先导专项经费管理存在问题简析 王德瑞 2014.04.27 2019/4/20

主要内容 一、制度建设及执行方面 二、预算执行方面 三、合同管理方面 四、会计核算方面 五、支出内容合规有效方面 六、几点建议

主要内容 一、制度建设及执行方面 二、预算执行方面 三、合同管理方面 四、会计核算方面 五、支出内容合规有效方面 六、几点建议

一、单位财务、科研管理制度建设 （一）现行管理制度制定的时间较早，随着形势的变化，部分已不太适应 如：某单位09年制定的《科研经费管理办法》规定“各专项经费 按当年实到经费数一定比例分摊单位的房租、水电、管理设备折旧等相 关费用”；同时还规定“科研成本包括办公用品、会议、报刊资料、版 面、打印、印刷、交通、通讯等费用“。上述办法与国家规定明显不符。 （二）现有制度尚不能满足管理需要 如：很多单位没有结合国家的规定制定“课题（项目）预算管理 办法”、“燃料动力费计量收费办法”、“课题（项目）临时聘用人员 劳动合同管理办法”等，无法满足管理的需要。

（三）现制度没有部门职责、缺少具体工作流程，难以操作 一、单位财务、科研管理制度建设 （三）现制度没有部门职责、缺少具体工作流程，难以操作 如某所分别制定了《政府采购管理办法》、《科研仪器设备管理规 定》、《采购控制程序》三个办法，但3个办法中都没有明确由哪个部 门负责、哪些部门参与、在什么环节参与，造成工作难以开展，研究人 员比较困惑。 （四）制定了制度办法，但执行力不强 如某所制定的《经费使用申请与报销管理规定实施细则》规定“测 试服务费报销时随发票附上详细的测试分析内容或测试分析报告，单笔 2万元以上的测试费还须附上测试服务合同”。 但从报销情况看，很多2万元以上的测试化验、合成服务报销都缺 少规定的材料，没有严格按照制度的规定办理。

1、对现有制度、办法对照国家规定进行梳理； 一、单位财务、科研管理制度建设 （五）整改建议 1、对现有制度、办法对照国家规定进行梳理； 2、梳理后分类处理： * 对于内容全部过时，予以废止； * 对于少量内容不符，按照国家规定进行修改完善； * 对于需要但没有的，着手制定颁布； 3、特别注意： * 不能全部照搬国家院的，要结合本单位实际情况制定； * 必须要制定工作流程，明确部门职责； * 对于收费类的必须要有依据、标准等。

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二、预算执行方面 （一）关于课题执行期 课题执行期是验收的要素之一，任务合同书是执行期的法律文件，所 有经费开支必须在执行期中发生。课题执行期之前和结束后的开支（批准 延期的除外）都不能列入成本。 存在问题： 1、将课题任务合同书规定开始前开支纳入课题成本或签订的合同在本 课题报销； 2、将课题任务合同书规定结束后（未批准延期）开支纳入课题成本。 整改建议： 1、将上述不在任务合同期的开支予以剔除。 2、对课题任务合同书规定结束期后的开支进行整理分析，凡是在执行 期内发生的测试化验加工、物资采购、劳务等合同协议，而在执行期后报 销的，可作为应付未付事项处理，其他的支出予以剔除。

课题任务合同书是将项目经费（含直接经费和间接经费）转拨给联合承 担单位的唯一依据。 存在问题 二、预算执行方面 （二）关于增加或减少联合承担单位 课题任务合同书是将项目经费（含直接经费和间接经费）转拨给联合承 担单位的唯一依据。 存在问题 1、擅自增加联合承担单位并将项目经费予以转拨； 2、擅自减少联合承担单位并将项目经费留存本单位。 整改措建议 1、认真分析需增加的联合承担单位：一般情况下，应作为外协单位， 补签外协合同，同时取得合法的发票；对确实需要增加的，按照规定程序上 报批准（同时调整预算）； 2、减少联合承担单位：按照规定程序上报批准（同时调整预算）。未 取得批准的，一律不得增加或减少联合承担单位。

二、预算执行方面 （三）关于预算调整 存在问题 1、经费支出科目执行与预算差异较大（指金额）； 2、预算支出内容执行与预算差异较大（指支出内容）。 整改建议 按照经费管理实施细则要求：对经费支出科目及预算支出内容的调整， 在年度预算总额不变前提下，由课题（子课题）负责人根据目标相关性原则 和完成任务合理需要提出申请（设备购置及劳务、会议、差旅、专家咨询、 国际合作交流不得调增），写明详细理由和调整明细表，经课题（子课题） 负责人签字和承担单位审批后，于年底前报给专项总体组（部）或领衔科学 家备案，待课题结束验收时予以确认。

