106學年度 文書組行政研習 總務處文書組 106.8.28(一) 志道大樓2樓階梯教室
公文承辦 公文分類: 1.一般公文:宣導事項，平常例行業務， 研習資訊….等。 2.控管公文:如重要法規、回函、計畫事 項、經費….等。 是依公文之重要性及歸檔處理不同區分。
公文承辦-收文 承辦人收文 1.養成文隨到隨辦習慣，避免延誤公文時效。 2.文書組將公文分給承辦人員簽收，若有錯 誤，請回電(分機1611)告知，以便更改 承辦人員及公文系統電腦。 3.業務變更或增加時，請告知文書組。
公文製作系統 每個人都有帳號及密碼，只設帳號，無預設密碼，若自設密碼請牢記設定密碼，業務交接請刪除自設密碼。 全部開會通知單、公文函稿或簽呈即公告請至公文製作系統處理，以利資料留存。 公文操作手冊置於學校文書組網頁，請參閱使用。
公文製作系統 每個人都有帳號及密碼，只設帳號，無預設密碼，若自設密碼請牢記設定密碼，業務交接請刪除自設密碼。 全部開會通知單、公文函稿或簽呈請至公文製作系統處理，以利資料留存。 公文操作手冊置於學校文書組網頁，請參閱使用。
公文製作系統 以函稿為例說明。 公文製作系統-函稿例.pdf
公文承辦-發文 發文注意事項: 1. 承辦人將函稿會簽各處室並經校長核可後 ，請務必移送文書組發文。 2.如函稿有附件時，請務必影印一份與函稿 一起存檔(文書組)，並註明清楚附件用途； 是存檔用或是正本發文使用。 3.如一定要紙本發文或是電子發文請於函稿 中註明。
公文承辦-發文 4.公文需回復時，應將原承辦公文及函稿陳 2M，請用壓縮檔，附件格式檔請用 PDF、ODT。 核，校長核可後，一起送文書組發文，以 便編同文同號。 5.電子發文時，如有附件，請務必將附件檔案 增加於函稿中。附件大小有限制，若超出 2M，請用壓縮檔，附件格式檔請用 PDF、ODT。
函稿作業-電子發文 6.請依照公文製作系統格式輸入，注意 編輯區分段，避免公文格式錯誤，無 法發電子文。
歸檔之公文檔號 控管公文歸檔時，依其承辦業務擇適當業務內容選擇檔號。分類檔號資料.xls 例: 教務處教學組 教師研習業務 公文檔號為122 若新增業務無適當檔號，可上簽呈會文書，經校長核可後，新增檔號。
公文歸檔注意事項 請按時將公文歸檔(建議一星期即整理乙次) 歸檔依一般及控管公文分別歸檔。 列印歸檔明細(公文製作系統)，依號碼順序排好。公文製作系統-歸檔.pdf 在控管公文右上角檔號及保存年限，務必填上檔號。
公文承辦-調文 歸檔後調文 1.歸檔之公文在文書組，若須查看原始公 文，請先至文書組，填寫調文單。 2.文書依調文資料後，將公文影印一份給 業務單位。
郵寄信件注意事項 信件請放文書組綠色小盒，切勿放桌上，避免混淆。 信件郵寄請每日下午3:00前送文書組，4:00寄信，若特殊信件或急件(一定要當日寄件郵戳)特別告知文書組余秋美小姐。 郵寄信件信封請寫上處室、郵遞區號並標示郵遞別，如掛號或平信或限掛等。
信件封口請用雙面膠、膠水固定，勿用訂書針。 若信件包裹寄來學校，掛號務必簽收，請對方標示清楚領取老師處室或聯絡手機，方便通知老師領取。 若需貨到付款，請先知會或交代文書組，避免造成彼此困擾。
若有未盡事宜或不清楚地方，請親臨或電洽總務處文書組，分機1611。 文書組感謝您的配合~~~