107學年度 新進教師研習會 請購作業介紹 校長室管理一組 林咏嬿 分機 409-5013 中華民國107年8月30日.

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107學年度 新進教師研習會 請購作業介紹 校長室管理一組 林咏嬿 分機 409-5013 中華民國107年8月30日

大綱Contents 01 02 03 04 05 請購流程說明 權限申請 請購單開立 請購單呈簽 請購單送出後相關作業 2 請購案辦理方式及說明 02 權限申請 請購相關MIS權限介紹及申請方式說明 大綱Contents 03 請購單開立 MIS請購系統操作方式說明 04 請購單呈簽 請購單紙本呈簽流程說明 05 請購單送出後相關作業 退件、撤案與重開、OA表單 2

01 請購流程說明 1-1校內請購流程 1-2採購部作業流程 1-3收料與檢驗 3

1請購流程說明 2 3 1 紙本請購作業僅在校內,其餘皆為系統作業,請每日確認NOTES信件,並確實辦理系統收料及檢驗。 校內紙本請購 以MIS系統開立請購單,校長室專人覆核後送採購部。 採購部詢議價 收料及驗收 採購部將案件公告於台塑網,與廠商議價後決購。 廠商依履約期限交貨,請購單位辦理收料及檢驗。 紙本請購作業僅在校內,其餘皆為系統作業,請每日確認NOTES信件,並確實辦理系統收料及檢驗。 4

1請購流程說明 1-1校內請購流程 A.計畫類、簽准之專案、部門預算、實驗(習)耗材 採購部 紙本 請購單 核決 主管 審查 校長室 計畫主持人 系主任 院長 審查結束 送 校長室 固定資產部門 設備 總務處 工務課 資訊中心 貴儀中心 教務處 維修小組 BMRP、相對補助款 研發處 QCRPD 耗材 技合處 5

1請購流程說明 需要性審查 B.全校整體校務發展設備(含教育部獎補助計畫設備) 採購部 紙本 核決 請購單 校長室 主管 系主任 填寫 需要性說明 系主任 院長 教務處 固定資產部門 總務處 工務課 資訊中心 貴儀中心 維修小組 校長室 各機能組 6

1請購流程說明 1-2採購部作業流程 (1)台塑網詢價 合格廠商 議價 公開詢價 決購 (1)台塑網詢價 採購部接件後,案件會放在台塑網電子交易市集詢價,可進採購公報 查詢,搜尋請購案,案號前請加「D-」。 7

1請購流程說明 1-2採購部作業流程 (2)廠商規格確認 廠商投標後,採購部 會發出「採購會簽附 圖案件洽辦單」供請 購單位確認規格。 廠商投標後,採購部 會發出「採購會簽附 圖案件洽辦單」供請 購單位確認規格。 請依「請購規範廠商 回覆表」審核廠商規 格。 8

1請購流程說明 1-2採購部作業流程 (2)廠商規格確認 如判廠商不合格,請於說明欄詳述原因。 9 寬度未達標準 實驗用重要材料須保證品質 前購D-J00000品質不良 廠商所報型號未能符合效能 如判廠商不合格,請於說明欄詳述原因。 9

1請購流程說明 1-2採購部作業流程 (3)政府補助款案件底價審核 如請購案屬政府補助款案件(附屬代號3或3A),且預算金額達10 萬以上將出表。 操作說明可至校長室網頁查看 (校長室/各類專區/請購作業/【更新】請購案底價設定說明) 10

1請購流程說明 (4)採購經辦向合格廠商議價,擇廉訂購 點二下開啟明細 「交辦」之下一位核簽人員,即為「審核經經辦」。 11 本單由請購單位建議底價,「總管理處資材審核組」 評估「審核後底價」。 送出傳簽後,可保留本信,以確認最終底價。 1.預算金額:請購單上預算 2.建議底價:請購單位輸入之底價。 3.審核後底價:資審組審核之底價。 (4)採購經辦向合格廠商議價,擇廉訂購 11

1請購流程說明 1-3收料與檢驗 操作手冊下載 長庚大學總務處網頁 下載專區\保管組(資材) 請依操作手冊說明操作,如有收料與檢 驗方面問題,可洽保管組(資材)。 12

