归档文件整理规则 市档案局 2017年3月

目 录 Content 01 新标准主要变化 02 归档文件相关概念 03 归档文件整理流程

一、新规则主要变化 1 2 3 4 5 6 适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料 调整归档文件分类方法 增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求 3 增加归档文件档号结构和编制要求 4 将室编件号、馆编件号统一为件号 5 增加归档章示例、直角装订方法 6

二、相关概念 文件材料 档案 文书档案 1.归档文件 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的 文件材料，包括纸质和电子文件材料。 DA/T 22—2015 归档文件整理规则 文件材料 档案 文书档案

2.归档文件整理 将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质 归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转 换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。 DA/T 22—2015 归档文件整理规则 3.档号 在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类 别和排列顺序。

1 2 3 4、文件材料的收集和价值鉴定 文件材料的收集（起始环节） 归档范围的确定（第一次价值鉴定） 保管期限的划分（第二次价值鉴定） 模板来自于 http://docer.wps.cn 3 保管期限的划分（第二次价值鉴定） 6

件的确定 文件的修整 编制归档号 分类排列 装订、编页 编目 装盒 入库排架 三、归档文件流程 文件整理归档过程有严格的程序，可概括为八个步骤，按程序操作就能简便易行、水到渠成。 件的确定 文件的修整 编制归档号 分类排列 装订、编页 编目 装盒 入库排架

（一）件的确定 归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。一般以每份文件为一件，但实践中文件的情况很多，要用以下标准来确定件。

（一）件的确定 *定稿不易装订的也可单独作为一件 本单位发文：将正文、发文稿纸、定稿作为一件。 *定稿不易装订的也可单独作为一件 *重要文件的正文与历次修改稿为一件（重要文件须保留历次修改稿的，应作为一件，如修改稿数量较多也可各为一件）

（一）件的确定 *发文稿纸： 栏目填写齐全、 经领导亲笔签发 的发文稿纸，与 正本、定稿一并 归档。 正本在前，发文 稿纸和定稿在后

（一）件的确定 本单位收文：正文 与文件处理单为一件。 *文件处理单：不论有 无领导批示内容、有无 处理结果的文件处理单， 均应与文件一起归档。 文件处理单在前，收文 在后

（一）件的确定 ﹡正文与附件为一件； ﹡原件与复制件为一件（对制成材料或字迹材料不利于长期保管的、以及破损的文件，要复制后与原件一起归档）； ﹡转发文与被转发文为一件； ﹡来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件，复文在前，来问在后。

（一）件的确定 ﹡成套的会议材料各为一件（一个会议的材料不能简单作一件处理，而要分别以件归档）。 *最容易犯的错误是把一套会议材料装订成一件处理。

（一）件的确定 ﹡报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件—— 充分尊重和利用原来的基础。 *会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件。

（二）文件的修整 归档文件材料由于使用不当、保管不善或使用了 不耐久书写材料，可能产生文件材料破损、残缺、褪 色、洇化等现象，为保证档案能够长期保存和有效地 提供利用，就必须进行必要的修整。 ⑴去除金属物 去除文件上的订书钉、回形针、大头针等金属物，防止因生锈而腐蚀文件。清除时要注意不能损坏文件材料。

（二）文件的修整 ⑵修补加固文件 ⑶检查文件和理顺纸张 ①对缺损或不规则的文件要进行修补和裱糊； ②对无装订位置或装订线上有字迹而不便装订的文件材料，要用无字的白纸条粘贴加边； ③将小签条、便条等不规则文件材料粘贴在符合规格要求的白纸上。 ⑶检查文件和理顺纸张 ①装订前检查文件的顺序，防止错页、缺页、夹页和反页； ②检查文件的缺损情况，防止修补加固的遗漏； ③理顺纸张，使之平整，防止折角、卷边而影响装订结实、美观； ④还要注意检查文件材料各组成部分的排列顺序等。

