明湖國小 文書講習 時間：104.08.05 地點：總務處

課程大綱 文書的意義 公文類別 公文處理 公文時效管制 公務機密維護 公文整合系統實務

文書的意義 係指處理公務或與公務有關之全部 文書。 凡機關與機關或與人民往來之公文 書，機關內部通行之文書，以及公 文以外之文書而與公務有關，不論 其形式或性質如何，均屬之。

公文類別 令：發布市單行法規、解釋性規定與裁量基準之行政規則及發表人 事任免、遷調、獎懲時使用。 呈：對總統有所呈請或報告時使用。 令：發布市單行法規、解釋性規定與裁量基準之行政規則及發表人 事任免、遷調、獎懲時使用。 呈：對總統有所呈請或報告時使用。 函：各機關處理公務，有下列情形之一時使用： １、上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 ２、下級機關對上級機關有所請求或報告時。 ３、同級機關或不相隸屬機關間行文時。 ４、民眾與機關間之申請或答復時。 公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣 布周知時使用。 其他公文：書函、開會通知單、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、 報告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、 紀錄、節略、說帖、定型化表單

公文處理--流程 1/18 文書處理：指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之 全部流程

文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得拖延、積壓、損毀、遺失 公文處理--簽辦流程 4/18 文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得拖延、積壓、損毀、遺失

公文處理--來文簽辦 5/18 ◆一般存參之文件於來文最末頁文末處下方，簽擬處理意見並 蓋章及註明時間 (例0620/1500) ◆承辦人員簽具意見時，應力求簡明具體 ◆來文剩餘空間不足，或簽擬意見較多時，紙本應另以便箋簽 擬或背面空白處﹐線上簽核可按右鍵新增頁面 ◆對於來文之附件，有抽取應用之必要，應於擬辦時書明 「附件抽存」字樣，除書籍等另由指定單位保管外， 應於用畢後或離職時歸檔

公文處理--簽辦方式 6/18 存查：無轉行或答覆必要、例行備案或備查之文件及表報、 本機關蒐集或受贈與之參考資料、屬通知參考性之副本 公文處理--簽辦方式 6/18 存查：無轉行或答覆必要、例行備案或備查之文件及表報、 本機關蒐集或受贈與之參考資料、屬通知參考性之副本 *經核定存查文件應於2日內做辦畢登錄 函復辦理：(以稿代簽、簽稿並陳、先簽後稿) 函稿發文後併來文歸檔採收發文同號方式辦理 免備文：回復免備文案件除免擬繕文稿外，其處理程序與 一般公文相同，於發文時，應分別於存卷之原本及發出之 (紙本)正本上加蓋受文者及發文日期字號章戳，並列入發 文件數統計。 創簽稿：先予創號登錄，再將公文送陳核（判）程序辦理

公文處理--簽之撰擬 10/18 主旨：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦， 不分項，一段完成。 公文處理--簽之撰擬 10/18 主旨：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦， 不分項，一段完成。 說明：對案情之來源、經過與有關法規或前案， 以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需 要分項條列。 擬辦：為「簽」之重點所在，針對案情，提出具 體處理意見，或解決問題之方案；意見較多時分 項條列。

◆緣由、經過與前案等，簡要之敘述，分項條列 公文處理--簽之範例 11/18 簽於處室 ◆概括「簽」之整個目的與擬辦 ◆緣由、經過與前案等，簡要之敘述，分項條列 ◆具體處理意見，或解決方案 文末均應敘明核決者職稱

◆函稿判行後，承辦人員應於1日內作發文登錄 公文處理--函稿擬判流程 12/18 ◆函稿判行後，承辦人員應於1日內作發文登錄

公文處理--函稿之撰擬 13/18 主旨：全文精要，以說明行文目的與期望，應力 求具體扼要。 公文處理--函稿之撰擬 13/18 主旨：全文精要，以說明行文目的與期望，應力 求具體扼要。 說明：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳 細之敘述。 辦法：向受文者提出之具體要求無法在「主旨」 內簡述時，用本段列舉。(也可省略) ◆ 「稿」為公文之草本，依規定程序核判後發出

