以厦门大学档案工作“十二五”发展规划为例 高校档案工作发展规划的思考 以厦门大学档案工作“十二五”发展规划为例

基本思路 以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，认真落实全国教育工作会议和档案工作会议，以及《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010~2020年）》、《高等学校档案管理办法》精神，紧紧围绕学校教育事业战略目标、总体规划和中心工作，充分发挥高校档案和档案工作存史、资政、育人的功能，全面提升学校档案工作的服务能力和水平。

目标 建立与学校和社会发展相适应的一流大学档案机构，发挥档案工作服务学校教学、科研、管理以及领导决策，服务全校师生员工、历届校友，服务社会各界需求的作用。

具体内容 一、学校档案资源体系建设的规划 二、学校档案服务体系建设的规划 三、学校档案信息化体系建设的规划 四、学校档案安全体系建设的规划 五、学校档案人才队伍体系建设的规划 六、学校档案条件保障体系建设的规划

一、加强学校档案资源体系建设的规划 高校档案馆作为学校档案的永久保管和利用基地，其档案资源建设是档案馆生存发展的先决条件。丰富的档案资源既是档案工作的物质基础和基本前提，又是实现档案工作“服务功能”的根本保证。因此，高校档案工作要以档案资源体系建设为核心。要着眼学校发展和社会需求，科学整合高校档案资源，加强档案的收集、征集工作，扩大档案收集范围，改善馆藏档案的结构。 “十二五”期间，高校要加快开展档案接收范围的修改工作，适度扩大档案收集范围，依据学校教育事业的发展和职能活动扩展，增加档案门类的收集管理工作。 要直接介入重点、重要档案资料的形成、收集、归档工作，确保重点、重要档案资料完整安全。 逐步建立起教师科研人员业务档案、产学研档案、校史与校友名人档案、实物档案、非正式出版物档案、重大活动档案、口述历史档案、民生档案等，加强实物档案、照片档案、视听多媒体档案、电子档案的的接收力度。 要面向社会开展重要档案资料的征集工作，尤其要加大对散存在国内外、校内外属学校征集范围的重点档案征集工作。 努力丰富和优化馆藏，建立内容丰富，方便共享的优质档案信息资源，形成档案门类齐全，结构合理的档案文件和校史资料信息中心。

二、加强学校档案服务体系建设的规划 档案管理服务是档案部门贯彻实施“科学发展观”的重要内容，也是档案事业向前发展的重要推动力，因此，要加强学校档案服务体系建设的规划。 面对档案利用对象和档案工作环境的不断变化，努力提高档案管理服务的自觉性和主动性，转变观念，围绕学校中心工作和社会需求热点，抢抓机遇、大胆实践，要认识到随着档案的开放和社会对档案需求的变化，档案部门的开放性、公共性和文化性越来越明显，其服务工作不能只停留在过去的被动接待查阅利用层面上，必须把档案部门潜在的各项功能充分地发掘出来，从而走出一条档案工作为学校、社会发展战略服务的新路，使档案工作融入学校建设和社会各项事业中去。

加强学校档案服务体系建设的规划（续） 要以新的思维方式和管理模式来激活档案工作，使档案管理服务工作走出封闭，走向社会，亲近百姓，优先整理与师生员工、群众利益密切相关的档案信息资源，建立一批民生档案专题数据库，运用现代网络手段为师生员工提供方便、快捷的档案利用服务； 要关注社会档案需求，使档案工作面向社会，不断开辟新的服务领域； 服务理念要从被动应付向主动出击转变，要准确把握党和国家的大政方针和学校的工作重点，找准档案工作服务的切入点、结合点，增强服务的主动性、预见性和前瞻性，挖掘蕴涵丰富的档案信息资源，提高服务自觉性，把握服务时机性，把服务工作真正落到实处； 服务对象要以党政部门为主向各级领导、机关、广大师生员工和社会各界转变，一方面要为领导决策和学校各部门、广大师生员工开展教学、科研和管理工作提供科学性、系统性的信息参考和依据，另一方面要面向社会需求，加工、开发、开放、传播高校档案信息，服务改革开放、经济社会发展。要根据需要，对馆（室）藏档案信息资源进行深层次、全方位的开发和整合，形成客观、准确、全面、真实的综合档案资料，成为学校科研教学有价值的资源库； 管理服务内容要由主要提供档案查阅向全面开发档案馆功能转变； 管理服务方式要由单一型向多样化转变，高校档案机构要以积极的态度创新多元化、多层次、多模式档案信息资源开发利用服务方式。要适应网络媒介的快速发展和档案信息化的趋势，积极稳妥地将档案信息资源上网传播，创造出利用者欢迎的种类多样的档案数字资源、网络资源产品，如网上展览、专题数据库、个性化查询服务系统等，使档案信息资源能够在网上传播，产生更大的辐射力，深化档案公共服务工作，努力建立方便人民群众的档案利用体系。