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鉴于合同（包括经济合同与劳动合同）管理在先导专项的项目中处于 特殊地位，故将其列出（合同即钱，必须重视）。 三、合同管理方面 鉴于合同（包括经济合同与劳动合同）管理在先导专项的项目中处于 特殊地位，故将其列出（合同即钱，必须重视）。 （一）存在问题 1、部分条款与国家规定相违背 如：某所 2013年5月7日与某先导专项课题临时聘任人员签订“劳务合 同书”，合同书规定“乙方提供劳务服务期间，其劳动人事关系不转入甲 方，乙方的基本社会保险由乙方自行解决，甲方不负责为乙方缴纳基本社 会保险”，与国家的《劳动合同法》的规定相违背。

2、招标文件内容与签订合同内容，文字表述不一致 三、合同管理方面 2、招标文件内容与签订合同内容，文字表述不一致 如：某所2013年2月委托招标代理机构发出某项目招标文件。文 件规定：服务内容包括全过程中系统设计、过程管理、规范建立、系 统集成和联调联试等方面的技术支撑工作（其中包括地面支撑系统的 弱电集成），以及在分系统研制后全系统的集成和优化工作。 经过招标、投标、评标后确定中标单位，并于2013年4月2日该所 与中标单位签订了该项目的技术服务合同。对比2份文档，合同书在 原招标文件基础上增加了运行环境改造的内容，由此造成招标文件与 合同的内容不完全相符，容易引起歧义。

三、合同管理方面 3、合同名称与附件不符 如：某所2013年4月，与我院东方科学公司签订合同，向法国SAS公 司购置1套设备“微通道光学成像系统”，价款为37.42万欧元，但合同所 附的清单只包括光学镜片。 经与该所先导专项课题组同志了解，将课题预算中购置光学镜片以 设备名义进口，目的是为了躲避交税。 4、不注重合同约定的有效期限 如：某所与代理公司签订进口设备合同，合同约定：在家方收到货 后90天内，进行设备的验收、调试等工作，90天内出现问题由代理公司负 责，并联系厂家予以解决。超出90天并无正当理由，由甲方自行解决。但 某所未予以重视，将验收、调试工作进行了1年才最后报账，幸好设备没 有问题。

三、合同管理方面 （二）整改建议 1、加强对合同（含劳动合同）重要性的认识，认真学习合同法、劳动合同法； 2、建立各类合同签订的审批程序； 3、对劳动合同及数额较大的经济合同，应有律师把关； 4、加强合同执行的跟踪、检查和评价。

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对课题实行单独核算，是保证会计核算的规范性、准确性和财务信息 真实性的重要基础。 四、会计核算方面 （一）关于单独核算 对课题实行单独核算，是保证会计核算的规范性、准确性和财务信息 真实性的重要基础。 鉴于我院各单位ARP系统已可以满足基本要求，各单位只要按照统一要 求，设立带有明确标识的科研课题核算账号，并确保与指定的专项编号在 ARP核算系统中始终保持关联关系即可。 1、存在的问题 按照现行会计制度规定，大部分单位只能满足单独核算基本要求，不 能满足先导专项规定的12个目级科目的要求。 2、整改建议

四、会计核算方面 （二）关于调账 1、存在的问题 2、整改建议 * 将课题执行期之前的支出调账到本课题成本中； * 将其他课题的超支调账到本课题成本中； * 将本课题执行期前签订的合同，在本课题成本中报销； * 调账没有详细的说明和材料。 2、整改建议 * 将不在本课题执行期内的各项开支全部予以剔除； * 将其他课题超支部分记入本课题成本的全部剔除； * 凡确属于本课题执行期内、本确属本课题成本范围但误记入其 他课题，经过一定审批程序方可调账，但需在调账凭证后附有 详细说明和材料。

