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1 实验三 总账初始设置

2 本章内容 1 2 3 4 5 6 7 系统简介 设置总帐参数 设置会计科目 设置明细权限 设置凭证类别 设置项目目录 录入期初余额

3 为适应实现计算机管理的需要，我们把设置账户、复式记账、填制和审核凭证、记账等统称为总账处理。
总账系统适用于各类企业、行政事业单位，主要用于建账、凭证管理、标准账表、出纳管理、数量核算、外币核算、月末处理和辅助管理等。其中辅助管理又包括个人借款管理、部门管理、项目管理和现金银行管理等。

4 一般地，总账初始设置应该包括：定义基础参数与建账、设置业务处理规则、输入初始数据。
初始设置也称初始化，是指将通用会计软件转成专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计算机中等一系列准备工作，是使用财务软件的基础。初始化工作的好坏，直接影响到会计电算化工作的效果。 一般地，总账初始设置应该包括：定义基础参数与建账、设置业务处理规则、输入初始数据。

5 第一节 系统简介 一、总账处理流程 1、总账系统与其他系统之间的数据传递关系 成本管理 企业管理 固定资产 往来账款 资金管理 供应链
第一节 系统简介 一、总账处理流程 1、总账系统与其他系统之间的数据传递关系 帐 务 分 析 成本管理 其 他 费 用 企业管理 帐证 记账凭证 记账凭证 固定资产 记账凭证 总帐 会 计 报 表 往来账款 记账凭证 记账凭证 余额表 资金管理 记账凭证 供应链

6 2、总账处理流程 建账 制单、记账 账簿管理 出纳管理 月末自动转账 查询辅助帐 试算对账 结帐 备份 打印账簿

7 使用建议 对于实际业务较简单、数据量较少的小型企业，只使用总账系统，按照制单、审核、记账、查账、结账的业务流程进行即可。
如果企业核算业务较复杂，建议使用总账系统提供的各种辅助核算进行管理，如：项目核算、部门核算、个人往来核算、客户与供应商往来核算。 如果企业的往来业务较频繁，则会有较多的往来客户、供应商，同时又希望系统提供发票处理等业务，可使用应收应付系统管理往来业务。

8 二、用户操作流程

9 2、老用户操作流程

10 3、第二年操作流程

11 如果您的单位一直采用手工进行财务核算，那么，在开始使用财务软件进行财务管理之前，应对会计资料进行整理，进而为后续的各项功能应用做好准备。
三、应用准备 如果您的单位一直采用手工进行财务核算，那么，在开始使用财务软件进行财务管理之前，应对会计资料进行整理，进而为后续的各项功能应用做好准备。 假设您准备从2006年8月开始使用总账系统，那么，您应在使用前整理出以下会计资料:

12 会计科目： 如果企业原来有许多往来单位、个人、部门、项目是通过设置明细科目来进行核算管理的，那么，在使用总账系统后，最好改用辅助核算进行管理，即将这些明细科目的上级科目设为辅助核算科目，并将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。 总账系统中一共可设置十一种辅助核算：包括部门、个人、客户、供应商、项目五种辅助核算以及部门客户、部门供应商、客户项目、供应商项目、部门项目及个人项目六种组合辅助核算。 一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在辅助总账和辅助明细账上。

13 那么，在使用总账系统进行财务核算时，可将科目设置为 科目编码 科目名称 辅助核算
【例如】原科目设置为 科目编码 科目名称 应收账款 客户一 客户二 其他应收款 应收职工借款 张三 李四 王五 材料采购 甲材料 乙材料 在建工程 工程物资 A部门 工程一 工程二 B部门 工程一 工程二 管理费用 办公费 A部门 B部门 C部门 那么，在使用总账系统进行财务核算时，可将科目设置为 科目编码 科目名称 辅助核算 应收账款 客户往来 其他应收款 应收职工借款 个人往来 材料采购 项目核算 在建工程 工程物资 部门项目 管理费用 办公费 部门核算

