第7章　電子試算表 實用資訊

目錄 7-1　試算表基本操作 7-2　儲存格的編輯 7-3　試算表的運算與處理功能 問題與解答

7-1 試算表基本操作 7-1.1 認識Excel視窗 7-1.2 儲存格的座標表示法 7-1.3 新增一個活頁簿 7-1.4 輸入資料 7-1　試算表基本操作 7-1.1　認識Excel視窗 7-1.2　儲存格的座標表示法 7-1.3　新增一個活頁簿 7-1.4　輸入資料 7-1.5　修改資料 7-1.6　設定字型格式 7-1.7　設定跨欄置中

7-1　試算表基本操作 電子試算表（Electronic Spreadsheets）已經成為個人電腦上必備　的應用軟體，特別是美國微軟公司研發的Excel，它是應用最為普遍的電子試算表軟體。

7-1.1　認識Excel視窗 開啟Excel後，會出現Excel視窗畫面，編輯試算表資料前，先了解一下Excel視窗畫面各部分的名稱、功能。

標題列： 位於視窗的頂端，左側顯示應用程式名稱和正在編輯的試算表檔案名稱，右側則包含著三個控制視窗大小的按鈕，點選 鈕，可將視窗縮小放到工作列；點選 鈕，將視窗放大到螢幕的大小；點選 鈕，關閉Excel視窗。 若將視窗放大到最大化，則中間的 放到最大鈕會變成 還原鈕，點選該鈕可以將放大到最大化的視窗還原成最大化之前的大小。

功能表列： 顯示Excel的所有功能、命令選項，共有檔案、編輯、檢視、插入、格式、工具、資料、視窗、說明、輸入需要解答的問題等分類選項。只要到功能表列的分類選項名稱上按一下滑鼠左鍵，然後從下拉式的功能選單中選擇命令，就可以執行指定的功能。 若有任何操作上的問題也可以在 上直接輸入問題，就會馬上為您解答。 下拉式功能選單預設只顯示出部分常用的命令，若要顯示完整的命令選單，只要到功能表列的分類選項名稱上停留約5秒鐘，或點選下拉式功能選單中的 ，就可以顯示完整的選單內容。

下拉式功能選單畫面：

個人習慣的功能表列： 除了顯示部分的選單外，Excel也會將使用者平常經常使用的選項列入常用的命令中，若一段時間都不曾使用的選項，則會列入不常用的命令中，所以一段時間後，就會建立一個符合您個人編輯習慣的功能表列。

關閉試算表檔案： 如果只開啟一個Excel試算表檔案，功能表列右側還會出現一個 關閉視窗鈕，點選此鈕可以關閉試算表檔案，但不離開Excel。

一般和格式工具列： Excel會將一些經常使用到的功能、命令選項以按鈕的方式呈現在工具列上，並且分類成約二十幾種的工具列，使用者可以依編輯需求，顯示所需的工具列以便編輯。 第一次開啟Excel時，會顯示一般和格式工具列，移動指標到按鈕上，會顯示該按鈕的名稱，點選按鈕，就可以使用該按鈕的功能。若是按鈕右邊有倒三角形按鈕，則點選倒三角形按鈕，會出現選單，可以從選單中選擇一個選項執行。 當Excel視窗寬度較小，無法顯示所有的按鈕時，工具列右側會出現 工具列選項鈕，點選該鈕，可以選擇其它未顯示的工具按鈕來執行。若該工具列的按鈕都已經全部顯示出來，就不會 出現工具列選項鈕。

一般工具列的按鈕名稱如下：

格式工具列的按鈕名稱如下：

資料列： 資料列左側為儲存格名稱方塊，會顯示作用儲存格（儲存格四周有較粗黑線者）的位址。 資料列右側為資料編輯列，在儲存格輸入的資料會顯示在此處。

欄、列與儲存格： 垂直方向稱為欄，水平方向稱為列。 為了區別各欄各列，欄座標以英文字母A、B、C……等來表示，列座標則以數字1、2、3……等來表示，而列與欄的交集方格就稱為「儲存格」。

