辦公室自動化軟體: 資料庫管理Access 1 授課老師:林彣珊 wslin@mail.ncyu.edu.tw

第一章 資料庫系統 課前指引 對於初次接觸資料庫的人，一定會有這樣的困惑，如：「什麼是資料庫？」，「Access是什麼？」，「資料庫與資訊有什麼不同?」，「資料庫、資料庫管理系統、資料庫系統他們彼此之間的差別在哪裡？」…等。透過本章節，我們先對資料庫做基本概念介紹，並配合本書主角Microsoft Office Access 2007的使用環境，讓使用者對於Access 2007能有更多的認識。

章節大綱 1-1 資料庫的基本概念 1-4 Access 2007資料庫與物件 1-2 認識Access 2007 1-5 取得輔助說明 備註：可依進度點選小節

1-1 資料庫的基本概念 資料庫是什麼 資料須有獨立性 上圖書館借書時，如果書籍沒有分類，借書的人就得花費很大功夫來找尋欲借閱的書籍，圖書系統的管理均能確保這些流程順利運作。 資料須有獨立性 當使用者透過Access資料庫管理系統的表單新增一筆借閱者的資料，其他的使用者依然可以進行資料庫的查詢動作。 若以專業觀點來看，「資料庫」並非是應用軟體，也不是在後端運作的伺服器，當然也不包含資料庫引擎。

1-1 資料庫的基本概念 避免資料重覆性 資料應具安全性 在一個銷售管理系統中，訂購程式中包含客戶資料，帳款程式裡也有客戶資料，二個應用程式若都存放客戶資料，形成儲存空間的浪費。 資料應具安全性 須將資料定時備份，遭受破壞時才能回復，這是資料庫應有的機制。 使用者和應用程式之間可藉助權限的設定，確保不同資料之間的安全運作。

1-1 資料庫的基本概念 資料庫的相關名詞 資料(Data) 資訊(Information) 具有意義的文字、圖片、影像、聲音、視訊。 通訊錄 學系：資訊管理 班級：二年甲班 姓名 性別 電話 住址 備註 趙大明 男 07-2323223 高雄市中山一路12號 錢二書 06-3535335 台南市開封路225號 孫三鳳 女 07-2328559 高雄市中正二路10號6F 李西煌 02-22625336 台北市南京東路一段5號 王英美 06-3375489 台南市青年路133號

1-1 資料庫的基本概念 資料庫的相關名詞 資料庫管理系統(DBMS, Database Management System) 使用者能透過介面進行新增、修改的基本操作，而系統本身須提供各項查詢功能，針對資料執行安全控管機制。 資料庫系統(Database System) 是電腦上應用的資料庫，一個完整的資料庫系統須包含儲存資料的資料庫，管理資料庫的DBMS，讓資料庫運作的電腦硬體設備和作業系統，以及管理和使用資料庫的相關人員。

1-1 資料庫的基本概念 資料庫管理系統 資料庫的三層模式結構 「外部綱目」是外部應用軟體的集合，「概念式綱目」屬於邏輯檔案的集合，而「實體綱目」則是用來儲存各類的檔案。

1-1 資料庫的基本概念 資料庫管理系統 以Access觀點來看 姓名 性別 電話 住址 備註 趙大明 男 07-2323223 高雄市中山一路12號 錢二書 06-3535335 台南市開封路225號 孫三鳳 女 07-2328559 高雄市中正二路10號6F 李西煌 02-22625336 台北市南京東路一段5號 王英美 06-3375489 台南市青年路133號 以「資料表」儲存資料，每個資料表都由「欄位」(fields)及相關群組構成，每個群組代表的是一筆記錄。

1-1 資料庫的基本概念 Access2007與三層式資料架構 外部綱目(External Schema) 提供應用軟體的操作介面，以「表單」建立使用者的操作介面。 概念式綱目(Conceptual Schema) 透過「資料表」定義儲存資料的屬性，包含欄位的大小，使用的資料型態等，因此包含了資料庫結構的完整資訊。 實體綱目(Physical Schema) 用來決定資料要儲存於磁碟上或者其他的儲存媒體。

1-2 認識Access 2007 啟動Access 2007 在Windows XP視窗作業系統下，執行：「開始﹨所有程式﹨Microsoft Office﹨Microsoft Office Access 2007」指令。 選取「功能」鈕

1-2 認識Access 2007 啟動Access 2007 建立空白資料庫 1 按「空白資料庫」鈕 2 檔案名稱「Ch01」鈕 3 按此鈕設定檔案路徑

1-2 認識Access 2007 啟動Access 2007 1 儲存位置「D:\Access2007範例﹨Ch01」資料夾

1-2 認識Access 2007 啟動Access 2007 按「建立」鈕

1-2 認識Access 2007 關閉Access 2007資料庫 1 按「Office」鈕 按「X」鈕也能關閉Access軟體 結束目前開啟的資料庫 2 按「X結束Access」鈕鈕 按視窗右上角「×」鈕是關閉Access 2007最快速方式。 按「Office」鈕，執行『關閉資料庫』指令，關閉目前開啟的資料庫。 按「Office」鈕，執行『 結束Access』指令，關閉Access 2007軟體。