14 只把科目设置了辅助核算还是不够的，还应将从科目中去掉的明细科目设置为辅助核算的目录。
2. 各辅助核算目录： 只把科目设置了辅助核算还是不够的，还应将从科目中去掉的明细科目设置为辅助核算的目录。 若有部门核算，应设置相应的部门目录； 若有个人核算，应设置相应的个人目录； 若有项目核算，应设置相应的项目目录； 若有客户往来核算，应设置相应的客户目录； 若有供应商往来核算，应设置相应的供应商目录。

15 由于在建工程与材料是两类完全无关的项目，因此，可分别设置成在建工程与材料两个项目大类进行核算。其中，在建工程项目大类下可定义以下项目：
工程一 工程二 … … … … 而材料项目大类下可定义以下项目： 甲材料 乙材料 如上例：在对设置好会计科目后还应将以前用明细科目核算的部分，整理成辅助核算目录： 客户目录： 客户一 客户二 … … … … 部门目录： A部门 B部门 C部门 个人目录： A部门 张三 B部门 李四 C部门 王五 … … … … … …

16 3. 自定义项：如税号、付款方式、工程项目的料、工、费等等，这就是单据自定义项。
4. 外币及汇率：如果您的企业有外币业务，那么，还应进行外币及汇率的设置。如果您在填制凭证时，使用的是当日汇率，则您应将其输入到浮动汇率中，若使用的是月初汇率，则应将其输入到固定汇率中。

17 5. 期初余额：在开始使用总账系统时，应先将各账户的此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚。
例如:某企业由2006年月8月开始启用总账系统，那么，应将该企业1998年9月末各科目的期末余额及1-7月的累计发生额计算出来，准备作为启用系统的期初数据录入到总账系统中。 若有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，如：某科目有部门核算，应计算出各部门的期初数据。如果有个人往来款的核算，还应将10月份前的个人往来款项中未两清的个人往来明细账整理出来，以便在期初余额功能中录入。

18 6. 结算方式:即您的企业常用的收付款结算方式，如支票、商业汇票、银行本票等等。
7. 银行对账期初:如果您要使用系统提供的银行对账功能，应先对银行日记账与银行对账单进行勾对，计算出最新余额调节表，并将尚未勾对的银行日记账与银行对账单整理出来，以便在银行对账期初功能中进行录入。 8. 凭证类别：在开始用计算机录入凭证之前，应在系统中设置凭证类别。 如：收款凭证，付款凭证，转账凭证。凭证类别可根据需要进行设置。

19 第二节 设置总帐参数 总账初始化时，应首先进行业务处理控制参数设置，它决定了系统的数据输入、处理、输出的内容和形式。
第二节 设置总帐参数 总账初始化时，应首先进行业务处理控制参数设置，它决定了系统的数据输入、处理、输出的内容和形式。 设置业务处理控制参数可以通过【总帐】下的【选项】来完成。 在总账初始化中，需要设置的业务控制参数包括：制单控制、凭证控制、外币核算、预算控制、账簿打印格式控制、会计日历控制以及其他参数控制。企业应根据实际情况，在建立账套之前正确选择适合于本企业的各种参数，以达到会计核算和财务管理的目的。

20 1．制单序时控制 2．资金及往来赤字控制 3．使用其他系统受控科目
由于系统默认凭证保存时不按凭证号顺序排列而按日期顺序排列，如不按序时制单，将出现“凭证假丢失”现象。如有特殊需要，可将其改为不按序时制单，则在制单时凭证号必须按日期顺序排列。 2．资金及往来赤字控制 选择了资金及往来赤字控制，则在制单时，当现金、银行科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。 3．使用其他系统受控科目 若某科目为其他系统的受控科目（如客户往来科目为应收、应付系统的受控科目），一般说来，为了防止重复制单，应只允许其受控系统来使用该科目进行制单，总账系统是不能使用此科目进行制单的，但如果您希望在总账系统中也能使用这些科自填制凭证，则应选择此项。