工作表標籤： 開啟Excel後，預設每一個檔案（活頁簿）會 包含3個工作表，分別為Sheet1、 Sheet 2、 Sheet 3，標籤為白底者表示為作用中的工作表， 若要切換作用中工作表，只要點選工作表標籤 就可以了！

狀態列： 狀態列左側會顯示目前試算表編輯的狀態，平常會顯示「就緒」，若點選工具按鈕後，則會顯示一些簡單的操作說明。 狀態列右側則會顯示按鍵的狀態，CAPS表示目前為英文字母大寫輸入，NUM表示數字鎖定。

水平與垂直捲軸： 水平捲軸位於工作表標籤右方，垂直捲軸位於 視窗的右側，它們是用來左右或上下捲動工作 表。 只要點選水平捲軸左右的、鈕或垂直捲軸上下 的 、 鈕，就可以捲動工作表，另外可以直 接拖移捲軸上的 灰色方塊捲動工作表。

7-1.2　儲存格的座標表示法 Excel的工作表是由一格一格的儲存格所構成的，每一儲存格是由列與欄所交集而成的，所以其命名的方式就跟欄與列座標有關。 垂直方向的稱為欄，欄座標是以英文字母A、B、C……等來表示；水平方向稱為列，列座標則以數字1、2、3……等來表示。

下面圖示說明儲存格的表示法則： 儲存格的表示法則為欄座標 列座標，例如：第A欄和第1列交集的儲存格就以A1來表示；第B欄和第1列交集的儲存格就以B1來表示，以此類推。 如果要表示一區域的儲存格，則以左上角和右下角儲存格來表示， 然後在兩個座標之間加上「:」號，例如：A1、A2、B1、B2這一 區域的儲存格就可表示為A1:B2。

7-1.3　新增一個活頁簿 一個試算表檔案就好比一本活頁簿，啟動Excel後，會產生名為Book1的活頁簿，您可以直接在這個活頁簿上編輯試算表。 若還需要另一個活頁簿，可以利用新增活頁簿工作窗格的選項，增加一個活頁簿。

以下就是新增一個活頁簿的操作示範：

完成新增活頁簿後： 完成後，會開啟一個新的活頁簿，並命名為Book2。 除了新增一般的空白活頁簿以外，也可以在工作窗格的從範本新增區選擇一般範本，跳出範本視窗後，在一般和試算表整合方案標籤內都有許多好用的範本，您可以依工作需求，選擇適當的範本來編輯。

7-1.4　輸入資料 輸入到儲存格的資料類型可以分為文字、數字、日期和公式四種，本節將介紹輸入文字、數字和日期資料的方法。

以下就是輸入資料的操作示範：

7-1.5　修改資料 資料輸入後，發現儲存格中的資料不完整或有誤，可以加以修改。

以下就是修改資料的操作示範：

7-1.6　設定字型格式 輸入儲存格的文字若不加以設定，會以新細明體、標準、12點、黑色等格式顯示，您可以自行設定字型的格式，使工作表更不一樣喔！

以下就是設定字型格式的操作示範：

完成後，儲存格的資料就會依所設定的格式顯示。

7-1.7　設定跨欄置中 跨欄置中是將兩個或兩個以上的儲存格合併成單一的儲存格，並在合併的儲存格中顯示合併前最左上角儲存格的資料內容，再將資料置中在合併的儲存格。 簡單的說，跨欄置中功能是結合「合併儲存格」和「水平置中對齊」兩個功能。

以下就是設定跨欄置中的操作示範：

完成後： 完成後，A1、B1、C1的儲存格只能當作儲存 格A1，儲存格B1和C1會消失。

以下就是取消跨欄置中的操作示範： 將多個儲存格設定為跨欄置中後，只要再執行跨欄置 中功能，就可以將消失的儲存格顯示出來。

完成後： 完成後，之前消失的儲存格就會顯示出來了。

7-2 儲存格的編輯 7-2.1 選取儲存格 7-2.2 複製儲存格 7-2.3 搬移儲存格、列、欄 7-2.4 刪除儲存格、列、欄 7-2　儲存格的編輯 7-2.1　選取儲存格 7-2.2　複製儲存格 7-2.3　搬移儲存格、列、欄 7-2.4　刪除儲存格、列、欄 7-2.5　調整欄寬與列高

