高雄市政府第二代公文 整合系統操作手冊 紙本創稿發文 http://odt.kcg.gov.tw:8080/tbpg_edu 第二代公文學校測試網址 http://odc.kcg.gov.tw/kw 筆硯公文製作網址 http://odm.kcg.gov.tw/tbpg_edu 第二代公文學校正式網址

系統登入的方式分為【帳號登入】及【自然憑證登入】

進入系統 1.確認所屬單位科室及名字 2.點選[首頁][個人憑證註冊作業] 3.輸入[PinCode]後點[註冊] 4.點選[設定代理人作業(個人)] 5.點選[新增] 6.依照*點個人資料

1.點選[代理人]會出現此畫面來選代理人 2.再點選代理時間後.點[確定]後出現 下方代理人資訊即可

1 3 進入系統 1.確認所屬單位科室及名字 2.點選[承辦作業][創簽稿作業] 3.點選[開啟公文製作] 進入筆硯公文製作系統 4.點選[開啟檔案]後會帶出所有公文格式 5.以[函]來代表點選 6.點[確定] 2 4 5 6

1 點此處來確認層級發文代字 點此處來確認校長署名 確定後點[確認]

1 3 4 2 5 6 編輯主旨及說明(請勿從Word直接複製貼上) 1.請盡量利用筆硯系統中的標點符號(全半形問題) 2. 項目編號前的空白請勿自行刪除(會讓電子檔案無法傳送) 3.若主旨或說明太長系統會自行跳行; 4.項目編號的跳號請點[Enter]跳行 5.每ㄧ個說明的序號層次跳行請利用[至上ㄧ層] [至下ㄧ層]來做編輯排版 … 6.編輯排版完成後請點正本來編輯受文者

3 1 4 2 編輯受文者 1.可輸入區登打機關關鍵字(須2個字以上)來查詢加入 2.利用點選 [常用機關] 選擇其中所需的群組加入 3.新的系統已修正四類發行的資料 第一類發行：31個ㄧ級局處 第二類發行：31個ㄧ級局處+38個區公所 第三類發行：31個ㄧ級局處+38個區公所+所有二級機關 第四類發行：市府所屬機關學校 4.以”第一類發行”為範例將其點選反白後點選[插入] 會出現下面對話框。

1.若此公文是電子交換，群組是否展開請點選[否] 就出現上圖,正本確認請點[確定]來寫入系統 2.進入如下圖畫面，正本處就只出現第一類發行

2.3 2.2 2.1 3 1 1.若此公文是紙本及電子皆有交換，群組是否展開請點選[是] ，就出現上圖。確認請點[確定]來寫入系統 2.再依照受文單位的接收方式做修改，可分成三種 如下圖畫面 2.1 雙箭頭圖示表示電子交換 2.2 信封圖表是指定郵寄 2.3 折角紙圖表示紙本遞送 3.若此群組中有單位是副本可下拉點選”副本” 會出現”確定移動副本”的對話框時，則點[確定]

2 1 1.副本處匯出現剛修改受文單位的本別 2.若需加入電子附件檔，請點”附件檔名” 3.進入下圖畫面後點[新增] 3

1.點選電子檔 2.點[開啟] 若還有則類推逐筆加入 但是以所有檔案總量2MB為上限 **大附件會在送發文之前尚有加入區(第17頁)***

1 2 1.若此公文撰寫完成，請點選[簽核預覽]，就出現上圖 2.確認就請點[存檔]來寫入 3 3.出現上圖，請點選[確定] 4.請點選[選擇目錄]來存放檔案

1.選擇存檔磁碟或資料夾後請點選[確定] 4.輸入存檔名稱，請點選[確定] 故若無把握將此公文能於時效內發文出去，繁請先列印公文出來將紙本流程跑完後確定要發此公文再進入筆硯系統中點[上傳公文管理]

確認就請點[上傳公文管理]來寫入二代系統 此時會直接給予機關的正式收發文號

1 1.勾選剛創的公文後點選[轉紙本] 2.會出現對話框，點選[確定]就會出現下圖 3.最後轉換完成會出現轉換完成的對話框，請點[確定]

2 1 1.請勾選公文並注意簽核已從線變紙 2.點選[單位決行]就會出現下圖 3.決行時間請依照校長的簽擬日來點選 4.決行長官請點選校長 5.決行層次請依照校長的層級點選 6.確認後點[確定存檔] 校長:二級機關一層決行 主任:二級機關二層決行

1.點選[待結案]並勾選公文 2.點選[送發文]就會出現下圖 3.因為未轉檔所以框框處的資料是空白請點選[開啟公文製作]

1 1.點選[轉交換]會出現發文日期訊息 點[確定] 2.依照公文來點選[發文日期]就會出現萬年曆來點選確認 3.再點選[轉交換] 4.會出現儲存對話框請點選[確定] 3 2 4

出現發文資料 1.請再檢查受文者的本別、發文方式等資料 2.確認無誤請點選[轉檔&列印]就會出現傳送成功的訊息 點[確定]及列印出紙本公文(至下ㄧ頁) 本功能說明: 1.張貼至公佈欄:會先轉至我的E政府登錄畫面，登錄資料後再轉至高雄市電子公佈欄；只要按[張貼公告]本公文資料會自動帶入主旨說明 2.受文清單:方便發文人員確認受文者的發文方式 3.轉檔&列印:建議有發電子也有紙本的公文來點選 4.列印:針對純紙本交換公文使用 5.轉交換檔:針對純電子交換公文使用

1.點選[離開] 2.點選[確定] 就回2代公文系統

1 1.因為轉檔成功所以框框處出現資料，再往下檢查是否遺漏資料 2.點選[分類號]就下拉該公文之分類號 輸入頁數 3.表示已產生電子交換檔案 2 3

2 3 1 1.若有大附件資料，請點[上傳檔案] 2.出現對話框點選[瀏覽]找出附件加入後 3.點[上傳檔案]就出現上傳成功訊息且附件1也出現資料

1.若確認無誤，請點[確定送發] 2.至已處理案件對方未簽收找出此公文確定已送至發文人員再將函稿紙本一起送至即可