21 选择支票控制，在制单时录入了本在支票登记簿中登记的支票号，系统将提供登记支票登记簿的功能。
4．支票控制 选择支票控制，在制单时录入了本在支票登记簿中登记的支票号，系统将提供登记支票登记簿的功能。 5．出纳凭证必须由出纳签字 出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。

22 假设XXX账套在［选项］中需要修改以下参数： 凭证制单时，采用序时控制；
实例操作： 假设XXX账套在［选项］中需要修改以下参数： 凭证制单时，采用序时控制； 进行支票管理与资金及往来赤字控制， 可使用其他系统受控科目； 制单权限不控制到科目； 不可修改他人填制的凭证； 打印凭证页脚姓名； 凭证审核时控制到操作员； 由出纳填制的凭证必须经出纳签字，进行预算控制方式。

23 实例练习——选项参数设置

24 权 限 控 制 细 则 控制3 选择明细账查询权限控制到科目，还应通过【明细权限】去设置明细账科自查询权限。具体操作请参见“设置明细权限”的有关内容。 控制2 选择凭证审核控制到操作员，还应通过【明细权限】去设置操作员审核权限。具体操作请参见“设置明细权限”的有关内容。 控制1 选择制单权限控制到科目，还应通过【明细权限】去设置相应制单科目权限。具体操作请参见“设置明细权限”的有关内容。

25 汇率选项说明： 浮动汇率即在制单时，按当日汇率折算本位币金额。在此设置只决定制单时使用何种汇率，具体汇率应在外币设置时输入。
固定汇率即在制单时，一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额。 浮动汇率即在制单时，按当日汇率折算本位币金额。在此设置只决定制单时使用何种汇率，具体汇率应在外币设置时输入。 汇率选项说明：

26 假设XXX账套在［账簿页］中需要修改一下参数： 账簿打印位数每页打印行数按软件的标准设定；明细账查询控制到科目，明细账打印按年排页。
2、选项/账簿页 实例操作： 假设XXX账套在［账簿页］中需要修改一下参数： 账簿打印位数每页打印行数按软件的标准设定；明细账查询控制到科目，明细账打印按年排页。

27 说明： 按月排页：即打印时从所选月份范围的起始月份开始将明细账顺序排页，再从第一页开始将其打印输出，打印起始页号为“1页”。这样，若所选月份范围不是第一个月，则打印结果的页号必然从“1页”开始排。 按年排页：即打印时从本会计年度的第一个会计月开始将明细账顺序排页，再将打印月份范围所在的页打印输出，打印起始页号为所打月份在全年总排页中的页号。这样，若所选月份范围不是第一个月，则打印结果的页号有可能不是从“1页”开始排。

28 3、选项/会计日历页 实例操作： 假设XXX账套在【会计日历页】中需要修改一下参数：会计日历为1月1日—12月31日 提示：
关于总账启用日期，请您注意：启用日期不能在账套启用日期之前。 录入汇率后不能修改启用日期。 已录入期初余额（包括辅助期初），不能修改启用日期。 已制单的月份不能修改启用日期，其他系统中已制单的月份不能修改启用日期。 新年度进入系统，不能修改启用日期。

29 4、选项/其他页 实例操作： 说明： 假设XXX账套在［其他］页中需要修改一下参数：
数量小数位和单价小数位2位，部门、个人、项目按编码方式排序。 说明： 账套名称、单位名称、行业性质、会计主管等账套信息只在这里显示，若要修改，可到【系统管理】中去修改。

30 第三节 设置会计科目 建立会计科目，就是将会计科目逐一地按系统要求描述给系统。您可根据系统特点，充分利用计算机处理的优势，对原有手工科目进行优化组合。只要事先选择了预置科目，那么总帐科目（即一级会计科目 ）即可投入使用，只需要进一步设定其他明细科目（即二级三级四级科目）即可。

