游振昌 Gibson 資訊平方有限公司 執行總監 台灣微軟資深顧問 企業專案管理的實務應用 游振昌 Gibson 資訊平方有限公司 執行總監 台灣微軟資深顧問

企業與個人所面臨的挑戰 微利時代來臨，廠商需要以更好的方式控管成本並 提升整體的專案執行力 客戶對於品質的要求不再是產品(QC) 而是需要掌握產品的製作過程／流程(QA) 企業或個人在新的競爭環境中求得生存 – 全面蛻變是必要之路 專案管理成為22世紀必備的個人職場技能與企業生存要素

什麼是專案 專案是一次性、多工作業的工作，有明確的開始及結束點、清楚定義的工作範疇、有預算，並且通常一個團隊來運作的 阿沙赫戲的不明確專案 (19世紀埃及法老王拉美西斯的寵妃帑納法塔瑞又生了一個兒子)

專案管理的元素 利 益 團 體 時　間 成　本 資　源 專案管理便是統合管理的能力也就是運籌為握的能力 範　疇 小 組 成 員

專案管理 專案整合管理 專案範疇管理 專案時間管理 專案成本管理 專案品質管制 人力資源管理 專案溝通管理 專案風險管理 專案採購管理 ● 專案計畫書發展 ● 專案計畫書執行 ● 整合變更控術 專案範疇管理 ● 專案起始 ● 範疇規劃 ● 範疇定義 ● 範疇確認 ● 範疇變更控制 專案時間管理 ● 活動定義 ● 活動排序 ● 活動期程估算 ● 時程發展 ● 時程式控制制 專案成本管理 ● 資源規劃 ● 成本估算 ● 預算編列 ● 成本控制 專案品質管制 ● 品質規劃 ● 品質確保 ● 品質控術 人力資源管理 ● 組織規劃 ● 人員獲得 ● 團隊發展 專案溝通管理 ● 溝通規劃 ● 資訊發佈 ● 績效報告 ● 結案管理 專案風險管理 ● 風險管理規劃 ● 風險辨識 ● 風險定性分析 ● 風險定量分析 ● 風險回應規劃 ● 風險監控 專案採購管理 ● 採購規劃 ● 邀商規劃 ● 邀商作業 ● 商源評選 ● 履約管理 ● 合約終結

一個好的專案規劃與團隊小組為致勝的必要因素 IT 專案失敗之15項主要原因 先導規劃不足 不務實之專案規劃 專案範疇低估 顧客要求變更 專案應變規劃不足 進度追蹤不力 偵測問題能力不足 專案檢查點(里程碑)設置不足 團隊小組人員的問題 技術複雜問題 專案順序變更 計畫不是團隊所承諾的 團體小組不合作 團隊精神下沉 不合格之專案人員 一般在低估上大約低估15% 一個好的專案規劃與團隊小組為致勝的必要因素

The Challenge of Enterprise Project 每年約有 66% 的IT 專案失敗, 原因主要是超過專案預算與整體的專案時程底限. 在美國,每年約有550億美金浪費在失敗的IT專案上面. 對企業的影響: 降低企業整體的獲利 無法將資金投入在新的專案上 降低客戶滿意度 The costs of project failure rates have been shown to have a dramatic effect on organizations. These failures create the business pains that were mentioned previously. The increased costs because of failures decreases business profitability and this has a direct negative impact on the funding of future projects. If a business does not attempt to improve it project management capability then it is running a higher risk of greater financial failure. Source: Chaos Chronicles 2003, The Standish Group

The Challenge of Project Manager 無法承襲先前的專案經驗 無法有效的控制專案任務的時間(每個工作有多少寬延時間?) 無法掌握整體的專案進度與資源的使用狀況 專案團隊無法進行有效率的分工與協同合作 專案文件或資料無法進行統一的分類,管理與分享 無法有效確保專案資料與文件的安全性 專案問題發生無法即時被告知

Microsoft Project and EPM Solution 在 FY 03 ,共有台積電, ING安泰人壽 ,和泰汽車, 瀚宇彩晶,大眾電腦, 虹光精密,亞旭電子 等大型企業客戶導入 Microsoft EPM solution 目前超過70,000 個資訊工作者,使用Microsoft Project 軟體來協助其日常的專案工作

Microsoft 企業專案管理 (EPM) 平台 所為企業帶來的優點 Security 主管人員 Top – Down Sharing 專案資訊 Bottom - Up 專案成員

Microsoft 企業專案管理 (EPM) 平台 所為企業帶來的優點 Top – Down ： 高階主管可以由上往下進行專案狀況的掌握與控制 Bottom - Up： 專案小組可以由下往上的把任務狀況進行集中回報讓主管即時了解 Security： 在一個安全的專案環境中運作 Sharing: 專案狀況可以輕易的保留並與他人進行分享

Microsoft Project 產品線 對象: 小型專案的規劃人員 資訊管理人員 專案經理 專案成員 部門主管 決策主管 合作夥伴 Project Server Web Access 對象: Resource slide

Microsoft Windows Server 2003 Microsoft 企業專案管理 (EPM) 平台 Microsoft Windows Server 2003

決策主管/部門經理所關心的專案問題 公司內部目前總共有幾個專案正在進行？ 達成率是多少？哪些進度超前? 哪些進度嚴重落後? 原因為何? 公司目前正在進行 的專案 ,總共花了多少資源 (錢與人力成本) ? 原先計劃的與實際運作的差異有多少?

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專案經理所關心的專案問題 如何有效的規劃專案所需時間與資金 如何掌握人力資源狀況 同時控管多個專案進度狀況 如何要求小組定期回報工作進度狀況 如何撰寫一份專案結案報表

如何進行更務實/更有效的專案規劃 利用專案的正推或反推來進行有效的時間規劃 將專案中的工作進行有效的分解 將工作分為幾個階段再一一分析所需工作 把工作再細分為另外一個子專案再交由其他人規劃 將細分好的工作，再進行分析所需的工作時間(工期) 工作之間如果有相互影響(先後關係) ，清楚的規劃出來

Microsoft Project 在專案管理上的應用 利用 [專案快速入門] 幫助我們進行更務實/更有效的進行專案規劃

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Microsoft Project 在專案管理上的應用 甘特圖 讓專案人員清楚的掌握任務之間的關係與專案時間狀況

如何掌握顧客要求，並降低需求變更所產生的問題 撰寫清楚的專案工作說明書(SOW) (Statement of Work) 專案使命 關鍵性的假設事項 技術規格 預期施工階段、重大事件、與交付的成果 完工評核要件 時程預估：開工、完工、里程碑、重要書面文件等等 計費辦法說明 雙方責任細則 專案變更處理規範

小組成員所關心的專案問題 如何將完成的工作進度與文件讓專案經理審核 如何把遇到的專案問題反應給專案經理 如何把額外需要進行的工作事項 反應給專案經理

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專案工作區 小組成員 資源名單 Site 1 (101) Project 1 (101) Project 2 (102) Project 3 (103) Site 2 (102) Site 3 (103) 資源名單 小組成員

基於安全的考量，進行專案時，需要提供以下功能 只有該小組成員及被授權的主管方能瀏覽專案資訊 所以專案進行中的文件、會議記錄以及討論議題都需要集中化並完整保留 所有專案的文件包含專案計劃都需要保留歷史資料 (需進行版本控管)

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