國立屏東大學103年度第1次 內部控制專案小組會議

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1 國立屏東大學103年度第1次 內部控制專案小組會議
承辦單位：秘書室 承辦人員：楊瑋銘 單位主管：陳劍鍠主任秘書 簡報日期：

2 本次會議流程 單位提案討論 工作報告 臨時動議 散會 提案一、總務處出納組內控制度審查 提案二、人事室委外業務評估考核資料審查
政府內控相關法令之變革 本校內控制度發展與未來研訂方向 年度工作重點與期程規劃 臨時動議 散會

3 提案一：本校新增內控制度審查 案由：總務處研訂出納業務內控制度。
說明：本校原屏東教育大學提報教育部中程計畫， 每年需訂定1項內控制度，爰請總務處出納組就其 經管事務訂定內控制度。 擬辦：經審核通過後，擬納入本校內控制度，並陳 報教育部備查。

4 出納事務內控制度 編號 項目名稱 承辦單位 單位自評 AA01 自行收納收款作業 出納管理單位 符合 AA03 付款作業-國庫機關專戶支付
各項稅費款之扣繳作業 AA05 零用金作業 AA06 票據、有價證券與其他保管品之收付及管理作業 AA07 押標金、保證金及其他擔保品之收付作業 AA08 自行收納款項收據之管理作業 使用單位、會計單位 AA09 出納事務之盤點及檢核作業 出納事務查核小組

5 幕僚單位初評 編號 項目名稱 制定依據 作業流程 控制重點 自評表 AA01 自行收納收款作業 AA03 付款作業-國庫機關專戶支付
 AA03 付款作業-國庫機關專戶支付 AA04 各項稅費款之扣繳作業 AA05 零用金作業 AA06 票據、有價證券與其他保管品之收付及管理作業 AA07 押標金、保證金及其他擔保品之收付作業 AA08 自行收納款項收據之管理作業 AA09 出納事務之盤點及檢核作業 備註：出納組已於103年11月18日完成以下修訂作業 校名變更：原屏東教育大學更正為國立屏東大學。 單位主管：原屏教大林總務長核章，同步更正為張總務長核章。

6 提案二：本校委外業務績效考評 案由：人事室103年度委外業務績效考評作業資料。
說明：依據教育部來函，學校每一案委外業務均須 成立評估小組研商之，原國立屏東教育大學係由內 控專案小組兼辦；本案已於103/10/31函送教育部， 現將年度考評結果送請本小組審查。 擬辦：資料審查若無疑義，准予核備人事室103年 度報部資料。

7 建議：委外業務評估作為 教育部102年3月12日臺教人(一)字第 C號函之 意旨：「辦理業務委外事宜時，應組成專案小組推動 之」；即每一委外案均需成立小組，辦理評估作業。 原兩校委外人力之評估作為： 原屏教大係由內控專案小組兼辦。 原屏商院訂定「國立屏東商業技術學院推動本校業務委託民間 辦理專案小組設置要點」，由人事室、主計室、總務處及該處 事務組等主管成立專案小組評估。 建議另由用人需求單位、人事單位、主計單位另成立 委外業務評估小組，以提升審查時效，俾應上級機關 逐案審查之政策需求。

8 工作報告 政府內控相關法令之變革 本校內控制度發展與未來研訂方向 近期工作重點與期程規劃

9 行政院內控制度發展沿革 規定名稱 訂(修)頒日期 主要內容 健全財務秩序與強化內部控制實施方案 89.2.9函頒
請各機關建立有效內部控制機制 加強財務控管及落實會計審核方案 函頒 請各機關檢討改善現存各項缺失，並維持有效之管控機制 強化中程計畫預算作業促進資源有效運用方案 函頒 請各機關提升財務效能及有效運用資源 強化特種基金預算管理提升營運效能方案 函頒 修正 國家廉政建設行動方案 98.7.8函頒 請各機關加強內部控制機制，針對風險較高之業務實施稽核。 提升政府財務效能方案 98.3.9函頒 第4次修正 請各機關有效增裕收入即減少不經濟支出，提升政府整體財務績效 整合服務效能躍升方案 99.7.9函頒 請各機關強化內部管理，簡化表單及行政流程，減少申辦案件核章，提升行政效能 整合服務效能躍升101年續階方案 函頒

