大同大學電子公文系統介紹 秘書室 林碧霞
電子公文系統之收發文、分文、會辦、會簽、呈核、銷案歸檔及狀態查詢等處理程序 目的 為配合教育部公文電子交換系統推動及行政之e化 方便使用者利用個人電腦處理公文並隨時查詢處理狀態及加速簽核處理之時效 作業範園 電子公文系統之收發文、分文、會辦、會簽、呈核、銷案歸檔及狀態查詢等處理程序
基本系統環境設定 請至【網路硬碟一】下載以下兩個檔案 (分享名稱：公文製作 ) PDFCreator.msi iview410_setup.exe
將校務系統網址 *.ttu.edu.tw 加入【信任的網站】中，按新增按鈕 (＊請先取消「□此區域內的所有網站需要伺服器驗證（https:）」) 【安全性】頁籤中→在【信任的網站】。點選【自訂層級】，將【ActiveX控制項與外掛程式】中皆點選【啟用】，共十項。
公文系統操作說明 （請進入校務行政資訊系統） 收文處理－待辦區作業 發文處理－創簽稿及公文製作 查詢作業
待辦區作業 待辦區-承/會辦待辦區：出現承辦、會辦或陳核的公文 紙本文－按【簽收】 2.簽核公文對話框：蓋職章-填寫意見 3.設定傳送流程 1.電子文－打開即簽收：如0970001234 紙本文－按【簽收】 2.簽核公文對話框：蓋職章-填寫意見 3.設定傳送流程
創稿登錄作業 （新創簽稿）創稿登錄－登錄取號－設定傳送流程 點選創簽/創稿按鈕 開啓公文製作（ web文件）：點選簽或函稿 受文者（如正副本等）；速別及密等 附件（載入電子附件檔） 簽呈-點選【夾帶附件】載入附件檔 公文-點選【附件】，填寫【附件描述】及載入附件檔（*如公文內容己描述附件名稱，可以打【如文】兩字 選擇紙本或電子傳送 主旨及說明(請依規定格式繕打) 正本 受文者之請撰寫正確全名或點選資料庫內之名稱 點選『紙本』或『電子』
新創公文只有電腦編號，公文文號將於登錄取號後由系統給予，並請在【是否線上簽核】上打勾 登錄取號：選取創稿之公文 新創公文只有電腦編號，公文文號將於登錄取號後由系統給予，並請在【是否線上簽核】上打勾 承辦人核職章，並在【擬辦】處填寫意見 設定傳送流程： 如要發電子文請將總發文室點二下列入排程 如要發紙本文－統一由總發文室印出，承辦人請將【線上簽核資料瀏覽】及附件檔送出納組核章（校長章） 決行：須由一級單位主管決行，始可將發文送總文室
公文製作與查詢 修改： 刪除：還未登錄取號之創簽稿 銷案：已創稿登錄之公文 存查：已結案之公文 (只允許承辦人存查) 自【公文製作查詢】選項，按【查詢】將己創簽稿之公文找出，再按【修改】 刪除：還未登錄取號之創簽稿 銷案：已創稿登錄之公文 存查：已結案之公文 (只允許承辦人存查)
其它功能 公文誤送處理方式： 若誤送公文未被下一關卡簽收：送出人可在待辦區中【篩選條件】選擇『已送出未簽收』，點選誤送公文後在【其它功能】項選擇【送件抽回】。 若誤送公文已被下一關卡簽收：簽收人可在待辦區中點選誤送公文後在【其它功能】項選擇【誤送退回】，公文會被抽回上一流程。 直接至【設定傳送流程】處點選欲送達單位。
其它功能 篩選條件： 勾選公文資料，點選【其它功能】可進行－【已簽收未送出】等功能 分會辦畢： 勾選公文資料，點選【其它功能】， 承辦分會公文須待所有被分會的承辦人點選【分會辦畢】才可存查
查詢作業 綜合查詢：可查詢自己單位內所有承會辦過的公文 相關電子檔案：顯示公文所有相關的電子檔案 綜合查詢：可查詢自己單位內所有承會辦過的公文 相關電子檔案：顯示公文所有相關的電子檔案 簽辦流程：顯示公文所有處理過流程、預排流程及所有流程的會簽意見。 簽辦流程圖 公文資訊：顯示該公文的公文辦理情形及各狀態日期的公文相關明細。 發文資訊：顯示發文辦理情形、狀態及日期時間。 同一單位皆可看到同一單位任何承會辦人之公文
擬上呈校長流程：簽呈 無附件或由秘書室列印附件： 線上簽核： 創簽 ->承辦人核章（請於【擬辦】填寫意見 ）->承辦單位主管核章 ->會簽單位承辦人及主管核章 紙本：由秘書室印出上呈 附件需用印： 同上之線上簽核流程 承辦人列印紙本簽呈，連同附件送會簽單位或秘書室(電子文不需傳送至秘書室，待紙本簽核後由承辦人存查） 紙本：送會簽單位或秘書室上呈
擬上呈校長流程：發文 無附件或由秘書室列印附件： 附件需用印： 線上簽核：創簽 ->承辦人核章->承辦單位主管核章 ->會簽單位承辦人及主管核章-> -> 秘書室(由秘書室印出紙本上呈) -> 電子文送總發文室發文 附件需用印： 同上之線上簽核，並由承辦人： 1.列印紙本公文連同附件送會簽單位或秘書室上呈 2.電子公文傳送至秘書室(並請用便利貼簽註如「已列印紙本併同附件送秘書室」) 3.簽核後由秘書室（總發文室）列印取得文號後之 紙本公文用印後連同附件送回承辦人