第 4 章 加快輸入資料的方法

本章提要 資料的規則 自動完成 從下拉式清單挑選 自動填滿 建立數列 自訂自動填入數列 資料驗證

資料的規則 但並不是每筆資料都具有 "加速輸入" 的特性, 所以, 讓我們先來判斷一下, 哪些資料具備 "加速輸入" 的條件：

資料的規則 規則一：具某種規律的資料。 規則二：同一欄中只有特定的幾種資料。 規則三：連續的幾個儲存格都是相同的資料。 碰到上述三種規則的資料時, 便可以使用下列的方法來加快輸入資料的速度： 自動完成 從下拉式清單挑選 自動填滿 數列

自動完成 自動完成功能適合加快符合「規則二」或「規則三」的資料。首先, 請您開啟一個新的活頁簿檔案, 在 Sheet1 工作表的 C3：C5 分別輸入 "考績"、"甲等"、"乙等"：

自動完成功能 接著我們要告訴您如何利用自動完成功能在 C6 中輸入資料。

自動完成功能 這就是所謂的自動完成功能。當您輸入資料時, Excel 會把目前輸入的資料和同欄中其他的儲存格資料比較, 一旦發現有相同的部份, 就會為該儲存格填入剩餘的部份。 若自動填入的資料恰巧是您接著想輸入的文字, 這時只要直接按下 鍵或資料編輯列的輸入鈕 , 就可將資料存入儲存格中；反之, 若不是您想要的文字, 則可以不予理會自動填入的文字, 繼續輸入即可。

自動完成的特殊狀況 當同欄中出現二個以上儲存格資料雷同的情況, 因為 Excel 無從判定是 "研一組"或是 "研二組", 所以暫時無法使用自動完成功能。待您繼續輸入 "一" 這個字以後, Excel 才會運用自 動完成功能為我們 自動填入 "組" 這 個字。

從下拉式清單挑選 請將指標移到 C7, 然後按下滑鼠右鈕, 選擇快顯功能表中的『從下拉式清單挑選』命令：

從下拉式清單挑選 作用儲存格 C7 下方會出現一張清單, 記錄著同一欄 (即 C 欄) 中已出現過的資料, 如："考績"、"甲等"、"乙等", 您只要由清單中選取就可輸入資料：

下拉式清單中的資料 Excel 會從選取的儲存格往上、往下尋找, 只要找到的儲存格內有資料, 就把它放到下拉式清單中, 直到遇到空白儲存格為止：

自動填滿 Excel 的自動填滿功能, 可以將資料填滿連續的幾個儲存格 (即下頁表格的「規則三」) ；也可以根據儲存格的資料, 自動產生一串遞增或遞減的數列 (即「規則一」)。 填滿選取範圍 關於 『填滿控點』 利用『填滿控點』 清除資料 自動填滿選項

自動填滿

填滿選取範圍 先在 B2 儲存格輸入 "管理部", 並使其呈選定狀態, 然後將指標移至粗框線的右下角 (此時指標會變成 + )：

填滿選取範圍 將指標指在填滿控點上, 按住左鈕不放, 向下拉至儲存格 B6, "管理部" 字串就會填滿 B2：B6 範圍了：

關於 『填滿控點』 當我們選取某個儲存格或範圍時, 其周圍會被粗框線圍住, 在粗框線的右下角有個小方塊, 那就是填滿控點。 如果沒有發現填滿控點, 請執行 『工具 / 選項』命令, 換到編輯頁次下, 然後勾選使用儲存格拖放功能這一項, 填滿控點就會出現了。

利用『填滿控點』 清除資料 填滿控點也可用來清除選取範圍內的資料, 只要先選好儲存格範圍, 然後將填滿控點往上拉曳 (不要超出選取範圍), 便可清除範圍內的資料：

自動填滿選項 咦！資料是自動填滿了, 可是 B6 儲存格旁邊怎麼出現了一個 按鈕？這個按鈕稱為自動填滿選項鈕, 它提供您選擇自動填滿的方式, 當您將指標移到此鈕之上時, 便可拉出下拉選單, 從中改變自動填滿的方式：

自動填滿選項

自動填滿選項 底下使用自動填滿功能, 將 A1、B1、C1 的資料分別填入 A2：A4、B2：B4、C2：C4 範圍, 並為您呈現出 3 種自動填滿方式的差異：

自動填滿選項 另外, 當您選取別的儲存格, 並做了編輯動作後, 自動填滿選項鈕 就會消失不見囉！而若您根本不希望在使用自動填滿功能時, 出現 鈕, 請執行『工具 / 選項』命令, 然後取消勾選編輯頁次中的顯示[貼上選項]按鈕項目即可。

建立數列 數列的類型 利用填滿控點建立等差數列 利用填滿控點建立日期數列 利用填滿控點建立自動填入數列 建立等比數列 建立簡易的預測趨勢數列

數列的類型 等差級數：例如：1、3、5、7、...。 等比級數：例如：2、4、8、16、...。 日期：例如：2003/10/5、2003/10/6、...。 自動填入：自動填入數列是屬於不可計算的文字資料, 例如：一月、二月、..., 星期一、星期二、... 等都是。Excel 將這類型文字資料建立成資料庫, 讓我們使用自動填入數列時, 就像使用一般數列一樣。 利用拉曳填滿控點的方式, 可以建立等差級數、日期、自動填入這三種數列。