10 機關研訂內控制度的依據 100年2月1日訂頒

11 推動強化內控作業流程 組設內部控制小組及內部稽核專責單位或任務編組
針對自行評估及內部稽核所發現缺失事項，連同監察院及審計部等所提內部控制缺失案件，作成追蹤複查表，監控改善情形。 依政府內部稽核應行注意事項，擬訂稽核計畫、辦理內部稽核工作及出具稽核報告 辦理內部控制(含內部稽核)教育訓練 檢討強化現有內部控制作業，並就監察院及審計部等所提內部控制缺失案件積極檢討 依各機關內部控制制度自行評估原則，擬定自行評估計畫、辦理自行評估作業 涉及制度面缺失部分，據以修正內部控制制度，並定期採滾動方式辦理風險評估作業 辦理風險評估作業，據以設計並維持有效內部控制制度 11

12 內部控制整體架構 四項目標： 五項要素： 監 督 1.控制環境：機關文化、內部控制認知 2.風險評估：辨識、分析與評量風險
● 提升施政效能 ● 遵循法令規定 ● 保障資產安全 ● 提供可靠資訊 監 督 資　訊　與　溝　通 控 制 作 業 風 險 評 估 控 制 環 境 單位 B 單 位 A 法 規 遵 循 資 產 安 全 可 靠 資 訊 施 政 效 能 業務 1 2 五項要素： 1.控制環境：機關文化、內部控制認知 2.風險評估：辨識、分析與評量風險 3.控制作業：控制規範及程序 4.資訊與溝通：資訊編製、蒐集與傳達 5.監督：評估內部控制制度有效性 12

