採購管理 (Procurement) 授課教師：○○○老師

本章學習重點 採購週期 請購規劃 採購規劃 供應商選擇 契約管理 契約結案 專案管理(第4版)

專案管理五大流程群組與專案採購管理知識領域配適表 專案管理流程群組 起始 流程群組 規劃 執行 控制 結束 專案採購 管理 (4子流程) 12.1規劃採購管理 12.2執行採購 12.3控制採購 12.4結束採購 專案管理(第4版)

5.工作績效資料(Work Performance Data) 6.工作績效報告(Work Performance Report) 1規劃採購管理 2執行採購 3控制採購 4結束採購 投入 1.專案管理計畫 2.需求文件 3.風險登錄冊 4.活動資源需求 5.專案時程計畫 6.活動成本估算 7.利害關係人登錄冊 8.企業環境因素 9.組織流程資產 1.採購管理計畫 2.採購文件 3.供應商遴選標準 4.賣方建議書 5.專案文件 6.自製或外購決策 7.採購工作說明書 8.組織流程資產 3.採購契約 4.核准的變更請求 5.工作績效資料(Work Performance Data) 6.工作績效報告(Work Performance Report) 工具與技術 1.自製或外購分析 2.專家判斷 3.市場調查 4.會議 1.投標人會議 2.建議書評價技術 3.獨立估價 4.專家判斷 5.廣告 6.分析技巧 7.採購談判 1.契約變更控制系統 2.採購績效稽核 3.檢驗與稽核 4.績效報告 5.付款系統 6.索賠管理 7.記錄管理系統 1.採購稽核 2.採購協商 3.記錄管理系統 產出 2.採購工作說明書 3.採購文件 4.供應商遴選標準 5.自製或外購決策 6.變更請求 7.專案文件更新 1.選定的賣方 2.授予採購契約 3.資源行事曆 4.變更請求 5.專案管理計畫更新 6.專案文件更新 1.工作績效資訊(Work Performance Data) 2.變更請求 3.專案管理計畫更新 4.專案文件更新 5.組織流程資產更新 1.結束採購 2.組織流程資產更新 專案管理(第4版)

採購 專案的資源有限，為完成專案目標，必須投入相關的原物料或設備，以利專案順利進行。 因此必須先判斷哪些項目可以自已完成，哪些項目必須外購或外包。 扣除自已可以完成的項目後，其餘就是必須使用採購的方式，以獲得所需的商品或服務。 專案管理(第4版)

何謂採購 廣義而言， 「採購」可定義為獲得商品或服務 購買(Purchase)是狹義的採購，僅限於以「購買」(Buying)的方式取得物品，也就是由買方支付對等的代價，向賣方取得物品的過程 廣義的採購(Procurement)則是指係除了以購買的方式取得物品外，還可運用租賃、借貸、交換及徵收等方式，取得物品的使用權或所有權 企業採購通常是指Procurement，就是企業取得各種所需物料所進行的各種活動 專案管理(第4版)

在專案執行過程中，為達專案目標，無法自已完成的部份，必須從外部獲得產品、服務或成果的提供，稱為「採購」 廣義而言，採購可定義為「獲得商品或服務」。 專案管理(第4版)

企業採購的目標 提供企業營運所需的物料 控制採購成本 維持產品品質 維持最有利的存貨水準 創造企業競爭優勢 專案管理(第4版)

採購對企業的重要性 成本降低 週期縮短 原物料運送改善 品質改善 專案管理(第4版)

採購的五大基本原則—5R 適當的供應商(Right Vendor) 適當的品質(Right Quality) 適當的數量(Right Quantity) 適當的時間(Right Time) 適當的價格(Right Price) 專案管理(第4版)

採購的方式 集中採購 代理採購 分散採購 混合採購 專案管理(第4版)

採購的類型 原物料採購 半成品採購 維修與作業所需的採購(MRO) 支援生產所需的採購 服務的採購 資本設備的採購 配送 專案管理(第4版)

採購功能的重點有五項 一切為銷售 維持資金正常調度 有效減低採購成本 保持產品品質 保持市場最新資料 專案管理(第4版)

主要採購策略之觀念架構 專案管理(第4版)

採購功能策略思考架構 專案管理(第4版)

兩種基本的採購策略 公司採購策略：其採購行為與公司策略有關。 專案採購策略：其採購行為與專案運作有關。 專案管理(第4版)

兩種基本的採購環境 宏觀環境：是指大環境，主要包括社會經濟、通貨膨脹、借貸成本、失業率等。 微觀環境：是指企業內部環境，尤其是採購過程中受公司、專案或客戶等方面影響的規程和規範。主要涉及五個採購週期： 需求週期：定義專案的範疇 申請週期：來源分析 詢價週期：投標過程 授予週期：承包商的選擇與契約的授予 契約管理週期：管理承包商直到契約完成 專案管理(第4版)

一般企業的採購程序 專案管理(第4版)

採購的五大週期 1.需求週期 定義專案需求。 展開工作說明、專案說明書、工作分解結構 進行自製或外購分析 設計說明書 執行說明書 功能說明書 採購的五大週期 1.需求週期 定義專案需求。 展開工作說明、專案說明書、工作分解結構 設計說明書 執行說明書 功能說明書 進行自製或外購分析 專案管理(第4版)

