文書處理軟體Word 2007 進階應用 國立聯合大學資訊工程系 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

目標：報告書排版的自動化 我們將學習到下列排版的技巧 先期準備：數學公式的幫手－方程式編輯器 瞭解報告書的排版 版面的尺寸設定，章、節及段落的設定 頁首(Header)、頁尾(Footer)及頁碼的自動化 標號(Caption)自動化 大綱編號(Outline Numbering)自動化 頁首加入標號自動化 章節目錄(Table of Contents)、圖目錄(Table of Figures)與表目錄(Table of Forms)自動化 圖、表與內文的交互參照(Cross Reference)自動化 註腳(Footnote)自動化 參考文獻(Reference)自動化 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

數學公式的幫手－方程式編輯器 編輯積分公式 「插入」索引標籤的 「方程式編輯器」 點選積分符號 選擇積分 符號的類型 方程式輸入處 放大編輯區 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

數學公式的幫手－方程式編輯器 編輯積分公式(續) 上標處輸入n 輸入x，並在 點選上下標功能 並選擇上標符號 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

數學公式的幫手－方程式編輯器 編輯積分公式(續) 選擇分數功能 分母處輸入n+1 分子處輸入1 直接輸入dx= 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

數學公式的幫手－方程式編輯器 編輯積分公式(續) 輸入n+1 選擇上標符號 輸入x並在上標處 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

數學公式的幫手－方程式編輯器 編輯積分公式(續) 完成積分公式的輸入 改為斜體字即可符合需要 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

瞭解報告書的排版 將報告書排版成一本書 第1章 XXXX 雙面列印 目錄：包含章節目錄、圖目錄、表目錄(如果有程式時，可以加上程式目錄) 翻開一本書時，頁碼： 奇數頁總是在右手邊，偶數頁總是在左手邊。 奇數頁碼在右上方(或右下方)，偶數頁碼在左上方(或左下方)。 章節的名稱：奇數頁頁首有該頁所在「章」的名稱，偶數頁頁首有書本的名稱(或是該頁所在「節」的名稱)。 章節的層次，如： 第1章 XXXX 1.1 AAAA 1.1.1 EEEE 1.1.1.1 KKKK 報告書共有 4個階層的結構 (字型大小不同) 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

瞭解報告書的排版 將報告書排版成一本書(續) 每一章的開頭總是在奇數頁(在讀者的右手邊)，不是奇數頁時，前一頁會是空白頁。 圖、表的編碼 在圖的下方列出如：「圖2-3 XXXX」表示這張圖是屬於第2章的第3張圖，名稱為XXXX。 在表的上方列出如：「表2-3 XXXX」表示這張表是屬於第2章的第3張表，名稱為XXXX。 通常在內文會有相關的敘述，例如….「參考圖2-3所示」 。 問題 如果報告書在編輯過程因故要插入或刪除圖、表時，是不是要手動調整圖及表的編號，以及內文的敘述呢？ 如果報告書內有近百張的圖表時，還用手動的方式調整嗎？ 章節目錄、圖目錄、表目錄與頁碼有關，但如果新增或刪除內容、圖、表時，是不是還用手動調整目錄的頁碼呢？ 學習文書處理的重要技巧：編輯、排版自動化！ 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

瞭解報告書的排版 偶數頁(左上方) 奇數頁(右上方) 章的名稱 節的名稱 書的名稱(出現在奇偶頁的頁尾) 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

瞭解報告書的排版 本課程將要達成的排版目標 A4大小 報告書名稱 頁首 對應內文的「章」名稱 如圖2-7 PPPP所示 第3章 XXXXX 報告書內文的層次結構 圖形 3.1 RRRRR 自動產生 圖2-7 PPPP 3.1.1 AAAAA 版芯 (內文) 如表2-3 ZZZZZ 3.1.2 BBBBB 表2-3 ZZZZZ 自動產生 3.2 SSSSS 表格 6 偶數頁頁碼在左下方 頁尾 奇數頁頁碼在右下方 7 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

