第三章 專案組織與專案辦公室

一般組織的概念 2

組織也是一個系統。作為一個系統，『組織』應該包括：（1）管理子系統，即在相互依存的關係中共同工作或協同合作的群體；（2）目標與價值子系統，即具有某種目標與價值的群體；（3）社會心理子系統，即相互溝通與作用的群體；（4）技術子系統，即運用知識和技能的群體；（5）結構子系統，即在特定關係模式中一起工作的群體。 組織系統示意圖

組織是在共同目標指導下協同工作而協調我們行為的組合活動過程。 組織是人群的集合體。 組織是動態的組合活動過程。 組織是相對靜態的人群社會實體單位。 組織是一個系統。 組織是人群的集合體。組織是由一些有一定的需求動機、情感、團隊意識和精神的人組合而成的人群集合體。 組織是動態的組合活動過程。是指兩個或兩個以上的人，為實現共同的目標，協同活動，透過分工合作的方式把人、財、物和資訊等資源要素，在一定的時間和空間內進行組合和配置的活動過程。 組織是相對靜態的人群社會實體單位。它是在動態的組合活動過程中把有效、合理的配合關係相對固定下來形成各種規章制度和責任、權利、利益相結合的組織機構模式。 組織是一個系統。組織系統的組成部份之間直接或間接地相互作用，組成部份可能包括專案參與者、功能、政策、程序、目標或必要條件，每一部份都發揮重要的作用，組織系統組成部份必須具有共同的目標。

專案相關利害關係人 5

一般民眾 銀行 工會 地方機構 債權人 股東 專案利害關係人和專案之間的關係

專案利害關係人 Project Stakeholder 專案利害關係人是指那些積極參與該專案工作的個人和組織，或者是那些由於專案的實施或專案的成功其利益會受到正面或負面影響的個體和組織。 專案管理團隊必須辨識專案利害關係人，決定他們的需求和期望，並且要管理這些需求對於專案的影響，以確保專案成功。 辨識利害關係人過程 蒐集需求過程 管理利害關係人期望過程 7

(2)顧客/用戶 (customer/user) (3)專案經理 (project manager) ◎通常專案的關鍵利害關係人包含： (1)發起者/贊助人 (sponsor) (2)顧客/用戶 (customer/user) (3)專案經理 (project manager) (4)專案實施組織 (performing organization) (5)專案管理團隊 (project management team) (6)專案團隊成員 (project team members) (7)影響者 (influencers) (8)專案管理辦公室 (project management office, PMO) 8

專案實施組織的發展 9

專案組織及其特性 (1)臨時性的動態組織 (2)具彈性與靈活性的組織結構 (3)開放性的組織 (4)因任務而設的組織 (5)人員之間的互動性 (6)專案與職能組織相輔相成 (7)強調專案經理的作用 (8)強調團隊的協同合作精神 (9)組織成員目標各異、忠誠度不夠 The maturity of the organization with respect to its project management system, culture, style, organizational structure and project management office can influence the project. 10

專案組織的發展 ◎職能式組織(functional organization)： 是一種最普遍的組織結構，也是較早被我們採用的組織形式之一 ◎專案式組織(projectized organization)： 結構中的部門完全是按照專案進行設置的，是一種單目標的垂直組織方式，各個專案實施組織之間相對獨立 ◎矩陣式組織(matrix organization)： 按照職能劃分的縱向部門與按照專案劃分的橫向部門二者的結合，以構成類似矩陣的管理系統 The maturity of the organization with respect to its project management system, culture, style, organizational structure and project management office can influence the project. 11

專案組織的發展 專案組織的典型結構 組織結構的變化 12 The maturity of the organization with respect to its project management system, culture, style, organizational structure and project management office can influence the project. 組織結構的變化 12

組織結構對專案的影響(組織類型專案特點) 專案組織的發展 專案組織的典型結構 The maturity of the organization with respect to its project management system, culture, style, organizational structure and project management office can influence the project. 組織結構對專案的影響(組織類型專案特點) 13

職能型組織結構圖(黑框代表了參與專案活動的員工) 專案組織的發展 職能型組織結構 The maturity of the organization with respect to its project management system, culture, style, organizational structure and project management office can influence the project. 職能型組織結構圖(黑框代表了參與專案活動的員工) 14

