第 4 章 文件的格式化 著作權所有 © 旗標出版股份有限公司

本章提要 字元格式的處理 段落格式的處理 定位點 項目符號與編號 框線與網底 『顯示格式』工作窗格 複製格式 文件直書與亞洲方式配置 『延伸格式設定』工具列 其他格式

字元格式的處理-字型的變化 字元格式的大本營就在格式/字型交談窗中, 底下我們將以實例來說明字型交談窗裡的各項格式設定。 請開啟範例檔案 Ch04-01, 然後如下操作：

字型的變化

字型的變化 在強調標記列示窗中可以設定實心批點或空心批點的效果, 例如：

字元的特殊效果 在字型/字型交談窗的效果區中, 還有各種特殊效果可供選擇：

字元的特殊效果 另外還有一個隱藏效果, 可將選定的字串隱藏起來；文字被隱藏後, 螢幕上是看不到的, 而且也印不出來。如果想要在螢幕上顯示隱藏字, 可按下一般工具列的顯示/隱藏鈕來顯示；如果想要列印隱藏字, 可執行『工具/選項』命令, 勾選列印頁次下的隱藏文字項目即可。

調整字元間距 若想調整字元之間的距離, 可進入字型/字元間距交談窗進行設定。底下同樣以範例檔案 Ch04-01 說明。 選定 "墾丁逍遙遊" 字串, 接著執行『格式/字型』命令, 並切換至字元間距頁次：

調整字元間距

設定字元的垂直位置 在字元間距交談窗中的位置欄, 是用來設定字元垂直位置的, 其基準線是一條位於字元底端的假想線。將位置設為下移, 表示將字元往基準線下方移動；設為上移表示將字元往基準線上方移動, 移動的點數可在位移點數欄中設定。

設定字元的動畫效果 再次選定第一段 "墾丁逍遙遊" 字串, 執行『格式/字型』命令, 並切換至文字效果頁次：

段落格式的處理 安排段落格式時, 我們可設定段落本身的縮排、對齊方式、定位點、避頭尾字元, 以及中英文交錯時的空格安排, 還可設定段落與段落間的距離、段落與分頁符號的關係。 在設定段落格式前, 仍需先選定處理對象。如果是單一段落, 只要將插入點移至段落內任一處即可；如果是多個段落, 則可先一併選定, 再一次完成設定。

段落縮排、對齊與行距設定- 調整段落縮排與對齊方式 1. 開啟範例檔案 Ch04-02：

調整段落縮排與對齊方式 2. 將插入點移至 "景點簡介…" 段落中, 然後執行『格式/段落』命令, 並切換至縮排與行距頁次：

調整段落縮排與對齊方式 3. 完成後, 按下確定鈕即可：

首行縮排與首行凸排 段落/縮排與行距交談窗中的指定方式是用來設定首行的縮排狀況。若要首行內縮請選第一行, 並於位移點數欄中設定內縮距離；若要首行凸排請選凸排, 並於位移點數欄中設定凸排距離。

設定段落間距與行距 接下來要為同一段落設定與前、後段落的距離, 以及該段落內每一行的高度。 1. 將插入點移至 "景點簡介…" 段落內。 1. 將插入點移至 "景點簡介…" 段落內。 2. 執行『格式/段落』命令, 並切換至縮排與行距頁次做如下設定：

設定段落間距與行距

設定段落間距與行距 3. 設定完成後, 按下確定鈕即可：

設定行距 行距就是上一行字的下緣, 與下一行字上緣間的距離。若將行距設為最小行高、固定行高或多行, 還可在行高欄中設定點數或行數。另外, 我們也可以直接按下格式工具列的行距鈕來設定段落間的行距：