13 內部控制的基本精神 必需仰賴校內全體人員參與 人人有責 共同設計、執行、維持制度 五項要素 合理控制，達成合理的目標 四項目標 13

14 內控設計步驟 完成內部控制制度 建立檢查機制 設計控制作業 選定業務項目 風險評估 確認目標
依據風險評估結果及審視業務重要性，決定應納入內控制度設計之業務項目，共通性業務部分得參採共通性作業範例辦理。 設計控制作業 敘明該項業務之監督方式，並訂定適用機關自行檢查之表件格式。 針對選定業務項目，設計控制重點。 選定業務項目 風險評估 參考行政院所屬各機關風險管理及危機處理作業基準與作業手冊之觀念、方法評估風險。 To reproduce the bottom rectangle shape with text effects on this slide, do the following: On the Home tab, in the Slides group, click Layout, and then click Blank. On the Home tab, in the Drawing group, click the More arrow on the Shapes gallery, and then under Rectangles, click Rectangle (first option from the left). On the slide, drag to draw a rectangle. Under Drawing Tools, on the Format tab, in the Size group, do the following: In the Shape Height box, enter 1.5”. In the Shape Width box, enter 3”. On the Home tab, in the bottom right corner of the Drawing group, click the Format Shape dialog box launcher. In the Format Shape dialog box, click Fill in the left pane, and then do the following in the right pane: Select Solid fill. Click the button next to Color, and then under Theme Colors click White, Background 1 (first row, first option from the left). In the Transparency box, enter 0%. Also in the Format Shape dialog box, click Line Color in the left pane, and then select No line in the right pane. Also in the Format Shape dialog box, click 3-D Rotation in the left pane. In the right pane, click the button next to Presets, and then under Parallel click Off Axis 2 Top (third row, second option from the left). Also in the Format Shape dialog box, click 3-D Format in the left pane, and then do the following in the right pane: Under Bevel, click the button next to Top, and then under Bevel click Circle (first row, first option from the left). Next to Top, in the Width box, enter 7 pt, and in the Height box, enter 7 pt. Under Depth, click the button next to Color, and then under Theme Colors click White, Background 1 (first row, first option from the left). In the Depth box, enter 40 pt. Under Surface, click the button next to Material, and then under Translucent click Clear (third option from the left). Click the button next to Lighting, and then under Special click Two Point (second option from the left). In the Angle box, enter 70°. On the Insert tab, in the Text group, click Text Box, and then on the slide, drag to draw the text box. Enter text in the text box, select the text, and then on the Home tab, in the Font group, select TW Cen MT Condensed from the Font list and then select 36 from the Font Size list. Under Drawing Tools, on the Format tab, in the WordArt Styles group, click the arrow next to Text Fill, and then under Theme Colors click White, Background 1 (first row, first option from the left). Drag the text box and position it over the rectangle. On the Home tab, in the Paragraph group, click Align Text Right to align the text right on the slide. In the Format Text Effects dialog box, click 3-D Rotation in the left pane. In the right pane, click the button next to Presets, and then under Parallel click Off Axis 2 Left (second row, fourth option from the left). Select the text box. Under Drawing Tools, on the Format tab, click Text Effects, then point to 3-D Rotation, and then click 3-D Rotation Options. To reproduce the background on this slide, do the following: Right-click the slide background area, then click Format Background. In the Format Background dialog box, click Fill in the left pane, select Gradient fill in the right pane, and then do the following: In the Type list, select Linear. Click the button next to Direction, and then click Linear Diagonal (first row, third option from the left). In the Angle box, enter 135%. Under Gradient stops, click Add or Remove until two stops appear on the slider. Under Gradient stops, on the slider, customize the gradient stops as follows: Click on the left stop, and then do the following: In the Stop position box, enter 0%. Select Stop 2 from the list, and then do the following: In the Stop position box, enter 100%. Click the button next to Color, and then under Theme Colors click White, Background 1, Darker 15% (third row, first option from the left). Select the rectangle. Under Drawing Tools, on the Format tab, in the Size group, do the following: In the Shape Height box, enter 0.33”. In the Shape Width box, enter 10”. On the Home tab, in the Drawing group, click the arrow next to Shape Fill, and then under Theme Colors click White, Background 1, Darker 15% (third row, first option from the left). On the slide, drag to draw a triangle. On the Home tab, in the Drawing group, click Shapes, and then under Basic Shapes, click Right Triangle (first row, fourth option from the left). On the Home tab, in the Drawing group, click the arrow next to Shape Outline, and then click No Outline. Select the triangle. Under Drawing Tools, on the Format tab, in the Size group, do the following: In the Shape Height box, enter 1.33”. On the Home tab, in the Drawing group, click the arrow next to Shape Fill, and then click White, Background 1, Darker 15% (third row, first option from the left). Position the rectangle and the triangle so that the bottom edge of the triangle and the top edge of the rectangle are touching. Press and hold SHIFT and select both the rectangle and the triangle. On the Home tab, in the Drawing group, click Arrange, and then do the following: Point to Align, and then click Align Bottom. Point to Align, and then click Align Center. Under Group Objects, click Group. In the Format Shape dialog box, on the Size tab, under Size and rotate, in the Rotation box, enter 180°. Under Drawing Tools, on the Format tab, in the Arrange group, click the arrow next to Rotate, and then click More Rotation Options. On the Home tab, in the Clipboard group, click the arrow next to Copy, and then click Duplicate. On the Home tab, in the Drawing group, click Arrange, point to Align, and then do the following: Click Align Center. On the Home tab, in the Drawing group, click the arrow next to Shape Fill, and then under Theme Colors click White, Background 1 (first row, first option from the left). Click Align Top. To reproduce the original text and rectangle, do the following: Press and hold SHIFT and select the original text box and rectangle. On the Home tab, in the Drawing group, click Arrange, and then under Group Objects click Group. On the Home tab, in the Editing group, click Select, and then click Selection Pane. In the Selection and Visibility pane, select each of the groups and drag on the slide to form a series of steps. On the Home tab, in the Clipboard group, click the arrow next to Copy, and then click Duplicate. Repeat this step until you have a total of five groups of shapes. On the Home tab, in the Drawing group, click Arrange, point to Align, and then click Distribute Horizontally. Also in the Selection and Visibility pane, press and hold CTRL and select all five groups of rectangles and text boxes. To change the text on the duplicate rectangles, click in each text box and edit the text. On the Home tab, in the Drawing group, click Arrange, point to Align, and then click Distribute Vertically. 確認目標 依據機關整體層級目標，確認作業層級目標 。