職能組織(Functional Organization) 這種組織具有明確的等級劃分，每一個雇員都有一個明確的上級。員工高度地依個人專長進行組合，比如生產、行銷、工程、會計。 15

專案型組織結構圖(黑底代表了參與專案活動的員工) 專案組織的發展 專案型組織結構 The maturity of the organization with respect to its project management system, culture, style, organizational structure and project management office can influence the project. 專案型組織結構圖(黑底代表了參與專案活動的員工) 16

專案式組織 (Projectized Organization) 在一個專案型組織中，工作成員是經過搭配的。專案工作會運用到大部分的組織資源，而專案經理也有高度獨立性，享有高度的權力。 17

典型的矩陣組織結構圖(『P』代表了參與專案活動的員工) 專案組織的發展 矩陣型組織結構 The maturity of the organization with respect to its project management system, culture, style, organizational structure and project management office can influence the project. 典型的矩陣組織結構圖(『P』代表了參與專案活動的員工) 18

矩陣型組織 (Matrix Organization) 這種組織是功能型和專案型的混合體。Matrix organizations, are a blend of functional and projectized characteristics. 既具有功能型組織的特徵又具專案型組織的特徵。 高度地利用組織中的資源和能力的組織型態。 強矩陣、平衡矩陣、弱矩陣 19

專案組織的發展 矩陣型組織結構 (1)強矩陣組織形式 (2)弱矩陣組織形式 (3)平衡矩陣組織形式 20 The maturity of the organization with respect to its project management system, culture, style, organizational structure and project management office can influence the project. 20

強矩陣組織結構圖(黑底代表了參與專案活動的員工) 專案組織的發展 The maturity of the organization with respect to its project management system, culture, style, organizational structure and project management office can influence the project. 強矩陣組織結構圖(黑底代表了參與專案活動的員工) 21

強矩陣式組織 (Strong Matrix Organization) 具備較多的專案型組織的特徵—有專任且充分授權的專案經理，有專任的專案行政管理人員。 22

弱矩陣組織結構圖(黑底代表了參與專案活動的員工) 專案組織的發展 The maturity of the organization with respect to its project management system, culture, style, organizational structure and project management office can influence the project. 弱矩陣組織結構圖(黑底代表了參與專案活動的員工) 23

弱矩陣式組織(Weak Matrix Organization) 保持了較多的功能型組織特徵，專案負責人扮演的是協調者、協助者的角色，還算不上是一個專案經理。 24

專案經理在弱矩陣的角色 協調者:專案經理有小部分決策權且直接報告給高階主管 促進者:專案經理僅負責溝通協調，無決策權 專案經理 專案經理

平衡矩陣組織結構圖(黑底代表了參與專案活動的員工) 專案組織的發展 The maturity of the organization with respect to its project management system, culture, style, organizational structure and project management office can influence the project. 平衡矩陣組織結構圖(黑底代表了參與專案活動的員工) 26

平衡矩陣組織 (Balanced Matrix Organization) 特性介於弱矩陣式與專案化之間。 27

專案組織的發展 三種組織結構形式的相對比較 組織結構 優點 缺點 職能式 專業職能累積，有利於技術水準的提升； 根據需求分配資源，提升資源利用靈活性； 有利於組織的統一指標與控制； 不注重客戶； 狹隘、不全面； 增加了橫向協調的難度，反應遲緩； 純專案式 目標明確，統一由專案經理指揮； 向客戶負責； 能有效控制資源； 有利於全方位人才的成長； 機構重覆及資源的閒置，成本較高； 專案間缺乏知識資訊交流； 不利於專業技能水準的提高； 臨時性組織的不穩定性； 矩陣式 注重客戶，客戶是專案活動的焦點； 溝通良好，決策點集中，反應迅速； 有效利用資源，使專案費用降低； 促進學習成長、交流知識； 職能所有專業知識可供所有專案使用； 雙層彙報關係； 每個專案獨立進行，容易產生重覆性工作； 需要平衡職能組織和專案組織之間的權力； The maturity of the organization with respect to its project management system, culture, style, organizational structure and project management office can influence the project. 三種組織結構形式的相對比較 28

