嘉藥學校財團法人嘉南藥理大學 公文管理系統 教育訓練 檔案作業
課程大綱 檔管作業流程 誤送檔案室公文該如何退件？ 如何點收編目？ 如何新增或修改立案？ 機密等級變更 如何設定代理人？
檔管作業流程
點收編目 檢調 檔案清查 檔案室 銷毀 移轉
誤送檔案室公文 該如何退回?
退件 ◎公文未點收 操作步驟： 檔管作業→【檔案點收(含退件)】。 選取欲退件之公文→點選【退件】。 選擇退件原因，以及受退單位後，點選【存檔】，該份公文會送往欲退件的單位待簽收區。
退件 ◎公文已點收 點選【前往已點收查詢】→查詢欲退件之公文 選取待退件公文→點選【退件】。 操作步驟： 檔管作業→【檔案點收(含退件)】。 點選【前往已點收查詢】→查詢欲退件之公文 選取待退件公文→點選【退件】。 選擇退件原因存檔後，公文隨即送往承辦人待簽收區。
如何點收編目?
點收編目 操作步驟： 檔管作業→「案件點收(含退件)」→點收公文。 「案件編目著錄」→【編目】→點選【存檔】完成編目動作。 實機操作 點選【發文登記】則壓結案日期
如何新增或修改立案?
立案維護 ◎新增立案 操作步驟： 檔管作業→「立案維護」 →點選【新增】 。 輸入資料後再點【存檔】完成新增動作。 若要繼續新增下一筆，在上一筆存檔後直接點選【新增】功能，即可繼續立案。 實機操作 ※發文後五分鐘會進行發文排程，故需等待完成發文排程後才可送歸檔，否則會造成發文失敗。 說明【取消登記】功能-清結案日期並送回「總收文待發文區」
立案維護 ◎修改立案 操作流程： 檔管作業→「立案維護」 →輸入查詢條件後→按下【查詢】按鈕。 選取欲修改的案名→點選【修改】即可修改立案。
機密等級變更 13
機密等級變更 機密檔案保密期限屆滿者，由檔管單位送承辦單位依規定逕行解密註銷。 輸入「屆保密期限日期」、「屆保存年限日期」等條件查詢保密期限屆滿需解密之公文。 列印待解密清單會承辦單位確認是否變更註銷 需變更註銷者，由檔管於「機密等級變更」查詢密件公文，點選【變更/註銷】。 輸入變更/註銷原因、真實主旨案由等資料，完成解密。 ※已完成解密之公文回復為普通件，依普件管理保存 14
輸入變更/註銷原因等資料，完成解密。
如何設定代理人?
代理人設定 操作步驟： 1.承辦作業→「代理人設定」 2.點選【新增】→選擇代理人→輸入代理期間→選擇授權角色→設定完畢後按下【存檔】完成設定。 代理項目： 請假代理：當請假時提供設定請假代理人 常態代理：一般常態性代理工作 授權代理：授權表單批核
代理人設定 代理人於代理生效時間內進入系統，於左邊功能樹部份，會顯示﹝代﹞字的被代理人功能樹。