國立臺中科技大學 電子公文線上簽核系統教育訓練 國立臺中科技大學 電子公文線上簽核系統教育訓練 講師：漢龍資訊 曾家鈴
注意事項 https://sso.nutc.edu.tw/ePortal 行政單位系統登入帳號：E-mail帳號(@前所有名稱)，新帳號者密碼請依一般登入或校務單一登入密碼 自行安裝方式： 可直接參照操作手冊第一章 學校公文單一入口網址： https://sso.nutc.edu.tw/ePortal
課程大綱 收發文流程說明 重要事項宣導 系統操作說明 實機操作
收發文流程
電子公文發文流程： 教育部電子公文交換系統 & 紙本發文 文書發文後結案歸檔 承辦人(簽) 文書電子作業 結案(歸檔) 發文管理 承辦人上網 函(稿)交還原承辦人 自行存查 文書發文後結案歸檔 文書電子作業 承辦人(簽) 結案(歸檔) 承辦人上網 創簽稿儲存、取號 發文管理 送發文 透過線上簽核傳送 承辦單位 主管 會辦單位 長官判行 擲回原承辦人
發文紙本簽核流程： 教育部電子公文交換系統 & 紙本發文 文書發文後結案歸檔 文書電子作業 發文管理 承辦人上網 創簽稿儲存、取號、列印 函(稿)交還原承辦人 自行存查 文書發文後結案歸檔 文書電子作業 承辦人上網 創簽稿儲存、取號、列印 發文管理 送發文 紙本簽核流程 承辦單位 主管 會辦單位 長官判行 擲回文書組
電子公文收文流程： 教育部電子公文交換系統 & 紙本收文 掃瞄 文書組 文書組登錄 結案(歸檔) 總分文 公布欄 各單位 登記桌 承辦人 擲回原承辦人 承辦單位 主管 會辦單位 長官判行
紙本收文流程： 教育部電子公文交換系統 & 紙本收文掃瞄 文書組登錄 總分文、收文分辦單 文書組 各單位 (紙本)結案(歸檔) 登記桌簽收 承辦人 收文分辦單交還原承辦人 自行存查 (紙本)擲回原承辦人 紙本簽核流程 承辦單位 主管 會辦單位 長官判行
授權決行 (授權決行 ) 校長 副校長 主任秘書 一級主管複核 歸 檔 單位主管初核 承辦人 承辦人員
電子&紙本文時機 來文 單位 文書組 承辦人 主管 長官 發文 狀態 分文 簽收 會簽 判核 結案 歸檔 創稿 1.電子來文及 紙本來文掃瞄 簽核 2.紙本來文(附件含實體) 紙本 3.含密件之公文 發文 創稿 1.發文無實體附件 2.發文有實體附件 3.密件發文 4.簽呈
公文製作及各欄位定義 電子簽核 文稿類別 正本及副本 公文分項項目 附件檔名不要超過10個中文字 一、 (一) 1、 (1) 附件檔名不要超過10個中文字 內部附件上傳檔案大小無限制，但請使用者儘量節制使用 發文附件檔案不要超過1MB，否則無法交換 日期：民國103年1月17日(不要是國字) 發文號：1030004343(不要是一○三○○○四三四三)
公文會簽原則 校長 副校長 主任秘書 簽會公文時 一級主管 單位主管簽核 承辦人員收文 (請加簽主管或人員或加簽 單位登記桌由其分文給相關人員主管) 一級主管 單位主管簽核 承辦人員收文
重要事項宣導 電子線上簽核線上結案歸檔、只有紙本文才需要到文書組歸檔 密件用紙本以專用信封歸檔 分類號不能選到別的科室的分類號；學校由97年1月1日開始，分類號就改為8碼，不要再輸入4碼 使用自然人憑證傳送公文 隨時注意登入後右手邊的最新消息 會辦其他科室前，內部的流程要先跑完(例如要會簽單位內相關人員與主管) 辦文日的計算為週一到週五，週六不計算 非本單位的文請勿決行，請加簽給秘書室登記桌 當總收發給號(尤其是發文字)，請重新整理頁面以取得正確發文字號
承辦單位人員收文應注意事項 一、紙本來文經由掃瞄後登錄在本校電子公文系統，其簽核 方式有二： (一)承辦單位人員未收到紙本公文者，請以本校電子公文 系統作電子線上簽核及線上歸檔。 (二)承辦單位人員收到紙本公文者，請以收到紙本公文簽 核，並以紙本到文書組歸檔。 二、外來文無論是以電子線上簽核作業亦或以紙本來文紙本 簽核；請注意公文辦理時限，普通件6日速件3日最速件1 日{以上不包括例假日}。
系統操作說明
第一種登入 從ePortal登入系統 請輸入ePortal帳號密碼登入系統
實機操作
選擇兼職身分登入 不需記憶多組帳號、密碼
公文製作
直接點選即可製作一份公文(函)或簽呈 依據研考會規定認證之六大公文格式來加以製作
