107年度新進人員 教育訓練 文書業務說明 黃美隨組長 107年3月7日

講 解 大 綱 ※本校文書處理流程 ※文稿之陳判 一、處理之文書類別 一、處理之期限 二、文書處理的作業 二、卷宗之使用 講 解 大 綱 ※公文系統概要說明 ※本校文書處理流程 ※文稿之陳判 一、處理之文書類別 一、處理之期限 二、文書處理的作業 二、卷宗之使用 三、發文/歸檔作業 三、決行之層級 ※文稿的撰擬 一、簽稿之撰擬 二、函稿之撰擬 三、核校發文稿常見問題

壹、系統概要說明 單位類別及權限--- ◆承辦單位--有修改文稿及表示意見之權限。 ◆會辦單位--無修改文稿權限，但可表示會簽意見。 ◆核稿單位--有修改文稿，亦有表示意見之權限。 ◆批示單位--有修改文稿及表示/決行意見之權限。 一層決行： ->電算中心資管組承辦人→電算中心資管組組長→電算中心主任 (教學單位：地環系承辦人 →地環系系主任 →學院秘書 →院長) ->總務處事務組窗口→事務組承辦人→組長→專門委員→總務長 ->秘書室窗口→核稿秘書→主秘 ->副校長→校長

壹、系統概要說明 確認系統中之個人基本資料： 身分的類別： 資料作業→自訂角色→【確認個人資料--電話、傳真及E-mail 學校首頁→電子公文系統→電子公文管理系統→人員基本 資料作業→自訂角色→【確認個人資料--電話、傳真及E-mail 或修改本職身分或其他單位兼職身分】。 身分的類別： ◆單位交換人員---至文書組簽收及交換文件的人。 ◆單位窗口人員---簽收、分發、閱讀並管控公文進出的人。 ◆一般承辦人員---各單位承辦公文的人。 依不同的單位類別及系統角色，提供不同的系統功能選單，故須對系統角色之人員進行管制 ： 各單位設定之系統角色(承辦人員、窗口人員、交換人員) ，若需調整，請填寫「系統身分申請(異動)單」(置於秘書室/行政議事組/表單下載專區)，經單位主管、核稿秘書、主任秘 書核可後，由秘書室開放權限。

壹、系統概要說明 採電子傳送與紙本傳送雙軌並行： 考量公文性質差異，採電子文與紙本文雙軌並行 ◆以紙本寄送至本校之外來文→經文書組掃描匯入系統 ◆以電子交換系統接收之電子外來文→能直接匯入系統 ◆自創稿或自創簽→直接進創稿系統編輯文稿 儘量採電子傳送(線上簽核) 方式，處理外來文及自創 函稿或自創簽者--- ◆簽核文稿沒有特殊字元 ，如韵、喆…。 ◆無附件； ◆有附件，附件不須核章，電子檔可上傳系統者； ◆有附件，附件可掃描，其pdf檔案小於10M者。

壹、系統概要說明 處理外來文及自創稿或自創簽，可採紙本傳送者： ◆非機密案件，但保存年限20(含)年以上者； ◆機密案件； ◆非機密案件，但保存年限20(含)年以上者； ◆各單位所辦文稿需加會非建制單位 (校教評會主席、校申評會主席)者； ◆附件有領據、支票、支出憑證、推薦函、審查報告、 計畫報告書…等實體附件，其電子檔不可上傳系統者； ◆有附件，其附件必須會相關單位(如主計室)核章/用印；

壹、系統概要說明 作業流程之規範： 創簽、自創稿)，經批示後均回原承辦人，再點送文書組發 文、存查或自行存查。 ◆無論紙本傳送或電子傳送之文稿(含外來文回復與存查、自 創簽、自創稿)，經批示後均回原承辦人，再點送文書組發 文、存查或自行存查。 ◆文書組處理校外來文，將外來文的附件電子檔匯入校內系 統；承辦人員簽稿時，若另有附件需上傳簽稿附件檔，又 流程中會簽單位核章時，如有參考附件亦可上傳電子檔。 （系統自動將參考附件與簽稿附件分區列表） ◆線上簽核文稿一旦經批示後送回原承辦人，檢視並列印公文 稿(含簽核與批示意見)及附件時，須將外來文的附件、 簽稿附件及參考附件3種均列印，合併編寫頁碼、騎縫處 蓋職名章，裝訂整齊(以訂1支訂書針為限，若有厚度以 長尾夾固定)再送至文書組簽收發文或存查歸檔。

