Microsoft Office 2003 中小企業 行銷有效管理篇 王仲麒 (全泉科技) Ares Wang

自我介紹：王仲麒 學歷： 現任： 著作： 美國紐約市立大學工學院 腦科學研究所碩士 台灣微軟資深技術顧問 / 特約作者 全泉科技有限公司副總經理。 德明技術學院 兼任講師。 台北市勞工局職業訓練中心外聘電腦講師 電腦雜誌專欄作家 / 微軟之友專欄執筆 台灣微軟Visio / Office系列、Visio專業講師。 有線電視電腦節目主講人 著作： 電腦軟體系列叢書、Microsoft Office 97 / 2000/Visio/Project系列叢書等三十餘冊著作。 近作：Microsoft Visio 2002全新出擊、Microsoft Word 2002全新出擊、 Microsoft Access 2002全新出擊、Microsoft Visio 2002全新出擊、Microsoft Outlook 2002全新出擊、Microsoft Project 2002全新出擊

行銷的有效管理 客戶管理 文件管理 協同作業 管理您的客戶 管理您的文件 協同作業 … Information People Data Process Data 客戶管理 文件管理 協同作業

客戶的管理 針對客戶、廠商、甚至員工，確實建立通訊資訊 連絡人相片 通訊群組的分類

訊息的管理 養成文件編輯的好習慣 郵件資訊的摽是分類 群組您的訊息 活用規則精靈與通知提醒 摘要資訊 善用 自訂資料夾/搜尋資料夾 善用 自訂資料夾/搜尋資料夾 排列檢視信件 活用規則精靈與通知提醒

協同作業 共享資訊的平台 全新WSS網站 活用Office System的「共用工作區」 完整的Web化知識工作環境

文件管理 嶄新的WSS文件庫 「文件工作區」 「會議工作區」 文件取出/存回(Check-In / Check-Out)能力 文件版本控管 文件審核能力 「文件工作區」 Word直接快速建立 「會議工作區」 會議邀請直接建立

需要文件管理？ 大量文件總在想要的時候卻找不到…. 使用檔案總管製作資料夾？ 使用檔案搜尋功能尋找檔案

目前管理文件的方式！ 檔案總管、資料夾分類、共享資料夾、桌面、我的文件夾、下載區 Outlook信件管理、排程管理、工作清單 應用軟體程式、客戶基本資料管理、產品管理、業務報表管理

是否有更好的管理方式？ 沒有性統性、不能全文檢索 限於個人的整合、需要更多小組工作的整合性 更多時候不在個人電腦前、缺乏可移動性 太多應用程式及報表、我需要更多整合

WSS與SPS Windows SharePoint Services SharePoint Portal Server 2003 提供「小組網站」進行協同作業 SharePoint Portal Server 2003 連接了這些網站、成員、商務程序，使知識的分享和智慧的組織更加簡單 SharePoint 產品與技術 「Microsoft SharePoint™ 產品與技術」加速了組織內的簡易及連線協同作業。使用 Microsoft Windows® SharePoint Services 及 SharePoint Portal Server 2003 結合的協同作業功能，各組織可讓他們的使用者建立、管理及輕鬆建置他們自己的 SharePoint 網站，並讓這些網站容易在整個組織內被觀察到。 此第二版的「SharePoint 產品與技術」是為強化與 Microsoft Office System 的整合而設計的，它允許團隊小組和會議網站的建立，以及直接在 Office 應用程式當中的即時文件周圍進行協同作業。新的設計讓組織能夠使用進階的使用者設定資料功能來個人化及自訂他們的內部網路和外部網路入口經驗，在單一整併的入口檢視經由 SharePoint 網站與內部和外部小組成員進行協作，以及透過容易設定的「網頁組件」，利用與 Microsoft BizTalk® Server 的內建整合，來整合及存取企業營運應用程式。

Windows SharePoint Service

WSS帶給中小企業的好處 易學易用 充分授權 群組協同作業 管理簡單容易

Windows SharePoint Service 小組協同運作 如何建立小組網站 討論區、投票、共享文件、各式表單 小組討論區 小組網站的建立說明… 共享文件 可建立各種表單 投票 Scenario2.2 (5min)

主要功能 提醒 個人化檢視 公用檢視 工作區 網站 會議工作站 我的網站 入口網站 子網站 網站集合 事件 討論區 文件庫 文件工作區 主題 SharePoint 產品與技術 「Microsoft SharePoint™ 產品與技術」加速了組織內的簡易及連線協同作業。使用 Microsoft Windows® SharePoint Services 及 SharePoint Portal Server 2003 結合的協同作業功能，各組織可讓他們的使用者建立、管理及輕鬆建置他們自己的 SharePoint 網站，並讓這些網站容易在整個組織內被觀察到。 此第二版的「SharePoint 產品與技術」是為強化與 Microsoft Office System 的整合而設計的，它允許團隊小組和會議網站的建立，以及直接在 Office 應用程式當中的即時文件周圍進行協同作業。新的設計讓組織能夠使用進階的使用者設定資料功能來個人化及自訂他們的內部網路和外部網路入口經驗，在單一整併的入口檢視經由 SharePoint 網站與內部和外部小組成員進行協作，以及透過容易設定的「網頁組件」，利用與 Microsoft BizTalk® Server 的內建整合，來整合及存取企業營運應用程式。 主題 群組安全管理