02 權限申請 2-1申請方式 2-2權限代號設定 2-3傳送申請單 13

2權限申請 2-1申請方式 (1)登入MIS (2)作業權限申請 1 2 1.依欲申請之權限輸入作業帳號 2.按下「確定」進入作業畫面 14

2權限申請 2-2權限代號設定 制度名稱 作業 帳號 作業公司 作業廠區 作業廠處 此四項為與請購相關之權限,建議同時申請,以免延誤後續時效。 制度名稱 作業 帳號 作業公司 事業部 作業廠區 作業廠處 非常備材料請購電腦作業 udnhnr1 無需設定 採購管理電腦作業 udnh011 部門代號第一碼 材料倉儲管理作業 udnhmt1 固定D 固定4 部門代號第二碼 存量管制作業 udnhbs1 請依申請人之部門,設定代號。 例:部門1800欲申請材料倉儲管理作業 作業公司固定設為D,作業事業部設定為1,作業廠區固定設為4,作業廠處設定為8 *設定錯誤或未設定之申請單將被退回,須重新申請。 15

2權限申請 2-3傳送申請單 5 1 2 4 3 部門代號第一碼 部門代號第二碼 請申請現場經辦類權限 16 1.按下申請權限 只能從第一行開始輸入, 不需對齊角色名稱的位置。 請申請現場經辦類權限 1.按下申請權限 2.輸入申請原因 3.在「修訂後權限」輸入Y 4.依部門輸入申請代號 5.按下「存檔」以送出OA申請單 *申請單由上一級主管核准後,送專人審核。 16

03 請購單開立 3-1請購操作手冊下載 3-2紙本請購單 3-3開單注意事項 17

3請購單開立 3-1請購作業操作手冊下載-長庚大學人事室網頁 長庚大學首頁 1 2 3 行政服務/室 人事室 18

3請購單開立 3-1請購作業操作手冊下載-長庚大學人事室網頁 1.重要連結/教育訓練資訊網 2.請購相關作業 19

3請購單開立 3-1請購作業操作手冊下載-長庚大學人事室網頁 與請購相關之系統操作及 注意事項,皆可在此下載。 與請購相關之系統操作及 注意事項,皆可在此下載。 人事室年度舉辦之「請購、 檢驗及資材作業規範研習 會」,將更詳細說明系統 操作方式(請密切注意人 事室公告)。 20

3請購單開立 3-2紙本請購單 例:以CMRP計畫請購耗材 計畫經費請購,請蓋計畫章。 簽名+日期 1.計畫類請購單,主持人簽於系科主任欄位(如主持人介意,可修改欄位名稱) 2.主持人即為經辦時,簽經辦欄位即可。 主持人 王大明 8/31 陳小華8/31 21

3請購單開立 3-3開單注意事項 請購單開立後即不可修改,如需更正,請撤案重開。 計畫經費請購設備時,請附上「核定清單」,如請購未核定之設備,請先完成變更後,附上變更單再行請購。 經費來源為政府補助款,如:教育部、科技部、衛服部、中科院…等,附屬代號欄位請輸入 3 或 3A 。 如核定經費不足,欲以其它經費(如:BMRP、QCRPD)補充時,請於用途說明註明「核定經費XXXXX元,不足額XXXX元由 支應 」。(請購單上預算金額=核定經費+不足額) 請購案影響變數多,請估計為二個月完成,依用料需求儘早請購。 22

04 請購單呈簽 23

附屬代號(指須設定者) (餘如附表隨個別需要加設) 呈會簽流程 (依不同固定資產管理部門分列卷宗及附"文件遞送順序"單呈會簽) 4請購單呈簽 開立請購單設定方式及呈會簽流程一覽表 項 次 請購類別 用 途 附屬代號(指須設定者) (餘如附表隨個別需要加設) 庫 別 呈會簽流程 (依不同固定資產管理部門分列卷宗及附"文件遞送順序"單呈會簽) 1 校外研究計劃案計劃案開頭為E,F,H,I,N,P,S,G… WA 3(金額100萬元以下) 3A(金額100萬元以上) B4EX 設備類:經辦→計劃主持人→資產管理部門→校長室採購管制專人 耗材類:經辦→計劃主持人→校長室採購管制專人 2 校外研究計劃案計劃案開頭為E,F,H,I,N,P,S… 有校內補助款或學校配合款之計劃案 WY 3 院內研究計劃 計劃案開頭為C 如CMRPD1025E,F WB 無 B4EF 24

