第五章 办公效率及时间管理 技能要求 1、运用时间表进行管理 2、编制并管理本人和上司的工作日志 知识要点 时间表、工作日志的基本内容和要求.

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1 第五章 办公效率及时间管理 技能要求 1、运用时间表进行管理 2、编制并管理本人和上司的工作日志 知识要点 时间表、工作日志的基本内容和要求

2 时间管理 对时间的管理 自我时间的管理 对领导时间的管理

3 第一节、日程安排 ——指按时间排定的领导工作计划， 是领导工作量、工作效率、工作成果的一 种反映，是时间管理艺术的集中体现。
第一节、日程安排 　 ——指按时间排定的领导工作计划， 是领导工作量、工作效率、工作成果的一 种反映，是时间管理艺术的集中体现。 秘书的职责是当好“管家”，按日程 安排为领导做好各种必要的准备，并提醒 领导实施。 日程是领导的工作质量，工作效率， 工作成果的一种体现，而规划 、安排领导 的工作日程是秘书的一项基本工作。

4 领导的日常工作分为日常性工作， 即事先有计划的相对固定的工作（如会 议、出差、接待等）和突发性工作（临 时安排的事情）两类。 秘书的通常做法是将有计划的事情 预先填入拟好的日程表中，同时细致灵 活地安排好突发随机事件。

5 一、总体原则 了解总经理的日常工作、近期业务重点、 作息习惯、身体状况， 对计划内事情预先写入日程；及时整理日 程表，以免安排冲突；
明确事情的优先级，在处理事务时注意理 顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理； 定期与总经理沟通，将双方的要求、需求 和可能会遇到情况的处理原则达成共识，以 利工作开展； 注意日程安排的时间松紧，适当安排；

6 二、日程安排的内容 （２）商务旅行活动。 （３）参加各类会议。 （４）到车间进行实地检查或指导。 （５）组织的各类重大活动的安排。
　（１）各种接待、约会。 　（２）商务旅行活动。 　（３）参加各类会议。 　（４）到车间进行实地检查或指导。 　（５）组织的各类重大活动的安排。 　（６）领导私人活动的安排。

7 三、日程安排的基本要求 （1）统筹兼顾 （2）安排规范 （3）效率原则 （4）突出重点 （5）留有余地 （6）适当保密 （7）事先同意

8 四、日程安排的形式 形式： 年计划表、月计划表、周计划表、日程表 注意的事项： 以记叙、说明为主要表达方式。 编写要留有余地。
所有日程安排都要应按领导的意思去办。 活动与活动之间要有一定的间隙时间。 要认真核查日程表，以提高工作效率。 对已处理完的工作，一般应注明结果。

9 五、日志系统 1、日志概述 ——根据周计划表写出的一天时间内 组织领导活动计划，一般分为纵横两种方 式。 2、日志的方法 手工填写的工作日志
电子工作日志

10 3、管理自己和上司的 工作日志 秘书的职责是把多而杂的问题和事情安排好。 详细的、清楚的工作日志、工作计划和详细的时间安排
每天、月、季度、年都应该有计划安排表 还应该有日志、台历、备忘录、计算机化台式日志等办公辅助手段

11 工作日志 2005年4月15日 星期三 时间 工 作 内 容 9：00 部门会议，4楼412室，带相关文件资料 10：00 11：00
工作日志 年4月15日 星期三 时间 工 作 内 容 9：00 部门会议，4楼412室，带相关文件资料 10：00 11：00 确认所订的上司与客户的午餐

12 工作日志 9月28日（星期五），2001 时间 地点 活动内容 备注 09：00 办公室 工作人员会议日程
时间 地点 活动内容 备注 09： 办公室 工作人员会议日程 09： 会议室 会议开始进行 带A文件 10： 办公室 会议结束，整理信函 10： 办公室 信函分类处理，文件经理签字 11： 办公室 打字机维修工维修打字机 11： 办公室 约会提醒：王总会见贝尔先生 12： 银行 汇款：人民币、美元 14： 办公室 工作人员会议记录 15： 区邮政局 邮寄公司信函 17： 大森林酒店 ：00开始的招待会，提醒总经理