31 设置原则 第一，会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求，凡是报表所用数据，需要从总系统中取数的，必须设立相应的科目。
第二，会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和体系完整性。不能只有下级科目，而没有上级科目；既要设置总账科目，又要设置明细科目，用来提供总括和详细的会计核算资料。 第三，会计科目要保持相对稳定，会计年中不能删除；如使用，不能增设下一级明细科目。会计科目名称的设置，一级会计科目名称按国家会计制度的规定，明细科目的名称要通俗易懂，具有普遍的适用性。 第四，设置会计科目要考虑到与子系统的衔接。在总账系统中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收各个子系统转入的数据，因此，要将各个子系统中的核算科目设置为末级科目。

32 设置科目 增加科目 科目 辅助核算 设置科目 修改科目 删除科目 复制科目 指定 科目

33 1、增加会计科目 如果所使用的会计科目基本上与所选行业会计制度规定的一级会计科目一致，则可以在建立账套时选择预置标准会计科目。这样，在会计科目初始设置时只需对不同的会计科目进行修改，对缺少的会计科目进行增加处理即可。 如果所使用的会计科目与会计制度规定的会计科目相差较多，则可在系统初始设置时选择不预留行业会计科目，这样可以根据自身的需要自行设置全部会计科目。

34 实例:需要增加会计科目：中行存款(10202) 提示： (1)增加的会计科目编码长度及每段位数要符合编码规则；
(2)增加一级科目时应注意科目类型及科目性质。 (3)增加明细科目时，系统默认其类型与上级科目保持一致。 (4)科目一经使用，即已输入余额或凭证，不允许作科目升级处理，即只能增加同级科目，而不能再增设下级科目。

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36 为了加快建立会计科目的速度和准确性，我们可以对下级科目或者同级性质相近的科目进行复制，这样只需稍作改动即可完成增加工作。
2、复制会计科目 为了加快建立会计科目的速度和准确性，我们可以对下级科目或者同级性质相近的科目进行复制，这样只需稍作改动即可完成增加工作。 3、成批复制会计科目 如果某一科目的下级与另一个或几个科目的下级内容相同，我们还可以将某一科目的下级成批复制到另一科目中作为下级。必要时只需将科目做适当调整即可 。

37 如果需要对原有会计科目的某些项目进行修改，譬如账页格式、辅助核算、汇总打印、封存标识等，我们可以通过【修改】功能来完成。
4、修改会计科目 如果需要对原有会计科目的某些项目进行修改，譬如账页格式、辅助核算、汇总打印、封存标识等，我们可以通过【修改】功能来完成。 实例：修改科目中的某些项目，如“1001现金”科目需要进行现金日记账管理。 说明： (1)已有数据的科目不能修改科目性质；被封存的科目在制单时不可以使用；只有处于修改状态才能设置汇总打印和封存。 (2)成批修改会计科目时，可使用“＞”、“＜”按钮，直接查找科目进行修改。

38 当您遇到在同一张凭证中，某一方向的本级科目有多笔同向的分录时，而又需要将它们按科目汇总成一笔打印，则可以将该科目设置汇总打印。
5、汇总打印 当您遇到在同一张凭证中，某一方向的本级科目有多笔同向的分录时，而又需要将它们按科目汇总成一笔打印，则可以将该科目设置汇总打印。 实例： 对“550301管理费用——工资费用”科目进行汇总打印。 说明： (1)只有末级科目才能设置汇总打印，且汇总到的科目必须为该科目本身或其上级科目。 (2)即使您将某科目设成汇总打印时，系统登记明细账时仍按明细登记，而不是按汇总数登记，此设置仅供凭证打印输出。 (3)辅助核算科目和由其他子系统生成的凭证也可以汇总。

39 假设某些科目目前暂时不需用或者不适合企业科目体系的特点，可以将其删除。
6、删除会计科目 假设某些科目目前暂时不需用或者不适合企业科目体系的特点，可以将其删除。 提示： (1)如果科目已制单或已录入期初余额，则不能删除。 (2)被指定为现金银行科目的会计科目不能删除；如想删除，必须先取消指定。 说明：“删除将不能恢复”是指不能自动恢复，以后如需恢复该科目可通过【增加】功能来完成。