15 確認目標 整體 層級 整體層級目標係指各機關依法定職掌所定之願景、策略及施政目標，該目標明確闡述機關之施政重點及長期展望，並為機關全體人員共同遵循的方向。 作業層級 將整體層級目標逐級往下延伸至各單位，並參考業務職掌，據以辨識相連結之作業層級目標。

16 風險評估 內稽或單位自評結果 近期外界關注事項 上級/權責機關督導結果 審計部總決算審核報告 重要審核意見 監察院糾彈或 相關調查意見

17 建立風險圖像 影響程度 非常 嚴重(3) 3 (高度) 6 9 (極度) 嚴重(2) 2 (中度) 4 輕微(1) 1 (低度)
控制 影響程度 非常 嚴重(3) 3 (高度) 6 9 (極度) 嚴重(2) 2 (中度) 4 輕微(1) 1 (低度) 幾乎不可能(1) 可能(2) 幾乎確定(3) 監視 接受 發生機率

18 設計控制作業 依據項目類別，可區分為： 控制作業應包含的要件： 共通性：主管機關已有研訂範例，可修改沿用。
個別性：須依據業務作業流程，訂定控制作業。 控制作業應包含的要件： 說明標準作業程序 說明作業程序中的控制重點 使用表單種類與自行評估表

19 建立檢查機制 稽核評估： 例行監督： 自行檢查： 目的： 評估內部控制制度設計及執行之有效性 統合或運用現行 稽核評估職能 業務承辦單位主管
整體層級 作業層級 例行監督： 業務承辦單位主管 目的： 評估內部控制制度設計及執行之有效性 每年至少自行檢查一次，遇有特殊情形，得隨時辦理 作成紀錄建檔備供主管機關訪查及督導

20 內控制度各階段之關聯性 機關目標 內部流程 人員 系統 風險 控制 單位目標 願景/使命 監督

21 內控制度的限制 無法提供絕對保證：要求絕對保證達成目標，其成本 可能超過所能產生的效益。
無法控制外部環境：正常環境或一般事項之控制，難 因應環境變遷或特殊事項。 人性面先天限制： 人為疏忽或誤解規定 在決策過程中，判斷可能發生錯誤 對風險的警覺性不足 串通舞弊或蓄意偽造 管理階層疏於管理 高階主管逾越制度 遵循制度日久鬆懈

22 現存內部控制常見問題-1 強調防弊，忽略興利，導致政府競爭力未能有效提升 過多與過時之控制，導致行政效率低落
如強調預算執行率，卻忽略執行成果。 為方便衡量，相關績效指標常以投入面考量而非成果面。 過多與過時之控制，導致行政效率低落 如新增控制程序時，未能適時檢討舊有的控制程序，造成 重複監督或漏未監督之情形。 使得溝通變得更困難，無法使相關資訊作為輔助政府決策 之有效工具。 內部控制觀念認知不清，難以發揮應有之功能 自我設限：將內部控制範圍自限於會計或財務控制面向。 成本效益：設計制度時，常為達目的而未權衡投入成本與 產出效益。 風險管理：面對瞬息萬變之情勢難以因應，以致內控執行 成效不大。

23 現存內部控制常見問題-2 誤認內控是技術層面問題，與首長關係不深。
誤將「手段」當成「目標」，只重視內控建置與考 核，忽略對現有內控組成要素進行檢討與改進。 內部監督系統未能整合，難以有效發揮監督功能 會計人員執行內部審核 政風人員防杜貪瀆不法 採購人員執行財物稽核 研考人員評估施政績效 事務主管辦理工作檢核