13 工作日志通常两本：上司使用；自己使用 使用工作方法： 1、提前了解，当日一早再次确定补充 2、在自己日志上标明当日应完成的任务
3、输入信息，先用铅笔，确认后用水笔正式标 明，还可使用不同色彩 4、信息完整（时间、地点、姓名、联络） 5、当日出现情况变化，立即更新日志，并告知 上司出现的变化 6、上司日志变化的同时，更改自己的日志，做 好更变的善后工作 7、自己的日志要标明上司活动的准备工作，逐 项落实 8、协助和提醒上司执行日志计划

14 4、注意事项 秘书日志比上司日志更为细、详、准、繁 若有突发事件，立即更改，不得缓误，并上传下达 预有足够的时间来安排会议

15 5、上司工作日志的内容 1）、上司在单位内部参加的会议、活动 （要记录清楚时间、地点、内容）
2）、内部接待的来访者（要记录清楚姓名、单位详情、约会时间） 3）、单位外部参加会议、活动、约会（要记录清楚时间、地点、细节、联络方式） 4）、个人的安排（看病） 5）、私人的信息（亲属生日）

16 6、秘书日志内容 包含上司日志内容 上司各项工作活动的准备事宜 上司交办的工作 自己职责中应作的工作（撰写总结、值班）

17 注意事项(p140) 1、写字永远要用钢笔——尚未联系妥当的约 会可以先用铅笔记载，待约定之后再用钢笔 描一遍；
2、记载时间、联系人姓名、地点以及其它有 关内容，要尽可能简单而全面； 3、记载社交活动，要注意招待会或酒会的时 间——“18：30分动身赴19：00的酒会”— —以及穿着方面的任何应特别注意的情况； 4、一天的活动安排，应按时间先后记载；

18 5、每天开始，要先为当天的所有活动做好 必要的准备工作，如为会议和约会准备好文 件和档案材料； 6、每天工作结束，要仔细检查每个日志， 看所有项目是否都已处理，所有约会是否都 已赴约。 7、秘书在记录秘书工作日志和领导工作日 志时，要互相协调配合 8、领导与秘书都要去参加的活动要记录在 相同的时间内。 9、秘书单独的活动，只有安排在领导的空 余时间，或者单独活动的时间内。

19 7、日志的变更 原定结束时间延长超时 追加紧急的或新添的项目 项目的时间调整、变更 项目的终止或取消
注：应尽量想办法将日程安排的变更限制在最小的范围

20 针对变更，秘书应注意 1、安排活动之间要留10分钟左右的时间间隙 2、项目调整，应遵循先急重后轻缓的原则
3、变更后，做好通知、说明原由，防止误 解 4、检查变更后的日志，不要漏记和不作修 改

21 注意事项 1、确保上司日志信息的保密，只给上司授权 的人查阅 2、保持两本工作日志的一致和准确 3、应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短，
每天最早和最晚可安排约会的时间，以便安 排的约会符合要求 4、熟悉上司用餐和休息的时间，以便避开上 司的休息

22 技能训练一 业务的经理，而你则是经理秘书。在某一 天，经理请你将下星期一的活动安排的有关 内容填写在工作日志上：
你的上司是某家股份有限公司主管销售 业务的经理，而你则是经理秘书。在某一 天，经理请你将下星期一的活动安排的有关 内容填写在工作日志上： 上午举行董事会议，所有的经理都参加。 上午给参加员工培训课的新员工讲话。 中午与A公司的董事长马××与夫人共进 午餐。 下午前往B公司拜会市场开发部的经理高 ××。 下午会见C公司的销售部经理张××。