行與分隔設定 若要控制段落在版面上的分頁編排或斷字處理, 請執行『格式/段落』命令, 然後切換至分行與分頁設定頁次下做設定：

中英文字元間距與避頭尾的設定 改切換至中文印刷樣式頁次, 則可進行有關中文字與英數字之間的字元間距、換行設定, 以及避頭尾字元的控制：

自訂避頭尾字元 有些符號不宜出現在行尾, 例如 "(", 而有些符號也不宜出現在行首, 例如 "。"。這些行首行尾想要避開的字元, 稱作『避頭尾字元』。若想要自訂『避頭尾字元』 , 請按下以上交談窗中的選項鈕, 此時會開啟中文印刷樣式交談窗來讓您做設定：

自訂避頭尾字元

定位點 設置適當的定位點, 可以替我們省去許多鍵入空格來做上下對齊的時間。設置定位點後, 在同一個段落中只需按一下 [Tab] 鍵, 插入點就會立刻移到下一定位點, 而按一下 [←] 方向鍵, 則可回到上一個定位點。

設置定位停駐點位置 請開啟範例檔案 Ch04-03, 並將插入點移至第二段的行首, 然後如下操作：

設置定位停駐點位置 當您按下 [Tab] 鍵後, 插入點便向右移約 2 個中文字元的距離, 這是因為 Word 在水平尺規上, 每隔 2 個字元位置便設置一個『預設定位停駐點』的緣故：

設置定位停駐點位置 現在要為此段落設定自己的『定位停駐點』。接續上例, 執行『格式/定位點』命令：

設置定位停駐點位置

設置定位停駐點位置

什麼是前置字元？ 前置字元會出現在定位點之前, 且用來填滿空格的符號, 有下列 5 種選擇：

清除定位點 若要清除某個定位點, 請執行『格式/定位點』命令, 在定位點交談窗的定位停駐點位置列示窗中先選取該定位點, 再按一下清除鈕, 即可清除該定位點, 也可以按下全部清除鈕將所有的定位點一次清除。

透過水平尺規設置定位點 我們也可以直接在水平尺規上, 利用下列的定位點符號來設置定位點：

透過水平尺規設置定位點 設置定位點：按一下水平尺規左端定位點符號, 選取所需的定位點符號後 (每按一下即切換一種定位符號), 然後在尺規刻度上要設定的地方按一下, 定位點即出現在該處。 調整位置：若要調整定位點的位置, 可在尺規上直接拉曳定位點符號。 清除定位點：將定位點符號向上或向下拉曳出尺規範圍, 即可清除該定位點。

分隔線定位點 『分隔線定位點』並無定位功能, 但它會在設置處顯示一條垂直線, 而且列印時也會印出來：

項目符號與編號 若文章中有條列式的項目, 可以利用 Word 提供的『項目符號』與『編號』的功能, 在輸入時自動加上項目符號或編號。此外, 我們還可以使用圖片做為項目符號, 更能增添版面的美觀性！

加上項目符號或編號- 將現有的文字加上項目符號或編號 首先介紹如何在已輸入完成的段落中加上項目符號或編號： 1. 選定欲加上編號的段落, 如圖中選定了兩個段落：

將現有的文字加上項目符號或編號 2. 按下一般工具列上的編號鈕, 或項目符號鈕 , 段落前即會自動顯示編號或項目符號。

將現有的文字加上項目符號或編號 再新增段落時, Word 仍會自動加上編號 (或項目符號)：

將現有的文字加上項目符號或編號 如果不希望新段落自動進行編號, 只要連續按兩下 [Enter] 鍵即可。同理, 當您在項目符號段落的最後按 [Enter] 鍵時, 也會在新段落套用相同的項目符號, 此時若再按一下 [Enter] 鍵, 則可取消新段落的項目符號。

鍵入文字時加上項目符號或編號 如何在鍵入文字時, 即啟用自動項目符號或編號的功能? 請開啟一份新文件, 並輸入如圖的內容：

鍵入文字時加上項目符號或編號 如果輸入時按下 [Enter] 鍵後卻無法自動顯示符號或編號, 可執行『工具/自動校正選項』命令, 然後切換至輸入時自動套用格式頁次做設定：

