標準作業流程(SOP)的編製 --以楊梅高中「註冊組」之實作為例-- 國立楊梅高級中學 註冊組長 陳岫傑 2007年10月30日 標準作業流程研習

一、參考文獻 1. 林騰蛟，教育部作業標準化(SOP)流程圖製作規範，國立科學教育館。 3.國立楊梅高中教務處分層負責表。 4.國立楊梅高中教務處校務章則。 標準作業流程研習

二、標準作業流程之意義 (一)標準作業流程 (Standard Operating Procedure，SOP)為企業界(機構)常用之一種方法，其目的是要使每一項作業流程(事)均能清楚呈現，任何人(人)只要看到流程圖，便能一目了然，有助於相關人員對整體工作流程的掌握。 (二)採用之機構 企業、政府機構(行政機構、學校)、軍方、醫院等。 標準作業流程研習

三、流程編製之負責單位 (一)依事或依人？ 1.以業務編製：可綜合多處室或單位，但 個人可能缺乏參與之自覺。 2.以人員編製：可以專責人員掌握，不怕 業務調動或更迭，但細緻程度需考量。 (二)依對象來分:(相互參酌、對照） 1.業務人員：承辦人員的規範。 2.申請人士： 有規則、法令、表件可循。 標準作業流程研習

四、編製標準作業流程之準備 (一)詳讀分層負責表，確定專責業務內容。 (二)將「業務內容」分類： 1.依時間劃分：以全年之52週別，參考一般之進 行時間，置於合適之週別計畫。一般性工作可 置於最末處。 2.依重要、急迫程度劃分：可約分為：重(重要)、 普(普通)、急(急迫)、例(例行)四類 (三)蒐集所有相關辦法(R)、表件(I)，並確定協辦單位或處室。 標準作業流程研習

五、重要工作內容 (一)項目分類：以數字編號。 (二)主要項目名稱：依分層負責表之大類別編寫。 (三)細部項目：以次編號(如1-1)編寫，詳細繕寫各工 作項目，且每一工作項目將對應至每 一個「流程圖」。 (四)辦法及說明：每一細部項目之法源依據，依「校 務章則」之規定，或是一般政府公布 之遵行辦法(可擷取，並附註出處)。 (五)表格、文件：需要填製之表格、文件。 標準作業流程研習

六、編定行事週曆 (一)業務事項之重要、急迫程度說明。 (二)依學年(或年度)與週別劃分。 (三)工作內容：與「細部項目」不同。其每一項工 作內容，應包含於細部項目中，但是否需要 畫製流程圖，則應以「業務單位」之人員來 分。(如主任、組長或職員) (四)協辦單位：註明協調、會辦單位(於流程圖中需 標示) (五)參考之辦法、表格：如R1-3-1、I1-3-1。 標準作業流程研習

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七、繪製流程圖(1/3) (一)流程圖(Flow Chart)：依照邏輯順序，確定起 點、進行點、轉折、選擇、循環與終點。 (二)以「固定符號」繪製：各有意義，需統一標定。 (三)流程圖的優點：(走過一遍，留下痕跡) 1.流程一目了然，工作人員、申請人士能有了解。 2.更換人手時可按圖索驥，容易上手。 3.繪製時可以「學習」，重跑流程，可發現疏失， 適時更正。 標準作業流程研習

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七、繪製流程圖(2/3) (一)流程圖符號：參考教育部之規範，以及相關機構之繪製原則，製作符號及範例。 (二)由「上而下、結構化」程式設計。 (三)圖示選取：由WORD軟體中，選取：工具列→插入→圖片→快取圖案→流程圖。 標準作業流程研習

七、繪製流程圖(3/3) 符號 名 稱 意 義 準備作業(Start) 處理(Process) 決策(Decision) 終止(End) 名 稱 意 義 準備作業(Start) 流程圖開始 處理(Process) 處理程序 決策(Decision) 不同方案選擇 終止(End) 流程圖終止 路徑(Path) 指示路徑方向 文件(Document) 輸入或輸出文件 已定義處理(Predefined Process) 使用某一已定義之處理程序 連接(Connector) 某一流程之出口，另一流程之入口 註解(Comment) 表示附註說明(時間或單位) 標準作業流程研習

八、流程圖之結構說明(1/5) (一)簡單順序(Sequence)： 1.依處理程序，逐一製作 2.最為簡單。 3.由上而下進行。 1.收取新生照片 於註冊須知通知 2.資料彙整： 各班級學生照片與基本資 料配對、校正下載 3.製作學生證(硬卡式)： 輸入電腦軟體，以製卡機輸出，注意色帶補充 標準作業流程研習

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八、流程圖之結構說明(2/5) (二)二元選擇結構 (Dual-Selection)： 1.依某些條件，進行不同處理程序。 2.選擇之結果，可用「是、否」、「通過、不通過」或是其他對應文字敘述。 3.經過選擇後之程序，就此分流。 2.高一專長班甄試 錄取？ 3.編入一般班級： 4.編成專長班： 含語文專長班、數理專長班、管樂班 是 否 5.篩選退場成員： 志趣不合、成績低落、無法配合者，末20％之成員 標準作業流程研習