貳-- 一、處理之文書類別 收文(收校外來文)： 發文(對校內外發文)： ◆紙本來文---由校外機關以紙本郵寄至本校的公文。 ◆電子來文---校外機關透過「教育部電子公文交換系 統」傳送至本校者。 發文(對校內外發文)： ◆令-------公布法律、發布法規命令及人事命令(派免令 /獎懲令) 。 ◆函-------各機關公文往來或人民與機關間之申請與 答復 (蓋『校長簽名章』)。 ◆書函-----於公務未決階段需磋商、徵詢或通報時使用 ；處理簡單案情、寄送書刊等普通文件或為 一般聯繫、查詢時使用(蓋『國立中正大學』) 。 ◆公告-----機關對公眾(學生) 公告事項(工程招標)。 ◆開會通知單---召集會議用。

貳-- 二、文書處理作業(校外來文) 未掛總收文號 之公文(無條碼) ： 有掛總收文號之公文(下方貼黃色標籤條碼) ： 未進電子公文系統列管，文書組逕請各單位「交換 人員」簽收送交予承辦單位， 由承辦單位自行簽辦存查(包含紙本及電子校外來文)，若有需要，承辦人可通知文書組改掛總收文號 --- ◆開會通知單； ◆非政府機關來文(如民間團體提供獎學金申請案) ； ◆案情不重要或屬公告週知性質。 有掛總收文號之公文(下方貼黃色標籤條碼) ： 進入電子公文系統，依公文處理程序函復或簽辦， 　且須將陳判後之文稿與原始來文送交文書組發文或存 　查歸檔，並於公文系統列管流程及追蹤(含紙本及電 　子來文)。

貳-- 二、文書處理作業(校外來文) 掛總收文號之校外來文處理作業： ◆電子公文交換系統收文後→列印紙本→研判承辦單位→於 本校公文系統取得總收文號（紙本文另輸入機關、日期字號及 主旨），貼上黃色標籤，列印公文簽收清單連同校外來文 →交 由各單位「交換人員」簽收後 → 帶回給各單位「窗口人員」 簽收、管控、分發至單位內「公文承辦人員」 。 ◆分文作業--- 由文書組分發至各處室、中心、學院，再由各處室、中心、 學院自行轉分所屬各組或系所或研究中心；另校級研究中 心之校外來文分由研發處轉分所屬研究中心。 ◆層級架構如下--- 1.行政單位---各處室、中心→所屬各組。 2.教學單位---各學院→所屬系所、院級研究中心。 3.校級研究中心---研發處→所屬研究中心。

貳-- 二、文書處理作業(校外來文) 掛總收文號之校外來文函復或自創函： 經決行後→由秘書室或二層決單位直接送回原承辦單位 ◆函復文稿 ↗ 紙本流程 → 須列印公文稿，連同校外來文 ◆自創函稿 ↘ 線上簽核 → 不需列印文稿，在系統中陳核 經決行後→由秘書室或二層決單位直接送回原承辦單位 →承辦人檢視內容(線上簽核者須列印文稿/核章欄及附件) ，編寫頁碼、騎縫處蓋職名章後，再送至文書組→掛總 發文號並整理文稿，經校對後： 1. 紙本發文→列印紙本公文→用印、 裝封、寄出。 2. 電子發文→由教育部電子交換系統發送電子公文)。 ◆承辦人注意事項--- ◎有無特別批示意見，需承辦單位或其他單位知悉者； ◎附件是否被修改，需更新附件者； ◎文稿內容若有重大修改，須清稿處理。

貳-- 二、文書處理作業(存查案件) ◆自創簽奉核後→由秘書室送回原承辦單位→承辦人瞭解 掛總收文號之校外來文存查案件： ↗紙本流程 → 須列印公文稿，連同校外來文 ◆簽辦存查文稿 ↘線上簽核 → 不需列印文稿，在系統中陳核 經批示後 → 由秘書室或二層決單位直接送回原承辦單位 →承辦人檢視內容(線上簽核者須列印文稿/核章欄及附件) ，編寫頁 碼、騎縫處蓋 職名章後，再送至文書組簽收存 查歸檔。 自創簽之存查案件--- ◆自創簽奉核後→由秘書室送回原承辦單位→承辦人瞭解 批示意見，並自行判斷： ↗單位自行存查，於系統點選後結案。 ↘屬重要性者，請送文書組取號歸檔(如核發證明書、感謝獎 之取號作業)，事後可供調案 。