『自動校正選項』鈕 新增項目符號或編號時, 符號或編號附近會顯示一個自動校正選項鈕, 提供您符號或編號的相關設定。

更改項目符號或編號- 更改編號樣式 如果不滿意預設的編號樣式, 也可以加以改變。開啟範例檔案 Ch04-04, 並將插入點移至已加入編號的三段文字中任一處：

更改編號樣式

自訂編號樣式 如果預設的 7 種編號樣式您都不喜歡, 可先選擇無以外的任何一種編號方式, 再按自訂鈕進入自訂編號清單交談窗做設定：

自訂編號樣式 按下確定鈕即可完成自訂編號的設定。

重新或繼續編號 在自動編號的狀態下新增段落時, 往往會依序的往下編號, 若想要重新編號的話, 則可在新增段落時按下滑鼠右鈕, 由開啟的快顯功能表中選擇『重新開始編號』命令即可：

改變項目符號 如不滿意預設的符號樣式, 可加以更改。請先選定欲更換項目符號的段落, 然後執行『格式/項目符號及編號』, 切換至項目符號頁次：

改變項目符號 如果現成項目符號都無法滿足需求, 請先選擇無以外的任一種項目符號, 然後按下自訂鈕, 進入自訂項目符號清單交談窗做設定：

還原項目符號及編號交談窗的設定 在項目符號及編號交談窗中有一個重設鈕, 可以將交談窗中曾經更改過設定的項目符號 (或編號) 還原成預設值。只要在交談窗中先選取想還原的樣式, 再按下重設鈕即可。

使用圖片做為項目符號 先選取要設定的段落, 再進入前述的項目符號及編號/項目符號交談窗中按下自訂鈕, 開啟自訂項目符號清單交談窗, 然後按下圖片鈕：

使用圖片做為項目符號

使用圖片做為項目符號 項目圖片的操作和項目符號類似, 例如在選取項目圖片的段落後, 再按項目符號鈕即可移除項目圖片。另外, 由於 Word 會記住您最後一次設定的項目圖片或符號, 因此當您下次再度使用項目符號鈕時, 也會套用相同的項目圖片或符號哦！

框線與網底- 為字元加上框線和網底 如果想再讓文字的框線、網底再多點變化, 光靠字元框線鈕及字元網底鈕這兩個按鈕還是不夠。接下來, 我們就來看看如何為框線、網底設定更多的效果！ 請開啟範例檔案 Ch04-05, 選定第一段的標題, 然後執行『格式/框線及網底』命令, 並切換至框線頁次：

為字元加上框線和網底

為字元加上框線和網底 若要調整字元網底, 則請切換到網底頁次進行設定：

為段落加上框線和網底 將段落加上框線、網底的方法和字元差不多。底下我們就來練習看看： 1. 請選定範例檔案 Ch04-05 的 "活動日期..."、"參加資格..."、"集合時間..." 3 個段落：

為段落加上框線和網底 2. 執行『格式/框線及網底』命令, 切換至框線頁次：

為段落加上框線和網底 3. 設定完成後, 按下確定鈕：

調整段落文字與框線的距離 將滑鼠指標指在段落框線上, 指標變成 、 時拉曳框線, 即可調整框線與段落文字的距離。 將滑鼠指標指在段落框線上, 指標變成 、 時拉曳框線, 即可調整框線與段落文字的距離。 亦可在框線及網底/框線交談窗中, 按右下角的選項鈕, 開啟框線及網底選項交談窗來進行設定：

為段落加上框線和網底 再來試試為段落加上網底。請選取 "嘉義" 此段, 然後執行『格式/框線及網底』命令,並切換至網底頁次：

為段落加上框線和網底

『表格及框線』 工具列 表格及框線工具列, 也可以達到為文字、段落加上框線、網底的效果！按下一般工具列的表格及框線工具鈕 (或勾選 『檢視/工具列/表格與框線』命令) ：