八、流程圖之結構說明(3/5) (三)多元選擇結構 (Multi-Selection)： 1.依某些條件，進行不同處理程序。 7.製作獎狀： 套印獎狀，簽核後完成 5.模擬考成績篩選： 各組前8名，職科取2-3名 2.考試成績資料： 轉出各年段、組別、學 程成績(參考7-3) 3.期中考試成績篩選： 各年段各班前3名，全組前 20名 4.學科競試成績篩選： 各年段各組別前8名，職 科取2-3名 6.申請家長會獎學金： 發給各組、學程前3名同學 300-800元不等 (三)多元選擇結構 (Multi-Selection)： 1.依某些條件，進行不同處理程序。 2.通常選擇之結果，仍歸結到一至二個「後續程序」。 3.若後續程序過多，需有「分頁」之計畫。 標準作業流程研習

八、流程圖之結構說明(4/5) (三)重複處理結構A： (Iteration，Repeat Until) 1.領取申請資訊 (R-8-1-1) 3.至相關處室核章： 列陳休學原因，會辦單位意。見檢驗，物品、費用結清 4.男性學生兵役問題： 若收到兵役徵集令，得以保留學籍，役期期滿後復學 5.完成手續？ 否 是 2.填寫申請表、手續單： 家長陪同，分別填寫(I-8-1-1)(I-8-1-2) (三)重複處理結構A： (Iteration，Repeat Until) 1.重複執行某些條件，直到條件變成「真」為止。 2.當符合「是」的條件時，即離開迴圈，至下一「後續程序」。 3.先執行處理程序，再決定是否要繼續執行。 標準作業流程研習

八、流程圖之結構說明(5/5) (三)重複處理結構B： (Iteration，Repeat While) 1.重複執行某些條件，直到條件變成「真」為止。 2.當符合「否」的條件時，經過另外處理流程，又回到「條件選擇」。 3.先判斷條件是否成立，再執行處理程序。 5.確認多元入學簡章？ 招生名額、採計方式，增列條件，文字更動 4.召開第一次會議： 預審多元入學簡章 重大修正事項報告 7.提交校內多元入學委員會： 6.內容有爭議： 徵詢與會委員意見，議決 是 否 標準作業流程研習

九、流程圖之繪製原則(1/4) (一)關鍵字彙：每一流程中央為關鍵字。其下為細部說明，勿超過2行。 (二)辦理期程或時間：可於細部說明中註明。 (三)注意回饋：流程有選擇或決策分流者，請回饋至主流程，以確定是否能繼續進行，避免懸而不決，或是不斷地循環而未完成。 (四)注意流程「路徑」之合理性：並要考慮是否要分表(分頁)建置，或是合成總表(另行分細項)。分表、總表應以符號、顏色區別，並稍加說明。 標準作業流程研習

九、流程圖之繪製原則(2/4) (五)注意順序：需依流程標示順序，由上而下、由左而右。 (六)標示號碼：以阿拉伯數字1開始，後接續「關鍵詞彙(字)」，以「動詞＋受詞」為原則，若有處理單位，亦應加上。 (七)單一出口、單一入口：每一程序只有一個出口(箭頭出)或入口(箭頭入)，或連接至路徑之上。 (八)分頁建置：流程圖一頁放不下時，可連接下一頁(連接符號：可稍加說明為何要分頁之原因)。 標準作業流程研習

九、流程圖之繪製原則(3/4) (九)符號大小一致：同一流程圖中各符號大小應相同。 (十)避免交叉：路徑符號避免相互交叉，若必要之交叉，則以曲線表示。 (十一)一路徑、一箭頭：同一路徑不管有多少選擇會合，仍只使用一個箭頭。 (十二)開始唯一，結束不論：開始符號於流程圖中只能出現一次，但結束符號不限。 標準作業流程研習

九、流程圖之繪製原則(4/4) (十三)選擇或重複結構，應加強說明：對於有多種後續流程之條件應註明，路徑上加註「是、否」等指示文字。 (十四)若使用到已定義之流程，可不必重複繪製(符號)。 (十五)階層性分頁：若一頁繪製不下，亦可使用階層性分頁繪製，以分號碼(如2.1)在另頁繪製，但要在起始流程中註明。 (十六)邏輯驗證：試以使用此流程圖之角色，檢視按步操作以防缺漏，或是過度繁瑣。 標準作業流程研習

十、流程圖之範例 標準作業流程研習

十一、問題討論 (一)詳細之程度。 (二)業務分層：是否「重複」之問題。 (三)簡單與複雜：有些流程圖極為簡單，另些則相當負責(如對象別眾多、文件種類多、可能選項多)，需要。 (四)美感與均衡：顏色、版面編排等。 (五)統一格式與檔案：各處室、組別完成，應有統一格式，包含說明項目、流程圖示、電子檔(夾)案名稱等，並可彙整成冊。 標準作業流程研習