公文處理--函稿之範例 14/18 ◆定有辦理或復文期限者，應在「主旨」內敘明 ◆如要求有所作為時，則應在「說明」段內列明。

公文處理--蓋章參考範例 15/18 簽之蓋章位置，位於文末處下方。蓋章位置不足時，可增縮行距調整之。 公文處理--蓋章參考範例 15/18 簽之蓋章位置，位於文末處下方。蓋章位置不足時，可增縮行距調整之。 會辦位置，位於承辦單位下方適當空白處。會辦時，從會辦位置之左方開始，由上而下蓋章；同時內、外會辦者，內會單位在左，外會單位在右。 會辦蓋章版面不足時，另用簽稿會核單會辦。

公文處理--公文用語 16/18 期望語： 附送語： 稱直屬的長官、上級機關-鈞 (部、局) 無隸屬上級機關：大 院(部、局) 公文處理--公文用語 16/18 期望語： 請上級機關或首長查核、指示使用 請 鑒核－報核案件 請 核示－請示案件 請 鑒查－僅供瞭解 請 核備－核備案件 請平下行機關知悉辦理時用 請　查照 、 請 辦理惠復、 請 查明惠復、請 查照轉知 附送語： 對上級附送附件時用 附陳 檢陳 -- 檢陳… ，請 鑒核、請 核示。 對平行或下級機關附送附件時用 檢送 檢附 附 附送 -- 檢送…，請查照。 稱直屬的長官、上級機關-鈞 (部、局) 臺北市政府教育局 教育部 教育部國民及學前教育署 無隸屬上級機關：大 院(部、局)

公文處理 --公文製作注意事項 17/18 配合節能省紙，公文及附件要雙面列印，但回收紙 不宜作公文、文稿、附件使用。 附件註明名稱、數量，不可寫”如主旨或說明” 文稿如有添註塗改，須於添改處蓋職名章。 紙本文稿有二張以上者於騎縫處加蓋承辦人職名章 並每頁下方加註頁碼。 正副本受文者名稱要用機關全銜 發文儘量用電子交換除非文件需核章、密件或對方 機關無電子交換系統 行文時，不得將內部簽辦文件影印隨文檢附。但依 法令規定或經權責長官核准者，不在此限。

公文處理--公文歸檔 18/18 附件、免備文填報資料隨文歸檔,有核章的附件需用正本歸檔 所以應妥一份隨文歸檔 公文處理--公文歸檔 18/18 附件、免備文填報資料隨文歸檔,有核章的附件需用正本歸檔 所以應妥一份隨文歸檔 須函復案件-函稿併來文發文後送歸檔 同案由公文併歸檔、會議紀錄併開會通知單歸檔 正確填寫檔號、保存年限及編寫頁碼 歸檔案件以原件為原則；有附件者，每一種以1份為限

公文時效管制 1/8 何謂公文時效管制： 掌握公文處理過程的每一個環節，透過嚴謹的公文 登錄作業及確實的稽催查詢途徑，促使每一件公文 皆能在限辦時限之內完成。 消極的作用：防止公文拖延積壓 積極的目的：提高行政效率 以承辦人自我管制為主，文書單位查催為輔 各級人員應依權責落實公文處理時效管制

公文時效管制 2/8 公文性質 處理時限 是否含假日 一般公文 最速件：1日。 不含假日 速件：3日。 普通件：6日。 公文時效管制 2/8 公文性質 處理時限 是否含假日 一般公文 最速件：1日。 不含假日 速件：3日。 普通件：6日。 未訂期限之機關間受會案件：3日。 議員書面質詢案件：6日。 創稿案件：6日。 限期案件：依來文或法規所訂時限。 含假日 專案案件：依專案案件申請單所填處理時限。