利用填滿控點建立等差數列 在儲存格 A1、A2 分別輸入 1、2, 並選取 A1：A2 範圍做為來源儲存格, 也就是要有兩個初始值 (如 1、2), 這樣 Excel 才能判斷等差數列的間距值是多少：

利用填滿控點建立等差數列 將指標移到填滿控點上, 按住左鈕不放, 向下拉曳至儲存格 A5： 放開滑鼠, 等差數列就建好了：

利用填滿控點建立等差數列 您應該發現自動填滿選項鈕 再度出現了！而且, 下拉選單中的項目略有不同：

利用填滿控點建立日期數列 假設我們要在 A1：E1 建立一個日期數列, 就可以在來源儲存格 A1 中輸入起始日期, 然後拉曳填滿控點至 E1：

利用填滿控點建立日期數列 由於我們建立的是日期數列, 故當您拉出自動填滿選項鈕 的下拉選單時, 將會發現選單中還多出幾個跟日期有關的選項：

利用填滿控點建立 自動填入數列 底下我們來練習在 A1：A7 建立 "Sunday、Monday、…Saturday" 這個自動填入數列：

建立等比數列 在 A10 輸入 5, 接著選取 A10：A15 的範圍：

建立等比數列 執行『編輯 / 填滿/數列』命令, 開啟數列交談窗： 按下確定鈕, 等比 數列就建立完成了。

建立簡易的預測趨勢數列 請在空白的工作表中建立如下的銷售資料, 並選取 C2：C11 範圍, 表示要依照 C2：C6 的已知資料 (從 B2：B6 複製過來) , 來預測 C7：C11 的數列：

建立簡易的預測趨勢數列 執行『編輯 / 填滿 / 數列』命令, Excel 會根據已知的資料計算出數列的間距值。請您將預測趨勢項目勾選起來： 按下確定鈕即可預測數列：

利用『填滿控點』 產生 趨勢數列 利用滑鼠拉曳填滿控點也可以建立趨勢數列, 但其產生的數列不會取代原來的資料：

自訂自動填入數列 自訂清單 『折疊』 鈕的使用方式 另一種自訂清單的方法 刪除自訂數列

自訂清單 假設您經常需要在工作表中輸入 "專案一、專案二、專案三、..." 的數列, 就可以將它們自訂為自動填入數列： 請先開啟範例檔案 Ch04-01, 並選取 Sheet1 的 A1：A5 範圍：

自訂清單 執行『工具 / 選項』命令, 並切換至自訂清單頁次, 在匯入清單來源欄中即可看到我們剛剛選取的範圍, 若此範圍不適合, 可在欄中直接修改, 或是按下欄位旁的折疊鈕, 重新選取儲存格的範圍：

自訂清單

自訂清單 按下匯入鈕, 將選取的數列匯入自訂清單與清單項目列示窗中： 最後按下確定鈕, 即可完成自訂的自動填入數列。

『折疊』 鈕的使用方式 當您按下折疊鈕後, 選項交談窗會縮成一列如下所示：

另一種自訂清單的方法 您可以在自訂清單列示窗選取新清單, 然後於清單項目列示窗中輸入數列名稱, 最後按下新增鈕即可自訂清單：

刪除自訂數列 若要刪除自訂的自動填入數列, 只要在自訂清單列示窗中選取要刪除的數列, 再按下刪除鈕即可。不過, Excel 內建的自動填入數列是無法刪除的喔！

資料驗證 提示訊息 設定資料驗證準則 錯誤提醒 清除資料驗證

提示訊息 提示訊息的作用在於告訴我們該輸入哪一類的資料？例如：我們可以設定, 當選取 B2：B5 的任一儲存格時, 能夠出現如右的提示訊息：

提示訊息 首先選取 B2：B6, 接著執行『資料 / 驗證』命令, 並切換到提示訊息頁次：

有小幫手的情況 如果 Excel 視窗中有小幫手隨侍在旁, 則會交由小幫手來告訴您提示訊息：

設定資料驗證準則 您可以為儲存格設定資料驗證的準則, 來驗證輸入的資料是否正確。請改切換到設定頁次：

設定資料驗證準則 設定完成後, 若是在 B2：B6 中輸入非5,000 ~ 100,000 之間的整數, 就會出現錯誤警告, 提示我們輸入的資料不符合資料驗證準則：

錯誤提醒 錯誤提醒的標誌與內容是可以修 改的。請選取 B2：B6, 接著執行『資料 / 驗證』命令, 並切換到錯誤提醒頁次：

錯誤提醒 最後按下確定鈕即可改變錯誤提醒的內容。而將來出現的錯誤提醒就會變成如下的模樣：

清除資料驗證 清除資料驗證設定的方法很簡單, 您只需選取設有資料驗證的儲存格, 然後執行『資料 / 驗證』命令, 在資料驗證交談窗中按下全部清除鈕, 再按下確定鈕即可清除該儲存格的資料驗證設定。