；成功的方案管理，應於特定的時間與成本限制之下，有效應用分配的資源，以達成原定成效目標與期待的執行水準。 2017/9/10 17

方案組成概念之1 事中評估 事後估評 目 標 資 源 活 動 產 出 影響及效果 計畫內容重點係對活動內容的陳述 產出的是貨品或服務 目　　標 資　　源 活　　動 產　　出 影響及效果 事中評估 事後估評 計畫內容重點係對活動內容的陳述 產出的是貨品或服務 對於影響及效果要做事後評估 　方案組成概念之1 2017/9/10

方案組成概念之2 方案 分支方案 1 分支方案 2 分支方案 3 工作要項 1 工作要項 2 工作要項 3 Program Projects Activities (Tasks) 方案---Program 分支方案-----Project 工作要領---tasks或activities 這是專案管理最重要的概念---工作分解結構(WBS) 對於較複雜的統合性方案，於進行方案分析與設計之前，須配合主要目標、中程行動策略及各層次方案目標，研擬方案結構（program structure），以引導方案規劃、整合及其評估運作。方案結構可顯示主目標、行動策略、各層次主方案、分支方案間之關係及所含內容要項。 　方案組成概念之2 2017/9/10

我國方案內容 依據 架構 行政院所屬各機關中長程個案計畫編審要點第6點規定 計畫緣起。(依據、未來環境預測 、問題評析) 計畫目標。(目標說明、達成目標之限制、預期績效指標及評估基準) 現行相關政策及方案之檢討。 執行策略及方法。(主要工作項目、分期(年)執行策略、執行步驟(方法)與分工) 期程與資源需求。(計畫期程、所需資源說明、經費來源及計算基準、經費需求(含分年經費) 預期效果及影響。 附則。(替選方案之分析及評估、有關機關配合事項、中長程個案計畫自評檢核表、其他有關事項) 2017/9/10 20

肆、檔案管理核心議題 2017/9/10 21

「檔案」是組織經營運作過程中的紀錄 「檔案管理」則是組織「知識管理（Knowledge Management）」的基礎。 檔案的多重屬性 「檔案」是在組織中的知識管理結構體系內。 是知識價值的結晶呈現。 「檔案」不是知識管理價值鏈路上的活動，但「檔案」卻是此一價值鏈路上所有資料、資訊與知識的紀錄與結果。

檔案與知識管理 當我們掌握到「檔案」的知識特性時，對於檔案中的知識內容與種類 哪些是顯性知識（Explicit Knowledge）？ 哪些是隱性知識（Tacit Knowledge）？ 知識該如何管理？ 知識的擷取權限？ 知識如何擴散？ 甚至知識管理的安全考量等類問題，都是使「檔案」與「知識管理」結構體系發生關聯之始。 知識的迴旋：日本學者野中郁次郎 、研究松下電器公司 如何製作家用「製麵包機」學習自大阪國際旅館的麵包師傅 6分鐘的影片，說明如何從麵包師傅隱性知識轉變為顯性知識 2017/9/10

檔案管理的定義 顧名思義就是 一般人平時就會使用歸檔的方式來進行紙本文件的管理工作，文件管理得當，查閱文件才會有效率。 把文件有系統,有條理的進行保存利用及管理 做為快速查閱及記錄事物之用。 一般人平時就會使用歸檔的方式來進行紙本文件的管理工作，文件管理得當，查閱文件才會有效率。 進入電腦也不例外，基本上就利用將文件做成電子檔然後進行儲存/查詢之用 。

檔案管理的主要目的 方便管理 增進工作效率 方便備份 準備檔案夾注意事項: 1.資料依照時間先後次序放置 2.盡量豐富檔案中之資料 3.可於檔案第一頁製作統計表格，ㄧ目了然 4.將成果實例呈現(例如:獎狀、獎盃、參展作品…等)