貳--二、文書處理作業(校內電子發文) 本校自102年11月1日實行校內電子發文： ，除了發文附件不可電子化或特殊重要案件，採用紙本發 ◆凡透過文書組發送之校內公文，受文者為校內單位或人員 ，除了發文附件不可電子化或特殊重要案件，採用紙本發 文簽收傳送外，一律採校內電子發文方式； ◆文書組將校內發文的公文檔及附件檔掛於系統中，供校內 單位/人員進系統閱讀或下載；不再列印紙本公文，承辦人 以電子抄本留存； ◆發文對象為單位主管(如：開會通知單)，會同時副知「單 位窗口」，請「單位窗口」適時提醒； ◆發文對象為人員(如：考績委員)則不會副知「單位窗口」 ；若發文對象屬教師個人，自106年10月起取消紙本，由 發送E-Mail通知時直接連結公文系統接收讀取（重要會 議、 聘函 及各項委員身分者除外）。

貳--二、文書處理作業(校內電子發文) 校內電子發文之作業流程：

貳--二、文書處理作業(校內電子發文) 校內電子發文「單位窗口」之角色： ◆ 負責簽收單位公文及分文業務、轉知校內電子文之相關 訊息或提醒單位主管。 ◆各單位（一級 / 二級單位）窗口人員至多2人，若需新增 窗口人員，請至「電子公文系統」人員基本資料作業 / 個人 資料 / 新增單位窗口身分後，列 印申請單 ，送至秘 書室顏先生確認申請；若要移除窗口 人員身分則自行至 電子公文系統 / 人員基本料 / 本職身 分修改 / 刪除。

貳--二、文書處理作業(校內外發文) 流程上可能出現之情形 ◆承辦人未簽收公文，致找不到擬簽辦之校外來文。 ◆單位窗口未簽收公文及分文/紙本文先簽收→(電子文)待轉送。 ◆承辦人未簽收公文，致找不到擬簽辦之校外來文。 ◆編輯回復文稿與擬簽辦之校外來文不一致(甚至2件公文交錯) 。 ◆簽稿並陳--未夾帶簽/稿 (或FL號不同)，有附件未帶入附件檔。 ◆流程點選錯誤(如發文誤選為文書組存查或自行存查) 。 ◆選擇紙本流程，列印文稿陳核後，未確定送出(自行跑文，流程 關卡均未點送，紙本仍需配合系統流程→方能完成取號發文。) →若案件處理期限須於截止日當天5點下班前發文，配合郵差至文書組收件時間為下午4時30分 ，請承辦人注意時程 。 ◆文書組依發文或存查之不同簽收文稿， 並進系統處理 ↗ 發文文稿→填寫本校總發文號→整理文稿。 ↘ 存查文稿→點收檢核文稿頁碼→送檔管人員處理。

貳--二、文書處理作業(校內外發文) 流程上可能出現之情形 ◆由秘書室送回原承辦 人之簽辦文稿與校外來文，承辦人檢 視內容後，忘記列印文稿或點送文書組發文或存查： →系統 輔以「公文稽催前之警訊」 ◎依公文速別，逾處理期限。 （若評估期限內無法辦理完成，可申請展期。） ◎公文簽辦完成，逾5天未送文書組發文或歸檔。 ◎公文會簽單位逾會簽時間之稽催。 →「書面稽催」約次月之 25日發函。 ◆製作聘書、獎狀、結業證書等案件，需以『簽』陳核，但 流程設定錯誤： →設定一層決行(秘書室控管印模及印製數量)，不需加會文書 組，奉核後列印紙本文稿送文書組，並需於系統點選『文書 組發文取號』 ，原簽稿歸檔，影印1份供承辦人據以製作書 狀 ，再送文書組用印。

貳--二、文書處理作業(校內外發文) 流程上可能出現之情形 重新修改文稿或表示意見後，未再重新送請所隸屬之一、二 級主管(或秘書)核閱。 ◆線上簽核公文稿時，若經單位主管或會簽單位退回原承辦人， 重新修改文稿或表示意見後，未再重新送請所隸屬之一、二 級主管(或秘書)核閱。 →系統有管制功能(即原承辦人重新修改文稿或表示意見，確定送 出時，系統將主動帶出其二級主管、秘書、一 級主管之關卡) 。 ◆線上簽核其他單位會簽本單位之公文稿時，經自己表示意見後， 務必送請所隸屬之二級主管或秘書及一級主管核閱後，方能送至 下一單位。 →此無法由電子公文系統進行管制 (因非屬承辦單位系列，無法判定是否須經一級單位主管)。【請自行留意控管】

