扶輪社行政管理 Club Administration 會議(四) Session 4: 扶輪社行政管理 Club Administration

簡介 INTRODUCTION

學習的目的 Learning Objectives 瞭解扶輪社運作架構的政策和程序。 瞭解扶輪社行政管理規定。 發展每週例會的新構想。 簡介 Introduction 5分鐘 扶輪社章程與細則 Rotary Club Constitution and Bylaws 15分鐘 扶輪社行政管理Club Administration 20分鐘 會議Meetings 15分鐘複習 Review 5分鐘

參照附錄16 會議(四)摘要： 扶輪社行政管理

扶輪社章程與細則 Rotary Club Constitution and Bylaws

你曾重新檢討 貴社的扶輪社章程？

模範扶輪社章程 Standard Rotary Club Constitution 獲准加盟國際扶輪會員社之扶輪社必須採用模範扶輪社章程 模範扶輪社章程提供扶輪社運作的指導方針 遵循立法會議 Council on Legislation、模範扶輪社章程的更新，包括立法會議的決議 檢查貴社是正在使用最新版本的模範扶輪社章程

你的扶輪社 如何使用它的章程？

模範扶輪社章程 提供扶輪社運作的指導方針 扶輪的定名Name、所在地方Locality以及集會Meetings 社員資格Membership qualifications 理事及職員Directors and officers 入社費及常年社費 Admission fees and dues 細則Bylaws 修改Amendments

你曾重新檢討 貴社的扶輪社細則？

建議扶輪社細則 建議扶輪社細則是沒有包括在扶輪社章程內之扶輪社管理上額外的指導方針，例如： 理事及職員之選舉 職員之任務 表決方法 委員會之任務 請假 財務 選舉社員之方法 例會程序 修改

你將如何運用 你的扶輪社細則 來為職務做準備？

扶輪社細則的修改 每一個扶輪社應修改建議扶輪社細則以反映它目前的工作，例如委員會架構。 如果有改變必要時，可在社員1/3出席的任何一個例會來修改細則。 由出席社員2/3同意票來通過建議修正案。 修改案應至少於如此的例會10天前將通知寄達全體社員。 有關修改的詳細資訊參考 建議扶輪社細則-第五章第三條以及第16章

扶輪社行政管理 Club Administration

社長與扶輪社行政管理 通曉做為一個扶輪社運作架構的行政管理政策與程序 。 完成對地區與國際扶輪之行政管理的規定。 監督扶輪社財政的責任管理。 召開下屆職員訓練。 發展每週的扶輪社員感興趣的扶輪節目。

所有扶輪社對 RI、扶輪基金會與地區 有什麼報告的規定？

扶輪社報告規定 Club Reporting Requirements 向國際扶輪提出： 半年報告繳付國際扶輪社員每名分擔金 社員或職員或例會資訊的變更 提供公式名錄所需的資料 向扶輪基金會提出： 使用扶輪基金會扶輪社基金發展目標報告表 向地區提出： (最後一次例會結束15日內) 每月出席率報告

扶輪社不能符合 這些報告規定 可能會發生什麼?

扶輪社不符合報告規定 未繳納國際扶輪會費會造成你的扶輪社許可証書的〝終止Termination〞。 不正確或過時的扶輪社職員連絡資料，會影響所有寄送給扶輪社的郵件，包含〝半年報semiannual reports〞。 未將扶輪社職員列入公式名錄，會限制到與該扶輪社的聯繫。 不適當基金的〝管理工作Stewardship〞將受到保管委員會立即地調查，並會造成你的扶輪社與地區無法收到由扶輪基金會而來的資金。

你會與誰一起完成 扶輪社行政管理活動？

行政管理委員會 Club Administration Committee 這個委員會負責所有的扶輪社行政管理活動 扶輪社秘書與扶輪社財務應是這個委員會的委員 扶輪社秘書應協助執行完成報告規定

你如何與 你的行政管理委員會 一起工作？

你如何確保 貴社的財務 是負責地管理著？

財務責任 Financial Responsibilities 與扶輪社財務密切合作 確認扶輪社會費繳至國際扶輪 編制預算並使用它 讓社員支出合理化 執行年度財務稽查 準備向社員提出的財務報告