23 二 陈之安先生是沈阳某飞机部件股份有限公司主 管销售的经理。请把下星期一的活动安排有关内容 分别填写在陈之安先生和他秘书的工作日志上：每
周星期一上午10：30在办公室举行会议，所有经理 都参加。要安排时间去银行取现金。12：30陈先生 与王新西先生（北京代理商）在文华大酒店共进午 餐。为人事部的朱迪小姐安排下午3：00见陈经 理。在该天某一适当时间，秘书必须空出半个小时 的时间以便安排陈先生与自己商谈下一次推销工作 会议的日程安排，但不能占上午9：00—10：00的 时间，因为陈经理想在这段时间里处理他的信件。 陈经理和夫人晚上7：30分出发去康特公寓出席晚 8：00的俱乐部聚餐会。秘书本人在晚上7：00要参 加社交俱乐部举行的一个会。

24 布莱恩先生工作日志 序号 时间 内容 地点 备注 1 9：00-10:00 处理信件 经理办公室 2 10：30 例会 董事会办公室 3
12:30 与午餐 凯撒饭店 4 3：00 会见 接待室 5 8:00 聚餐会 康特公寓

25 第二节、领导者商务旅行安排 （一）国内出差 （二）国外出差 （三）陪同出差

26 一、国内出差 1、出差前： 确定出差目的和日期； 确认总经理出差陪同人 与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排
（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路 程时间、接待人员等信息。） 确定行程，预定机票（注意选择好航空公司、 机型及班次）、酒店（选择总经理习惯的酒店、 熟悉酒店的电话、传真等）、接/送机人员（明 确接送机人的联系方式）； 完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参 会人、议程等）。 根据总经理的习惯，准备出差用物品（见物品 携带表）。 拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部 门及相关人员发出邮件和复印件（财务部等）。

27 出差物品携带表 名片 若干 日程表 证件（身份证、护照、港澳通行证、边防证等） 笔记本电脑和ppt（保存在桌面）、ppt备份软盘 2张
往返机票（将保险费保留在秘书手中） 书面讲话稿及素材 2份 活动或会议等背景材料 出访地联系人通讯录 准备现金或信用卡注款 备用笔等文具 *准备一支彩色笔 礼品 *包装 应急药及常用药品

28 2、出差中 在第一时间掌握总经理到达后的联系方 式，必要时通知授权人及其它相关人员。 根据总经理日程安排，随时通报公司及 GM关心的业务进展情况； 配合总经理授权人的工作，及时掌握公 司及业务相关信息。 根据情况及时与相关人员及总经理沟 通，及时调整日程安排；

29 3、出差后 及时向总经理汇报出差期间公司内部事务 及业务进展； 出差资料整理（包括资料、名片、会谈备 忘），根据需要转发相关人员或存档； 向总经理认为有必要的合作方致感谢函。 各种差旅费用报销； 跟进业务后续事宜；

30 案例见附页

31 二、 国外出差 根据公司最新业务情况准备PRESETATION （中/英文），与对方确认演示设备，必要时 准备彩色打印胶片和打印稿。
机票购买时注意避免经停中转，选择好的航 空公司和服务，长途飞行选择好的机型； 注意准备好各种证件及邀请函，并提醒总经 理携带； 根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼物； 准备当地的地图及国家风情资料； 确认对方还是我方提供翻译服务； 回国后向邀请方致谢。

32 案例见附页

33 三、陪同出差 登机前，为总经理办理机场建设费购买、 机票换票及各种登机手续；并再次确认接车 人； 到达后，办理宾馆入住手续，了解总经理
房间号码及电话，并将秘书房号电话及时告 知总经理； 每日及时核对本日及第二天的日程安排； 提前设置清晨叫醒，并安排早餐； 根据当天的日程安排落实车辆； 及时提醒并事先落实各项安排；

34 携带总经理名片、必要的会议资料 （报告稿件、会面备忘、采访提纲）； 注意建立各种客户关系（包括政府领 导、合作伙伴、媒体记者） 着装要求：大方职业装、着淡装；注意 言谈举止； 出差返回后将总经理与客户沟通的事项 逐条落实、跟踪，并及时办理费用报销、 资料整理。

35 四、领导者商务旅行安排计划 企事业单位由于工作的需要，领导会经常出差、旅行。很多旅行任务甚至是临时性决定下来的。但无论是国内出差还是国外出访，短期出差还是长期出差，在每次出差之前，秘书都要为领导做好大量的准备工作。

