習作公文常犯的錯誤 大仁科技大學 課程：文書實務與應用 教師：黃湃翔老師
一、發文機關方面 未使用機關全銜： 如「國立○○大學」寫成「○○大學」，或「○○縣政府教育局」寫成「○○縣教育局」。 如「國立○○大學」寫成「○○大學」，或「○○縣政府教育局」寫成「○○縣教育局」。 字體未使用較「內容」大者： 一件公文，除署名字體較大外，次大者應為發文機關及文別，再次為受文者及主旨、說明、辦法等項及其內容。
發文機關方面 由二級單位發文：ㄨ 一般發文，多由本機關發文，如有可由一級單位發文者，即由該一級單位發文，如大學院校之系所（系所亦應用全銜），然如由二級單位如教務處之出版組或縣市政府的教育局學管課發文，均不適當。
二、文別 文別緊接發文機關，未空一格或空太多均為瑕疵。唯有民間團體於發文機關下加蓋印章，然後寫文別，則為可接受者。
三、機關地址及傳真部分 未填寫機關地址之郵遞區號，則回覆公文時，需查詢郵遞區號或因而不寫郵遞區號，均會影響投遞效率，故寫出為宜。
四、受文者部份 未寫全銜： 亦如前文「發文機關」一項所述，寫簡稱或任意加「私立」二字。正式行文不宜於受文者處填「如行文單位」。
受文者部份 公佈法律、任免官員的令及公告、通告的公文寫「受文者」均為錯誤： 因為「令」的格式不需如此，而公告、通告均為公告周知，無特定受文對象，故不必寫「受文者」。
五、管理資料部份 發文日期： 應寫明「中華民國○年○月○日」，如只寫「民國○年○月○日」或「○年○月○日」則不甚適當，寫西元紀年（如二○○五年○月○日）則錯誤。
管理資料部份 發文字號： 此項均由文書單位依慣例書寫 速別： 此項均由文書單位依慣例書寫 速別： 係指希望受文機關辦理的速度，可依需要填「最速件」或「速件」，普通件不必填寫，但填寫「普通」或「普通件」不算錯。
管理資料部份 密等及解密條件或保密期限： 密等現分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」三等。解密條件或保密期限均針對以上三者而言，不須保密者則留白，不須填寫，如填寫則為錯誤。
管理資料部份 附件： 可寫「○○實施計劃乙份」、「隨文」、「如文」、「如主旨」、「如說明」、「附件另寄」、「附件由專人送達」等，惟所寫必須與實際相符。如無附件則不可寫以上文字。
六、主旨部份 文字太長 ㄨ 因主旨在說明行文之目的與期望，應讓受文者一目了然，故需力求精要，以不超過六十字為原則。
主旨部份 敘述時未依條理敘寫 ㄨ 公文主旨之敘寫，應先寫目的，再寫期望，如「為本校……之需，擬……，請惠予同意。」
期望語遺漏或重複或錯誤 1.遺漏：如「為杜絕流弊，節省 公帑，各項營繕工程，應依法 公開招標，並不得變更設計及 追加預算。」其下遺漏「請轉 1.遺漏：如「為杜絕流弊，節省 公帑，各項營繕工程，應依法 公開招標，並不得變更設計及 追加預算。」其下遺漏「請轉 知所屬機關學校照辦」或「悉 知照」。
2.重複：如「本校將於○月○日 舉辦……研討會，請貴單位派 員協助指導，請 查照，並惠 予公假。」或申請撥款，請 「請 查照，請 核撥。」均 嫌重覆。
3.錯誤：如上行文寫成「請 查 照」，平行文寫成「請 鑒 核」，又：下行文通常有一 「希」字，用於上行，平行則 不妥。
主旨部份 附送語選用錯誤 如陳上級文件資料應寫「檢陳」，如寫「檢送」或「檢呈」則不妥，而平行文則宜用「檢送」。
主旨部份 有期限者未敘於主旨中 如「本校將舉辦……研討會，請鼓勵教師參與研習。」在「說明」項目中才說明舉辦日期及截稿期限，均不妥當。
主旨部份 主旨敘寫錯誤 如行文目的在歡迎受文者鼓勵所屬參加活動，而主旨卻寫成「檢陳……實施計畫」以致行文目的不明顯，則不妥。實施計畫應列為附件，於說明的最後一項敘及。
主旨部份 以第三人稱稱自己之機關學校 此錯誤不僅見於本文中，於「副本」中亦常見，如「教育部」不稱「本部」而稱教育部。
主旨部份 復文時以來文機關之發文日期及發文字號為主旨 如主旨寫「復 貴所民國○年○月○日字第……號函，請 查照。」如此寫不妥，應寫出行文之目的，而來函之發函日期應列為說明第一項，乃發函的依據。
公文發給不同層級者用詞錯誤 陳送 1.上行文：檢 九十四學年度會 議紀錄，請 。 查照 1.上行文：檢 九十四學年度會 議紀錄，請 。 其中「鑒核」對應「檢陳」，「查照」對應「檢送」，不可互換。 查照 鑒核
2.下行文：如教育部發文給各大 學院校及台北市、高雄市教育 局、各縣市政府請推薦師鐸獎 教師，其期望語為「請 惠予 周知貴轄學校 貴校教師」， 「貴轄教師」與「貴校教師」 兩者亦應互換。
七、說明部分 形式上 如說明不分項，應緊接冒號書寫，然習作者有換行並冠以「一」的編號或分項不寫一、二、三而寫1.、2.、3.。
