蔡文賢 中央大學企管系教授 SAP Certified FI Consultant 第八章 週期性財務工作與 期末結帳工作 蔡文賢 中央大學企管系教授 SAP Certified FI Consultant
壹、週期性財務工作 （Periodic Financial Activitives） 此工作包括： 自動付款及收款程序 監控分類帳、傳送適當的報表、催款帳戶以及收取利息 建立循環期間，即實際分錄 建立循環性的財務報表 結帳程序
貳、自動付款及收款處理 1. 自動付款程序 2. 自動付款程序 最好採用自動轉帳方式收款，收款後將更新總分類帳與顧客明細帳。 何時支付 哪一張發票 何時支付 支付給誰 支付方法 從那裡支付 2. 自動付款程序 最好採用自動轉帳方式收款，收款後將更新總分類帳與顧客明細帳。
參、對帳單(Correspondence) 在應收應付中，若有某一筆款項未付，則稱其為open item，若已支付，則為cleared item 1.發給顧客與供應商之對帳單內容包括： 帳戶往來清單與未結項目清單 通訊信函 餘額確認 文件選錄 2.發給顧客之對帳單內容還須有： 付款通知(Payment Notices) 付款單(Payment Form)
肆、過帳期間(Posting Periods) 可以藉由修改過帳期間，來對已非本期但未對帳之帳目進行對帳。 過帳期間變數(Posting Period Variant) 用以指定各類帳戶之開啟與關閉的過帳期間，以及前一年尚可調帳的期間(如下圖所示) 數個公司碼可使用相同的過帳期間變數，以便同時一起控制。 不同公司有可能其性質不同，結帳期間或許不同，故提供過帳期間變數來幫助處理。
過帳期間圖示
伍、期間結帳(Period Closing) 1.會計期間之結帳工作包括以下三步驟（1） 管理性結帳(Managerial Closing) ) 結帳前工作 (Pre-Close Activity ) 財務性結帳 (Financial Closing) ) 結帳前工作(Pre-Close Activity ) 記錄應有之週期性分錄或應計分錄。 確認整體系統所有必要分錄均有記錄(如折舊、 材料評價、薪資等)。 確定所有外部程式均已執行。確認所有分錄有 被記錄、取得
1.會計期間之結帳工作 包括以下三步驟（2） 管理性結帳（Managerial Closing） 會計期間之初步結帳。 整個組織之成本分攤。 內部報表之審視與分析。 重新開啟會計期間，以修正及調整會計資料。 財務性結帳 （Financial Closing ） 執行再調整程式以確保業務範圍與利潤中心之帳目平衡。 重新對資產負債表評價，以考慮外匯之波動。 調節FI與CO模組。 執行財務會計之比較分析(如明細帳與總帳之比較分析)。 產生供審視與分析之財務報告。 見下頁
產生供審視與分析之財務報告 資產負債表/損益表： 可用不同的財務報表版本(Financial Statement Versions)來編製，以供內外不同之需要。 總分類帳資訊系統： 產生不同財務報表版本之報告。 鍵數字與財務比率分析。 特種分類帳報告： 依企業特定需要而產生報告。
2. GR/IR 期末重新分類 (GR/IR Reclass)（1） 當貨品與發票之到達時間不同，使用的帳戶為 GR/IR(Goods Received/Invoice Received) 貨品先到，則借記存貨，貸記GR/IR；發票先到，則借記GR/IR，貸記應付帳款。 若貨品或發票於期末仍未收到，GR/IR仍有餘額，其期末重新分類方法如下： SD
Goods Received Not Invoiced 2. GR/IR 期末重新分類 (GR/IR Reclass)（2） 貨到發票未到時所做的分錄 Inventory 5,000 GR/IR 5,000 期末GR/IR重新分錄(發票仍未到) Inventory 5,000 GR/IR 5,000 Goods Received Not Invoiced 5,000
Goods Invoiced Not Received 2. GR/IR 期末重新分類 (GR/IR Reclass)（3） 發票到貨未到時所做的分錄 Acc. Payable 5,000 GR/IR 5,000 期末GR/IR重新分錄(貨仍未到) Acc. Payable 5,000 GR/IR 5,000 Goods Invoiced Not Received 5,000
3.資產負債表之編製需要各模組之配合事項： MM 完成實體存貨物及物料評價 SD 所有已送出之貨品與發票應過帳 HR 將薪(工)資之資訊傳送到FI模組 FI-AA（資產會計） 將需要提列之折舊、應計之利息與 稅過帳 資產負債表帳戶餘額結轉至下一期與開帳 到年度末了時，要將本年度的餘額結轉至下年度中， 其中只有實帳戶會有餘額 如:資產、負債、業主權益
4. 損益計算 使用者不需在年度末了時做手動過帳，因為在SAP R/3系統中有二項B/S項目會被自動算出： 本年度利潤（損失） 結轉至下一年度之利潤（損失）