Kaohsiung Medical University Hospital 高雄醫學大學附設醫院 Kaohsiung Medical University Hospital -公文及簽呈線上簽核系統- 分會功能介紹 文書組 5152、5153 2019.07
1 分會使用時機
分會使用時機 針對需要送會2個單位以上時使用。送會時同一公文同時 (複製)分送2個以上單位(即受會單位必須回覆意見或資料 者)；受會單位均須簽辦意見並執行「分會送回(會畢)」後， 主辦單位才可接續進行下一流程。
2 分會流程設定
分會流程設定 依據需求選擇共用流程後→於「處理現況」選擇「陳核主 管」，設定單位主管後→於「顯示順序」輸入「1」→完 成後點選【新增】→將流程加入下方欄位。
分會流程設定 於「處理現況」選擇「回原主辦人」，於「顯示順序」輸 入「2」，「承辦單位」與「承辦人員」空白→完成後點 選【新增】→將流程加入下方欄位。
分會流程設定 其他需要分會之單位不需設定流程，只需待單位主管簽核 後，流程回原主辦人時，再執行以下分會操作步驟，將公 文同時分會出去即可。
3 分會操作步驟
分會操作步驟 當完成單位主管簽核後，流程回原主辦人時，承辦人於待 處裡夾選取該筆公文→點選【分會】按鈕→選取要同時會 辦的單位→點按【+】按鈕，確認無誤後，點選【確認】， 即將公文送出。
分會操作步驟 送件後，可至【已送未收】夾確認所分會之單位。
分會操作步驟 若要修改，須至【已送未收】夾，於單位尚未收件之前→ 選取所有分會單位→點選【取消送件】按鈕，若有單位已 收件，須請收件單位點選【分會送回(會畢)】按鈕，所有 流程皆回到承辦人時，才得以進行修改。
分會操作步驟 分會出去後此文在待處理夾無法執行簽辦，需等待所有會 辦單位回覆後會畢，才能再進行下一動作。
分會操作步驟 所有會辦單位皆完成簽辦，將公文送回後，信封符號才會 出現，收件後，承辦人依據流程繼續送往下一關卡簽辦。
分會操作步驟 當收到其他單位分會之公文，完成公文簽辦後→點選【分 會送回(會畢)】按鈕，將公文送回主辦人。
Thank You! 謝 聆 聽