版面的尺寸設定 裝訂邊、邊界、頁首、頁尾設定 版芯 (報告書的內容) 頁首與頁緣 距離 頁碼、章、報告書 名稱等設定處 上邊界 頁首 紙張尺寸 右邊界 左邊界 頁尾 裝訂邊 (設定靠左) 下邊界 頁尾與頁緣 距離 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

版面的尺寸設定 裝訂邊、邊界、頁首、頁尾設定(續) 「版面配置」 索引標籤的 「邊界」功能 設定邊界及裝訂邊 選擇套用至整份文件 暫時不要 按確定鍵 選擇自訂邊界 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

版面的尺寸設定 裝訂邊、邊界、頁首、頁尾設定(續) 設定每一章從奇數頁開始 1.讓頁首及頁尾奇偶頁的設定不 同(因為頁碼設置的位置在奇 1.讓頁首及頁尾奇偶頁的設定不　 　同(因為頁碼設置的位置在奇 　數頁和偶數頁是左右不同) 2.設定頁首頁尾與頁緣的距離 確認套用至整份 文件後按確定鍵 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

章、節及段落的設定 報告書內文的結構 章、節的層次 段落的設定 章：通常以第x章的方式表示(x可為阿拉伯數字，如1,2,3,…，或是中文的數字，如一、二、三、…)。 節：直接以幾點幾的方式表示(例如1.1、1.1.1、1.1.1.1，而章節總共的層次非不得已最好不要超過4層)。 段落的設定 分節符號 這項分「節」符號與前述的章「節」無關，可以視為分開段落的符號。 分節符號之間所形成的各個段落，其版面的設定可以是獨立的。 以「章」為設定段落的基本單位。 每一章的段落內再依據需要插入「分頁符號」。 在段落內插入分頁符號不會影響整個段落的版面設定。 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

章、節及段落的設定 如何設定段落及頁碼 以內容來區分段落 頁碼的編訂 報告書封面 目錄(包含章節目錄、圖目錄、表目錄等) 報告書內文按每一章分段落 參考文獻 名詞索引（原文書籍常見於最後） 頁碼的編訂 封面不須設頁碼 目錄部分通常以i、ii、iii、iv、…編訂 報告書內文部分 以1、2、3、…流水號編訂，或 加入「章」的編號，如1-1、1-2、1-3、… 參考文獻及名詞索引 若內文以流水號編訂時，則延續流水號方式。 若加入「章」的編號編訂時，則另外設定頁碼。 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

章、節及段落的設定 為報告書的內容設定段落 選擇「版面配置」 索引標籤的「分隔設定」功能 游標置於最前 設定目錄頁從奇數頁開始 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

章、節及段落的設定 為報告書的內容設定段落(續) 游標置於最前，為參考文獻設定 段落 游標置於最前 為每一章設定 段落 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

章、節及段落的設定 觀察設定後的頁首及頁尾 表示目前頁首、頁尾的 顯示目前是第幾個 設定，分別和前一頁的頁首、頁尾設定相同 段落的頁首或頁尾 在任一頁的頁首或頁尾處點選滑鼠左鍵二下，即可進入頁首、頁尾區域 表示目前頁首、頁尾的 設定，分別和前一頁的頁首、頁尾設定相同 顯示目前是第幾個 段落的頁首或頁尾 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

頁碼的自動化 在頁首處移除頁碼設定不同段落的連結 移除目錄部分與封面部分頁首的連結 (封面不需設標題但目錄要設) 游標置於目錄頁的頁首 同樣步驟移除內文部分與目錄部分頁首的連結 (內文標題設定方式和目錄的設定方式不同) 注意：參考文獻與內文的連結也須移除，因為 標題設定的方式不同。 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

頁碼的自動化 在頁尾處也移除頁碼設定不同段落的連結 移除目錄部分與封面部分頁尾的連結 (封面不需設頁碼但目錄要設) 游標置於目錄頁的頁尾 同樣步驟移除內文部分與目錄部分頁尾的連結 (內文頁碼的編碼方式和目錄的編碼方式不同) 注意：參考文獻與內文的連結不需要移除， 因為編碼的方式相同。 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