你能如何於 國際扶輪網站來使用 〝社員入口〞？

〝社員入口〞 Member Access 社長與秘書能執行以下的扶輪社行政管理的功能： 查看並更改扶輪社社員資料 club membership data 付社員每名分擔金per capita dues以及其他費用 更新扶輪社資料Update club data 查看扶輪社捐獻至扶輪基金會的報告 搜尋全世界扶輪社與地區的資料

貴社有一種保險策略？

保險策略Insurance Policy 每一個扶輪社要依照它的地理區域適當地對其活動與工作都應有責任保險。 推薦你與當地的保險代理商或經紀人聯繫以協助適於貴社的保險。 在美國與其疆域和屬地內的扶輪社要依據國際扶輪所安排的計劃來提供保險責任，參與的扶輪社並藉由七月的半年報會費報告來繳付。

你在保護扶輪標誌上 扮演什麼角色？

扶輪標誌Rotary Marks 〝扶輪標誌〞包括－徽章emblem；名稱為〝扶輪Rotary〞、〝國際扶輪Rotary International〞以及〝扶輪基金會The Rotary Foundation〞和其他與它們相關的徽章、標語與商標。 你應確保扶輪標誌正確地使用。 扶輪標誌不得以任何方式變更、修改或遮蔽 在使用扶輪名稱及徽章的時候，一定要同時將貴社的名稱一併列出。

會議 Meetings

擔任扶輪社長時 你應參加什麼會議？

哪些個會議 對貴社來說是重要的？ 為什麼？

會議 Meetings 需規劃並管理的會議為： 每週例會 Weekly club meetings 社務行政會議 Club assemblies 理事會 Board meetings 助理總監訪問 Assistant governor visits 地區總監公式訪問 District governor’s official visit

你將於貴社 宣導哪些會議？ 為什麼？

會議 Meetings 需宣導推廣的會議為： 扶輪國際年會 RI Convention 地區層級會議 District-level meetings 地區講習會District assembly 地區年會District conference 地區扶輪基金研習會 District Rotary Foundation seminar 地區社委研習會 District membership seminar 地區領導研習會 District leadership seminar

規劃每週例會時 你將考量些什麼？

你如何讓 每週例會節目 產生最大功效?

有效能的例會節目 Effective Meeting Programs 事先決定節目內容 輪流承擔規劃的責任 節目要與現有的扶輪社計畫及活動相關 使用扶輪行事曆作為一種指南 包含更新社員關於資訊的節目 例會準時開始與結束 要有一種替代方案

貴社運用哪些創意的策略 來研發出有趣的、有意義 且具資訊性的扶輪社節目?

社務行政會議 為何重要?

社務行政會議 Club Assemblies 社務行政會議是一個和所有扶輪社員、職員、理事和委員會主委一起就本社的活動或社員教育進行討論的會議 建議每年應舉辦四至六次的社務行政會議 鼓勵新社員參與

你的社務行政會議 你將討論些什麼？

社務行政會議討論事項 服務計畫與委員會以及扶輪社活動的一種開放討論的機會 年度與長期目標的設定 社員成長與防止社員流失 出席地區與國際扶輪會議 扶輪計畫

公式訪問是什麼?

公式訪問 The Official Visit 公式訪問是指地區總監對地區內每一個扶輪社的親自訪問。 公式訪問可以個別或數個扶輪社來進行。 公式訪問的目的： 將注意力放在重要扶輪議題上 針對弱的或掙扎中的扶輪社提供必要的關注 激勵扶輪社員參與服務活動 表彰扶輪社員的傑出貢獻

你如何準備公式訪問？

公式訪問的準備 在每週例會上宣佈外並在社刊上刊載即將來臨的訪問。 在檢查〝有效能扶輪社規劃指南〞，以備於公式訪問中討論它。 列出能在訪問中提出的一份疑問、問題與關心事項的表單。 安排由總監或助理總監頒獎或表彰(例如：保羅．哈里斯之友PHF表彰)

複習 Review

由此會議你將會採取什麼樣的行動步驟？ 參照附錄16 會議(四)摘要： 扶輪社行政管理

扶輪社行政管理 Club Administration 謝 謝 THANK YOU 會議(四) Session 4: 扶輪社行政管理 Club Administration