公文時效管制 3/8 限期案件 限期案件：(來文機關訂有處理時限者) 如：開會通知-以開會日期、研習-以報名日期或 公文時效管制 3/8 限期案件 限期案件：(來文機關訂有處理時限者) 如：開會通知-以開會日期、研習-以報名日期或 來文訂有回復或辦理期限者。 限期案件來文時，已逾辦理期限者，該文以普通件 處理時限管制。 來文訂有不同處理時限，以最後時限為預定結案日期 。

公文時效管制 4/8 限期案件：來文訂有不同處理時限，其間發文以原文號附號方式處理，惟來文所訂時限為定期例行填報者（如月報、年報等），於第一次填報時即以原文號發文結案。 限期案件的辦理時常需會辦、填報、彙整或函復等辦理情形，請同仁務必適切分配各階段辦理的時間，以免造成逾期情形發生。同時將相關彙整、填報資料或辦理函稿與來文併送歸檔。

公文時效管制 5/8 公文無法依所定時限內辦結時，如何處理？ 公文時效管制 5/8 公文無法依所定時限內辦結時，如何處理？ 變更來文所訂時限者，須聯繫來文機關並獲同意，於整合系統--表單申請變更公文期限。 承辦人無法如期辦竣之案件，應依規定於預定結案日期屆滿次一日申請展期，於整合系統--表單申請展期。(展期算逾期) 處理時限一個月以上之限期案件，收文後應先簽陳案件內容，俟有最後處理結果，續之陳判結案。

公文時效管制 7/8 其他時效管制基準注意事項 變更來文速別-紙本來文之處理速別與公文性質不符者，得經由承辦單位之主管或指定之授權人員逕於文件首頁速別處刪除更改並核章後，調整來文處理速別。 電子來文可至整合系統表單申請—公文性質及時效修正申請變更速別。 行文之副本機關如文中未另行訂定處理時限或要求有所作為者，副本收受機關其處理時限一律以普通件(六日)辦理

公文時效管制 6/8 時效管制作業 逾期公文催辦：系統稽催及文書稽催。 公文時效管制 6/8 時效管制作業 逾期公文催辦：系統稽催及文書稽催。 逾期展期單：承辦人員不能如期辦竣之案件，應 依規定在預定結案日期屆滿次日申請展期(至公 文整合系統—表單申請—展期申請作業)。 各級承辦人員如延誤公文處理時限者，除追究行 政責任外，如對政府或申請人發生損害時，應負 法律責任，各級主管人員並應負行政上連帶責任

公文處理-公務機密維護 承辦人對於本機關任何文書，除經特許公開者外，絕對保守機密，不得洩漏。 文書之處理，不得隨意散置或出示他人。 文書之核判、會簽、會稿時，不得假手本機關以外之人員，更不得交與本案有關之當事人。 文書放置時，應置於公文夾內，以防止被他人窺視。 下班或臨時離開辦公室時，應將公文收藏於辦公桌抽屜或公文櫃，並即加鎖。不得隨意散置桌面上。 涉及公務機密或個人資料的影印廢棄的相關文件，請徹底銷毁，勿再回收利用。

文書小叮嚀 1.對上級：檢陳……，請 鑒核。 2.對平行：檢送……. ，請 查照。 3.簽於 OO處 文末需敘明 敬陳 校長 1.對上級：檢陳……，請 鑒核。 2.對平行：檢送……. ，請 查照。 3.簽於 OO處 文末需敘明 敬陳 校長 4.創稿時需先進整合系統取號，列入公文流程 管制(若依來文函復辦理情形，需收發文同號， 不可先存查，再發文) 5.來文中敘明以免備文逕送之公文需將附件處 理好送文書組發文(屬發文案件不可存查)

文書小叮嚀 6.發文案件需於校長核章24小時內送文書組發文 7.辦結之公文請於二日內歸檔 8.辦理密件時應親持或以密件封遞送 9.紙本文稿有二張以上者須蓋承辦人職名章並於下 方加註頁碼，稿及附件均需雙面列印。 10.紙本辦稿應用規定格式，並須保持稿面完整，不 宜以剪貼方式代替。 11.有關開會、會勘等各項紀錄如需發文給有關單位 者，應於開會、會勘之次日創號，六個工作日內發 送有關單位。