AWM 增修功能/報表/常見錯誤說明 1 新增功能及報表 訪價轉存Excel及mail廠商報價、廠商回價Excel匯入 參數設定新增控制項---零星採購名稱只能帶出不能修改 新增報表---合約叫料單 常犯錯誤之說明及正確操作 A. 預算及合約變更 a.預算合約計價 三大模組控管原理 b.剩餘數量及剩餘金額之觀念(預算發包與執行明細查詢、計價單) B. 預算從屬關係 a.發包預算上層之修正 C. 階段計價合約 a.階段計價合約有追加，必須於分段付款新增一計價分段 b.合約階段進度計價請不要在計價細項處輸入估驗數量 D. 代墊款發票抬頭與計價稅金問題 E. 溢收廠商發票與折讓之處理 F. 可手動修正計價欄位金額之處理 a.預付款及保留款 b.稅金 c.數量分段該期複價金額 1

1. 廠商報價單可EMAIL後回存至報價檔 1 2 在合約詢價建檔畫面拉下[操作]欄下的[報價email to廠商]的功能.即可開啟上述[2] 的畫面. 在[2]的畫面中點選報價[合約]報價[廠商]-註須在廠商檔中有email的資料. 2 點選[郵件設定]將上述欄位資料輸入後即可點選傳送. 2

1. 廠商報價單可EMAIL後回存至報價檔 上述回畫面為廠商收到email的檔案內容, 只有單價及備註的欄位是可輸入的其他的欄位一概鎖定不得修改. 廠商輸入存檔為 [請報價000000001.xls]的檔名, 檔名為[請報價+廠商的代號]. 廠商email回來後, 請進系統搜尋報價檔案後按報價轉入即可完成報價資料回存的作業. 3

2.零星採購名稱只能帶出不能修改 適用於嚴密管制工料庫之公司使用。避免一般工地使用者於零星採購時並未詳查工料庫，而任意帶出一項工料去修改其計價名稱 ，但每項工料均有對應之會計科目，而造成可能是在建材料變成 是在建費用了。 優點:正確對應工料。 缺點:工料庫勢必成長較大，因已不允許查同質性之工料去修改名 稱，查不到之工料一定要請公司新增該工料。 合約項目並不受該控制項管制，因合約一般是由公司內部採購部門製作，工料的歷史發包記錄一般對採發人員是有用的，其會判 別統籌性工料之使用時機。 4 4

3.合約叫料單 5 直接於報表選單處輸入本次叫料數量，再報表預視列印出來傳真給廠商，避免經由電話口頭傳達所造成之人為疏失。 此功能會控管己計價數量+本次叫料數量 <= 合約數量 5 5

A.預算及合約變更 a.三大模組控管原理 該例為辦理合約追加，且原始預算於該本原始合約均已發包完畢，故於合約變更單申請時，系統就已檢核出合約發包變更數量超出預算。該警訊之提示用途是要一併提出預算變更單申請。 照一般正常追加流程，其控管方向如下: 預算--合約--計價 故上述1. 需先將預算變更單確認追加預算後，該筆合約變更單確認才會通過。 3. 同理於計價時系統丟出警訊說已超約，按照追加流程之控管方向，也一定要辦理合約變更申請。 6 6

A.預算及合約變更. a.三大模組控管原理 下例適用於預算已發包完時辦理合約追減時: 系統出現警訊”計價金額超過追減金額”一般是不應犯此錯誤的，因合約變更單之審核人員並未檢核該合約之已計價數量。 當某筆預算已有結餘金額，確定不會再使用到而想把該筆預算辦理追減另新增一預算挪用，也會辦理合約追減。 但其追減控管流程應如下: 預算--合約 一定要把追減的合約變更單先確認，再確認預算變更單。 如果顚倒了，系統會說超預算不給確認的。 7 7