24 本校內控制度規劃雛形 人安 校園環境安全 衛生保健 物安 確保財物安全 儀器設備維護 管制危險物品 永續 依法行政 落實關鍵管理制度

25 本校內控制度發展與未來研訂方向

26 原兩校內控制度差異 內部環境 機構規模 組織文化 業務類別 觀念認知 風險評估 辨識依據 評量原則 可容忍風險

27 差異點：風險評估 原屏東商業技術學院： 原屏東教育大學： 由各單位評量職掌業務之風險。 採用3x3矩陣，可容忍風險值為1。
已建立66項內控作業項目。 制度建立模式：由下而上。 原屏東教育大學： 由內控幕僚單位針對高風險項目，訂定控制作業。 採用3x3矩陣，可容忍風險值為2。 已建立3項內控作業項目。 制度建立模式：由上而下。

28 原兩校風險圖像 影響程度 非常 嚴重(3) 3 (中度) 6 (高度) 9 嚴重(2) 2 4 輕微(1) 1 (低度) 幾乎不可能(1)
原屏教大 中 高 原屏商院 影響程度 非常 嚴重(3) 3 (中度) 6 (高度) 9 嚴重(2) 2 4 輕微(1) 1 (低度) 幾乎不可能(1) 可能(2) 幾乎確定(3) 發生機率

29 差異點：內控項目 原屏東商業技術學院 原屏東教育大學 教務處 3 總務處 1 學生事務處 6 秘書室 11 計算機及網路中心 研究發展處 7
進修推廣部 2 圖書館 電子計算機中心 4 體育室 軍訓室 人事室 14 會計室 8

30 新大學內控制度發展方向 重新確認目標 風險評估 控制作業 檢查機制 確立機關使命與願景 確認單位應負職責 重新訂定風險評估原則
原則由幕僚單位會同業管單位討論風險項目 研訂更精確的風險圖像 控制作業 共通性項目：全面優先訂定 個別性項目：篩選具有高風險的作業項目，優先訂定。 檢查機制 定期進行自我評估(至少1年) 規劃內部稽核措施。

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32 本校內控制度規劃分工 步驟 工作項目 綜整(主辦)單位 資料提供(協辦)單位 確認目標 整體層級目標 內控專案小組幕僚 各條文對應之權責單位
作業層級目標 各內控項目之業務權責單位 風險評估 訂定評估原則 - 辨識與評量 各業務權責單位 建立風險圖像 建立控制項目 共通性項目 各共通項目對應之權責單位 高風險項目 業務權責單位 建立檢查機制 定期自行評估 內部稽核 例行監督 各內控項目權責單位

33 風險評估原則(草案) 等級 可能性分類 定義 4 數周內 常常(Frequent)，預期很短時間內或立即會再次發生 3 1年數次
經常(Likely)，很可能再次發生 2 1~2年1次 可能(Possible)，某些情況下可能再次發生 1 2年以上 極少(Rare)，很少發生，只在特定情況下發生 等級 衝擊程度 人員影響 財物損失 民眾抗爭 機構形象 4 重度 人員死亡或3人以上受重傷 超過100萬元 直接至校長室陳情抗議 全國性的平面、電子媒體報導負面新聞 3 中度 人員重傷、肢體或器官永久性失能 10~100萬元 至相關單位陳情抗議 區域媒體報導負面新聞 2 輕度 人員輕傷，暫未能正常上班 數萬元 通案意見 反映 校長室接獲內部檢舉函 1 輕微/無傷害 人員輕傷，尚可正常上班 一萬元以下 未接獲抗議事件 未接獲檢舉或負面報導

34 本校風險圖像(草案) 影響程度 4 (中度危險) 8 (高度危險) 12 (重度危險) 16 (極度危險) 3 (低度危險)
重度(4) 4 (中度危險) 8 (高度危險) 12 (重度危險) 16 (極度危險) 中度(3) 3 (低度危險) 6 (中度危險) 9 (高度危險) 輕度(2) 2 (低度危險) 無傷害/輕微(1) 1 (輕度危險) 2年以上(1) (Rare) 1~2年1次(2) (Possible) 1年數次(3) (Likely) 數周內(4) (Frequent) 發生機率 備註： 風險等級≦8：應即納入內控制度 4≦風險等級≦6：繼續監測 3≦風險等級：可接受之風險