貳--二、文書處理作業(校內外發文) 文書處理之問題缺失 ◆公文稿陳核過程中，若遇各會簽單位有意見爭議時，而校長最 後裁示係依會簽單位意見(即非原承辦單位意見)辦理時： →未列管原承辦單位是否有依裁示意見發文或執行後續事宜。 ◆公文稿陳核過程中，若遇一、二級主管有修改附件內容時： →承辦人未重新修改附件，並提供新修正之附件供文書組發文 ，造成後續補救處理之困擾。 ◆各單位(含承辦人及一、二級主管)於簽辦或核閱紙本公文， 務必核章(或簽名)，並加註日期，以示負責。 →未核章/簽名/或未註明日期之公文稿，通知補正或退還補齊。 ◆各單位確實掌握各項業務之工作時程及程序(尤其是教師研究 計畫案)，勿要求會簽單位核章時不要註記日期，或要求 發文日期往前。若有特殊需求，必須另紙繕寫說明原因。

貳--二、文書處理作業(校內外發文) 承辦人於系統中編輯文稿時應注意事項： ◆承辦人聯絡資料-- 務必至電子公文系統之人員基本資料作 業→自訂角色→ 確認【個人資料--電話、傳真及E-mail 】 ， 以利系統正 確自動帶出。 ◆編輯文稿時-- 務必使用系統提供之項目符號與標點符號，內文敘述中若 有阿拉伯數字者，請鍵入半形，方能使文稿排版整齊。 ◆檢視公文PDF介面-- 可根據需要，選擇行距大小，自行決定公文顯示及列印的 格式， 以減少紙張的使用，並儘量採雙面列印。 ◆文稿內容儘量避免使用古字、少見字、罕見符 號，以利發 送電子公文； 如使用叁、喆、斕、峯…等特殊字元，因系 統無法顯示，請於文稿列印出後以手寫填入。

貳--二、文書處理作業(校內外發文) 系統內行文單位(正、副本受文者)之書寫： 校內單位--可點選單位群組或新增校內單位/人員 之 ◆校外機關--應寫全銜，若為法人或民間團體應詳填地址。 如：環保署→行政院環境保護署 校內單位--可點選單位群組或新增校內單位/人員 之 『檢視並選取』→方能全銜對應發校內電子文 ◆書寫順序--中央機關先寫，地方機關其次，個人再次 之，校內單位列最後。 如：教育部、嘉義縣政府、○○○君、本校理學院、物理系… ◆副本校內單位--不用寫全銜，應稱「本校」，第1個校內 單位寫「本校」二字，第2個單位起不用再寫。 如：本校理學院、物理學系… ◆副本不需排列序號： 錯誤→1.出納組 2.研發處 3. 物理系 正確→本校出納組、研發處、物理系

貳--二、文書處理作業(校內外發文) 系統公文稿「附件」之處理： 無論紙本傳送或電子傳送之文稿，附件欄位不可空白 ， 否則無法上傳，請務必填寫--- ◆無附件→請填「無」，有附件請將電子檔帶入系統一併上傳。 ◆有附件→請簡短書明附件名稱及數量(領據1紙、調查表1份) 勿書寫如主旨、如文、如說明…等。 →不併入文稿歸檔，請註明「附件不歸檔」並簽名。 →併入文稿歸檔，請接續於文稿後面蓋章（姓名/職章） ，並編入頁碼。 ◆配合時效，若附件不及隨文寄出者，請書明「附件另送」；並 於補寄附件時，註明已發文字號。 ◆附件以正本受文者為限，副本機關或單位如需附件，應 在副本之「機關或單位名稱」註明(含附件) 。 ◆儘量於公文中書明網址，供受文者自行下載附件，以便節 紙及隨時查閱。另若來文過長無法摘述時，應列為附件。

貳--三、公文稿發文/歸檔作業 需送文書組發文/歸檔存查之公文： 文書組檔管作業流程： ◆有掛總收文號之校外來文與其簽辦文稿(含簽稿並陳) ◆有掛總收文號之校外來文與其回復文稿(以稿代簽) ◆自創函稿/書函稿或簽稿並陳之文稿(屬對校內、外發文) 文書組檔管作業流程： ◆發文/歸檔之公文稿件→經文書組簽收(自備簽收簿)後→ 填入文號→整稿繕印→發文/存查者直接進行分類→立案 編目→建立系統欄位資料→紙本掃描→檔案上架典藏。 ◆處理校外來文需依據總收文號簽辦文稿，若另以自創簽 或自創稿的方式為之或文稿交錯者，因系統流程未能完 成連結，致無法歸檔存查而遭退件，須重新進流程處理。