（二）文件的修整 ⑷大纸张折叠： 归档文件盒尺寸是按照A4规格设计的，所以大纸张要进行折叠后才能装入。折叠时尽量减少折数，文件页数多的要单张折叠。

（三）装订、编页码 归档文件一般以件为单位装订。 装订方式采用不锈钢订书钉在文件左侧装订（一般两只钉）。

（三）装订、编页码 永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。 页数较少的，使用直角装订；文件较厚的，使用“三孔一线”装订。

（三）装订、编页码 编页 1.纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。 2.页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。 3.文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。 页码使用黑色铅笔标注，字迹工整、清晰。

（四）分类排列 办公室 征集科 2007年 管理科 …… 年度——机构（问题）——保管期限 年度——保管期限［——机构（问题）］ 30年 10年 2007年 征集科 永久 管理科 适用于较小或文书流转相对集中的单位 适用于采取部门立卷的单位 ……

（四）分类排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

（四）分类排列 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

（五）编制归档号 ▲档号结构： 全宗号-档案门类代码•年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“•”隔开。 如“J013 - WS•2015 – Y – BGS - 0001”。 a）全宗号：如：J001 b）档案门类代码•年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2015”。 c）保管期限：分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。 d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。 e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。

（五）编制归档号 ▲归档章：归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。 A1：归档章示例一 J012 2011 0001 BSG Y 45 A2：归档章示例二 为便于识记，归档章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”简称标识，机构（问题）也可以用“办公室”等规范化简称标识 J012 2011 0001 办公室 永久 45

（五）编制归档号 旧规则 Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit. 新规则 Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit. J012 2004 1 信息科 永久 J012 2004 0001 XXK Y 4

（六）编目 ①责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写责任者使用 全称或通用简称，责任者多的可适当省略，原文上没有的要经考证后补上。 ②题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。 ③日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。 ④备注：注释文件需说明的情况，包括密级、缺损、移出、销毁等。如果需要说明的情况较多，可在备注栏中加注“※”，将具体内容填入备考表中。 目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置。 归档文件目录（新） 序号 档号 文号 责任者 题名 日期 密级 页数 备注

（六）编目 归档文件目录封面式样 归档文件目录应装订成册并编制封面。 归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。 为了留足各栏目空格，避免填写不下，归档文件目录及其封面采用横式，规格采用A4纸。

（七）装盒 装盒要求 注：同一盒内的归档文件仅是按件号顺序装在一起，档案盒只是装具，不是“卷” 的概念。 （1）应按不同类别的归档文件分别装盒，同一类别的可分装几盒，不同类别 的不能混装一盒。 （2）不同年度的归档文件不能放入同一盒内，不同保管期限的归档文件不能放入同一盒内。 注：同一盒内的归档文件仅是按件号顺序装在一起，档案盒只是装具，不是“卷” 的概念。

（七）装盒 备考表 （1）盒内文件情况说明 填写盒内归档文件收集的齐全完整程度，文件本身的状况（如字迹模糊、缺损），整理工作完毕后文件的修改、补充、移出、销毁等情况。 无特殊情况不要填写。 （2）整理人 （3）检查人 ◆放在盒内所有归档文件之后。

（七）装盒 档案盒式样 外形尺寸： 长310mm， 宽220mm 盒脊厚度： 20mm、 30mm、 40mm等 应采用无酸纸制作

（七）装盒 档案盒盒脊的项目及填写 （1）全宗号 （2）年度 （3）保管期限 （4）机构（问题） （5）起止件号 （6）盒号 全宗号 年度 J019 2012 永久 办公室 12 34

（七）装盒

（八）入库排架 归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位文书档案分类方案一致，排架遵循从上到下，自左至右的顺序，要求整齐美观。

（八）入库排架 年度——机构（问题）——保管期限 库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。

（八）入库排架 年度——保管期限——机构（问题） 库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。

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