加强学校档案服务体系建设的规划（续） 树立管理也是服务，监督指导也是服务的工作理念。 高校档案馆既是永久保存和提供利用高校档案的科学文化事业机构，又是高校档案管理的行政部门。其主要职能是贯彻执行国家档案法律、法规及规定，对高校各立档单位的档案及档案工作进行管理、监督、检查和指导，并依法集中统一管理全校党政管理、教学、科研、财会、基建、外事、出版、设备、产品、声像等不同门类和载体的档案。因此，高校档案部门要充分发挥档案管理职能的功能，认真履行监督、检查和指导职责。 要加强档案工作规范化建设，确保档案收集齐全、整理规范、移交及时； 完善档案管理规章制度建设，做好档案的接收和征集工作。加强收集指导工作，全面提升档案归档质量，采取一系列措施，规范在前，指导在先， 建立以服务促管理，以管理促服务良性互动机制。

三、加强学校档案信息化体系建设的规划 《高等学校档案管理办法》等有关法律、法规指出：高校档案信息化建设是高校信息化建设的组成部分。根据学校信息化建设发展的需要，建设数字档案馆（室），提高档案工作服务学校和社会的能力。 各高校要把档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划，确保档案信息化建设与学校信息化建设同步规划、同步建设、同步发展； 要制定本校档案信息化建设实施方案，把档案信息化建设作为档案业务基础建设工作来抓，积极推行档案数字化、文档一体化、档案信息利用网络化； 要设立档案信息化建设专项经费，加大对档案信息化硬件和软件建设的投入，配置所需的技术设备，不断完善档案信息基础设施建设； 要建立电子档案接收系统、数字档案存储系统，建设技术先进的档案信息管理系统，实现档案信息网上查询服务和资源共享； 要按照国家有关电子文件归档与管理规范的要求，制定适合本校电子文件归档和管理办法，及时做好校内各部门、各单位在办公自动化过程中形成的电子文件归档与管理工作，确保信息技术条件下各类档案得以全面收集、安全保管并有效提供利用。

四、加强学校档案安全体系建设的规划 要树立“大安全”观念，建立健全档案安全管理制度，落实档案安全责任机制，组织开展经常性的档案安全教育和专项督察工作，提高档案安全管理水平，推进档案安全体系建设。 加大档案安全投入，采用先进的安全防范技术手段，配备完善设施设备，提高档案馆（室）安全保障能力。 修订完善档案安全应急预案，定期组织演练，提高档案馆（室）抵御自然灾害和处置突发事件的能力，防止发生档案安全事故。 加强档案信息系统和档案网络安全技术防范管理，确保档案数据及档案网络设备设施安全；建立档案数据集中存储备份与灾难恢复管理机制，条件允许的话，实施重要档案异地异质备份制度；加强档案信息开发利用的审查与管理，确保档案信息安全。 加快馆藏重要档案副本的制作步伐，保护档案原件，确保档案实体安全，完成重点、珍贵档案抢救与保护项目。

五、加强学校档案人才队伍体系建设的规划 《高等学校档案管理办法》等有关法律、法规指出：以人为本，切实加强高校档案人员队伍建设。培养高素质人才是促进高校档案事业持续发展的根本前提，必须从战略的高度，立足当前实际，着眼于长远发展，下大力气不断提高档案工作者的政治素质、文化素质和专业素质。 要把档案人员的培养、选拔和交流纳入学校人力资源建设整体布局。 要关心档案人员的工作和生活，认真解决好他们在工作、学习、生活等方面的实际问题。对专职从事档案工作人员，要实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，保证他们在职称、职级、和工资福利上享受学校教学、科研和管理人员的同等待遇。对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效措施防止中毒事故的发生，并按照有关规定给予补助。 要重视档案人员继续教育和专业技术培训工作。要多为档案工作人员创造学习、培训交流机会，加强对计算机技术、信息技术和网络技术知识的学习，提高他们掌握档案信息化、现代化管理技能。 努力培养造就一批政治强、业务精、作风好、富有创新精神的高素质的复合型档案干部队伍，以更好地担当起推动高校档案事业科学发展的重任。

六、加强学校档案条件保障体系建设的规划 要实现以上五项任务的建设，必须切实做好条件保障体系的建设的规划。要努力提高社会档案意识和档案法制观念，营造优化档案工作的发展环境，取得学校对档案工作的支持和各方面的投入，做好条件保障体系工作。 要加强宣传工作，使领导和师生员工充分认识到做好新时期高校档案工作是学校的一项重要基础性工作； 要切实加强新时期高校档案工作的组织领导； 要建立健全新时期高校档案工作体制和机制。

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