36 旅行计划的内容（p130） 工作任务的重要前提，一份合理、周全、 程序规范的旅行计划，能保证领导在最短 的时间内完成工作任务。一份周密详细的
旅行计划是领导出差是否能顺利完成 工作任务的重要前提，一份合理、周全、 程序规范的旅行计划，能保证领导在最短 的时间内完成工作任务。一份周密详细的 旅行计划主要从以下几方面进行考虑： 1.时间 地点 交通工具 4.具体事项 备注 !计划制定后，至少打印 3份，一份交出 差上司，一份由秘书留存，一份存档。

37 1、旅行计划 时间 目的地 （具体到机场、火车站、码头和住宿） 交通工具 抵离时间（航班、车次） 旅馆食宿 活动安排
也叫旅行日程表，内容包括： 时间 目的地 （具体到机场、火车站、码头和住宿） 交通工具 抵离时间（航班、车次） 旅馆食宿 活动安排

38 （1）出差的时间、启程及返回日期，接站安排。
（2）出差的路线、终点及途径地点和住宿安排。 （3）会晤计划（人员、地点、日期和时间）。 （4）交通工具的选择，飞机、火车、大巴或轿车。 飞机要列明客舱种类及停留地的交通安排。 （5）需要携带的文件、合同、样品及其他资料。如 谈判合同、协议书、科技或产品资料、演讲稿和与会 国的指南。 （6）上司或接待人的特别要求。 （7）上司旅行区域的天气状况。 （8）行程安排，约会、会议计划，会晤人员的名单 及背景，会晤主题。 （9）差旅费用、现金、兑换外币、办理旅行支票。 （10）上司的住宅电话号码。

39 公司领导商务旅行计划书     根据公司行政会议的安排，黄总将于5月8日 抵达北京、成都出席会议，施副总将于5月9日赴 美国考察，具体安排如下：     黄总计划     5月7日，黄总乘飞机到北京，联系一家四星 级酒店。     5月8日至9日，  出席全国低压电器行业发展论 坛。     5月10日至11日，拜会北京X X低压电器公司 领导、走访信息产业部科技情报处，到公司驻北 京办事处商议下半年工作。     5月12日，乘飞机到成都，联系一家四星级酒 店，出席下午的企业家沙龙。     5月13日，乘飞机返回杭州。     5月14日，  出席公司新产品推广会议。        准备物品有：钢笔、笔记本、公司简介、名 片、照相机。         

40 2．施副总计划     5月8日，办理护照。     5月9日，乘飞机赴美国华盛顿，安排三 星级酒店。        5月10日至11日，考察美国P公司。     5月12日，乘飞机赴纽约观光。     5月13日，乘飞机返回杭州。     5月14日上午，出席公司新产品推广会 议。     准备的物品有：钢笔、笔记本、公司简 介、名片、照相机、美元、礼品、美国地图

41 2、制作旅程表 （1）日期。指某月、某日、星期几。 （2）时间。出发及返回的时间，包括各个目的地 的抵离时间和中转时间；开展各项活动的时间；
就餐、休息的时间等。 （3）地点。上司本次出差的目的地（包括中转地 点）；旅行过程中开展各项活动的地点；食宿地 点等。 （4）交通工具。出发、返回时使用的交通工具； 停留地的交通安排。 （5）具体事项。商务活动内容，如访问、洽谈、 会谈、宴请娱乐活动等；私人事务活动。 （6）备注。记载提醒上司注意的事项 

42 ××公司总理旅行日程表 地点：上海——广州——深圳 时间：2006年5月3日—7日 5月3日 星期二 上午：
5月3日 星期二 上午： 6：00 乘中国民航301次航班由上海到广州 7：50 抵达广州。（李方小姐接机，共进早餐） 住东方宾馆预约房间。 （确认预约信件在AA票据信封） 下午 3：00 全体分公司经理会议。 （需用的一号文件，在您的公文包里） 6：00 公司聚餐，地点在东方宾馆 （2号文件内附有讲演稿。）