貳--三、公文稿發文/歸檔作業 校外來文及公文稿或自創函稿須以原件歸檔： 原則，公文未以原件歸檔者，應敘明具體事由，簽陳 權責長官核准。 ◆歸檔案件以原件(含校外來文及公文稿、自創函稿)為 原則，公文未以原件歸檔者，應敘明具體事由，簽陳 權責長官核准。 ◆校外來文若遺失，須向發文機關索取影印本，再至 文書組補蓋總收文號後，儘速重新擬辦陳判。 ◆原存置於業務單位之檔案(自創簽及附件)，若有以下 檔案徵集之需求，於簽核後辦理歸檔。 ◎機關法定職能運作，可供業務參考或權責稽憑者。 ◎具保障個人、團體或政府機關法定權益者。 ◎具滿足民眾「知」的權利之資訊價值者。 ◎具學術研究參考者。 ◎具影響國家、地方發展及社會公益者。 ◎具保存歷史文化、典章制度或科技價值者。

貳--三、公文稿發文/歸檔作業 附件之處理： ◆公文稿附件應清點清楚，隨稿附送；若有2種以上時，應 分別標明附件名稱。 ◆各單位發文(含外來文函復或自創稿)，若含有附件，請備 齊受文者所需份數(夾置於卷宗左側內頁) ，另備1份（或 影本）附於公文稿後面，在接續頁蓋騎缝章及編入頁碼併 入歸檔。 ◆若公文及附件(電子檔上傳公文系統)可透過交換系統傳 送受文機關者，僅需備1份紙本附件併公文稿編寫頁碼 並於騎缝蓋章送文書組發文。 ◆附件如不及或不能隨稿附送時，請註明「另行寄送」。 ◆附件需以正本(領據、支票)隨文發出者，得以影印本併 公文稿編寫頁碼並於騎縫蓋章一併歸檔。

貳--三、公文稿發文/歸檔作業 附件之處理： ◆附件需隨文寄出，且不能以影印本併公文稿歸檔，請於 文稿左下角註明附件不歸檔（或隨文寄出）並蓋章及 註明日期。如：支出憑證、推薦函、審查意見報告書。 ◆附件屬需相關單位核章(用印)之申請書、契約書、報表 或其他文件者， 請於核章(用印) 後再影印併文稿歸檔。 ◆附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍冊式或難以隨 文裝訂者外，應併同其本文連續編碼。 ◆歸檔案件有數種附件者，每一種附件只需歸檔1份。

貳--三、公文稿發文/歸檔作業 編寫頁碼--- 騎縫處加蓋職名章--- ◆歸檔案件(包括發文或存查案件)為紙本，由承 辦人員依文件產生日期之先後順序，後者在上，先者在 下，由下而上，依序以鉛筆於每頁編寫頁碼，文件係雙 面書寫或列印者亦同(單面列印者於該頁右下角編寫； 雙面列印者正面於該頁右下角，反面於該頁左下角編寫) ，並於首頁註明總頁數(頁碼數字適中勿潦草)。 騎縫處加蓋職名章--- ◆公文稿附件有2頁以上者應裝訂妥當，並於接續騎縫處蓋 章 (勿以小型連續章) 。

貳--三、公文稿發文/歸檔作業 歸檔案件之退回補正 ◆歸檔案件如有下列情形之一者，退還承辦單位補正： ◎案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。 ◎案件污損、內容不清楚或無法讀取者(公文稿破損)。 ◎未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。 ◎未編列文號或文號有誤者(FL號與總收文號未連結)。 ◎未填註分類號或保存年限者(誤填分類號)。 ◎未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。 ◎案件二頁以上，未依規定蓋騎縫章(職名章)者。 ◎附件屬樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏 蓋「樣張」或「註銷」字樣者。 ◎案件與歸檔清單之登載不符者。 ◎案件未能以原件歸檔，且未經簽奉權責長官核准者。

參--一、文稿之撰擬 數字用法規定： ◆須以阿拉伯數字書寫--具一般數字意義(如代碼、身分證號、 發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌 號碼等)、統計意義(如計量單位、統計數據等)、法規條項款目、 編章節款目之統計數據者，以及引敘或摘述法規條文內容時。 ●年度、日期、時間----98年度、 21世紀、第3週、第3名 ●序數----第2會議室、第6次會議紀錄、第1階段 ●發文字號、編號----校人字第097001230 、附件1 ●計量單位、統計數據(百分比、金額、人數、比數等)---- 80%、7,951萬2,456元、60人、1:3 ●地址、電話----100臺北市中山路1段5號3樓206室 ●法規條項款目、編章節款目之統計數據----事務管理規則 共分15編、415條條文 ●法規內容之引述或摘述：依某施行細則第15條規定辦理。 ●錢幣全名新臺幣、金額----如：新臺幣 6億3,944萬2,789元， 最後要加上「元」字。。 ●支票、領據----支票1紙，領據3紙。

