107學年度 新進教師研習會 請購作業介紹 校長室管理一組 林咏嬿 分機 409-5013 中華民國107年8月30日

大綱Contents 01 02 03 04 05 請購流程說明 權限申請 請購單開立 請購單呈簽 請購單送出後相關作業 2 請購案辦理方式及說明 02 權限申請 請購相關MIS權限介紹及申請方式說明 大綱Contents 03 請購單開立 MIS請購系統操作方式說明 04 請購單呈簽 請購單紙本呈簽流程說明 05 請購單送出後相關作業 退件、撤案與重開、OA表單 2

01 請購流程說明 1-1校內請購流程 1-2採購部作業流程 1-3收料與檢驗 3

1請購流程說明 2 3 1 紙本請購作業僅在校內，其餘皆為系統作業，請每日確認NOTES信件，並確實辦理系統收料及檢驗。 校內紙本請購 以MIS系統開立請購單，校長室專人覆核後送採購部。 採購部詢議價 收料及驗收 採購部將案件公告於台塑網，與廠商議價後決購。 廠商依履約期限交貨，請購單位辦理收料及檢驗。 紙本請購作業僅在校內，其餘皆為系統作業，請每日確認NOTES信件，並確實辦理系統收料及檢驗。 4

1請購流程說明 1-1校內請購流程 A.計畫類、簽准之專案、部門預算、實驗（習）耗材 採購部 紙本 請購單 核決 主管 審查 校長室 計畫主持人 系主任 院長 審查結束 送 校長室 固定資產部門 設備 總務處 工務課 資訊中心 貴儀中心 教務處 維修小組 BMRP、相對補助款 研發處 QCRPD 耗材 技合處 5

1請購流程說明 需要性審查 B.全校整體校務發展設備（含教育部獎補助計畫設備） 採購部 紙本 核決 請購單 校長室 主管 系主任 填寫 需要性說明 系主任 院長 教務處 固定資產部門 總務處 工務課 資訊中心 貴儀中心 維修小組 校長室 各機能組 6

1請購流程說明 1-2採購部作業流程 （1）台塑網詢價 合格廠商 議價 公開詢價 決購 （1）台塑網詢價 採購部接件後，案件會放在台塑網電子交易市集詢價，可進採購公報 查詢，搜尋請購案，案號前請加「D-」。 7

1請購流程說明 1-2採購部作業流程 （2）廠商規格確認 廠商投標後，採購部 會發出「採購會簽附 圖案件洽辦單」供請 購單位確認規格。 廠商投標後，採購部 會發出「採購會簽附 圖案件洽辦單」供請 購單位確認規格。 請依「請購規範廠商 回覆表」審核廠商規 格。 8

1請購流程說明 1-2採購部作業流程 （2）廠商規格確認 如判廠商不合格，請於說明欄詳述原因。 9 寬度未達標準 實驗用重要材料須保證品質 前購D-J00000品質不良 廠商所報型號未能符合效能 如判廠商不合格，請於說明欄詳述原因。 9

1請購流程說明 1-2採購部作業流程 （3）政府補助款案件底價審核 如請購案屬政府補助款案件（附屬代號3或3A），且預算金額達10 萬以上將出表。 操作說明可至校長室網頁查看 （校長室/各類專區/請購作業/【更新】請購案底價設定說明） 10

1請購流程說明 （4）採購經辦向合格廠商議價，擇廉訂購 點二下開啟明細 「交辦」之下一位核簽人員，即為「審核經經辦」。 11 本單由請購單位建議底價，「總管理處資材審核組」 評估「審核後底價」。 送出傳簽後，可保留本信，以確認最終底價。 1.預算金額：請購單上預算 2.建議底價：請購單位輸入之底價。 3.審核後底價：資審組審核之底價。 （4）採購經辦向合格廠商議價，擇廉訂購 11

1請購流程說明 1-3收料與檢驗 操作手冊下載 長庚大學總務處網頁 下載專區\保管組（資材） 請依操作手冊說明操作，如有收料與檢 驗方面問題，可洽保管組（資材）。 12

02 權限申請 2-1申請方式 2-2權限代號設定 2-3傳送申請單 13

2權限申請 2-1申請方式 （1）登入MIS （2）作業權限申請 1 2 1.依欲申請之權限輸入作業帳號 2.按下「確定」進入作業畫面 14

2權限申請 2-2權限代號設定 制度名稱 作業 帳號 作業公司 作業廠區 作業廠處 此四項為與請購相關之權限，建議同時申請，以免延誤後續時效。 制度名稱 作業 帳號 作業公司 事業部 作業廠區 作業廠處 非常備材料請購電腦作業 udnhnr1 無需設定 採購管理電腦作業 udnh011 部門代號第一碼 材料倉儲管理作業 udnhmt1 固定D 固定4 部門代號第二碼 存量管制作業 udnhbs1 請依申請人之部門，設定代號。 例：部門1800欲申請材料倉儲管理作業 作業公司固定設為D，作業事業部設定為1，作業廠區固定設為4，作業廠處設定為8 *設定錯誤或未設定之申請單將被退回，須重新申請。 15