依據之敘寫不夠精確：如： 1.應寫「依據」二字而未寫，或 完全疏忽「依據」一項。 2.正本之收受者為依據之發文機 關，未改稱謂語而仍用其全銜， 如大學院校發文稱教育部為「鈞 部」，而依據仍用「教育部」， 或稱謂錯誤稱「貴部」。
3.年月日及字號、文別書寫錯 誤，如年月日用西元紀年寫， 字號書寫不齊全，文別則或有 將「書函」寫成「函」者。 4.如依據會議紀錄，則應寫明會議 的年月日、名稱及案次，否則為 疏漏，資料不完全。
5.依據自己機關、學校的前案引 述語錯誤者，如上行文用「諒 達」、「計達」，平行文與下 行文用「諒蒙鈞察」或援他機 關來文方式寫「依據本校○年 ○月○日字第○○○號函辦 理」。
6.依據引用錯誤：如以機關首長 名義發通知，依據卻改為一級 單位之通知，如「人事室○月 ○日通知」。
疏忽或重複附件之說明： 附件項中載有附件者，應於「說明」段最後一項敘明，如有兩件以上，則於敘項中分別說明「如附件一」「如附件二」等，如未於「說明」段中敘寫，或雖寫而不相符，則均為錯誤。然如以檢送文件為主要目的者，因附件名稱已在主旨段陳述，「說明」段中不必重複，否則為多餘。
預判受文者須與承辦單位聯絡時，未列出聯絡人及電話等資料，造成連繫之麻煩。
附件之運用不夠靈活： 附件可使公文的內容趨於簡單，如為表格，更可省卻敘述之繁複，應靈活運用。然運用附件，常見未列標題及名稱如「附件一○○○○表」字樣，或雖有名稱而與公文所提附件名稱不一致者，均為錯誤。
八、辦法部分 段名不甚適當： 如上行文對上級機關有具體之建議、請求時，宜改為「建議」、「請求」、「擬辦」或「核示事項」等，不宜用「辦法」為段名。
辦法部分 所提辦法太多、太複雜，以致公文太長。最好將之列為附件，如此可更為周延。
辦法部分 有辦理期限而未顧及時間是否恰當： 應顧及發文、收文及雙方文書處理所需之時間，以及郵遞時間，蒐集資料時間及是否有連續假日等。雖然事情緊急，可先傳真，在補寄公文，然此緊急處理之情形，終非常態，應避免為宜。
所列辦法含糊籠統： 如欲參觀某機關，僅寫參觀日期，未寫明起迄時間，或前往參觀人數，或擬參觀項目，則受文者將不知如何準備接待，如需再以電話聯絡，則非完善的公文。
九、正、副本填寫常見錯誤 未寫全銜： 如發文者與受文者之錯誤 正副本收受者之位階與發文者不對等： 如發文者與受文者之錯誤 正副本收受者之位階與發文者不對等： 如由學校發文，正副本受文者卻是另校的一級單位（如教務處），甚至是二級單位（如教學組）；
正、副本填寫 所發正本單位非權責單位： 如校際比賽通常由學務處辦理，如此類公文發給教務處則不適當。
發正本或副本給自己： 有習作者不甚瞭解，常將發文者亦列於正本或副本收受者名單中，此為顯然之錯誤，現在「函」的使用範圍甚廣，機關發函給員工或副本給機關內部單位或人員的情形甚為普遍，然發函給自己（名稱與發出機關全同）則不對。
正、副本填寫 不同層級機關合併敘述 ㄨ 如台北縣、市、桃園縣、市、因台北市是直轄市，台北縣與桃園縣同級，為省轄市，而桃園市則為縣轄市。不同階級機關不可並列。
正、副本填寫 公共事務發文給機關首長 ㄨ 如發文給學校校長。凡屬於機關的公共事務，應發文給機關才對，發給機關首長是錯誤的。 如發文給學校校長。凡屬於機關的公共事務，應發文給機關才對，發給機關首長是錯誤的。 人事命令與獎懲令，正副本收文者混淆： 如獎懲令正本給予個人而副本給與所屬之單位，此不妥當，應相反才對。
正、副本填寫 復文時，以來文機關的業務管理單位為對象 ㄨ 復文時，以來文機關的業務管理單位為對象 ㄨ 如來文為教育部，復文改為教育部顧問室。然如來文明確表示逕行行文其業務管理單位即可，否則即不妥當。
副本收受者列入上級機關 ㄨ 上級機關應另行發文，以示尊重，不宜逕予副本。 填寫副本時先寫自己之單位，再寫其他的機關或單位，此違反「以客為尊」的寫作原則，應先寫其他的機關才對。 ㄨ
正、副本填寫 忽略寫正本、副本，或雖寫正本、副本之標題，實際亦應寫，卻空白而未填寫 自己單位應發附件留存者，忽略而未寫在副本項下，或寫法錯誤，如不寫本校某某系而寫某某大學某某系。
十、署名與蓋章常見錯誤 習作者常忽略署名一項，以致未見任何署名。 蓋用印信錯誤： 如上行文蓋簽名章而非職章，書函仍蓋機關首長簽名章者，均屬錯誤，應分辨清楚才好。 撰稿時，機關首長署名處應寫其姓而後加○○代表名字，然有劃××者，則為顯然的錯誤。
十一、其他常見錯誤 字體大小無別： 依規定發文字號、文別、受文者、本文均應採較大字體，以求醒目，署名則通常為簽名章，字體更大，而機關地址、傳真及管理資料及正副本字跡均應較小。
公文內容的項目不齊全： 如漏列速別，或未列出機關地址及傳真，或缺正本、副本欄，或少署名等。 為使管理資料與本文及正本副本之冒號平齊，以致各字的間隔距離不同，此為錯誤。 兩個字與四個字、六個字下均緊接冒號，不必一樣高低。