採購的五大週期 2.申請週期 評價／確認說明書： 核實來源 檢查來源以往實施情況 建立詢價捆包 投標文件 合格承包商名單 建議性評估標準 採購的五大週期 2.申請週期 評價／確認說明書： 核實來源 檢查來源以往實施情況 建立詢價捆包 投標文件 合格承包商名單 建議性評估標準 競標人協商會 如何對變更需求進行管理 承包商付款計畫 專案管理(第4版)

採購的五大週期 3.詢價週期 做廣告 談判 小規模購買 邀請提供資訊(RFI) 邀請報價(RFQ) 邀請提交建議書(RFP) 採購的五大週期 3.詢價週期 做廣告 談判 邀請提供資訊(RFI) 邀請報價(RFQ) 邀請提交建議書(RFP) 小規模購買 專案管理(第4版)

採購的五大週期 4.授予週期 授予週期的結果是合約的簽訂 最普通的兩種合約形式是： 完成一定任務的合約 規定一定期限的合約 採購的五大週期 4.授予週期 授予週期的結果是合約的簽訂 最普通的兩種合約形式是： 完成一定任務的合約 規定一定期限的合約 專案管理(第4版)

採購的五大週期 5.契約管理週期 「意願書」是買方發給潛在賣方的文件，表示買方對賣方提供的產品或服務有興趣 採購的五大週期 5.契約管理週期 「意願書」是買方發給潛在賣方的文件，表示買方對賣方提供的產品或服務有興趣 「契約管理」是監督合約績效、付款及允許合約糾正的過程。契約管理者負責檢查供應商或承包商對契約條款的執行情況，並確保最終商品或服務的適用性 專案管理(第4版)

契約集中管理與分散管理的優缺點 專案管理(第4版)

規劃採購與取得的工具與技巧 專家判斷 自製或外購分析(make-or-buy analysis) 市場研究 會議 專案管理(第4版)

影響自製或外購的因素 專案管理(第4版)

自製或委外的決策模式 專案管理(第4版)

委外策略來源模式 專案管理(第4版)

合約類型 固定價格合約(fixed price contracts) 成本補償合約(cost-reimbursable contracts) 時間與材料合約(time and materials, T&M) 專案管理(第4版)

委外的程序 專案管理(第4版)

規劃採購管理的產出 採購管理計畫 採購工作說明書 採購文件 資源選擇標準 自製或外購決策 變更請求 專案文件更新 專案管理(第4版)

採購管理計畫 (Procurement Management Plan) 「採購管理計畫」詳細說明採購流程如何加以管理。 主要包括下列資訊： 採用的契約類型(Type of Contract Used) 專案團隊的權限 採購流程如何與其他專案流程整合 如果您的組織使用標準採購文件的話，何處可找到標準採購文件 採購流程如何與其他專案流程協調，例如績效報告與排定時程 採購的前置期與專案時程發展的協調 每個契約所決定的時程日期 採購可能會如何影響限制與假設 有多少供應商或承包商涉及，應如何管理他們 如何管理多位供應商或承包商 若已知的話，預審合格供應商或承包商的確認 專案管理(第4版)

契約工作說明書(CSOW) (Contract Statement of Work) 「契約工作說明書」是由專案範疇說明書及WBS與WBS字典所發展出來的。 「契約工作說明書」是用清楚簡潔的術語，說明採購項目的細節。 專案管理(第4版)

契約工作說明書(CSOW) (Contract Statement of Work) 主要內容包括： 專案的目的。 專案工作及所需之任何專案結束後作業性支援的描述。 所需採購之商品或服務的簡明規格。 專案時程、服務期間與工作地點。 專案管理(第4版)

自製或外購決策 自製或外購決策是一份文件，概述「規劃採購管理」流程期間哪些商品或服務要由組織產生，以及哪些要採購的相關決策。 這份文件內容包括商品或服務、保險單、績效或履約保證等。 專案管理(第4版)

請求變更 請求變更可能因「規劃採購與取得」流程而發生，就像專案中的其他變更，這些變更應該透過「整合變更控制」流程加以管理。 專案管理(第4版)

規劃契約訂定 一旦決定要採購那些商品或服務，並依照您的情況決定最佳契約類型，您將進行到「規劃契約訂定」流程，以準備供應商或承包商所需要的資訊。 「規劃契約訂定」(plan contracting)的目的，是為了準備「請求賣方回應」與「挑選賣方」流程所用的文件。 專案管理(第4版)

規劃契約訂定過程的投入 採購管理計畫」 契約工作說明書 自製或外購決策 專案管理計畫(尤其是風險登錄冊、風險相關契約協議、資源要求、專案時程、活動成本估計以及成本基準等) 專案管理(第4版)

規劃契約訂定的工具與技巧 標準表格 專家判斷 專案管理(第4版)

規劃契約訂定的產出 採購文件：用來徵求供應商對專案的採購需求出價 評估標準：是指組織收到的建議書當中挑選出供應商的方法 建議書徵求說明書(request for proposal, RFP) 資訊徵求說明書(request for information, RFI) 邀標書(invitation for bid, IFB) 報價邀約(request for quotation, RFQ) 評估標準：是指組織收到的建議書當中挑選出供應商的方法 契約工作說明書更新：發展出「採購文件」後，可能發現需要對「契約工作說明書」(SOW)做變更。這類變更通常在「規劃契約訂定」流程結束時才進行。 專案管理(第4版)