2權限申請 2-3傳送申請單 5 1 2 4 3 部門代號第一碼 部門代號第二碼 請申請現場經辦類權限 16 1.按下申請權限 只能從第一行開始輸入， 不需對齊角色名稱的位置。 請申請現場經辦類權限 1.按下申請權限 2.輸入申請原因 3.在「修訂後權限」輸入Y 4.依部門輸入申請代號 5.按下「存檔」以送出OA申請單 *申請單由上一級主管核准後，送專人審核。 16

03 請購單開立 3-1請購操作手冊下載 3-2紙本請購單 3-3開單注意事項 17

3請購單開立 3-1請購作業操作手冊下載-長庚大學人事室網頁 長庚大學首頁 1 2 3 行政服務/室 人事室 18

3請購單開立 3-1請購作業操作手冊下載-長庚大學人事室網頁 1.重要連結/教育訓練資訊網 2.請購相關作業 19

3請購單開立 3-1請購作業操作手冊下載-長庚大學人事室網頁 與請購相關之系統操作及 注意事項，皆可在此下載。 與請購相關之系統操作及 注意事項，皆可在此下載。 人事室年度舉辦之「請購、 檢驗及資材作業規範研習 會」，將更詳細說明系統 操作方式（請密切注意人 事室公告）。 20

3請購單開立 3-2紙本請購單 例：以CMRP計畫請購耗材 計畫經費請購，請蓋計畫章。 簽名+日期 1.計畫類請購單，主持人簽於系科主任欄位（如主持人介意，可修改欄位名稱） 2.主持人即為經辦時，簽經辦欄位即可。 主持人 王大明 8/31 陳小華8/31 21

3請購單開立 3-3開單注意事項 請購單開立後即不可修改，如需更正，請撤案重開。 計畫經費請購設備時，請附上「核定清單」，如請購未核定之設備，請先完成變更後，附上變更單再行請購。 經費來源為政府補助款，如：教育部、科技部、衛服部、中科院…等，附屬代號欄位請輸入 3 或 3A 。 如核定經費不足，欲以其它經費（如：BMRP、QCRPD）補充時，請於用途說明註明「核定經費XXXXX元，不足額XXXX元由 支應 」。（請購單上預算金額=核定經費+不足額） 請購案影響變數多，請估計為二個月完成，依用料需求儘早請購。 22

04 請購單呈簽 23

附屬代號(指須設定者) (餘如附表隨個別需要加設) 呈會簽流程 (依不同固定資產管理部門分列卷宗及附"文件遞送順序"單呈會簽) 4請購單呈簽 開立請購單設定方式及呈會簽流程一覽表 項 次 請購類別 用 途 附屬代號(指須設定者) (餘如附表隨個別需要加設) 庫 別 呈會簽流程 (依不同固定資產管理部門分列卷宗及附"文件遞送順序"單呈會簽) 1 校外研究計劃案計劃案開頭為E,F,H,I,N,P,S,G… WA 3（金額100萬元以下） 3A（金額100萬元以上） B4EX 設備類：經辦→計劃主持人→資產管理部門→校長室採購管制專人 耗材類：經辦→計劃主持人→校長室採購管制專人 2 校外研究計劃案計劃案開頭為E,F,H,I,N,P,S… 有校內補助款或學校配合款之計劃案 WY 3 院內研究計劃 計劃案開頭為C 如CMRPD1025E,F WB 無 B4EF 24