43 5月4日 星期三 上午10：15 与王林先生在公司办公室约会。 中午12：00 与王先生共进午餐 下午3：00 全体销售部经理会议 （3号文件） 下午6：00 与广州分公司经理李海先生共进 晚餐 5月5日 星期四 上午9：50 乘98次快车去深圳。 （头等车，用午餐） 下午1：10 抵达深圳。住深圳湾大酒店 （订一间带有浴室的双人房） 公司经理方路先生接车，并送您到饭店。 下午3：00 在分公司开会（4号文件） 下午6：30 麦司托森先生到旅馆接您，与麦 司托森先生夫妇共进晚餐

44 5月6日 星期五 上午： 9：00 离开饭店去参观游览“锦绣中华” 11：30 乘100次快车离深圳去广州（车上用餐） 下午： 2：30 抵达广州。 （李小姐在车站迎候，将送您到中国大酒店 6：00 约定在凯司威先生家进晚餐 （电话 转730） 5月7日 星期六 9：15 乘中国民航302次班机离开广州返上海 10：15 抵达上海

45 张明经理旅美日程表 北京——纽约 2002年6月7日—19日 时间 日程安排 乘中国民航CA983次班机由北京至纽约。
北京——纽约 年6月7日—19日 时间 日程安排 6月17日（星期一） 上午9：15 晚上19：45 晚上20：30   乘中国民航CA983次班机由北京至纽约。 抵纽约（乌小姐接），住Francis 旅馆。 与格兰特（Grant）先生在旅馆共进晚餐。 6月18日（星期二） 上午9：30 中午11：10 下午15：00 晚上18：30 晚上19：30   与格兰特在公司会议室（需用的03好文件在公文 包内）。 与格兰特先生共进午餐。 与格兰特先生继续会谈（需用的04号文件已备 于公文包）。 在旅馆用晚餐。 拜访李纪先生（乌云陪同，礼品在手提箱内） 6月19日（星期三） 上午8：30  乘CA984次班机回京（刘江先生接）。

46 3、注意事项 旅程表除行动计划外，还应将必要的信息尽量详细地写入：旅馆名、所在地、电话号码；当地的联系人姓名、地址、电话号码；会晤者名、企业名、所在地、电话号码；海外出差时当地的中国大使馆所在地、电话号码等。 旅程表应一式三份（或几份），一份存档，一份给上司及其家属，秘书存留一份。

47 乘车、乘船、乘机旅行和预订票注意事项 （一）乘车
接送客户坐轿车外出办事，秘书人员应首先为客人打开右侧后门，并以手挡住车门上框，同时提醒客人小心，等其坐好后再关门，然后自己从左侧后门上车。作为陪同，一定不能先于客人打开车门上车，除非对方坚持我们是女性应女士优先。 抵达目的地时，秘书人员应首先下车，并绕过去为客人打开车门，以手挡住车门上框，协助客人下车。 如果是女性，上下车的姿势是十分讲究的。上车时仪态优雅的姿势是“背入式”，即将身体背向车厢入座，坐定后即将双腿同时缩入车内（如穿长裙，应在关上车门前将裙子弄好）。下车的正确姿势是：准备下车时，应将身体尽量移近车门，车门打开后，从哪边下车则应先将该方向的脚踏出车外，立定，然后将身体重心移至另一只脚，再把整个身体移离车外，最后踏出另一只脚。总之，上下车的正确姿势是“脚先头后”。如果是穿低胸服装外出，不妨披一条围巾，这样可以避免弯身下车时出现尴尬，也可利用钱包或手袋轻按胸前，并保持身体稍直的姿态。

48 （二）乘船 外出坐船时，应有秩序地排队上船。对号入舱位后，可在甲板上与送我们的亲友同事告别。告别时，我们举止得体，不要大声叫喊，也不要做出大幅度的动作。 由于轮船是公共场所，男女混居，我们进入船舱后，既要落落大方，也要注意谨慎自重，穿着上应该宽松保守些，如果太居家化，难免会遭人白眼。至于穿着睡衣在餐厅用餐或甲板上散步则更是粗俗。因为这是公共场所。 在船上就餐时如同在酒店宾馆用餐，虽然要自己动手且有些喧闹混乱，但仍应不失礼貌和风度，一要排队，二是找空位时要向旁边在座者问好，经过允许后才可就座。下船时不要抢先或拥挤，对曾经帮助过我们或有缘相遇的乘客和船员，应友好地告别，说些令人好感的告别语。

