新公文系統案管作業暨報表說明 臺北市政府研考會 公文及圖資管理組 #2277、7786、2259.

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新公文系統案管作業暨報表說明 臺北市政府研考會 公文及圖資管理組 #2277、7786、2259

大綱 一、案管作業說明 二、研考報表及公文減量

一、案管作業說明 不同類別公文,管制方式有異 以文管制 以案管制 時效管制方式(92、93點) 以文為管制統計的單元 重點是期限內辦結 文辦畢即結案歸檔 可採分階段方式辦理 以案為管制統計的單元 整體作業性質 案情實質處理為管制重點 處理過程有發文以創號方式 專案案件 限期案件 申請案件 陳情案件 行政救濟案件 一般公文 (最速件、速件、普通件)

一、案管作業說明 時效管制方式:舊做法v.s.新做法 案管(舊) 案管(新) 來文 以原文號附號發文 創號並於系統勾稽 擬稿發文請他機關提供資料 案管(舊) 以原文號附號發文 10770012310 (原文號未結) 他機關來文可簽存查或併未結原文號 10770012300辦理 以原文號 10770012300結案 案管(新) 創號並於系統勾稽 1077001234 他機關回復 1077001234結案 他機關來文可簽存查或併未結原文號 1077001234辦理

一、案管作業說明 案管案件 解除列管 經陳核後解除列管 案管作業中解除 承辦人自行解除列管 發文或存查時解除

解除列管分為自行結案及表單結案,須自行設定 一、案管作業說明 解除列管分為自行結案及表單結案,須自行設定

一、案管作業說明 是案管案件,在收文欄位裡會出現「管」字

一、案管作業說明 點選上方「案管維護」

一、案管作業說明 進入「案管維護」可輸入子案與主案勾稽

解除列管:點選公文管理→案件管理作業→狀態→點選「列管中」 一、案管作業說明 解除列管:點選公文管理→案件管理作業→狀態→點選「列管中」

一、案管作業說明 點選解除列管申請

二、研考報表及公文減量 研考會 公布近3年各機關公文總量及平均發文日數 各機關(學校) 每月回報統計數據 研考會追蹤變化 每季公布排名,適時提報府級 持續檢討減量執行方式

二、研考報表及公文減量 月報表 季報表 *件數為每月創稿與來文相加 總 量 合 計 發 文 案 件 處 理 效 率 本月 與上月比較 件 數 總 量 合 計 發 文 案 件 處 理 效 率 本月 與上月比較 件 數 上月總量 比較 平均 日數 上月平均日數 季報表 總 量 合 計 發 文 案 件 處 理 效 率 本季 去年同季比較 件 數 去年同季總量 比較 平均 日數 去年同季平均日數 *件數為每月創稿與來文相加

二、研考報表及公文減量

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