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（一）设备费：设备费包括购置费、研制费和租赁费。 1、存在的问题 五、支出内容合规有效方面 （一）设备费：设备费包括购置费、研制费和租赁费。 1、存在的问题 * 购置预算外的设备； * 购置的设备名称、规格型号、生产厂家发生变更，单价超预算， 均未履行预算调整手续； * 预算规定研制某装置（或系统），实际报销时为某设备，与预 算不一致。 2、整改建议 * 对于预算外购置的设备予以剔除； * 由于市场原因或设备更新换代等原因，设备名称、生产厂家发 生变化及单价提高，应取得相关证明，按预算调整程序报批。 * 对预算规定研制的装置、系统等设备，除在编制预算时予以详 细说明外，在签订合同以及报销时应注明某某装置或系统之1、2等，以保持与预算的一致。

五、支出内容合规有效方面 （二）材料费 1、存在的问题 2、整改意见 * 超预算购置大量材料没有履行报批手续； * 不合理的超量购置； * 因合格率低造成材料增加，但废品未能见“尸体”； * 对于贵重金属没有边角残料的回收冲减支出。 2、整改意见 * 对于超预算购置大量材料尽快履行报批手续； * 对于不合理超量购置，予以剔除； * 因合格率低造成材料增加，应将废品全部留存，并统一摆放以备盘查； * 对于贵重金属的边角残料，应予以回收，并办理冲减支出手续。

五、支出内容合规有效方面 （三）测试化验加工费 1、存在的问题 测试化验加工费重点审查承担单位的变更、测试化验加工的次数、本 单位持股公司承担的合理性等。 1、存在的问题 * 变更预算规定的承担单位，未履行预算调整手续； * 测试化验加工次数比预算增加较多，费用增加多； * 本单位持股公司的资质、规模、条件、经营范围、收费依据等不符合 要求，存在“洗钱”的可能； * 报销凭证后没有测试化验加工的测试分析报告、加工验收单等佐证材 料。

五、支出内容合规有效方面 2、整改建议 * 对变更预算规定承担单位，应履行预算调整手续； * 对测试化验加工次数比预算增加较多导致费用增加多情况，应 履行预算调整手续； * 对本单位持股公司承担任务的，应说明其资质、规模、条件、 经营范围、收费公允的依据（三家对比）； * 对报销凭证后没有测试化验加工的报告、验收单等佐证材料的， 鉴于会计凭证已经装订，可按照会计凭证号顺序补充相关佐证 的材料并装订成册，以利于今后的审计或验收。

五、支出内容合规有效方面 （四）燃料动力费 1、存在的问题 2、整改建议 * 预算规定以外的开支； * 采用分摊方式记入支出； * 将预算外的开支予以剔除； * 鉴于科研单位、高校等很难作到对大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的水、电、气等的消耗进行单独计量，各课题承担单位应制定水、电、气等计量收费管理办法和计算依据，各课题应当建立健全使用水、电、气等的台账，作为收费计算的基础资料。凡采用分摊方式的，都应从间接经费开支。

五、支出内容合规有效方面 （五）差旅费 1、存在的问题 * 与本项目（课题）无关的差旅费； 2、整改建议 * 与本课题无关的予以剔除； * 出差报销单没有事由； * 报销单中有大量餐费、招待费、景点门票等不合理开支。 2、整改建议 * 与本课题无关的予以剔除； * 在报销单应写明出差事由； * 将餐费、招待费、景点门票等剔除； * 凡参加外单位组织会议的，其开支不能列入会议费，应列入差旅费中。

五、支出内容合规有效方面 （六）会议费 1、存在的问题 2、整改建议 * 报销单据中没有会议通知、会议预算、参会人员报到表等； * 在会议费报销单中夹杂大量的餐费、招待费、景点门票和专家咨 询费； * 超出预算规定的会议。 2、整改建议 * 将会议通知、会议预算、参会人员报到表等整理成册，以便查阅； * 将餐费、招待费、景点门票和预算外会议剔除；将专家咨询费调账 到专家咨询费科目中；

五、支出内容合规有效方面 * 对于在单位会议室召开的小型会议，一般开支餐费的，可在会议 费总额不增加的情况下予以列支。但需要履行相关程序和具备合法手 续，如召开会议的报批单、会议通知、会议议程、参加人员签到表、 会议预算（指进餐的金额及地点等）。没有履行相应程序、不具备合 法手续的，不能列支会议费。 注意：如果没有外部人员参加，仅仅是单位内部人员参加的工作布 置、方案研究、技术讨论等发生的餐费，也不能作为会议费列支。