於創文時須先輸入簽核狀態、媒體形式、數量資料
簽核狀態電子簽核對應硬式磁碟，紙本對應媒體形式紙本
可個人設定標點符號及常用詞彙
自動產生WORD檔案 可直接列印
可夾帶電子形式附件 如：圖片、Word…等檔案
函書函開會通知單檔名勿超過10個中文字
公文撰稿暫時存檔 公文製作不須一氣呵成
公文追蹤 －承辦人員查詢自己承辦公文
承辦公文流程追蹤 自己承辦的公文均可追蹤進度
預設流程
國立臺中科技大學 可自行設定流程範本 狀態 個人化的流程設定
國立臺中科技大學 公文流程設定畫面 以關卡來顯示此公文簽核順序
公文流程加簽 賦予權限者還可以加簽關卡
線上簽核作業
國立臺中科技大學 即時稽催通知功能 尚未結案之公文一目了然 (需前往公文追蹤了解公文進度)
國立臺中科技大學 電子簽收公文&退文/改分 線上簽辦(電子&紙本) 自己的公文自己簽收
公文流程加簽，可加簽給其他人員 陳君佩 請在此輸入簽核意見
可點選“公文簽核列印”列印紙本存查
併案作業
說明 外來文或已結案公文當子案 創簽或函稿當母案 創簽併外來文 記下文號 簽收外來文 創簽→儲存(文稿類別：簽稿並陳) 併案功能，輸入文號 創簽併函稿 創函稿→儲存，記下文號
當收到文書組分文來的外來文時，先行確認公文是否由自己承辦 無誤的話請先進行簽收作業，才能進行併案作業
依據已簽收之外來文進行擬一份簽呈
一、公文內文繕打完成後請按左手邊的併案作業 二、將外來文的收發文號輸入於欄位內 三、點選新增子案 四、併案 五、儲存 2. 3. 4. 1. 一、公文內文繕打完成後請按左手邊的併案作業 二、將外來文的收發文號輸入於欄位內 三、點選新增子案 四、併案 五、儲存 5.
在公文內文中左上角即可看到註記“併案”
在公文暫存中亦會在類別後方註記“併案”
公文呈核至下一關時，收件匣中即可看到系統註記“併案”
打開公文內文中即可在上方與中間看到”併案收文” 亦可直接點選併案則可開啟併案之外來文內容
點選併案公文後即可看到併案之外來文 看完確認無誤後即可點譯“返回母案”
併案公文傳送時，新增併案檢閱提示訊息
併案注意事項 未簽收之外來文無法併案，未結案之簽呈無法被併案 流程中的公文無法併案 暫存區的公文，如有併案的狀態下，需解除併案方能刪除公文 不同年度(跨年度)的公文不得併案
公文經手 －會辦人員查詢經手公文
國立臺中科技大學 公文經手辦理查詢 可查詢經手會辦文處理情況
流程退文
可指定退文至曾經傳送過的任一關卡
授權決行
長官授權決行。 系統將自動擲回原承辦人
承辦人「簽呈」結案作業
系統自動帶入決行者名字 公文結案 (電子&紙本)
公布欄作業
送公布欄作業 完成長官授權決行，系統擲回給承辦人後，承辦人可進行送公布欄公告。
可進行查閱公布欄之公文
承辦人送發文作業
送發文作業 完成長官授權決行，系統擲回給承辦人後 點選”呈核(傳送)”，將直接傳送給文書組進行發文作業(或使用者加簽給文書組發文)
線上公文資料查詢
國立臺中科技大學 線上權限調卷功能 輸入查詢公文條件 複合式查詢條件，彈性高 可隨時調閱公文，速度快
國立臺中科技大學 查出符合條件之公文 查出公文還可複製再應用 避免週期性公文重複繕打
流程狀態一目了然
個人設定功能介紹
國立臺中科技大學
請依學校人事請假規定，並配合職務代理人設定 陳怡君 國立臺中科技大學
陳怡君 國立臺中科技大學
電子簽章PKI初次設定-1 2 1 3 預設值為出生年月日六碼
電子簽章PKI初次設定-2 2 按下確認後， 點擊儲存按鈕 1
調卷系統
調卷公文類型 已結案歸檔且非自己所承辦或創文之公文 已結案歸檔之歷史公文(民生校區轉入之公文)
進入資料查詢的調卷作業 點選跨單位歷史公文查詢
選擇欲調卷的條件後 按下開始查詢
選擇欲調卷的公文
於調卷單中輸入調卷緣由 (未輸入將限制無法傳送)
流程關卡請設定給 一級單位主管與業管單位一級主管
最後加簽給文書組組長後按下呈核傳送
單位主管可由收件夾中點選承辦人申請的調卷單
點開後可看到調卷申請單內容與流程
按下同意即可傳送下一關
業管單位主管按下同意後 傳送給文書組長
文書組長按下同意後便傳送回承辦人
申請人按下同意後便可開啟調卷公文
按下調卷相關資料可查閱完整公文內容
調轉入公文