SAP FI Module Account Payable Version:2.0版本 Date:2001/10/01 制作: 胡 敏

Agenda 員工借支 Account Payable Process Invoice verification for Purchase Order Down Payment Payment Run & Outgoing Payment Clear Open Item Reset Clear Item & Reverse Document 員工借支 3.1H R/3 4.6 FI LO HR

AP是什麼 Account Payable: 簡稱AP, 即應付帳款, 屬公司負債. 是因購買材料, 商品和接受勞務供應等而發生的債務, 要用公司所擁有資產如銀行存款, 現金等去支付. 在台達依AP來源可分為: 正常原材料及MRO訂單, Vendor consignment, 匯開發票立帳, 財務部費用AP立帳, 員工 ; 依AP對象可分: 材料供應商, MRO供應商, 財務部費用類付款對象, 員工.

AP Process Main step Overview 采購下訂單 倉庫收料 AP立帳 付款 Dr. Raw material Cr. GRIR Cr. Freight(3%) Dr. GRIR Cr. Vendor Dr.Vendor Cr. Bank 3 2 4 1 F Dr.Raw material

一般來講, AP 立帳在倉庫收料之後, 根據廠商所送發票成立應付帳款的過程. 大致分為以下幾種作業類型: 正常訂單 及外加訂單 Vendor Consignment 匯開發票立帳 特殊作業: 價差折讓, 退貨折讓

正常訂單 及 外加訂單 YMI1 Invoice date Enter company code 如果是立invoice, 系統自動帶51類document type, 詳細對照點下拉鈕, 列出所有傳票類型 為立帳日期, 可根據實際情況修改 Enter invoice number Data Used During This Process  (host: dgdv01) Raw Material: misraw0009 Vendor: misv03 Company Code: CN00 Plant: MOC1 P/O: PO082905 Material Document:51003369 Financial Document for GI:1930000297 Select this radio button to entry invoice YMI1

Enter the amount of invoice 正常訂單 及 外加訂單 Enter the amount of invoice 勾選後, 系統會自動計算稅額

正常訂單 及 外加訂單 Please Check the item on the screen is correct, the amount just for Goods amount, not include tax

正常訂單 及 外加訂單 If All item include is correct , Click to post this Document, Else Click to adjust the amount

正常訂單 及 外加訂單 IF you want to check the FI Document, Pls. Use FB03 Or, you can entry next invoice or Credit memo FB03 Initial Screen

正常訂單 及 外加訂單 Dr. GRIR (21450000) Cr. AP_Vendor (21410011)

匯開發票立帳作業 匯開發票立帳作業, Evaluate Receipt settlement, 簡稱ERS. 指廠商交貨時不隨貨附發票, 待月底時, 廠商彙總開立一張發票, 此類廠商必須經過稅捐單位同意的優良廠商, 並且送貨次數相當頻繁, 才可以不隨貨附發票, 此類材料不應有進貨價差發生. 此類Vendor的Purchasing view中ERS(Evaluate Receipt Settlement)必須ON起來, 在往後的PO/GR產生時, 才可以使用彙開發票立帳作業. 好處是可以減少立帳次數.

匯開發票立帳作業 MRRS Enter ERS Vendor Code Enter Company Code If you need, You can enter PO number Data Used During This Process  Raw Material: misraw0012 Vendor: misv05 Company Code: CN00 Plant: MOC1 P/O: PO083003 PO083004 Material Document:51003382 51003383 Financial Document for GI:1930000302 1930000303 You can also select just for test before post MRRS

匯開發票立帳作業 FI Document: 15100000065 15100000066 This screen show you that there are two of PO be settled, If you want the detail of AP Document, reference slide Page 10

Choose Purchase Order  Other PO Choose Item area  PO history 匯開發票立帳作業 Path: In ME21N screen Choose Purchase Order  Other PO Enter you PO then Press Enter Choose Item area  PO history

Vendor Consignment 1. 收料時, 沒有FI傳票, 即不承認材料存貨價值的產生, 待月底時由採購提供給廠商“材料領用明細表”開立 發票, 並由成會執行AP立帳, 此類材料不應該有進貨價差產生 2. 為簡化MM發料作業, 倉庫收料後, 以movement type 403將材料從consign倉移到可用倉, 此時系統自動產生FI傳票, 借: 材料庫存 貸: GRIR-Clearing 3. 月底時, 倉庫應將剩餘材料以movement type 404將材 料移回consign倉, 此時系統自動產生FI傳票, 借: GRIR-Clearing 貸:材料庫存, 成會將參考此金額, 配合“材料領用明細表”做為AP立帳的依據 此種作業方式可減輕台達庫存壓力, 且在材料價格變動, 不會影響到公司的經營成本.