『表格及框線』 工具列 使用表格及框線工具列設定框線或網底時, 必需先選取字元或段落再進行設定。若啟動此工具列之後發現指標形狀變成筆形 , 此時按一下手繪表格鈕, 使其呈非使用狀態, 指標即可恢復。

頁面加上框線 請切換至 Ch04-05 文件視窗, 然後執行『格式/框線及網底』命令, 並切換至頁面框線頁次：

頁面加上框線

調整『頁面框線』與 『文字範圍』 的距離 按下框線及網底/頁面框線交談窗右下角的選項鈕, 可設定頁面框線與文字範圍的距離：

『顯示格式』工作窗格-檢視格式 Word 提供的顯示格式工作窗格, 可檢視選取文字的設定。請開啟範例檔案 Ch04-06, 選取標題的 "阿里山…" 字串, 然後執行『格式/顯示格式』命令, 即可由 Word 開啟的顯示格式工作窗格來檢視選取範圍的格式設定：

檢視格式

修改、刪除格式 顯示格示工作窗格除了可查看選取範圍的格式資訊外, 還可以讓我們針對選取的範圍修改或刪除格式。例如想將剛才已經選取的字串, 改成 20 點、紫蘿蘭色的字型：

修改、刪除格式

修改、刪除格式 另外, 我們也可以按下選取項目右側的向下按鈕, 來選擇想要套用格式的方式：

比較、套用格式-比較格式差異 若想比較兩個選取範圍的設定差異, 可如下操作：

兩者無差異 如果選取的兩個範圍設定都相同, 則會產生如下的結果：

套用格式設定 選取兩個範圍後, 可以讓第 2 個選取範圍直接套用第 1 個選取範圍的格式。同樣利用上例選取的兩個範圍來說明, 套用時可如下操作：

複製格式 這一節我們就要介紹另一個複製格式的利器：複製格式鈕, 用它來複製字元及段落格式！請重新開啟範例檔案 Ch04-06, 然後如下操作：

複製格式

連續複製格式 若要進行一連串的複製格式動作, 可雙按複製格式鈕, 再一一選取要複製格式的文字或段落, 待完成所有的複製動作之後, 再按一下複製格式鈕 (或按 [Esc] 鍵), 即可結束複製格式的動作。

文件直書與亞洲方式配置- 文件的文字方向 在 Word 中輸入的文字通常都是橫著排的, 其實 Word 也可以讓我們將文件內容改成直排哦！請開啟範例檔案 Ch04-07, 將插入點移至文件中任一處, 然後按下一般工具列的變更文字方向鈕：

文件的文字方向

文件的文字方向 另外, 也可以執行『格式/(直書/橫書)』命令來設定文字的方向：

亞洲方式配置 Word 還提供了許多專門針對亞洲語言所設計的功能, 讓我們在處理中文文件時能更加得心應手。只要執行『格式/亞洲方式配置』命令, 即可由子功能表中看到這些命令：

注音標示 我們可以利用注音標示功能在中文字的旁邊加上注音符號。同樣利用 Ch04-07來進行如下操作：

注音標示

圍繞字元 有時在文件中需要用到加上圓框、三角框的字元。先將插入點移到要輸入的地方, 執行『格式/亞洲方式配置/圍繞字元』命令：

橫向文字 橫向文字功能適用在直書的文件中必須將文字橫排的情況下, 例如直書文件中的日期格式, 就較適合以橫書的方式排列了。 1. 請開啟範例檔案 Ch04-08, 假設要將檔案中的日期格式改為橫向文字, 請先選取要橫排的文字：