49 （三）乘机 乘坐飞机旅行是件令人惬意的事，由于飞机内空间面积较小，人际关系特别紧密，而且各色人等聚在一起，对礼仪要求更高。 进入机舱找到自己的座位后，我们应侧身尽快将自己随身携带行李放入座位上方的物品箱并关上门后立即坐下来，以免站在通道上堵塞和影响其他乘客入舱。 坐下后对我们的邻座，我们应微笑致意问好，以礼相待。如果不小心碰到了其他乘客，应立即主动道歉。如果别的乘客主动向我们打招呼想找我们攀谈，除非我们十分疲倦，否则应友好地应对。若我们想休息一下或要做什么事情，譬如看商务文件，查阅商务合同等则应向对方说明并表示歉意。 飞机抵达目的地还未停稳时，我们不能解开安全带站起身急于拿行李，只有等空中小姐通知后才能这样做。下机前别忘了和舱门口的空中小姐道别。

50 （四）预订票注意事项 在准备预订车票（机票）的时候，一定要查 看最新的时刻表，因为现在有许多季节性的或临 时性的车次，稍不留心，就会订不上。 预订车票时，最好选择直达车。因为出差途 中，最麻烦的就是换车，倒来倒去，稍不注意， 就会误车误点。所以能直达的就最好不要换车。 如果是在大站换车，在时间上一定要安排得宽裕 些。 从平时起，秘书就要注意学习预订和购买车 票、机票、船票的办法，及如何使用支票，如何 兑换外币，等等。这样，就能保证领导工作的顺 利进行。

51 3、办理出国手续 （1）撰写出国申请 ——事由、路线（外国公司所在国名 称）、日程安排，包括出国时间，在国外活
动时间、地点，回国时间等、组团的人数。 （2）办理护照 （3）办理签证 （4）协助办理《国际预防接种证书》 （即“黄皮书”） （5）协助办理出境登记卡 （6）订购机票（船票、车票） （7）办理保险

52 第三节、约会安排 也称约见，是指上司在事先约定的时间、地 点与别人会面洽谈业务，会商工作。 在企事业单位中，约见这一种交际形式被
运用的频率，仅次于电话联系和书信联系。凡 商量工作，解决问题，交流信息，联络感情都 常用这一形式。 在现代社会中，会面应事先约定，这是讲 究社交礼节、注重工作效率的表现。

53 一、约会安排的基本原则 1.根据领导的工作习惯和生活习惯来安排约见。 2.区分轻、重、缓、急，合理安排约见。
3.协助领导搜集有关信息，使领导心中有数。 4.酌情弹性。一是办公室人员安排约见时间要错 开进行，不可太紧或太松。二是早期安排的约 见，时间不能太确定，因届时也可能会因情况有 变而更动约见时间。 5. 注意提醒领导准时赴约，如果领导不能按事 先约好的时间进行约见，办公室人员要设法及早 通知对方。保证准时赴约，不误约，不失约。

54 二、约会安排的步骤 1、了解意图      2、准备资料 3、确定参加人员        4、确定时间和地点 5、迎送工作      6、安排合影 7、整理会谈文件

55 六边会谈场地安排图片

56 三、约会安排的方式方法 方法：预先安排约会活动 记好日历和备忘录 提醒领导准时赴约 保证领导顺利赴约 做好约会前后的服务工作
方式：电话约会 、书面约会 、 当面约会、 约会卡片

57 四、 注意事项 配合领导的时间表； 不要让领导在出差回来当天安排约会； 不要在节假日安排约会； 重要约会应在约见前与对方联络一次，确认此事；
订好或确定好约会的场所； 及时通知对方赴会； 提醒领导赴会；