專案組織形式的選擇 影響組織選擇的關鍵因素 專案組織結構 影響因素 職能型 矩陣型 專案型 不確定性 低 高 複雜程度 中等 重要性 所用技術 標準 複雜 新 持續時間(期程) 短 長 規模(範疇) 小 大 時間限制性 弱 強 對內部依賴性 對外部依賴性 客戶種類 各種各樣 單一 The maturity of the organization with respect to its project management system, culture, style, organizational structure and project management office can influence the project. 影響組織選擇的關鍵因素 29

專案組織形式的選擇 組織結構 特徵 職能式 沒有專案經理、沒有專案聯絡人 矩陣型 弱矩陣 沒有專案經理、但有一個隊員扮演專案聯絡人的角色 平衡矩陣 沒有專職的專案經理，但有一個隊員扮演專案經理的角色 強矩陣 有專職的專案經理，但是無專用的專案資源 純專案型 有專職的專案經理，且專案有專用的專案資源 The maturity of the organization with respect to its project management system, culture, style, organizational structure and project management office can influence the project. 專案組織結構的專案經理特徵 30

Quiz 專案在不同的組織結構中執行時，琪溝通模式是否相同? A. 均由專案經理來主導專案溝通 B. 在功能式組織中，專案的溝通須仰賴功能經理 陳先生是某公司的專案經理，但其權限很小，可使用的資源亦很少，專案預算都在業務開發部門經理手中，請問他處於哪種組織中?

Quiz 下列何者為對 促進者沒有決策權 專案協調者沒有決策權 專案協調者不可直接向高階主管報告

專案管理辦公室 Project Management Office 33

專案管理辦公室 (Project Management Office，PMO) 是組織中集中和協調管理其管轄的各個專案的實體。專案管理辦公室也可以叫做“計畫管理辦公室(program management office) ”或 “計畫辦公室(program office) ”或 “專案辦公室(project office) ”。 負責專案的協同規劃 協調、資源共享、文件與資料庫管理、專案經理之指導平台，達成企業或顧客的總體策略目標。 對專案經理人提供支持與服務 訓練、資訊管理、檔案文件維護、顧問及諮詢等支援性工作。 專案辦公室的建置 PMO可以存在任何型態的組織中，包括存在於功能性組織 PMO的架構與功能因組織型態與應用領域而異 越是專案型組織，專案經理之主管通常為PMO之主管，直接向公司高層負責。越是功能型組織，專案經理則通常不直接向公司高層負責。 34

專案管理辦公室 (Project Management Office，PMO) 專案經理向專案管理辦公室彙報，專案管理辦公室直接彙報給高階主管。 再強矩陣的專案經理主管一般而言就是專案管理辦公室的主管，亦是專案經理的晉升路線 專案管理辦公室可以存在於任一組織結構 PM Office角色 執行公司最重要的專案，如專案組合管理 設計公司標準的專案管理流程，含導入PMIS 若專案管理師數量少，可以聚焦在審核重大的專案計畫 專案辦公室的建置 PMO可以存在任何型態的組織中，包括存在於功能性組織 PMO的架構與功能因組織型態與應用領域而異 越是專案型組織，專案經理之主管通常為PMO之主管，直接向公司高層負責。越是功能型組織，專案經理則通常不直接向公司高層負責。 35

專案辦公室在組織結構中的作用 具專案管理辦公室的專案化組織結構 36 The maturity of the organization with respect to its project management system, culture, style, organizational structure and project management office can influence the project. 具專案管理辦公室的專案化組織結構 36

專案管理辦公室的內涵 專案管理辦公室組織結構圖 37 The maturity of the organization with respect to its project management system, culture, style, organizational structure and project management office can influence the project. 專案管理辦公室組織結構圖 37

專案管理辦公室的內涵 專案管理辦公室的角色 38 The maturity of the organization with respect to its project management system, culture, style, organizational structure and project management office can influence the project. 專案管理辦公室的角色 38

Quiz 集中和協調管理其管轄的各個專案的實體，且是專案經理的輔導站，並可統一協調各專案之間的溝通?

Q & A