1-2 認識Access 2007 建立資料庫的其他方式 利用範本建立資料庫 1 點選「本機範本」 2 點選「連絡人」

1-2 認識Access 2007 建立資料庫的其他方式 利用範本建立資料庫 自動建立檔案名稱

1-2 認識Access 2007 建立資料庫的其他方式 利用Office鈕執行指令 1 按「Office」鈕 2 按「開新檔案」指令 若是正版軟體使用者，還能利用網際網路至微軟官方網站下載範例資料庫。 視窗右側會產生建立空白資料庫畫面

1-3 Access 2007的工作環境 開啟已建立的資料庫 利用Access快速入門畫面開啟 按「其他」鈕 保留上次開啟清單直接點選即可開啟

1-3 Access 2007的工作環境 開啟已建立的資料庫 利用Access快速入門畫面開啟 1查詢「D:﹨Access 2007範例﹨Ch01」資料夾 2 點選「Ch01.accdb」檔案

1-3 Access 2007的工作環境 開啟已建立的資料庫 利用Office鈕開啟 從「最近的文件」點選欲開啟的資料庫 2 按「開啟舊檔」指令

1-3 Access 2007的工作環境 開啟已建立的資料庫 從「自訂快速存取工具列」執行 1 按自訂工具列「」鈕展開選單 2 點選「開啟舊檔」鈕

1-3 Access 2007的工作環境 開啟已建立的資料庫 從「自訂快速存取工具列」執行 按「開啟舊檔」鈕開啟資料庫 在「自訂快速存取工具列」新增「開啟舊檔」項目

1-3 Access 2007的工作環境 Access 2007視窗組成 標題列 自訂快速存取工具列 顯示目前使用的資料庫名稱。 依據使用者的需求加入一些指令按鈕。 1 按「▼」鈕開啟列示清單 2 點選「開啟檔案」加入工具列 有勾選者表示能從工具列中直接選用 「自訂快速存取工具列」加入『開新檔案』命令按鈕

1-3 Access 2007的工作環境 Access 2007視窗組成 功能區 利用滑鼠點選即能切換索引標籤 表示點選「常用」索引標籤 按下▼鈕能展開選單

1-3 Access 2007的工作環境 Access 2007視窗組成 功能窗格 功能表 快門列開啟/關閉按鈕 按此鈕可展開功能表清單 資料庫物件

1-3 Access 2007的工作環境 Access 2007基本操作 按「對話方塊啟動器」

1-3 Access 2007的工作環境 Access 2007基本操作 設定「資料工作表」相關格式設定

1-3 Access 2007的工作環境 Access 2007基本操作 好用的快顯功能表 在已建立的資料表上按下滑鼠右鍵，就會顯示相關指令

1-3 Access 2007的工作環境 Access 2007基本操作 鍵盤存取系統 只要按鍵盤的Alt鍵，就會看到對應的字母。

1-3 Access 2007的工作環境 Access 2007基本操作 圖庫控制項

1-4 Access 2007資料庫與物件 資料表(Table) 欄位名稱 資料表基本組成 一筆記錄 Access建立的資料表

1-4 Access 2007資料庫與物件 查詢(Query) 是針對資料表的資料，依據使用者的不同需求，將資料進行各種不同的分析、篩選。 例如：在圖書管理系統中找尋某一位作者的作品時，透過查詢就能完成，如下圖： Access執行查詢的所得結果

1-4 Access 2007資料庫與物件 表單(Form) 表單的來源除了資料表之外，也能藉由查詢物件產生，配合著巨集或者是模組來產生表單，下圖就是一個用來輸入圖書資料的表單。 Access建立的輸入式表單

1-4 Access 2007資料庫與物件 報表(Report) 分類報表 以圖表呈現的報表

1-4 Access 2007資料庫與物件 巨集(Macro) 不必撰寫程式，只要將多個操作步驟以巨集指令簡化，除了減少使用者的工作負擔，更可以掌控資料庫的操作程序。

1-4 Access 2007資料庫與物件 模組(Module) 如果要強化應用程式的設計，Access的VBA(Visual Basic for Application)會提供相關的功能與函數，藉由程式語言的設計，讓資料庫更易維護，透過使用者自訂函數，執行運算作業。

1-5 取得輔助說明 按「？」鈕 輸入欲搜尋的問題 點選某一個選項也能取得相關說明 表示已連上網路取得相關說明

本章結束 Q&A討論時間