參--一、文稿之撰擬 數字用法規定： ◆須以中文數字書寫--屬描述性用語、專有名詞（如地名、書 一致性、一流大學、每一位同仁、四大施政主軸、 名、人名、店名、頭銜等）、慣用語及法規制訂條文。 ●描述性用語--- 一致性、一流大學、每一位同仁、四大施政主軸、 再一次、三大面向、公正第三人、數學系三年級。 ●專有名詞(如地名、書名、人名、店名、頭銜等)--- 三國演義、李四、五南書局 ●慣用語(如星期、比例、概數、約數)--- 週一、星期一、正月初五、三萬分之一、 三讀、約三天、七千餘人、二三百架次。 ●法規制訂、修正及廢止案之法制作業公文書(如令、函 、法規草案總 說明、條文對照表等)--- 修正「事務管理手冊」財產管理第五十點、第五十一點、 第 五十二點，並自中華民國九十三年二月十六日生效…。 「○○法」草案總說明：…爰擬具「○○法」草案，計五 十一條。

參--一、 文稿之撰擬 公文用語規定： 1. 有隸屬關係之機關---上級對下級稱「貴」 ；下級對上級 ◆稱謂語----無須空格 　 1. 有隸屬關係之機關---上級對下級稱「貴」 ；下級對上級 稱「鈞」；自稱「本」。本校→教育部 →「 鈞部」。 2. 對無隸屬關係之機關---上級稱「大」 ；平行稱「貴」 ； 自稱「本」 。本校→科技部、法務部 →「大部」。 3. 對機關首長間---上級對下級稱「 貴」 ，自稱「本」 ； 下級對上級稱「鈞長」 、 「鈞座」 ，自稱「本」 。 4. 機關(或首長)對屬員稱「 臺端」。 5. 屬員對長官或下級機關首長對上級機關首長自稱為「職」 6. 機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「 臺端」 ；對團體稱「 貴」，自稱「本」 。 7. 行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為 「 貴機關」或「貴單位」。

參--一、文稿之撰擬 公文用語規定： 擬稿注意事項： ◆起首、期望及目的用語(無須空格)--- ◆文稿條理分明、措詞切實、文辭通順。 1. 對上級機關或首長用---檢陳；請鑒核 、 請核示 、請鑒查 、 請鑒核備查 、 請備查 、 請核備 。 2. 對平行機關用---檢送；請查照、 請辦理惠復 、請查照 轉知、請查核辦理、請查明惠復 。 3. 對下級機關用---檢送；請查照、請照辦、請辦理見 復 、請查明見復、請查照轉知（「請」或 用「希」 ） 。 擬稿注意事項： ◆文稿條理分明、措詞切實、文辭通順。 ◆引敘來文或法律條文，以扼要摘錄為度。 ◆使用檢陳(對上級機關) 、 檢送(對平行或下級機關) 、 檢附 (用於說明段)等附送語應適當。

參-- 一、簽之撰擬(格式及範例) 簽辦校外來文之簽(格式)--- 用語說明--- ◆主旨：摘錄來文重點(陳送主管核示) 。 ◆說明：依據來文辦理/說明來文內容。 ◆擬辦：依案情採行處理方案。 用語說明--- ◆主旨：教育部函轉內政部有關○○○1案 ，請核示。 有關本校報部申請○○○案之審核結果，請核示。 ＊嘉義縣政府函請本校推薦科展評審委員案，請核示。 ◆說明： 一、依據○○縣政府105年3月6日教(一)字第106000222號辦理。 二、科展將於105年5月15日假該府第二會議室舉行。 三、本校需推薦之學科評審委員計有○○、○○二科。 ◆擬辦：擬加會○○系及○○學系推薦人選， 並於○月○日前 將名單送院彙整，俾以依限函復。

參-- 一、簽之撰擬(格式及範例) 簽辦校外來文之簽(範例)--- ◆主旨：有關教育部函請本校以行政協助方式，辦理105年度部屬機關 及公私立大專校院檔案管理主管人員研習會1案，請 核示。 ◆說明： 一、依據教育部105年**月**日臺教秘 (四) 字第105000****號函辦 理。 二、本校需評估人力、場地、課程需求等研提2天1夜之研習計畫 ，並於擬辦理研習日期前 2 個月，函送教育部核定並簽訂行 政協議書據以執行。 ◆擬辦： 一、本案奉核後，再依相關規定擬訂研習計畫、編列經費，報部 核定。 二、文陳閱後存查並影印1份供辦。