組織成員職務的轉移與離職，而造成「檔案」的流失現象 「檔案」是以各種紙本方式，存放在大型檔案櫃進行管理，由於紙張儲存不易，加以公文櫃佔據大量空間，使「檔案」的搜尋、儲存、查閱、重覆使用，相當浪費人力時間 電腦化之後，大量的「檔案」，又因散落在不同使用者的磁碟機或網路介面上，搜尋不易，也不容易進行有效率地匯整、查詢，使知識仍然面臨無法保存的難題。 組織成員職務的轉移與離職，而造成「檔案」的流失現象 「檔案」可以說是「產品知識」被儲存的一種形式，「產品知識」如果沒有被形諸「檔案」，則「產品知識」就沒有辦法進行「知識管理」。 檔案的發生（create）、採擷(capture）、組織（organize）、存取（access）、使用(use）等不同階段的「檔案生命週期」概念 2017/9/10

資料來源：GartnerGroup, 1999年10月。 檔案生命週期

三種不同的「檔案管理」層級 一、資料層級 二、處理層級 是「檔案管理」所需組織原始資料的範圍，係「知識管理」系統的發展基礎。 此一層級的資料多屬量大、種類繁雜、分屬不同系統等特性，所以如何針對此階段的大量資料，適當地建立資料摘要，並對資料進行分類、摘要描述、記錄來源、定義，為此一層級的重要作業要項。 二、處理層級 係架構在「資料層級」之上， 將「資料層級」範圍中的無意義資料，經過處理後所呈現的有條理資料。 此一層級的資訊多半以檔案的型態存儲，譬如產品規格、生產流程、維修手冊等檔案。 2017/9/10

三、使用者層級 四、檔案的知識管理注意原則 係架構在「處理層級」之上， 將「處理層級」範圍中的資訊，透過使用者的經驗與思考，將存儲於「處理層級」的檔案，轉化為知識的層級。 此一層級的知識多包括結構化的經驗、獨特的見解，較明顯的例子有：顧客使用產品的維修資訊、產品可靠度的分析、產品不良率等。 四、檔案的知識管理注意原則 確保檔案在被使用時能夠使用檔案的最新版本 確保檔案易於閱讀並容易識別 確保檔案分發已管制 防止失效檔案被誤用，倘若過期檔案有保留的需要時，應予以適當鑑別。 2017/9/10

檔案管理規劃之重點 檔案局99年機關檔案管理調查結果 目前檔案管理現況與面臨之問題 對現況改變的期許 可運用之資源及如何改變 　 ---Thomas D. Norris 目前檔案管理現況與面臨之問題 對現況改變的期許 可運用之資源及如何改變 ※進行檔案管理規劃，須辨識檔案管理業務需求，建立清楚可達成目標，注意人、事、時間、地點、方法與原因間的關係與協調一致，發展實現計畫目標可行做法，以執行完成預期目標與成果。 檔案局99年機關檔案管理調查結果 ---計畫議題類別 「檔案立案與整理」最多 中央「庫房改善」次之，地方「回溯建檔」次之 其他：檔案鑑定與清理、檔案數位化、檔案研究加值與出版及辦理檔案展等。 2017/9/10

第11屆機關檔案管理金檔獎評審重點議題 評 審 類 別 評 審 項 目 檔案管理計畫與培訓(權重15%) 檔案管理整體規劃、機關檔案管理績效管考、檔案管理與應用標竿學習、機關檔案管理宣導與訓練 檔案立案編目(權重13%) 檔案分類編案、檔案編目建檔 檔案清理與機密檔案管理(權重12%) 機密檔案管理、定期辦理檔案蒐集、檔案清理與鑑定、檔案移交 檔案保管與庫房設施(權重20%) 檔案整理維護、檔案清查、庫房設施 檔案應用(權重20%) 檔案加值應用與推廣、檔案目錄彙送、民眾申請應用、檔案檢調、應用服務設施 作業資訊化(權重15%) 公文及檔案管理資訊系統作業功能之完整性與使用績效、公文與檔案管理資訊系統安全 檔案管理特殊績效與標竿作為(權重5%) 參獎機關自選其評獎年度內檔案管理特殊績效與標竿作為項目 2017/9/10