7-2　儲存格的編輯 熟悉儲存格的編輯技巧，可以增進使用試算表的工作效率，下面將介紹選取儲存格、選擇列、選擇欄、以及複製、搬移和刪除儲存格資料等各種技巧。

7-2.1 選取儲存格 Excel的工作表是由儲存格所組成的，編輯工作表時，要先決定要輸入資料的儲存格。 7-2.1　選取儲存格 Excel的工作表是由儲存格所組成的，編輯工作表時，要先決定要輸入資料的儲存格。 另外如果想要對儲存格的資料做格式設定，也要先選擇儲存格，所以選擇儲存格是您必須了解的基本技巧。 根據選取的範圍，可以分為選取單一儲存格、選取多個儲存格、選取欄、選取列，以下將分別說明其操作方法。

以下就是選取單一儲存格的操作示範：

以下就是選取多個儲存格的操作示範：

以下就是選取欄或列的操作示範：

以下就是選取多欄或多列的操作示範：

以下就是選取不相鄰儲存格的操作示範：

7-2.2　複製儲存格 當兩個儲存格的資料內容相似時，可以利用複製的功能，將儲存格的資料複製，然後貼到目的儲存格，再稍加修改資料或格式。

以下就是複製儲存格的操作示範：

完成後，就會在指定的儲存格貼上所複製的資料內容。

7-2.3　搬移儲存格、列、欄 儲存格輸入資料後，發現輸錯儲存格了，只要將儲存格搬移位置即可，這樣可以節省輸入的時間。

以下就是搬移儲存格的操作示範：

完成後，儲存格A1的資料就會搬到儲存格C1上。

以下就是快速搬移儲存格的操作示範： 如果要搬移的儲存格和目的位置很近，其實還可以利用另一種快速的方法搬移。

搬移列和欄的操作方法和搬移儲存格的方法相似，只要先選取想 要搬移的列或欄，然後貼在目的列或欄即可！

7-2.4 刪除儲存格、列、欄 編輯試算表時，難免碰到儲存格的資料不需要，想要將整個儲存格，包括資料都刪除。 7-2.4　刪除儲存格、列、欄 編輯試算表時，難免碰到儲存格的資料不需要，想要將整個儲存格，包括資料都刪除。 要提醒的是，刪除儲存格和清除儲存格是不一樣的，清除儲存格時，只要按下鍵盤上的 鍵，就可將儲存格內的資料刪除。 而刪除儲存格，則是將儲存格和資料都刪除。所以刪除儲存格後，會依您的設定，右方或下方的儲存格會填補這一個缺洞！

以下就是刪除儲存格的操作示範：

以下就是刪除列和欄的操作說明： 以此例來說，完成後，會刪除所選取的儲存格，並且下方的儲存格會上移填補刪除的位置。 刪除列、刪除欄和刪除儲存格的方法相似，只要先選取要刪除的列或欄，然後從功能表列依序選擇編輯/刪除，就會將選取的欄或列刪除。刪除列後，下方的列會往上移；刪除欄後，右方的欄會往左移。

7-2.5　調整欄寬與列高 在儲存格輸入資料後，可以依文字字數的多寡和文字大小，調整欄寬與列高，使文字能完整的顯示出來。

以下就是調整欄寬與列高的操作示範： 完成後，就會改變欄寬或列高。

以下就是精確地設定儲存格寬度的操作示範： 利用上述的方法調整欄寬與列高時，只能粗略地調整，若您想精確地設定儲存格的寬度或高度，則必須在欄寬或列高視窗中設定。

完成後，儲存格的寬度就會以所設定的寬度值顯示。

精確地設定儲存格的高度： 如果想要精確地設定儲存格的高度，只要先選取想要調整的儲存格，然後到功能表列依序選擇格式/列/列高，接著在跳出的設定列高視窗中輸入列高值，就完成設定了！