橫向文字 2. 執行『格式/亞洲方式配置/橫向文字』命令, 開啟橫向文字交談窗：

橫向文字 3. 完成後按下確定鈕： 如想取消橫向文字的效果, 只要在橫向文字上雙按將之選取, 執行同樣的命令, 按下橫向文字交談窗中的移除鈕即可。

是否要調整於一行？ 如果選取的橫向文字很多, 那麼在橫向文字交談窗中可取消勾選調整於一行, 否則這些文字將會被擠在同一行, 產生不易閱讀的結果：

組排文字 組排文字功能可以讓我們將文字由一行並排成兩行。請接續上例進行以下的操作： 1. 將插入點移至要加入組排文字的位置：

組排文字 2. 執行『格式/亞洲方式配置/組排文字』命令, 由組排文字交談窗中進行設定：

組排文字 3. 完成後按下確定鈕： 若要取消組排文字的設定, 可在組排文字上雙按將之選取, 然後執行同樣的命令, 按下組排文字交談窗中的移除鈕即可。

並列文字 並列文字的功能和組排文字類似, 都是將文字做並排的顯示, 但設定並排文字後不會影響到段落的行高 (因為並排的文字會被縮小), 且沒有字數限制, 必要時可在前後加上括弧, 例如 "()"、"[]"... 等。請接續上例如下操作： 1. 將插入點移到要插入並列文字的地方：

並列文字 2. 執行『格式/亞洲方式配置/並列文字』命令, 開啟並列文字交談窗：

並列文字 3. 完成後按下確定鈕即可： 若要取消並列文字設定, 可先將插入點移到並列文字中, 然後執行同樣的命令, 按下並列文字交談窗中的移除鈕即可。

是否要先選取文字再做設定？ 在設定圍繞字元、組排文字或並列文字時, 您可以先選取文字再進行設定, 也可以將插入點移到要加入文字的地方, 再由設定的交談窗中輸入所需要的文字。

『逐詞』 的顯示方式 注音標示交談窗中的逐詞顯示方式, 可使注音符號的排列方式不以單個文字為基準, 而是對齊整個詞的範圍來排列：

『逐詞』 的顯示方式 另外值得注意的是, 以逐詞方式並選擇右側垂線的對齊方式, 較適用於直排的文件中, 若套用在橫排的文字上, 注音符號將直排顯示在文字的最右側, 易造成不易閱讀的結果。

『延伸格式設定』工具列 延伸格式設定工具列主要是用來彌補格式工具列的不足, 請勾選『檢視/工具列』中的延伸格式設定, 將此工具列顯示出來：

『延伸格式設定』工具列 在工具列最左邊還有一個醒目提示工具鈕, 用來將文字標上醒目的底色。您可以先選定要設定醒目提示的文字, 然後拉下醒目提示工具鈕的列示窗來設定想要的顏色：

『延伸格式設定』工具列 此外, 我們也可以先在醒目提示鈕中選取顏色, 然後再選取想要加上標示的文字, 也可以設定醒目提示。若要結束設定工作, 只要再按一下醒目提示鈕或 (按 [Esc] 鍵) 即可。

醒目提示與文字、段落網底 醒目提示的顏色和字元或段落的網底並不相同, 若是在已設定網底的字元或段落上加上醒目提示, 則醒目提示的顏色將會遮蓋掉網底的顏色。

其他格式-段落首字放大 1. 請開啟範例檔案 Ch04-09, 並將插入點移至第三段的任一處：

段落首字放大 2. 執行『格式/首字放大』命令, 開啟首字放大交談窗：

段落首字放大 3. 最後按下確定鈕, 即可完成設定：

改變英文字的大小寫與全型半型 介紹一種 Word 專門針對英文字母而設計的大小寫轉換功能, 它可以方便我們做文件中英文字母的統一處理。請接續上例進行以下的練習： 1. 請先選定文件中最後一段英文字：

改變英文字的大小寫與全型半型 2. 執行『格式/大小寫轉換』命令, 開啟大小寫轉換交談窗進行設定：

最適文字大小 Word 可以幫我們將文字調整到最適合的間距或字型大小！