五、支出内容合规有效方面 （七）国际合作与交流费 1、存在的问题 * 报销单后没有出国任务批件； 2、整改建议 * 出访目的地发生变更、人数和时间超出预算； * 新增出访地； * 接待来访人员的标准超预算，或以各种发票（食品、餐费、办公用 品等）代替。 2、整改建议 * 将出国任务批件整理成册，以备查； * 出访目的地发生变更、人数和时间超出预算，新增出访地等，履行 预算调整手续； * 将超标准和不符合规定开支予以剔除。

（八）出版/文献/信息传播/知识产权事务费 1、存在问题 五、支出内容合规有效方面 （八）出版/文献/信息传播/知识产权事务费 1、存在问题 * 列支与本课题无关的论文版面费，或不能佐证与本课题相关； * 列支非本课题专利申请费和专利维护费；研究生论文打印费、印刷费、 个人手机费等；购置无关图书和出版费； * 预算外购置软件费。 2、整改意见 * 预算外购置软件走预算调整程序； * 论文版面费和专利申请费应提供佐证材料；其他不合理开支应予剔除。

五、支出内容合规有效方面 （九）劳务费 1、存在的问题 2、整改建议 * 将发给在职人员的劳务费予以剔除； * 列支在职人员工资、奖金等； * 课题临时聘用人员没有相应的合同（有合同，但没有明确在本课题 的岗位）； * 返聘人员没有相应的岗位； * 几个课题分摊1个人的工资没有依据。 2、整改建议 * 将发给在职人员的劳务费予以剔除； * 完善合同明确岗位，或有工时记录。

五、支出内容合规有效方面 （十）专家咨询费 1、存在问题 2、整改意见 * 发放专家咨询费没有事由和时间、没有金额和专家签名； * 发给本单位管理人员和本课题的参与人员； * 超标准发放专家咨询费。 2、整改意见 * 将会议通知（或通讯通知）的咨询事由、参加人员及签名整理 成册，以备阅查； * 对已发给不符合规定人员的咨询费、以及超标准的，予以剔除。

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（二）结合实际，制定和完善本单位制度、办法 六、几点建议 （一）不断学习、加深理解 * 国家的有关规定：国发11号 * 中科院的规定：先导专项经费管理实施细则 * 总体组的规定 （二）结合实际，制定和完善本单位制度、办法 * 制定、修改和完善本单位财务、科研等管理制度办法； * 建立和完善各种台账、出入库记录； * 结合执行的会计制度，考虑如何满足先导专项单独核算的要求。

（三）加强与课题、科研管理部门的沟通协调 六、几点建议 （三）加强与课题、科研管理部门的沟通协调 * 尽可能参与课题预算的编制； *了解课题的内容、起止时间、参加人员，留有课题预算书， 掌握课题技术路线变化情况； * 加强宣传，使科研人员了解允许开支的内容； * 对需要佐证各项支出与课题相关性的材料作出统一要求； * 定时通报预算执行情况存在问题、提出解决建议。

六、几点建议 （四）作好财务验收的各项准备 1、对各项支出按规定进行梳理 * 不符合开支规定的予以剔除； * 对科目使用不当的进行调账； * 对有关报销单据需要补充有关材料（如加工、测试合同及测试报告；专利申请费应附专利申请的明细名称；会议费应有会议通知、预算、参加人报到签名等；劳务费如是临时聘任人员，应有与本课题签订的合同；燃料动力费的收取依据及标准等），应按照会计凭证编号逐笔的整理汇编。

六、几点建议 2、上报预算调整报告 在对支出账清理并确保合法性、相关性与合理性后，对照预算找 差异，除会议费、国际合作交流费、专家咨询费、劳务费和差旅费5项 不得超过预算规定的数额，其他支出科目可以调整，按照先导专项经 费管理实施细则规定的程序上报。 3、准备财务验收 * 立项批复及合同（包括课题任务合同书、预算书、拨款通知等）； * 调整文件（包括延期申请书及批复、预算调整申请书及批复等）； * 制度文件（本单位制定的有关财务、科研管理等制度办法）；

六、几点建议 * 财务收支情况报告； * 编制预算执行情况对照表，包括原预算、调整后的预算、实际执行情况等； * 会计账薄（按支出科目分别列示）。 * 其他材料 a 设备费清单：预算、调整后预算、实际执行情况。上述均包括设备的名称、规格型号、产地及厂家，数量、单价、总金额； b 材料清单：预算、调整后预算、实际执行情况。 上述均包括材料的名称、规格型号、数量、单价、总金额； c 测试化验加工清单：预算、调整后预算、实际执行情况。上述均包括承担单位、数量（批次等）、单价、总金额。

不当之处请指正 谢 谢！