機關檔案管理常見問題 計畫未循程序簽陳機關首長核定。 計畫缺乏具體量化衡量標準。 －以金檔獎評獎為例 計畫未循程序簽陳機關首長核定。 計畫缺乏具體量化衡量標準。 計畫欠缺分年(期)實施策略，分年(期)目標與做法不明確，且中程計畫與年度計畫關連性不足。 計畫內容缺乏資源分配與實施分工。 持續性計畫執行情形未定期追蹤，計畫結束未進行成效評估，作為下階段計畫改善依據。 我國檔案法施行以來，重視檔案管理品質的機關多半會依法訂定中程策略計畫，或進行行動方案之選擇性規劃，以推動檔案業務。然而，從機關檔案管理金檔獎之評獎經驗，可以歸納發現一些機關的檔案管理計畫常見這些問題。 2017/9/10 32

伍、方案規劃分析重點 2017/9/10 33

方案規劃分析重點 需要評估 階段性方案 目標設定 階段性策略 或政策規劃 方案結構設計 分支方案 之選擇與設計 資源籌措及利用規劃 階段性工作設計與選擇 1、選擇服務類型與工作要項 2、設計、整合干預方法與服務過程 3、替選方案評選 4、工作量分配與執行時程安排 1、各類資源籌措 2、研提中程財務需求 方案 2017/9/10

陸、優良方案應具備的要件 2017/9/10 36

方案制定 5W1H (6W) 掌握6W要領 符合SMARTA原則 事What 方法與 資源How 目的Why 具體(Specific) 時間When 5W1H (6W) 可衡量(Measurable) 人Who 地點Where 達成(Attainable) 切題(Relevant) 行動方案之制定宜採取創新思考及必要的規劃原則與標準，運用六W(WHY、HOW、WHAT、WHEN、WHO、WHERE) 要領，並符合「SMART」標準，亦即「具體」（Specific）、「可衡量」（Measurable）、「可達成」（Attainable）、「切題」（Relevant）及「有完成期限」（Timetabled）。 有完成期限(Timetabled) 同意(Agreed) 2017/9/10

優良的業務發展方案應具備之要件 一、確認方案受益者及預期效益 二、研擬及評估替選執行方式 三、檢視相關方案之協調配合 四、確保財務可行性 ---美國前副總統高爾領導的聯邦政府再造過程要求 一、確認方案受益者及預期效益 二、研擬及評估替選執行方式 三、檢視相關方案之協調配合 四、確保財務可行性 五、評析執行之可行性 六、把握「目標」與「手段」間之關聯性 ※為改善方案設計，美國前副總統高爾於其領導的聯邦政府再造過程，要求各部會之方案規劃應符合這些基準。 ※方案規劃過程，亦應引導方案之創新性研析及不同目標、方案間資源之有效調整分配，以解決前述策略性課題。而方案之設計，包括新興、修訂及試辦方案之規劃。 ※新興方案設計之要領如次：參見教材講義P.16~P.17 ＊透過替選方案分析(alternatives analysis)途徑，思考及產生新興替選方案。 ＊可善用循環的評估途徑(cyclic approach)與創新思考，並有效運用「腦力激盪」、「CASPAR」檢核表、Attributes Listing、「從現場對話中，得到新構想」、「設計並組合不同的服務方法」、「統合綜效，進行第三種選擇」、「考量彈性消化或解決意外狀況之應變方案」及「小規模試辦」（small experiment）等方法，透過數個循環的方案構想、方案形成、組合、評選與重新組合之交替過程，整合不同方案之特色與優點，以形成最佳方案。惟規劃作業應依規定，排除經常性及未達經費門檻要求的計畫項目。 ＊運用六W要領。 ＊採取必要的規劃原則與標準。 ＊方案設計宜注意「目標」與「手段」間之關聯性(relevance)，其間應彼此密切配合。 ＊配合需要與優先課題，選擇具體的干預方式與過程，並創新干預作法。 ＊加強方案行銷。 ＊進行服務系統及相關空間之規劃配置，並具體顯示工作數量、頻率與分年實施計畫。 ＊配合預算新制與工作需求，強化成本分析，並考量機關年度財力負擔及計畫效果。 ＊推動計畫所需的組織調整、人力資源及財務需求，應納入方案之資源規劃重點。 七、保持計畫彈性 八、建立執行衡量及方案評估制度 2017/9/10