7-3 試算表的運算與處理功能 7-3.1 自動計算功能 7-3.2 輸入公式 7-3.3 儲存格參照位址 7-3.4 單一條件的排序 7-3　試算表的運算與處理功能 7-3.1　自動計算功能 7-3.2　輸入公式 7-3.3　儲存格參照位址 7-3.4　單一條件的排序 7-3.5　多個關鍵值的排序

7-3　試算表的運算與處理功能 藉由公式來計算儲存格中的資料，是電子試算表最重要的功能之一，在儲存格中輸入公式資料後，可以隨時編修公式內容，重新計算結果，或利用排序將資料由小到大或由大到小，有次序的排列。

7-3.1　自動計算功能 Excel的狀態列除了顯示試算表編輯的狀態、操作說明外，當選取多個內含數值資料的儲存格後，狀態列會顯示自動計算的結果，預設的計算方式為「加總」，您可以變更為其它的計算方式。

以下就是執行自動計算功能的操作示範：

7-3.2　輸入公式 除了簡單的計算加總功能外，您可以依需求，在儲存格中輸入公式，以節省您計算的時間，而且更大的好處是，當您的數值資料改變了，Excel會立即更新計算結果。 要注意的是，編輯公式時，一定要先輸入等號=，然後才輸入運算式。

公式中經常會使用到一些算術運算符號，說明如下： (1)+ 用於加法運算，例如：A1+B1。 (2)- 用於減法運算，例如：A1-B1，或者用於負數的表示。 (3)* 用於乘法運算，例如：A1*B1。 (4)/ 用於除法運算，例如：A1/B1。 (5)% 用於百分比的表示，加於數字後面，例如：50%。 (6)^ 用於次方的表示，加於數字的右上角，例如：34=3^4。

以下就是輸入公式的操作示範：

完成後，儲存格F3就會顯示儲存格D3-儲存格E3的計算結果49。

輸入公式時，儲存格的參照位址可以以三種方式輸入： (1) 相對參照位址：例如：A1、A2、A1:B4等，在公式中輸入參照位址後，將公式複製到別的儲存格，會自動變更所參照的儲存格座標。 (2) 絕對參照位址：欄列座標前加個「$」，例如：$A$1、$A$2、$A$1:$B$4等，在公式中輸入絕對參照位址後，將公式複製到別的儲存格時，不會變更所參照的儲存格座標。 (3) 混和參照位址：位址中含有部分參照和部分絕對位址，例如：$A1、A$2、$A1:B$4等。

7-3.4　單一條件的排序 單一條件的排序是指排序資料時，只根據一個欄位的資料來做排序。

以下就是單一條件排序的操作示範：

完成後： 以此例來說，因為作用儲存格為總計欄的資料，所以 完成後，會依照總計欄的資料作遞減排序。 畫面顯示如下：

7-3.5 多個關鍵值的排序 除了利用單一條件來做排序外，也可以設定多個排序的條件。 7-3.5　多個關鍵值的排序 除了利用單一條件來做排序外，也可以設定多個排序的條件。 設定多個關鍵值的排序條件後，當執行第一個排序條件碰到相同值時，可以依第二個條件來排序資料，以此類推。

以下就是設定多個關鍵值排序的操作示範：

完成後： 以此例來說，完成後，會先以「美國、遞減」排序，當碰到相同資料時，再依據「紐西欄、遞減」排序，當碰到相同資料時，再依據「英國、遞減」排序。

問題與解答：選擇題

問題與解答：選擇題

問題與解答：選擇題

問題與解答：選擇題

問題與解答：實作題

問題與解答：實作題

問題與解答：實作題

問題與解答：實作題

問題與解答：實作題

問題與解答：實作題

問題與解答：實作題