58 约会安排的注意事项 分辨轻重缓急 约会时间留有余地 ——约会时间要错开，不可太紧或太松。每 次约见之间留出 10-15分钟的机动时间。
——远期安排或答应的约会，时间不能太确 定。 适当保密 内外兼顾 在领导时间比较充裕、精力比较充沛的情况 下安排约会 细致周到

59 适当保密； 处理好变更的约会。 在早上要预留一小时的时间处理日常工作； 尽量不要在星期一的早上安排上司的约会； 在前往其他公司拜会他人，应该预留半小时 左右的时间在路途上； 安排约会时间安排不要过于紧凑，注意酌留弹性。

60 约会小卡片 约会卡片的制作虽然看上去很简单，但在实际工作中非常重要、实用。为使领导的约会工作顺利进行，作为秘书要做好精心的准备工作。其中制作约会卡便是一项不可忽视的重要工作

61 约 会 卡 ××年×月×日 星期× 10：00 会见张××，商谈下一年度的销售问 题，地点：公司会议室。 13：00 与××公司王××经理共进午餐， 地点：白云大酒店三楼。 14：30 与律师商谈租赁位于中环大街的假日 别墅事宜，地点：瑞金路18号。 16：00 去白云机场接××公司董事长周先生 及其夫人，客房定在白云大酒店。 19：30 赴白云大酒店三楼晚宴（宴请20：00 开始）服装：套装，附请柬

62 A：你好，这里是杭州丝绸公司，我是秘书A，请问什么事？
场景：你是杭州丝绸公司秘书 A，省外贸进出口公司业务处处长B，欲约你公司王总周五晚聚餐。B拨通你的电话，A接电话： A：你好，这里是杭州丝绸公司，我是秘书A，请问什么事？ B：你好，我是省外贸进出口公司业务处B，我想约你公司王总谈谈2004年秋季丝绸出口中东的有关事宜，能安排王总周五晚在湖滨大酒店吃个饭吗？ A：（停顿）想约王总吃饭，周五晚上？ B：是的。请你安排一下。 A：（停顿）那我来查一下王总的工作安排表。（翻开记事本）对不起，周五晚上恐怕不行，王总要参加一个同学会。下周四、五都有空，要不安排在下周五？具体时间我们再联系，好吗？ B：（停顿）嗯——好的，我安排好后会通知你的。 A：（停顿，待答复）好的，那我等你电话，再见。

63 第四节、 时间管理 ——时间管理一般通过编排时间预订 表和时间计划表来进行时间的安排分配。 1、时间管理的要素 （1）强烈的时间观念。
（2）清晰的时间成本效益观念 （3）时刻牢记时效观念。 （4）定量控制自己时间的能力。

64 2、时间管理的分类 一类是不可控制的时间，即受限于职权的要求而不能自由支配的时间，一般是例行工作的时间；
一类是可以控制时间，即在自己权限内可以自由支配的时间。 对时间管理的成功，不在于其在不可控时间中表现如何良好，而在于尽量把不可控时间变为可控时间。

65 3、秘书时间管理的方法 现阶段时间管理理论的核心内容是根 据事情的重要和紧急程度，将各种事务划 为A、B、C、D四个类别，即ABCD工作法。
如下图。

66 有效利用时间， 事半功倍 区分常规工作和非常 规工作 明确自己的工作任务 和职责 分清轻重缓急 合理分配精力，利用 时间 使用办公辅助手段组 织工作 ABCD法则 A类：重要且紧急， 必须立即去做、优先 做 B类：重要而不紧急 C类：紧急但不重要 D类：有时间才做， 既不重要也不紧急， 可以不作

67 四时间管理与工作统筹技巧 重要度 Ｂ A 紧迫性 D Ｃ 工作优先级综合分析 ——分清工作的轻重缓急 重要但不紧迫 重要而且紧迫
不重要不紧迫 Ｃ 紧迫但不重要

68 一秘书周一要完成的工作如下，请你帮她安 排下时间： 1、给某客户打电话，与对方联系上司下周四与 他约会的事宜 2、复印下午部门经理会议的资料
3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日 4、复印一份给客户的复信以备存，原件邮寄对 方 5、拆封、分类和分发邮件 6、布置下午使用的会议室，准备茶水和咖啡 7、将财务部新发的办公经费报销规定复印备 份，原件放置在传阅夹给部门同事传阅 8、为上司预定周末去天津的火车票（北京出 发） 9、接待3位访客，2个电话