頁碼的自動化 選擇「插入」的「頁碼」功能 設定內文部分的頁碼－奇數頁 游標置於第一章的頁尾 並設為向右靠齊 點選「目前位置」並選擇純文字 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

頁碼的自動化 選擇「頁碼格式」功能 設定內文部分的頁碼－奇數頁(續) 系統自動從第5頁開始 起始頁碼改為1，按確定後 就會從第1頁開始編頁碼 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

頁碼的自動化 設定內文部分的頁碼－偶數頁 插入純文字的頁碼，系統 即會自動編訂偶數頁頁碼 游標置於任一偶數頁的頁尾 並設為向左靠齊 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

頁碼的自動化 觀察內文頁碼設定後的結果 選擇兩張頁面顯示功能 系統自動補空白頁於偶數頁，但不會編頁碼於頁尾左方（若要顯示偶數頁，則以插入分頁符號產生新頁，偶數頁碼即會產生） 選擇「預覽列印」功能 奇數頁頁碼設於頁尾右方 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

頁碼的自動化 在偶數頁的頁首設定報告書名稱 在偶數頁頁首左方，直接輸入報告書名稱，則內文的每一個偶數頁都會產生 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

頁碼的自動化 在偶數頁的頁首加底線 點選「下框線」功能後，頁首即會加底線 滑鼠移至偶數頁首最 左方（滑鼠呈現向右 方向）點選左鍵，選 取整列頁首。 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

標號自動化 標號(Caption)的意義 何謂標號 標號自動化的目的 標號自動化的優點 層次的編號：在報告書內文中各個章、節名稱前的編號。 編號的說明(章節的名稱)。 標號自動化的目的 讓每一層章節的名稱前都有一定的編號樣式(字型、大小、…等的固定格式)。 由Word來自動產生章節名稱前的編號。 標號自動化的優點 章節的名稱也會隨著標號的自動化具有固定格式。 新增、刪除一章或一節(或一小節)時，原有的章節編號Word會自動調整，不需要手動調整。 依據章節編號自動產生具有類似目錄的階層，可以利用「文件引導模式」清楚觀察整份文件的章節架構。 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

標號自動化 顯示樣式的視窗 將系統預設樣式加入選取範圍 選擇顯示所有樣式 點選「選項」功能 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

標號自動化 將系統預設樣式加入選取範圍(續) 「標題 2」及「標題 3」 系統列出所有樣式 也會加入選取範圍 選擇「標題 2」並按滑鼠右鍵，點選 更新將「標題 2」列入選取範圍。同一步驟對「標題 3」再做一次。 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

標號自動化 改變標號的格式 「標題」的字型大小設 為20，字體設為粗體字 ※其他格式依需要設定 「標題」的所有格式 選擇修改「標題」的格式 點選樣式自動更新，但不要把樣式加入範本中。 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

標號自動化 改變標號的格式(續) 字型大小20、粗體字。 依據相同步驟分別設定： 1.「標題 2」為：字型大小18、粗體字。 2.「標題 3」為：字型大小16、粗體字。 選擇修改「標題 1」的格式 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

標號自動化 設定多層次清單的格式 點選欲修改的 清單格式 選擇「多層次清單」 先展開更多選項 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

標號自動化 連結階層1與｢標題1｣的樣式 設定多層次清單的格式(續) 選擇階層1 在自動編號的「1」前後各加上「第」及「章」 先不要按確定鍵 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

標號自動化 連結階層2與｢標題2｣的樣式 設定多層次清單的格式(續) 選擇階層2 將1.1.的最右方 「點符號」刪除 確認在每一個階層1中 都會對階層2重新編號 暫不要按確定鍵 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

標號自動化 連結階層3與｢標題3｣的樣式 設定多層次清單的格式(續) 選擇階層3 將1.1.1.的最右方 「點符號」刪除 確認在每一個階層2中 都會對階層3重新編號 完成後按確定鍵 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

標號自動化 修改每一章節的標號與名稱 刪除不必要的編號後，直接點選不同的樣式，章、節的名稱之前就會自動加上編號。 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

標號自動化 勾選「檢視」索引標籤中的「文件引導模式」 檢視「文件引導模式」 呈現內文章節標題的層次結構，點選章節名稱可以直接跳到該章節的內文。 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