附屬代號(指須設定者) (餘如附表隨個別需要加設) 呈會簽流程 (依不同固定資產管理部門分列卷宗及附"文件遞送順序"單呈會簽) 項 次 請購類別 用 途 附屬代號(指須設定者) (餘如附表隨個別需要加設) 庫 別 呈會簽流程 (依不同固定資產管理部門分列卷宗及附"文件遞送順序"單呈會簽) 4 長庚醫院補助科技部等研究計劃之50%研究獎助金 相對補助費(費用別為T) 已轉專用帳號者如BMRP325A WK 無 B4EF 設備類:經辦→計劃主持人→研發處貴儀中心→資產管理部門→校長室採購管制專人 耗材類:經辦→計劃主持人→研發處貴儀中心→校長室採購管制專人 計劃案開頭為U 如UERPD1025E,F WU 設備類:經辦→計劃主持人→資產管理部門→校長室採購管制專人 耗材類:經辦→計劃主持人→校長室採購管制專人 5 在職專班及推廣教育基金,計劃案開頭為Q WQ 設備類:經辦→系主任→院處長→資產管理部門→校長室各機能組→校長室採購管制專人 耗材類:經辦→系主任→院處長→校長室各機能組→校長室採購管制專人 個人產學合作專戶 QCRPD000A 設備類:經辦→計劃主持人→技合處→資產管理部門→校長室採購管制專人 耗材類:經辦→計劃主持人→技合處→校長室採購管制專人 25

呈會簽流程 (依不同固定資產管理部門分列卷宗及附"文件遞送順序"單呈會簽) 項 次 請購類別 用途 附屬代號(指須設定者) (餘如附表隨個別需要加設) 庫 別 呈會簽流程 (依不同固定資產管理部門分列卷宗及附"文件遞送順序"單呈會簽) 6 年度增購設備案 I0~I8 3(金額100萬元以下) 3A(金額100萬元以上) B4EX 設備類:經辦→系主任→資產管理部門→校長室各機能組 →校長室採購管制專人 IA 3 (設備類:單項單價小於8萬元大於1萬元者) 50~52 EQ~EW 無 B4EF 耗材類:經辦→系主任→校長室各機能組→校長室採購管制專人 7 一般以簽呈核准之專案 (如空間改善增設設備、臨時急需未列於年度預算內項目) 52~V9 設備類:經辦→系主任→資產管理部門→校長室各機能組(→校長室採購管制專人 8 一般耗材、事務用品及年度預算非列教育部獎補助款預算項目 (如碳粉、墨水匣、白板及公佈欄等;空氣濾網、純水耗材、印刷表單及海報;儀器零件故障請購;報廢減損補購) ED~EP 設備類:經辦→系主任→院處長→資產管理部門→校長室各機能組→校長室採購管制專人 耗材類:經辦→系主任→院處長→校長室各機能組→校長室採購管制專人 9 實驗(習)耗材(依課程擬定表請購) TK 耗材類:經辦→授課老師→系主任→校長室採購管制專人 26

請購單送出後 相關作業 05 5-1請購單重開送覆核 5-2 OA作業系統(NOTES) 通知表單 5-3開單後注意事項 27

5請購單送出後相關作業 5-1請購單重開送覆核 (1)未覆核案件重開 (2)已覆核案件重開 請購單由校長室專人審核後,如需修正,將退回原單位,請經辦收到後, 依「請購單開單事務洽辦單」處理。如為需撤案重開項目,請務必至 「非常備材料請購作業」刪除舊案再重開,以免遭催辦。重開後新單併 已簽准之舊單,經辦簽名後,送校長室覆核。 (2)已覆核案件重開 已覆核之X庫請購單由校長室保管,F庫請購單覆核後將退回自行保存 (退回為人工作業,時間不定,如有急需,請親臨自取)。 X庫重開單,經辦簽名後,將舊案案號寫於新單上,送校長室覆核。 F庫重開單,經辦簽名後,請找出已退回自行保存之舊單,一併送校長 室覆核。 28

5請購單送出後相關作業 5-2 OA作業系統(NOTES) 通知表單 非常備材料請購未覆核(接件)通知單 請購單開立5天後,如未覆核即會出表,請確認請購案件狀況後回覆。 請購案件(非正式料號)異常及改善說明 料號編審人員撤案,請依經辦人員意見修正重開。 請購資料不全通知單 採購經辦撤案,請依經辦人員意見修正重開。 底價審核 政府補助款案件,預算10萬以上出表(最終底價由「台塑總管理處資材審核組」審核。) 採購會簽附圖案件洽辦單 由採購經辦發出,以確認報價廠商規格是否符合請購單位需求。 ※ 請購人員及主管需每日開啟NOTES處理簽核相關通知單,如有疑問請洽該OA單之經辦。 29

請購單送出後相關作業 記下請購案號再呈送,便於日後核對。 寄出請購單後,追蹤採購部是否接件。(可 至開單畫面查詢) 5-3 開單後注意事項 記下請購案號再呈送,便於日後核對。 寄出請購單後,追蹤採購部是否接件。(可 至開單畫面查詢) 採購部接件後,確認詢價廠商(如有)是否 投標。 留意Notes信箱之採購洽辦單。 30

感謝聆聽 ~敬請指教~ 31