A.預算及合約變更b.剩餘數量及剩餘金額之觀念 合約細項單價異動之處理，變更單細項會把原合約細項未計價之數量以原合約之單價追減掉，再追加一項新合約細項以新單價及數量，將來新單價之計價就到新合約之細項計。 同理要異動預算單價時也是依此原理運作。 8 8

B.預算從屬關係 9 系統預設值是不讓上層預算項目拿去發包的。 上述情況僅能利用代碼轉換作業內之預算代號轉換，由系統去搜尋原代號整批由系統轉掉，轉換完成後再回預算建檔將上層預算代號補上，再重算層次及重算金額即可 9 9

C.階段計價合約 10 階段計價之合約仍可辦理合約追加，但務必於分段付款處新增一計價分段。 2. 請務必於本期計價頁次之分段輸入處，點選計價分段而不要於計價細項處輸入計價數量，因為不是實作實算之合約。 10 10

D.代墊款發票抬頭與稅金問題 本例此點工廠商之代墊請款發票抬頭是開本公司， 才可將參數設定之代墊款打勾，並且會呈現淺綠色底色，且稅金有金額。因只有本公司抬頭之發票才能算本公司之進項發票。 如代墊請款廠商之發票抬頭是直接開立將來要扣款之廠商，代墊款欄位決對不能有底色，因不是本公司之進項發票，但其單價務必為含稅之單價，避免將來代請代扣之間之稅額漏扣。 11 11

E.溢收廠商發票後折讓處理方法 12 照此計價畫面原本應取得之本期廠商發票總額應為519750 但實際取得之本期發票總額為630000 2. 如不要求廠商重開發票，且公司不允許先行溢收發票，則應作折讓之處理，於當期發票處新增一筆與原發票號碼相同之發票但其格式必須選格式23，金額必須為負。 12 12

F. 可手動修正計價欄位之處理 13 系統已自動算出可手動修正金額之欄位: a.預付款:依照合約付款方式所訂預付%，可手動修正之情況可能如下: 付預付款時取整數到千位數 扣預付款時不是每期扣 實作實算計價之合約於計價數量最後一期手動平衡 b.保留款:依照合約付款方式所訂保留%，可手動修正之情況可能如下: 當期計價施作有瑕疵要多扣保留款 退保留款要分數次退 c.稅金:系統之稅金欄位是以整筆金額去計算，故當期計價廠商開立之發票為一張以上，可能產生稅金四捨五入之進位問題，請自行修改稅金欄位金額 d.數量分段計價之各分段當期複價欄位，同樣為四捨五入取整數再反算出合約細項之數量及複價，於最後一期計價時如不修正可能會造成超約無法存檔 13 13

(P) AWM 增修功能 14 A新增功能 1.即時決算表(假決算) :搭配合約決算日期及預算決算日期之差異。 1.即時決算表(假決算) :搭配合約決算日期及預算決算日期之差異。 2.合約資料之合約附檔 :合約資料之系統外文件納入資料庫備查 支援格式 JPG、BMP、WAV 、WORD 、EXCEL 。 B舊功能加強解說 1.代墊沖轉作業 :本是同一筆代墊請扣款之帳，計價者錯誤操作造成個自 獨立之兩筆帳如何於系統內將其勾稽回去。 14 14

A-1即時決算表 用途說明:(假結算)截至給定之期末日期，預估該工地可能之成本 從預算、合約、計價一路收斂誤差至最低。 b.預算已發包之數量會抓合約單價算出發包金額 c.預算未發包之數量會抓預算單價算出未發包認列 d.發包金額+未發包認列=目前決算金額 e.預算金額-目前決算金額=差額(預算盈虧) f.合約設定結算日期，發包金額會抓計價累計金額 g.預算設定結算日期，未發包認列會捨棄 狀況一:預算分批發包、合約未結算、 預算未結算 預算代號 2001 : 預算 5000 X 280 = 1400000 發包 3000 X 250 = 750000 15

A-1即時決算表 狀況二:預算數量全數發包、合約未結算、 預算未結算 預算代號 2004: 預算 3000 X 210 = 630000 因已全數發包故無未發包認列，且合約未結算故全數以發包當成目前決 算金額 16