標號自動化 在「插入」標籤選擇「快速組件」的「功能變數」選項 在奇數頁頁首加入章的名稱 第一次插入章的編號 將「StyleRef」設上「標題1」的內容 （亦即：章的編號＋章的名稱） 在任一奇數頁頁首將 游標設為靠右對齊 選擇「StyleRef」的功能變數 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

標號自動化 在奇數頁頁首加入章的名稱(續) 再次選擇「功能變數」選項 第二次不要勾選任何選項 再次選擇「StyleRef」功能變數，以及「標題1」的樣式。 第一次插入StyleRef後 可以顯示出章的編號， 之後再輸入一個空格。 按確定後這次會顯示章的名稱 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

標號自動化 在奇數頁頁首加入章的名稱(續) 每一個奇數頁的頁首，會隨著內文所在的那一章而顯示章的編號及名稱，再設置下框線後即完成奇數頁頁首的設定。 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

標號自動化 在參考文獻的奇數頁加上標題 因為「標題」的樣式並未連結多層次清單，因此只須顯示「標題」名稱。 再選擇「StyleRef」功能變數，但此次使用「標題」的樣式。 將游標置於靠右對齊 同樣選擇「功能變數」 ※最後加上下框線完成設定。 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

標號自動化 觀察奇數頁頁首的標號自動化 預覽列印至第3章的任一節內容時， 系統會在奇數頁頁首，自動帶出 第3章的編號及名稱。 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

目錄自動化 插入內文的章節目錄 選擇「參考資料」標籤 的「目錄」功能項 確認目錄中各項 格式的參數 點選 「插入目錄」 功能 游標置於「目錄」標題名稱下的第一列 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

目錄自動化 插入內文的章節目錄(續) 目錄部分頁碼不正確 （因為尚未編碼） 系統自動產生章節的目錄及頁碼 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

目錄自動化 目錄部分設定分頁 點選「插入」標籤的「分頁符號」 功能，會將圖目錄部分置於下頁。 游標置於文字最左方 重覆相同步驟將表目錄也設分頁 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

目錄自動化 目錄部分設置頁碼 選擇不同的格式， 並設定從 i 開始。 選擇「頁碼」選項的 「頁碼格式」功能 ※相同步驟在偶數頁也設置頁碼 點選目錄的第一個奇數頁 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

目錄自動化 目錄部分奇數頁頁首設置標號及下框線 ※奇數頁頁首比照參考文獻方式設置 功能變數，使頁首也設置「標題」 　功能變數，使頁首也設置「標題」 　的樣式名稱，最後加上下框線。 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

目錄自動化 章節目錄頁碼的更新 選擇「更新整個目錄」 選擇「參考資料」 索引標籤的 「更新目錄」功能 將自動更新為 正確的頁碼 滑鼠點選目錄內任一處 讓整個目錄反白 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

註腳自動化 在文章內加入註腳 選擇「參考資料」索引 標籤「插入註腳」功能 游標置於欲加入註腳之處 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

註腳自動化 在文章內加入註腳(續) ※文章內的註腳即使有插入或刪除的情形， 系統會自動更新註腳的編號，但是目錄 　系統會自動更新註腳的編號，但是目錄 　的頁碼更新，則需要手動按「更新目錄」 編號產生後輸入註腳內容 系統會自動在同一頁頁尾上方的左下角，以流水號編訂註腳編號 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

表格與內文參照的自動化 新增表格的標籤 選擇「參考資料」索引標籤的「插入標號」功能 新增符合使用的標號 預設的標號並不符合使用 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

表格與內文參照的自動化 新增表格的標籤(續) 產生新的標號 設定新增Word表格時會自動產生編號 自動產生的標籤是「表」， 標號會產生在表格的上方 自動產生的編號需要包含「章」的編號 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

表格與內文參照的自動化 在內文中新增表格 選擇「插入」索引標籤並點選「表格」功能 拖移滑鼠即可 產生所需要的3x3表格 系統自動在表格上方產生標號 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