69 （２）、时间表编制法 时间表是管理时间的一种手段，它是 将某一时间段中已经明确的工作任务清晰 地记载和标明的表格，是提醒使用人和相
关人按照时间表的进程行动，从而有效地 管理时间，达到完成工作任务的简单方 法。

70 1）、时间表的类别 年度时间表（将一年中企业的例行会议、重要的经营活动、确定的商务出访等安排妥善，可参照上一年的时间表和新一年的工作部署）
季度时间表 月时间表（由主管领导召开会议拟定或请其他领导提出下月计划，再结合集体议定事项，由秘书制表，经主要领导审定下发实施） 周时间表（常在周五下班前或周一上午由主要领导碰头协商活动安排，在月时间表的基础上，加上平时收集信息，由秘书人员按周一至周五分上下午排表，经被授权人过目印发给相关人员 ）

71 时间表大体可以分为五类: ①全年预计时间表; ②每月预订时间表; ③每周预订时间表; ④每日预订时间表; ⑤单项重要工作事项预订表。

72 2）、 时间表的编制方法 ①根据需求确定编制时间的周期。 ②收集并列出该阶段所有的工作、活动或 任务。 ③发现活动有矛盾，主动与负责人协商， 及时调整。 ④按照时间顺序将任务排列清晰。 ⑤绘制表格，标明日期、时间和适合的 行、列项目。 ⑥用简明扼要的文字将信息填人表格，包 括内容、地点。

73 第二季度会议时间表 （2005.4—6） 月 份 周 次 四 五 六 一 北京 香港 休假 二 上海 西安 三 周三：推介会（主会议室）
月 份 周 次 四 五 六 一 北京 香港 休假 二 上海 西安 三 周三：推介会（主会议室） 周一：面试导游（1会议室） 周一：经理办公会议

74 周计划表 年 月 日 周次 时间 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 9：00 10：00 11：00

75 训练 根据信息制定一份时间表 天地公司销售部经理第三季度会议较多，七月的前两周要到上海开会；八月的第二周要去香港参加5天会议；每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议；八月最后一个星期三要参加公司的办公会议；七月的第三周星期二要在公司开销售会议，传达上海会议精神；八月第一周的星期一还要面试3位营销员；九月的前两周希望安排休假。

76 第三季度会议时间表 （2002.7-9） 七月 八月 九月 第一周 上海会议 周一上午：面试3位营销员 休假 第二周 香港会议 第三周
第三季度会议时间表 （ ） 七月 八月 九月 第一周 上海会议 周一上午：面试3位营销员 休假 第二周 香港会议 第三周 周二：销售会议，传达上海会议精神（大会议室） 第四周 周五（上午）部门会议 周三：公司办公会议 周五（上午） 部门会议

77 4、时间管理落后的原因 1、领导者自身陈旧的时间观念 2、客观原因，如组织环境因素 3、秘书部门自身原因

78 5、时间管理的一般原则 （1）用精力最佳时间干最重要的工作。 （2）消费时间要计划化、标准化、定量化。 （3）保持时间上的弹性。
（4）反省浪费的时间。 （5）保持时间利用的相对连续性。 （6）一般工作“案例化”，固定工作“标准 化”。 （7）严禁事必亲躬。 （8）坚持从现在做起的信念。 （9）保留自我时间管理的最低批量时间。

79 总经理办公室： 李总：小王，这里是今年第二季度我要参加的一些会议，你安排一个表格给我，要好记，不至于到时忘了。 王俐：我会安排并且打印好给您。

80 秘书办公室： 王俐正在看书，这几天事相对少一些，她看的书当然和业务有关，其中一道题很感兴趣，她正准备做， 电话响起：“哦，小王啊，我下周事太多，你都知道，帮我列个表出来，而且要具体到每天；另外，到五一虽然还有一段时间，你先列一个五一七天值班表出来，也好让大家提前有个准备。”