A-1即時決算表 狀況三:預算全數發包，合約已決算、預算已決算 預算代號 1003 : 預算 1000 X 28000 = 28000000 因合約已決算，計價金額會替代發包金額且當成目前決算金額 17

A-1即時決算表 狀況四:預算發兩包全數發包完、部份合約已決算、預算未決算 18 預算代號 2005 : 預算 6000 X 270 = 1620000 發包(3000 X 260 = 780000) X 2 計價 合約一 2900 X 260 = 754000 合約已決算 合約二 2000 X 260 = 520000 合約未決算 合約二尚未完成所以合約未決算，計價金額不會替代發包金額。 合約一已決算但不須全數估完，計價金額會替代發包金額 發包金額 = 合約一754000 + 合約二780000 = 1534000 因尚有合約未完成故預算尚未決算，其未發包認列是因合約一已決算所產 生的 (3000-2900) X 270 = 27000。 目前決算金額 = 發包金額1534000 + 未發包認列27000 = 1561000 18

A-1即時決算表 如何設定合約決算日期 合約決算之用途是確定該本合約已close，一但設定決算日期 後，該本合約就不得再計價，且會影響即時決算表之發包金額 點選結算日期 右方之…按鈕 選擇日期後 再按確定 此處可見別本 合約已設定結算 系統會自動標示 紅底色 19

A-1即時決算表 如何設定預算決算日期 20 自設結算數量、自設結算金額:純粹模擬該預算結算金額及數量，系統會以該 1.取消隱藏所屬 資料勾選項 2.點選其它資料 頁次 3.選擇要決算之 預算代號 4.設定結算日期 如何設定預算決算日期 自設結算數量、自設結算金額:純粹模擬該預算結算金額及數量，系統會以該 數量及金額去替代即時決算表之發包數量及金額，不需設定結算日期。 20

A-2合約附檔 用途說明:合約資料之系統外文件納入資料庫內備查 支援格式 JPG、BMP、WAV 、WORD 、EXCEL 。 21 1.點至此處按F8新增 填上相關描述 再按F2存檔 2.於右側處快點滑鼠左鍵 兩下，點選載入檔案 3.下拉點選檔案類型 並於上方處自行尋找 檔案開啟之 4.要瀏覽附檔請快點右側 滑鼠左鍵兩下，選開啟附檔 21

B-1代墊沖轉作業 22 用途說明:本來就是同一筆代墊請扣款之帳，先入帳之一方本來 就會對應未來請扣款廠商，將來另一方計價時系統就 會丟出有勾稽過來之代墊請扣款警訊，正確之操作應 至代墊請扣款處作預請項查詢或預扣項查詢，將未沖 帳平掉。有時後使用者常忘記又自行去立一筆同樣金 額同樣廠商之代墊請扣款，系統會視此為兩筆獨立之 帳。利用此代墊沖轉之作業將兩筆回沖為同一筆代墊 沖轉碼。 ※特別註記: 作此代墊沖轉作業前請務必備分，萬一沖錯時還 可恢復該工地未沖前之狀態。 範例說明如下: 1.禾益工程有限公司於97/10/01入了兩筆代墊請款，分別對應將 來扣款之廠商為寶耀工程行及岱承工程行。 2.寶耀工程行於97/10/10計價，系統已丟警訊，操作者視而不見 另立一筆代墊扣款同樣對應請款廠商為禾益工程有限公司。就 是此筆帳變為兩筆獨立帳，造成寶耀有帳未扣、禾益又多了一 筆帳可請。 22

B-1代墊沖轉作業 23 系統已丟警訊，就是要 到代墊扣款去作預請項查 詢沖帳之動作 使用者錯誤操作另立了一 筆帳，即使同金額同廠商 系統也視為新帳 此畫面可看到系統還是認定寶耀工程 仍有一筆代墊扣款未扣，而禾益工程 平白多了一筆帳可請 23