35 控制作業涵蓋範圍 控制作業 自評業務風險 共通項目 潛在風險

36 控制作業-共通性項目 共通性作業 制定機關 本校對應權責單位 出納業務 財政部 總務處出納組 財產管理業務 總務處保管組 政風業務 法務部
人事室 主計業務 行政院主計總處 主計室 人事業務 行政院人事行政總處 行政管考業務 資訊安全業務 國家發展委員會 秘書室 資訊室 科技發展計畫編審 科技部 研究發展處 採購業務 行政院公共工程委員會 總務處營繕組、事務組

37 控制作業-潛勢風險項目 (列舉) 教務 R1: 休退學作業 R2: 試務工作 學務 R3: 學生安全 R4: 校園安全 R5: 衛生保健
總務 R6: 採購事務 R7: 財產管理 R8: 出納業務 R9: 用印申請 綜規 R10: 經費稽核 R11: 異常事件 R12: 施政管考 R13: 人民陳情 R14: 檢舉案件 理學院 R15: 貴重儀器 R16: 廢液管理 R17: 危險溶劑 R18: 實驗室安全

38 近期工作重點與規劃 103年下半年度：完成本校內控制度建置作業 104年上半年度： 訂定規範：整體/作業層級目標、風險評估原則
建立制度：風險評量、控制作業 表單彙整：文件格式、收集書面資料 104年上半年度： 完成內控制度自評作業。 因應政府內部控制考評措施。 考評期間：103年1月1日起至12月31日止 依據內部控制考評項目資料表之內容，完成所需作業，並備 妥佐證文件。 104/3/15前，將受考資料傳送至政府內部控制作業管理系統。

39 政府內控考評項目 考評項目 評分標準 落實風險導向內部控制制度 （30分） 完成內控制度設計，並提供：
進行風險評估與選定業務項目之相關佐證資料（風險登錄表、風險分析表及風險圖像等表件）。 機關採滾動方式進行風險評估之相關佐證資料（如風險評估及處理表等表件）。 採納具體興革建議並納入內控制度設計（30分） 受評機關採納內控制度自行評估或內部稽核所提之具體興革建議，並採行相關強化措施及納入制度設計。 考評期間產生促進施政效能、保障資產安全及提供可靠資訊等內控目標之量化或質化具體效益。 法令遵循（15分） 依法務部訂頒之內控制度遵循法令機制，填報前一年度辦理共通遵循高風險法令成果考核表。 法務部依「內部控制法令遵循之評分標準表」，就上開受評機關填報之考核表評分。 強化內部控制監督機制 （15分） 自內控制度中擇定三分之一以上之作業項目納入稽核項目。 內稽單位彙整內控缺失事項，並將缺失改善情形及追蹤結果作成追蹤改善表，併同內控具體興革建議追蹤情形表，簽報首長核定。 內控制度自行評估發現內部控制缺失事項，並進行改善。 其他強化內部控制機制具體事蹟（10分） 協助行政院推動強化政府內部控制工作之情形，依其貢獻程度給分。 其他推動強化內部控制工作之策進作為。

40 優先訂定控制作業項目 共通項目：參考主管機關範例建立控制作業 個別項目：建立個別控制作業 人事室：政風業務、人事業務
總務處：採購業務、財產管理、出納業務(已完成) 計網中心：資安通報 秘書室：行政管考 個別項目：建立個別控制作業 秘書室：經費稽核、輿情處理、異常通報 學務處：學生安全、校園安全 環安類：危險試劑管理、實驗室安全、廢液清運管理

41 工作時程表 103年度 104年度 11月 12月 1月 2月 3月 視制度建立狀況，辦理專案評估或改以研擬檢查計畫送評。 年月 項目
確認目標 風險評估 選定控制項目 設計控制作業 檢查作業 傳送考評資料 視制度建立狀況，辦理專案評估或改以研擬檢查計畫送評。

42 臨時動議

43 簡報結束 敬請委員提供指教