參-- 一、簽之撰擬(格式及範例) 自創簽 (格式)--- ◆主旨：簡要敘明陳判案件之事由；主旨不分項， 一段完成。 ◆說明：對案件的背景、經過、相關法規或前案及 處理方法等，作簡要敘述，並視需要分 項條列。 ◆擬辦：為簽之重點所在，應針對案情提出具體之 處理意見或解決方案；多項意見宜條列。 ◆各段應清楚敘明，文字內容不再重複贅述。

參-- 一、簽之撰擬(格式及範例) 自創簽 (範例)--- ◆主旨：為提升校內檔案管理相關知能，擬函請各單位轉知所屬行政 同仁於〇〇〇 年 10 月底前，完成「檔案管理數位課程」1案 ，請核示。 ◆說明： 一、依據本校「檔案管理中程發展計畫」，已將「檔案管理數位 課程」列入〇〇〇度強化公務人員數位學習檢核方案之必選 課程項目。 二、擬選擇「公務人員應有的檔案管理素養」、「檔案管理綜述-- 檔案管理法令與實 務」、「機密檔案管理」、「檔案資訊安全」 等四門課程， 供行政同仁線上研讀。 ◆擬辦：奉核可後，擬以E-mail請各單位轉知所屬行政同仁於 期限內 完成前述課程。

參--二、函稿之撰擬(函稿及格式) 回復校外來文之文稿(格式及範例)--- ◆主旨：針對校外來文之目的與要求，簡述回復的內 容主題(勿冗長繁複)。 ◆說明： 一、依據來文辦理。 二、說明本校的辦理情形。 ◆辦法：敘述本校所採取的策略、方案及步驟。 主旨：檢陳鈞部函請本校以行政協助方式，辦理105年度部屬機 關 (構) 及公私立大專校院檔案管理主管人員研習會之教育 訓練計畫(含課程表及計畫項目經費申請表)1份，請鑒核。 說明：依鈞部105年**月**日臺教秘(四)字第10500*****號函辦理。

參--二、函稿之撰擬(函稿及格式) 自創函/書函之文稿(格式)--- ◆主旨：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具 體扼要。主旨不分項，文字緊接段名冒號之下書 寫。訂有辦理或回復期限者，請在主旨段敘明。 ◆說明：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘 述，無法於主旨完整敘述時，用本段說明。若無 項次，文字緊接段名冒號之下書寫；若分項條列 ，應另列縮格書寫。 ◆辦法：向受文者提出之具體要求無法在主旨內簡述時， 用本段列舉。若其分項條列內容過於繁雜或含 有表格型態時，應編列為附件。如有附件，得在 文內敘述附件名稱及份數。 ＊期望語「請鑒核」、 「請查照」、「請照辦」等，列入 「主旨」段，不在「說明」 及 「辦法」段內重複。 ＊若有具體詳細要求須作為時，請列入「辦法」段內。

參--二、函稿之撰擬(函稿及格式) 自創函/書函之文稿(校外函範例)--- ◆主 旨：本校訂於101年12月12日(星期三)，假行政大樓東棟4樓會 議廳，舉辦檔案管理教育宣導講座，惠請 貴單位轉知所屬踴 躍報名參加，請查照。 ◆說 明： 一、為提升檔案管理業務成效，並配合本校舉辦「來回一六七又 二分之一」校史檔案特展，特別邀請檔案管理局○○○○○ 蒞校專題演講。 二、宣導講座時程安排詳附件一。 三、本活動可登錄終身學習時數 5 小時，請於 101年12月7 日前至 「公務人員終身學習入口網站」(網址：http://lifelonglearn.cpa.gov.tw/) 線上報名，報名人數以100人為限，額滿即不受理。 四、當天中午備有餐盒，但為利於統計餐盒數量，以限期內有上 網報名者為限，現場報名者恕不提供。 五、另檢附本校校園平面圖及交通路線圖(附件二)供參考。