在正式立帳之前, 請選display, 無誤後, 選settle Vendor Consignment 點選consignment Company Code: CN00 Plant: MOC1 Vendor: MISV02 Raw Material:MISRAW0002 在正式立帳之前, 請選display, 無誤後, 選settle MRKO

Vendor Consignment 出現此畫面表示立了一筆, FI Document:1510000069, 單擊Document Number可進入Document display Screen FI Document: 1510000069

Vendor Consignment Consignment立帳的FI傳票

Down payment – Path Down Payment: 在材料采購中, 預 付一部分材料款給廠商. 在SAP分兩 Payment request, 第二由財務做 立帳並付款

Down payment – Request 1# 60: Vendor Down Payment 付款對象 Company Code: TW00 Vendor: AY-VEN02

Down payment – Request 2# 需要付款的金額 需要付款的日期

Down payment – Display 在這里, 我們可以看到有一筆金額為NT$60,000 預付需求, 財務部就應做立帳並付款

Down payment – Path

Down payment – Post 1# 要付給那個廠商 付款銀行對應的總帳科目

Click this Check Box to Choose the item you need to Payment Down payment – Post 2# Click this Check Box to Choose the item you need to Payment

Down payment – Post 3# 點磁片圖標, 在最下方出現一個傳票號碼, 即表示立帳完成

Payment Run – Path 應付帳款由人工設定可付款條件參數後, 執行由系統自動去挑選符合付款參數且無止付狀態及相關資料完全者(如付款方法是電匯者,則Vendor須有銀行資料方可被系統視為可付的明細)的可付明細.

Payment Run – Maintain Parameter 1# Run data + Identification在系統中唯一, 不可重複 Payment Run ID: MIS09 Payment Run Date: 20010901

Payment Run – Maintain Parameter 2# 要付款的廠商 此日期應比到期日多一天

Payment Run – Maintain Parameter 3# 下拉此鈕, 選相關的Field, 再在Values 輸入相應的值

Payment Run – Maintain Parameter 4# 2 & 3互為排斥項,不可全部選 要付款的廠商

Payment Run – Proposal Schedule 1#

Payment Run – Schedule Proposal 2# 表示根據以前下的參數, 有一筆符合要求

Payment Run – Schedule Payment 1#

Payment Run – Schedule Payment 2# 需手動輸入此程序名 RFZALI00: 列出可付款明細 RFZALI10: 不可付明細

Payment Run – Schedule Payment 3#

Account Payment – Balance Display 對應的應付帳款已經在Payment run時自動clear

Outgoing Payment – Path 與Payment Run對比, Outgoing Payment用于處理單筆款項. 一般適用于急件及月結外幣付款者

Outgoing Payment – 1# 付款銀行相關資訊 我們要用何種標準支選擇要付款的那筆款項, 假設我們知道立帳日期, 就可選Posting date. 廠商資訊

Outgoing Payment – 2# 要執行付款的傳票的日期

Outgoing Payment – 3#

Outgoing Payment – 4#

AP Clear – Path AP Clear 就是沖銷應付帳款

選擇何種AP G/L ind參與clearing, 如果沒有指定, 則選正常O/I AP Clear – 1# 選擇何種AP G/L ind參與clearing, 如果沒有指定, 則選正常O/I 勾選表示包括正常的Open Item. 依可種方式選擇要沖銷的Account , 如立帳時間, 金額, 幣別等.

AP Clear – 2#

AP Clear – 3#

AP Clear – 4#

AP Clear – 5#

Reset Clear Item – Path 在應付或應收帳款沖帳產生一張clear傳票, 但如果沖帳結果不是實際需要的結果, 此時就必須取消此次沖帳, 首先應取消兩張傳票的對沖關系 SAP中為Reset), 然後反轉沖帳傳票(SAP中為Reverse)

Reset Clear Item – 1# 沖帳傳票號碼 AP Document Clearing Document

Reset Clear Item – 2#

傳票互沖關系取消後, 原AP的Item被重置為open狀態 Reset Clear Item – 3# 傳票互沖關系取消後, 原AP的Item被重置為open狀態

Reverse Document -- Path

Reverse Document process 選擇反轉原因

Overview – reversed document 原始傳票分錄

Overview – reversing document 反轉傳票分錄

Employee Advance Overview TR Dr. 員工借支 Cr. Cash or Bank Employee GL Dr. Travel expense Cr. 員工借支

Employee Advance – Path

Employee Advance – header data Select you want type, Double click Header Text 29:立Vendor(員工)借方 Z: 出差借支 員工在SAP中建立的VENDOR CODE

Employee Advance – item enter 1# 借支金額 貸方及對應的總帳科目

Employee Advance – item enter 2# Plant code

Employee Advance – overview Document Overview, two line item

Employee Advance – Path 此作業目的為員工出差回來, 報 銷差旅費, 如果借支多于差旅費, 多余部分需交回, 如果差旅費多 于借支金額, 需根據實際部分報銷. 在這里, 我們假設借支金額大于實 費用.

Employee Advance – header data Header Text 因為此作業為沖銷以前的借支, 故要選此項做沖銷動作 出差費用

Employee Advance – item enter1# 實際發生的費用 員工歸屬的部門代碼 美元現金科目

Employee Advance – item enter 2# 多余現金數目

Employee Advance – overview 手工錄入的兩個item, 金額總數為500

Employee Advance – select open item 5# You can select the Posting data if you know the document posted date. Or you can select others by you ways. K Vendor D Customer S GL Account A Asset

Employee Advance – selection criteria Enter the document posted date, you can enter a range of date or single one day.

Employee Advance – simulate 手工錄入金額 借支金額, 即為Open item Amt.

Employee Advance – posting 傳票分錄,因為TW00 Local Currency 為TWD, 所以拋出的分錄有4個item.

Employee Advance – result 傳票號碼, 可用FB03支查詢

Huggins 2001/09/15