附屬代號(指須設定者) (餘如附表隨個別需要加設) 呈會簽流程 (依不同固定資產管理部門分列卷宗及附"文件遞送順序"單呈會簽) 項 次 請購類別 用 途 附屬代號(指須設定者) (餘如附表隨個別需要加設) 庫 別 呈會簽流程 (依不同固定資產管理部門分列卷宗及附"文件遞送順序"單呈會簽) 4 長庚醫院補助科技部等研究計劃之50%研究獎助金 相對補助費(費用別為T) 已轉專用帳號者如BMRP325A WK 無 B4EF 設備類：經辦→計劃主持人→研發處貴儀中心→資產管理部門→校長室採購管制專人 耗材類：經辦→計劃主持人→研發處貴儀中心→校長室採購管制專人 計劃案開頭為U 如UERPD1025E,F WU 設備類：經辦→計劃主持人→資產管理部門→校長室採購管制專人 耗材類：經辦→計劃主持人→校長室採購管制專人 5 在職專班及推廣教育基金，計劃案開頭為Q WQ 設備類：經辦→系主任→院處長→資產管理部門→校長室各機能組→校長室採購管制專人 耗材類：經辦→系主任→院處長→校長室各機能組→校長室採購管制專人 個人產學合作專戶 QCRPD000A 設備類：經辦→計劃主持人→技合處→資產管理部門→校長室採購管制專人 耗材類：經辦→計劃主持人→技合處→校長室採購管制專人 25

呈會簽流程 (依不同固定資產管理部門分列卷宗及附"文件遞送順序"單呈會簽) 項 次 請購類別 用途 附屬代號(指須設定者) (餘如附表隨個別需要加設) 庫 別 呈會簽流程 (依不同固定資產管理部門分列卷宗及附"文件遞送順序"單呈會簽) 6 年度增購設備案 I0～I8 3（金額100萬元以下） 3A（金額100萬元以上） B4EX 設備類：經辦→系主任→資產管理部門→校長室各機能組 →校長室採購管制專人 IA 3 （設備類：單項單價小於8萬元大於1萬元者） 50~52 EQ~EW 無 B4EF 耗材類：經辦→系主任→校長室各機能組→校長室採購管制專人 7 一般以簽呈核准之專案 (如空間改善增設設備、臨時急需未列於年度預算內項目) 52～V9 設備類：經辦→系主任→資產管理部門→校長室各機能組(→校長室採購管制專人 8 一般耗材、事務用品及年度預算非列教育部獎補助款預算項目 (如碳粉、墨水匣、白板及公佈欄等；空氣濾網、純水耗材、印刷表單及海報；儀器零件故障請購；報廢減損補購) ED～EP 設備類：經辦→系主任→院處長→資產管理部門→校長室各機能組→校長室採購管制專人 耗材類：經辦→系主任→院處長→校長室各機能組→校長室採購管制專人 9 實驗(習)耗材（依課程擬定表請購） TK 耗材類：經辦→授課老師→系主任→校長室採購管制專人 26

請購單送出後 相關作業 05 5-1請購單重開送覆核 5-2 OA作業系統(NOTES) 通知表單 5-3開單後注意事項 27

5請購單送出後相關作業 5-1請購單重開送覆核 （1）未覆核案件重開 （2）已覆核案件重開 請購單由校長室專人審核後，如需修正，將退回原單位，請經辦收到後， 依「請購單開單事務洽辦單」處理。如為需撤案重開項目，請務必至 「非常備材料請購作業」刪除舊案再重開，以免遭催辦。重開後新單併 已簽准之舊單，經辦簽名後，送校長室覆核。 （2）已覆核案件重開 已覆核之X庫請購單由校長室保管，F庫請購單覆核後將退回自行保存 （退回為人工作業，時間不定，如有急需，請親臨自取）。 X庫重開單，經辦簽名後，將舊案案號寫於新單上，送校長室覆核。 F庫重開單，經辦簽名後，請找出已退回自行保存之舊單，一併送校長 室覆核。 28

5請購單送出後相關作業 5-2 OA作業系統(NOTES) 通知表單 非常備材料請購未覆核(接件)通知單 請購單開立5天後，如未覆核即會出表，請確認請購案件狀況後回覆。 請購案件（非正式料號）異常及改善說明 料號編審人員撤案，請依經辦人員意見修正重開。 請購資料不全通知單 採購經辦撤案，請依經辦人員意見修正重開。 底價審核 政府補助款案件，預算10萬以上出表（最終底價由「台塑總管理處資材審核組」審核。） 採購會簽附圖案件洽辦單 由採購經辦發出，以確認報價廠商規格是否符合請購單位需求。 ※ 請購人員及主管需每日開啟NOTES處理簽核相關通知單，如有疑問請洽該OA單之經辦。 29

請購單送出後相關作業 記下請購案號再呈送，便於日後核對。 寄出請購單後，追蹤採購部是否接件。（可 至開單畫面查詢） 5-3 開單後注意事項 記下請購案號再呈送，便於日後核對。 寄出請購單後，追蹤採購部是否接件。（可 至開單畫面查詢） 採購部接件後，確認詢價廠商（如有）是否 投標。 留意Notes信箱之採購洽辦單。 30

感謝聆聽 ~敬請指教~ 31