柒、方案規劃分析與事前評估 2017/9/10 39

未來環境分析 掌握外在環境， 監測未來變遷情勢 確認最惡劣的 發展情境 分析顧客之背景、 特質與所需服務 關鍵的需要與 差距分析 檢討既有策略 或方案之推行成效 運用「關鍵外在環境要因分析(Key External Factors)」，評估環境變遷對組織未來中、長程業務推展可能帶來的威脅與問題。 2017/9/10

環境分析 S 優勢 W 劣勢 O 機會 T 威脅 全員參與，團隊凝聚向心力 組織具鼓勵及激勵員工制度 長官給予人力經費支持 資訊設備不足 同仁專業知識不足 缺乏專業資訊技術人才 上級機關給予指導 績優機關提供標竿學習機會 組織改造期程影響作業規劃

需要評估 需要評估是檔案管理規劃重要的第一步 需要之意義 需要評估之意義 了解「需要的落差情形」或「既有方案尚未能滿足的需要」，俾有效提供相關服務。 需要評估之意義 確認及估算特定地區民眾需要程度之方法。 評估分析重點包括：「社會環境情境與問題」、「需要之個人或群體」及「所需服務或干預策略」。 2017/9/10 42

需要評估~運用差距分析 理想服務水準 計畫服務水準 現有狀況 差 距 新策略 預期服務水準 既 有 策 略 差　　　　距 預期服務水準 有 策 略 需要評估(need assessment)：係確認及估算特定地區民眾需要程度之方法評估。 差距分析(gap analysis)：分析「目標群體所渴望的狀況與現實之間推斷的差距」或「既有方案尚未能滿足的需要」。 2017/9/10

需要評估資訊的蒐集方法 可結合定性與定量方法運作，收集較佳的資料以利評估。 定量方法包括：檔案盤點、問卷及調查等。 定性方法則包括：焦點群體座談、個別訪談等。 常用評估方法：調查法、訪談、焦點群體座談、社會指標法、其他（如德菲法、文獻分析法、進行環境掃描、未來情境描繪、因果分析、運用數學模型、實地訪查、觀察、公聽會或工作分析等方法)。 2017/9/10

目標設定要領 組織全體同仁共同參與，建立價值共識。 確立目標年期，指出何時達成目標，及享受計畫成果。 目標應簡明易懂，以市場為導向( market orientation )， 選定目標群體。 將目標轉化為具體可衡量的關鍵績效指標(Key Performance Indicator) 。 目標指未來所欲達成的情境或希望改變的程度，也指出未來業務的努力焦點，並配合組織任務、價值觀與策略性願景，並與未來發展問題與機會關連。 2017/9/10 45

替選方案分析 新興方案之規劃，主要透過替選方案分析(alternatives analysis)途徑，思考及產生替選方案，宜妥為選擇替選規劃基準與干預方式，並運用成本效果(益)分析與評估基準檢核表法等評估方法，選擇相對滿意方案。 為獲取大量替選方案，可善用循環的評估途徑(cyclic approach)與創新思考，並有效運用腦力激盪、 開列計畫屬性，進行替選方案研擬組合(Attributes Listing) 與計畫裁剪法(CASPAR)及小規模試辦等方法，透過數個循環的方案構想、方案形成、組合、評選與重新組合之交替過程，整合不同方案特色與優點，形成較佳方案。 2017/9/10 46

方案評估階段 事前評估：需求性、可行性、 妥適性、關聯性、 配合性及效益影響 事中評估：過程、執行進度 事後評估：成果

捌、中程計畫作業 2017/9/10 48

研(修)訂中程計畫、中程個案計畫 環境分析與需要評估 選定優先發展課題 設定中長程目標與策略，研擬計畫 個案計畫依業務需求訂定，並進行現有政策及方案檢討，並敘明資源需求

玖、結語 2017/9/10 50

檔案管理規劃，是要有系統有效率地推動案業務。 研訂檔案管理計畫，不僅能循序推動檔案管理業 務，還能協助長官瞭解檔案管理內涵，並進而爭 取資源，提高服務水準。 檔案管理規劃應事先確認欲解決的問題與需求， 將管理檔案的想法與做法具體呈現在計畫文件， 計畫執行者及目標群體要能共同參與並有效溝通， 以形成共識，才能相互配合，有效率地管好檔案， 做好檔案應用服務。

謝謝 聆聽 2017/9/10