Kaohsiung Medical University Hospital

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Kaohsiung Medical University Hospital 高雄醫學大學附設醫院 Kaohsiung Medical University Hospital -公文及簽呈線上簽核系統- 分會功能介紹 文書組 5152、5153 2019.07

1 分會使用時機

分會使用時機 針對需要送會2個單位以上時使用。送會時同一公文同時 (複製)分送2個以上單位(即受會單位必須回覆意見或資料 者);受會單位均須簽辦意見並執行「分會送回(會畢)」後, 主辦單位才可接續進行下一流程。

2 分會流程設定

分會流程設定 依據需求選擇共用流程後→於「處理現況」選擇「陳核主 管」,設定單位主管後→於「顯示順序」輸入「1」→完 成後點選【新增】→將流程加入下方欄位。

分會流程設定 於「處理現況」選擇「回原主辦人」,於「顯示順序」輸 入「2」,「承辦單位」與「承辦人員」空白→完成後點 選【新增】→將流程加入下方欄位。

分會流程設定 其他需要分會之單位不需設定流程,只需待單位主管簽核 後,流程回原主辦人時,再執行以下分會操作步驟,將公 文同時分會出去即可。

3 分會操作步驟

分會操作步驟 當完成單位主管簽核後,流程回原主辦人時,承辦人於待 處裡夾選取該筆公文→點選【分會】按鈕→選取要同時會 辦的單位→點按【+】按鈕,確認無誤後,點選【確認】, 即將公文送出。

分會操作步驟 送件後,可至【已送未收】夾確認所分會之單位。

分會操作步驟 若要修改,須至【已送未收】夾,於單位尚未收件之前→ 選取所有分會單位→點選【取消送件】按鈕,若有單位已 收件,須請收件單位點選【分會送回(會畢)】按鈕,所有 流程皆回到承辦人時,才得以進行修改。

分會操作步驟 分會出去後此文在待處理夾無法執行簽辦,需等待所有會 辦單位回覆後會畢,才能再進行下一動作。

分會操作步驟 所有會辦單位皆完成簽辦,將公文送回後,信封符號才會 出現,收件後,承辦人依據流程繼續送往下一關卡簽辦。

分會操作步驟 當收到其他單位分會之公文,完成公文簽辦後→點選【分 會送回(會畢)】按鈕,將公文送回主辦人。

Thank You! 謝 聆 聽