一、整理与排序 学位授予后，各学院答辩材料归档人将学位申请表等材料按对应培养层次的《卷内目录》（从档案馆网站下载）中的顺序排列，卷内每件材料去掉金属物（比如钉子、铁夹等）。检查材料是否齐全、内容是否完整。不同类型的毕业研究生，使用相应类型的卷内目录。 每位研究生的档案材料为一卷(包括纸质版卷内目录、纸质档案材料、纸质版卷内备考表)。档案袋正面应填好相应信息（如姓名、学号、编号、专业等）。档号不填。 档案袋上的编号填写要求:与研究生院提供的移交目录的序号严格一致。移交时需将档案袋按编号从小到大排列好，以便于检查移交。
二、加盖归档章 9 年度 件号 JX16 Y 年度：材料所在的年度（归档章上已刻） 件号：本份材料对应的卷内目录序号(用水性笔填写) 在每份材料的第一页右上角空白处用蓝色印泥盖归档章（卷内目录和卷内备考表上不盖），并按卷内目录的序号写件号，归档章样式为（如右图所示）： 9 年度 件号 JX16 Y 年度：材料所在的年度（归档章上已刻） 件号：本份材料对应的卷内目录序号(用水性笔填写) 归档章由档案馆负责制作并分发到各学院。
卷内目录必须按照档案馆规定的统一格式填写，不得做任意修改（删除或增加行数） 三、填写卷内目录 卷内目录必须按照档案馆规定的统一格式填写，不得做任意修改（删除或增加行数） （1）目录中日期要求：“日期”按年月日填写8位阿拉伯数字，如“20160520”。 （2）日期填写要求：学位申请表日期以校学位评定委员会签署意见时间为准，其他材料以填表日期为准。 （3）“文件编号”不填。“页数”不填。 （4）目录反映本卷学位档案的实际内容，如卷内目录所列材料缺失，须在备注栏内注明“缺”。
四、填写卷内备考表 卷内备考表每种培养类型只需填写一份，其他可以用复印件。 （1）每卷学位档案填写一张卷内备考表（从档案馆网站下载）。 （2）填写“本卷情况说明”。如无缺件情况，请填写“本卷共*件，材料完整”；如有缺件情况，请填写“本卷实有*件，另缺***”（***表示所缺材料题名）。 （3）立卷人：学院研究生秘书书写签名，不得打印，可以用签字章。 （4）审核人：分管研究生教育的副院长书写签名，不得打印，可以用签字章。 （5）立卷时间：上半年毕业的立卷时间统一为某某（年份）06（月份）；下半年毕业的立卷时间统一为某某（年份）12（月份）。 卷内备考表每种培养类型只需填写一份，其他可以用复印件。
五、办理移交 各学院下载《研究生学位答辩论文材料移交登记表》（从档案馆网站下载），本院研究生秘书和分管领导签名后（必须手写），送至研究生院学位办负责人和研究生院分管领导签名后（必须手写），与档案馆办理移交手续。 移交时间为：上半年毕业研究生学位档案材料在当年暑假之前,下半年毕业研究生学位档案材料在次年寒假之前,以学院为单位，将排列有序的档案材料（档案袋上的编号与研究生院提供的移交目录的序号严格一致，量多的学院可以分批），和档案馆相关工作人员按照研究生院提供的移交目录和档案袋内的卷内目录当面一一清点。核查无误后，档案馆工作人员和分管领导在《研究生学位论文答辩材料移交登记表》上签字，完成移交手续。
附：欢迎各位老师加群 研究生学位档案部落QQ群：330152234 档案馆指导归档老师：王琳 办公电话：88386501 手机：15927529922 谢谢各位！