與Office System 2003整合 整合Microsoft Excel 在線上即時計算利潤/ 分析效能 整合Microsoft Word 線上即時編修文件 整合Microsoft Outlook 行事曆、通訊錄 匯入／匯出 整合Microsoft Picture Manager 線上進行照片編修 整合Microsoft Office 2003 〔共用工作區〕

文件庫 輕易分享組織內的知識經驗 文件取出與存回 提交內容核准 文件版本 文件範本 控制多人存取的衝突問題 由管理者決定文件核准發佈與否 版本歷史紀錄 文件範本 統一文件格式

文件庫 輕鬆分類、容易預覽 內容分類 瀏覽器直接閱覽文件 依欄位排序 如檔案總管般，可建立子目錄 建立檢視方式 Microsoft Internet Explorer 5.01 (SP2) Internet Explorer 5.5 (SP2) Internet Explorer 6 Netscape Navigator 6.2 或更新版本

與Office各版本的整合 不錯! 使用Office 2000 好！ 使用Office XP 優！ 使用Office 2003 開啟舊檔與儲存檔案 與共享網站的文件互動 但無法使用WSS、SPS的進階功能 好！ 使用Office XP 除上述二項功能外 提供協同運作與共享能力 但無法使用WSS、SPS的新功能 Ex.會議工作區、信件附件共享 優！ 使用Office 2003

索引與搜尋 入口網站所有內容 強大的全文檢索能力 Microsoft Office Microsoft Publisher Microsoft Visio HTML、XML、MIME、MHT TIFF、文字檔 支援多國語系 DEMO：索引與搜尋 文件搜尋 如何設定搜尋目標 進階查詢 1.查詢出各種相關文件 2.如何設定查詢 3.查詢出各種相關文件, 並開啟各類文件 4.進階查詢 Scenario1.6(5min)

網站清單同步 Excel 2003、Access 2003 SPS 2003的清單包含： 匯出到Excel、Access 宣告、連絡人、事件、工作、討論區… 匯出到Excel、Access 離線編輯、連線同步 運用Excel的特性。 ex.分析圖表功能 運用Access的特性。 ex.資料表與報表功能 Microsoft Office Excel 2003 and Microsoft Office Access 2003 List Synchronization You can use SharePoint sites to store and present useful lists of information, including announcements, contacts, events, tasks, issues, and custom lists for other types of information. You can use Microsoft Office Excel 2003 and Microsoft Office Access 2003 to view and edit data stored in lists on SharePoint sites. This is an excellent way to share information with other users, make use of information that is already published, and provide standardized lists of information (for example, product names or company departments) that can be used throughout the company. When Office 2003 is installed on your desktop computer, you can import the data from a list on a SharePoint site into Excel 2003. You can then view, analyze, refresh, and otherwise manipulate the data in Excel. If you have the correct permissions on the SharePoint site, you can also use your Excel data to refresh the online data with the push of a button. Additionally, you can export data from Excel 2003 or Access 2003 to create a list on a SharePoint site, and you can use Access 2003 to create a database table that is linked to list data on a SharePoint site. To create or import a list, you must be a member of a site group with the Manage Lists right for that SharePoint site. DEMO：網站清單同步 匯入、匯出Excel 2003 匯入、匯出Access 2003

整合Outlook 2003 線上數位儀表版 離線檢視 信件共用附件 會議工作區 豐富的Web Parts 小組或個人的信件、行程表、會議、連絡人 整合於一個頁面 離線檢視 SPS的月曆與連絡人可與Outlook 2003 同步 便於行動、家用使用者 與SPS連線時會自動更新到Outlook 2003 信件共用附件 會議工作區 Microsoft Office Outlook® 2003 Calendar and Contacts synchronization with Outlook 2003 You can synchronize your data in Microsoft Office Outlook 2003 with data from Windows SharePoint Services, so you can keep a local copy of the team calendars and contact lists from your team's SharePoint site. Calendar synchronization with Outlook 2003 only works in one direction — from Windows SharePoint Services to Outlook 2003. After you synchronize your Outlook calendar with a team calendar on a SharePoint site, you can work offline and view the synchronized data side-by-side with other personal calendars or shared calendars. Windows SharePoint Services automatically updates the synchronized data in Outlook 2003 when you connect to the SharePoint site, so your calendar data stays current. This feature can help you be more productive, especially if you are a mobile user. You can quickly create a contact list in Windows SharePoint Services by importing contacts from the global address list in Outlook. To add items to SharePoint lists such as calendars and contact lists, you must be a member of a site group with the Add Items right for that SharePoint site. Alerts Integration Windows SharePoint Services uses Alerts to notify you about important events and changes to the SharePoint site. For example, you can choose to be informed by e-mail when a document is published to your team document library. These e-mail alert messages have special headers to inform Outlook 2003 that they are Alerts from Windows SharePoint Services. You can now use a single user interface in the Rules and Alerts dialog box to manage Alerts from different SharePoint sites. You can use the inbox rules in Outlook 2003 to tell Outlook 2003 how to handle Alerts. For example, you can choose to move Alerts to a special folder, forward them to a mobile device, or store them in a file. To add alerts, you must be a member of a site group with the View Items right for that SharePoint site.

優！使用Office 2003 Word、Excel、PowerPoint 文件庫的欄位就是摘要資訊 共同存取控制 整合工作窗格 可建立文件區 與網站文件區資訊同步 小組成員目前動向 版本歷史紀錄 DEMO：優質選擇！與Office 2003 整合 工作窗格建立文件區 開啟舊檔 摘要資訊

王仲麒 areswang@ms8.hinet.net Thanks 王仲麒 areswang@ms8.hinet.net