簡報規劃流程與技巧 陳建廷

簡報的3個階段 Prepare: 準備的階段 Present: 呈現的階段 Practice:真正實作、應用的階段

Prepare 準備的階段 自信的心態 分析聽眾 清楚的簡報目標 場地環境的預備

準備階段--自信的心態 充分準備 傳你所信、信你所傳

準備階段--分析聽眾 分析聽眾的要點 基本資料：相關背景、產業、學歷、經歷、性別與年齡 對主題的瞭解程度：是粗淺的？還是有相當認識的？ 心態：簡報之前與之後有沒有其他的活動要進行？ 價值觀：利潤、社會公益、對家人的關注、學習與成長…哪一個重要？ 接收訊息的風格：是「聽覺型」、 「視覺型」或「觸覺型」 ？

準備階段--清楚的簡報目標 簡報目標的KFA Knowledge: 你要傳遞什麼樣的[知識]或訊息給聽眾？ Feeling: 你要讓聽眾在聽完之後產生什麼樣的感覺？ Action: 你希望可以帶來什麼行為上的改變？

準備階段--場地環境的預備 事先就要用當天的設備與場地來進行各種沙盤推演，才能在各種狀況或危機出現時順利度過。

Present 呈現的階段I 敘述式簡報的架構 Big Opening Preview & Review Big Closing

敘述式簡報的架構 1. Opening: 要有一個吸引人的開場 2. Preview: 要告訴聽眾要講的重點是什麼 3. Present: 要開始按照你的邏輯來呈現內容 4. Review: 要把剛剛所提過的內容與重點，快速的做一個整理與摘要 5. Closing: 要有一個強有力的結尾

敘述式簡報架構--Big Opening 如何提出吸引人的開場白以及強有力的結語 跟前後的活動做某種連結 引用名人的話語或是警世的標語 提出一個問題 一個吸引人的圖案 一個溫馨感人的小故事 一個action plan

敘述式簡報架構– Preview & Review 簡報者或演講者通常都會被自己的經驗和充分的準備所迷惑 希望聽眾所掌握的重點是我們所希望傳遞的，而不是他們憑自己的感覺所取捨的 前面的preview，要強調你所要的重點。 另外在描述完之後，再加一個review，把剛剛所提的幾個要點，再提醒一下。

敘述式簡報架構-- Big Closing 一個強而有力的結尾可以讓人對這個演講有意猶未盡的感覺 像前面所提的，再加上一張圖片或一個溫馨感人的故事、一個行動、一句警告的標語、一段名人的話語或是跟聽眾後面所要參與的活動之間做銜接

Present 呈現的階段II 說服式簡報的呈現方式 說服式簡報的架構 Big Opening Problem (opportunity) Possibility Proposal Take Action

說服式簡報的架構 1. Big Opening: 還是要能吸引觀眾的注意，原則同敘述式簡報 2. Problem:要讓聽眾認知到問題的存在與嚴重性，或暸解到掌握機會的好處，而願意改變 3. Possibility:要給聽眾改變所需的各種解決方案，並以客觀的衡量標準幫他們挑選一個最適合的方案 4. Proposal:要詳細說明這個解決方案的特色、相對於別人的優點、可以帶來的好處以及成功的佐證等等 5. Take action:說服式簡報一定要激勵他們採取行動，結果才不會落空

說服式簡報架構— Problem (opportunity) 我們所提出的問題必須要能夠刺激他產生足夠的動力，讓他願意改變 提醒聽眾即將面臨或潛在的問題在哪裡，讓他們深深感受到這些問題對他們的衝擊有多大 可以用鼓勵或提醒，讓聽眾知道是有機會可以變的更好的 人類逃避痛苦的動機，通常都強過追求快樂的慾望

說服式簡報架構— Possibility 當我們讓聽眾產生危機感，或慰了追求更好的明天而想改變時，就必須給他一些出路…這就是解決方案 很客觀的告訴聽眾，有這些可能的結果方案，然後再做分析用某個取捨的標準來判定哪個方案最適合他

說服式簡報架構— Proposal 說服的方式 F是feature, 是一種不一樣的特色 A是advantage, 是與其他相比會有的優勢或差異化的地方 B是benefit,舉出有哪些人曾經得到類似的好處 E是evidence,是可以證明最適合的證據或證人

Problem or Opportunity 說服式簡報架構— Take Action 讓對方能夠立刻採取行動，是說服式簡報最重要的一步 Big Opening Problem or Opportunity Possibility Proposal Take Action

處理問題及異議的技巧 觀察並處理聽眾的情緒障礙 問答處理技巧

觀察並處理聽眾的情緒障礙 觀察聽眾的情緒障礙 用熱情融化惰性 以肯定面對懷疑 尊重別人的看法 一般而言，簡報所會面臨的一些阻力就是惰性、懷疑與尊嚴的問題。

問答處理技巧 Listening first 重複、回答、確認是基本動作 Extra time Ask help 等待清單(waiting list) Private 提問清單(question sheet)

處理反對意見 開玩笑的反對 真實的反對 消除反對意見轉化法 消除反對意見3F法 假的反對

開玩笑的反對 有些人會很認真的鑽進那個問題。但事實上，對方並不是真的要你回答，他可能只是表示一下幽默，或想引起其他聽眾的莞爾一笑而已。這時候，我們只要用同樣輕鬆幽默的態度把它帶過就可以

真實的反對 真實的反對原因： 沒有真正掌握顧客的需求和夢想 沒有與顧客建立信賴感 仔細聆聽反對的理由，確認是否還有遺漏的地方

消除反對意見轉化法 把顧客的需求轉化成能處理的問題或對你有力的情況。當顧客不太同意你所銷售的價格時，你可以把這個問題轉換成跟價值有關的…雖然價格貴一點，但是服務品質比較好

消除反對意見3F法 3F是用一個將心比心的方式去說服對方 Feel: 我知道你的感覺，我真的瞭解你的不滿和痛苦的地方 Felt:我們會說，過去也有其他的顧客有類似的感覺，也提過相似的問題 Found:我們發現過去這些顧客用了我們的產品之後就了解到當初他們的顧慮是多餘的

假的反對 反對的說詞…要在考慮一下因為預算全部用光了、還想跟別家比較看看、我們真的想跟你合作真的想買你的東西可是你的價格太貴了、這個東西我不能決定要我老闆或總公司才可同意、時間還沒到，我真的很喜歡你的東西，但是麻煩你六個月之後再來找我，我們再談

與聽眾呼應的溝通技巧 我們要影響一個人，通常少不了兩個步驟： 1. 呼應(Pacing) 2. 引導(Leading) 就是要引起對方的信任感，讓對方接受你、相信你。要先讓對方感覺到你跟他是同一國的、是值得信賴的。這時你再去引導、呈現你的內容、傳遞你的觀念、思想，或是介紹你的產品和服務時，對方才比較容易接受。

與聽眾呼應的溝通技巧 呼應的技巧（建立簡報親和力） 1. 提早到場建立私人關係 -- 可先與聽眾寒暄或交換名片 2. 使用他們的語言 -- 要強調他們的價值觀、他們所重視的 事、要用他們的語言 3. 微笑、尊重、幽默、一視同仁

與聽眾呼應的溝通技巧 進階的呼應技巧 1. 鏡射：讓我們跟聽眾就好像照鏡子一樣 的相像，如衣服與穿著、在投影 片上用這個團體特有的色系、偏 愛的圖案、Logo、與標語。 2. 契合：跟聽眾的思想、價值觀、用語結 合。 3. 風格

Practice真正實作、應用的階段 請各位同學記得要練習