參--三、核校發文稿常見問題 ◆公文格式排列不對【ㄧ、 →(ㄧ) → 1. → (1) 】 ◆ 無須空格仍空一格(正確：請查照、錯誤：請□查照) ◆公文用語錯誤(依鈞部→教育部、依據大部、臺端) ◆對外自我稱謂 (本校總務處、本校秘書室、本校〇〇系) ◆「檢陳→上級」、「檢送」等起首語不適當使用 ◆「檢附」附送語之錯誤使用 ◆「期望語及目的語 」錯誤使用(請鑒核、請惠核撥付) ◆「中文數字」與「阿拉伯數字」之使用（1件、1案） ◆ 文稿內容敘述與附件資料不同

參--三、核校發文稿常見問題 ◆誤填分類號(內容描述) ◆主旨段太長或內容過於冗長 ◆文意不通順 ◆錯別字/漏字 ◆歸檔文稿未依規定編頁碼： ◎未依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下整理 ◎由上而下編寫(應由下而上依序編寫) ◎將雙面列印之背面空白頁(無內容)列入編碼 ◎雙面列印之背面文稿(有內容)未列入編碼 ◎書寫成p1…p6、6/1 …6/6（應書寫→1、2、 … 6） ◎未用鉛筆書寫(用鉛筆書寫便於更正)

參--三、核校發文稿常見問題 ◆附件未併文稿歸檔時，未於文稿左下角註記「附件不 歸檔」或「附件隨文寄出」，並蓋章及註記日期 ◆紙本公文核章欄蓋職章後，未註記日期或蓋日期章 ◆發文之正、副本受文者未詳實填寫全銜 ◆副本含附件者未標示 ◆使用回收紙之背面列印文稿 ◆未依公文速別確實使用公文卷宗 ◆函復案件常以「先簽後稿」，除非必要，宜儘量採 「以稿代簽」或「簽稿併陳」方式處理，以減少公文 量及核章流程。

肆-- 一、處理之期限 一般公文之處理期限--- 最速件：1日。 速 件：3日。 普通件：6日。 限期公文： 速 件：3日。 普通件：6日。 限期公文： ◆來文或依其他規定訂有期限之公文，應依其規定期限辦理。 ◆來文訂有期限者，如受文機關收文時已逾文內所訂期限者， 該文得以普通件處理時限辦理。 ◆變更來文所訂期限者，須聯繫來文機關確認(並進電子公文系 統申請待辦公文展期)。 專案管制案件或其他特殊性案件之處理時限，各單位得視 事實需要自行訂定(並申請待辦公文展期→送文書組)。

肆-- 二、卷宗之使用 公文於陳核過程應使用公文夾(卷宗)，並以顏色 做為傳送速度之區分 --- ◆最速件用紅色。 ◆速件用藍色。 ◆普通件用白色。 ◆機密文件須先用專用封套裝袋，再以黃色卷宗陳核。 使用卷宗之疏忽--- ◆未真正依據公文之急迫性與速別來使用公文卷宗。 ◆未使用自己單位之公文卷宗，導致核稿後之公文錯放至 其他單位的效率櫃，不但影響公文時效且容易遺失公文。 ◆簽辦公文或創稿公文，請將文件及所有資料依序(簽文 →核章頁→擬函送之附件資料→原校外來文及其附件)裝 訂或夾整齊，以利主管核閱，並避免附件資料於陳核過 程中遺失，造成困擾。

肆-- 三、決行之層次 一層決:校長決行 組織二層決:組織架構之一級單位主管決行 業務二層決:業務授權之一級單位主管決行 承辦人→ 二級單位(系所主管、研究中心主任、處室內組長) →一級單位(秘書與學院院長、行政單位主管) →加會其他 單位(人事室、主計室) → 秘書室(主秘、副校長、校長) → 發文(存查或自存) 組織二層決:組織架構之一級單位主管決行 承辦人→ 二級單位 (系所主管、研究中心主任、處室內組長) →一級單位 (秘書與學院院長、行政單位主管) →加會其他 單位(人事室、主計室) → 一級單位(秘書與學院院長、行政 單位一級主管) → 發文(存查或自存) 業務二層決:業務授權之一級單位主管決行 承辦人→二級單位(系所主管、研究中心主任、處室內組長) 單位(人事室、主計室) → 業務授權一級單位(教務長、學 務長、總務長、研發長) → 發文(存查或自存)

肆-- 三、決行之層級 業務二層決：系所助理→系主任→院長→生活事務組→學務長 組織二層決：系所助理→系主任→院長→學務處→院長 行政單位以『組織二層決』為主： 學安組人員→學安組組長 →學務長 業務二層決：系所助理→系主任→院長→生活事務組→學務長 組織二層決：系所助理→系主任→院長→學務處→院長

報 告 完 畢 敬 請 指 教 !