表格與內文參照的自動化 設定內文與表格的交互參照 選擇「插入」索引標籤並點選「交互參照」功能 選擇「表」做為 參照的類型，而 加入參照只顯示 標籤及編號 此處為系統 自動加入 將在灰底處插入 交互參照的功能 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

表格與內文參照的自動化 設定內文與表格的交互參照(續) 點選「表 3-1」中 任一位置，此時會呈現灰底字表示由系統自動產生 內文敘述 功能 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

表格與內文參照的自動化 自動產生表格的目錄 選擇「參考資料」索引標籤及「插入圖表目錄」功能 目前使用的格式， 按「修改」可以 更詳細的變更格式 或可以修改表目錄的格式 確認使用的標籤是「表」 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

表格與內文參照的自動化 新增刪除表格後的更新 選擇「常用」索引標籤的「選取」功能 點擊「全選」 選擇整份文件 系統自動產生的 「表目錄」，但 表格若有新增或 刪除時須手動更新 包含表目錄的 整份文件都會被選取(灰底) 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

表格與內文參照的自動化 新增刪除表格後的更新(續) 滑鼠移置任一灰底 處並按右鍵，點選 「更新功能變數」 更新表格的目錄 更新章節的目錄 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

圖形與內文的自動化 在內文中插入圖片 在內文的適當位置插入圖片 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

圖形與內文的自動化 新增圖形的標籤 選擇「參考資料」索引標籤的「插入標號」功能 新增圖形使用的標籤「圖」 自動產生的編號需要包含「章」的編號 新增標籤 後按「取消」 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

圖形與內文的自動化 產生自動編號的標籤 確認標籤類型及 標籤放置的位置 滑鼠點選圖片後 按右鍵顯示快捷 工具列，並點選 「插入標號」功能 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

圖形與內文的自動化 產生自動編號的標籤(續) 系統自動在圖片下方產生 「圖5-1」的標號及編號，接著手動在標籤之後輸入圖片的名稱 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

圖形與內文的自動化 設定內文與圖片的交互參照 選擇「參考資料」索引標籤的「交互參照」功能 選擇「圖」做為參照的類型， 而加入參照只顯示標籤及編號 將在灰底處插入 交互參照的功能 選擇「圖5-1」的標籤 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

圖形與內文的自動化 設定內文與圖片的交互參照(續) 點選「圖 5-1」中任一位置， 此時會呈現灰底字，表示是 由系統自動產生的標籤 內文敘述與圖片的 交互參照功能 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

圖形與內文的自動化 自動產生圖形的目錄 選擇「參考資料」索引標籤及「插入圖表目錄」功能 確認使用的標籤是「圖」 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

圖形與內文的自動化 自動產生圖形的目錄(續) 系統自動產生的「圖目錄」 1. 圖片有新增或刪除時，圖片所在內文頁碼會變動，但圖目錄的頁碼 　不會自動變更，因此需要比照更新表目錄的方式「更新功能變數」 2. Word 2003在「標號自動設定」功能中有「Microsoft Word圖片」， 　但Word 2007沒有，因此設定圖片自動標號的方式略有不同 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

參考文獻自動化 新增參考文獻的標籤 選擇「參考資料」索引標籤的「插入標號」功能 只需顯示編號 而不需要標籤 新增參考文獻 使用的標籤 將在灰底處 插入自動編號 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

參考文獻自動化 新增參考文獻的標籤(續) 插入標號後，因為系統自動使用 「標號」的樣式，因此字型變小 產生只有編號 (不帶標籤)的標號 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

參考文獻自動化 新增參考文獻的標籤(續) 點選「內文」 點選段落對話方塊 的樣式就會 回復原字型 段落凸排一個字元， 第二列以後就會內縮 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

參考文獻自動化 設定內文與參考文獻的交互參照 選擇「參考資料」索引 標籤的「交互參照」功能 選擇「參考文獻」做為參照的類型，而只顯示編號數字 選擇「1」的標籤 參考文獻的標示大多以中括弧加入數字表示，例如：[1]，因此首先將游標置於中括弧內 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用

完成報告書封面 依據指定格式完成封面 2018/12/4 文書處理軟體Word 2007進階應用