40 指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。
7、指定会计科目 指定会计科目是指定出纳的专管科目。 指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。 实例：指定XXX账套中的现金总账科目。 说明：一般情况下，现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。

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42 8、设立辅助核算标记 在【修改】或【增加】方式下，企业除了完成一般的总账、明细账核算设置外，还可以设置辅助核算。例如：管理费用可设成部门核算，生产成本可设成项目核算，应收账款可设成客户往来核算，应付账款可设成供应商往来核算。 实例：将 XXX账套的“1131应收账款”设置客户往来核算科目。 说明：辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便，可在其上级和本级科目上同时设置账类。

43 实例操作——科目增加、修改以及辅助核算定义

44 第四节 设置明细权限 各操作员的权限设置一般应在“操作员权限设置”中进行设置，但是若还需要对某一功能权限做进一步细化，则可以在【明细权限】中设置。 本功能主要设置明细账科目查询权限、凭证审核权限、制单科目使用权限。

45 1、明细账科目权限 本功能是查询和打印明细账权限的一个补充。一般说来，凡是拥有查询明细账权限的操作员，都可以打印所有科目的明细账，但是有些时候，希望对查询和打印权限作进一步细化，如只允许某操作员查询或打印某些科目明细账，而不能查询或打印其他科目的明细账。在这种情况下，可以通过此功能进行设置。 实例：帐套XXX中，假设王晶的科目权限例为全选。

46 (1)选择一级科目，拥有对其下级科目的明细账的查询权。 (2)将科目的查询权限设置到末级，则只能查询末级科目的明细账。
说明： (1)选择一级科目，拥有对其下级科目的明细账的查询权。 (2)将科目的查询权限设置到末级，则只能查询末级科目的明细账。 (3)在月份综合明细账中，可查询所有科目，并不受此权限设置的控制。 提示： 若您希望每个操作员都可查询所有科目的明细账，可在“选项”功能中的“账簿”页签里，取消“明细账查询权限控制到科目”的设置即可。

47 在制单时，操作员只能用具有相应制单权限的科目制单。
2、凭证审核权限 本功能是凭证审核权限的一个补充。一般说来，凡是拥有凭证审核权限的操作员都可以审核其他所有操作员填制的凭证，但是有些时候，希望审核权限做进一步细化，如只允许某操作员审核其本部门的操作员填制的凭证，而不能审核其他部门操作员填制的凭证。这种情况下，可以通过此功能进行设置。 3、制单科目权限 在制单时，操作员只能用具有相应制单权限的科目制单。

48 实例练习——设置明细权限

49 第五节 设置凭证类别 在电算化方式下同手工方式下一样，可根据企业管理和核算要求，将会计凭证进行分类编制。系统提供了设置凭证类型的功能，便于管理、记账和汇总。但是，无论如何分类，都不会影响记账结果。 第一次使用总账系统，首先应正确选择凭证类别的分类方式。本例中分：收、付、转

50 1、选择凭证类别 在开始用计算机录入凭证之前，应在系统中设置凭证类别，如收款凭证、付款凭证、转账凭证。凭证类别可根据需要进行设置。系统提供了常用的分类方式，可供选中。 实例：XXX帐套设置凭证类别为【收款凭证、付款凭证、转账凭证】

51 2、确定限制条件 选择“分类方式”后，如果所使用的凭证类别有限制，可以相应地设置该种凭证的限制条件，以便提高凭证处理的准确性。说明：凭证类别的限制条件是指限制该凭证类别的使用范围。 实例练习： 按照上面的步骤，完成“付款凭证”、“转账凭证”限制条件的设置： （1）收款凭证 限制类型：借方必有 限制科目：1001、100201、100202 （2）付款凭证 限制类型：贷方必有 限制科目：1001、100201、100202。 （3）转账凭证 限制类型：凭证必无

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53 第六节 设置项目目录 一个单位项目核算的种类可能包括在建工程、对外投资、技术改造、融资成本、在产品成本、课题、合同订单……为进一步对部分成本费用及收入进行管理，在手工方式下，一般通过按具体的项目开设明细账进行核算，这样必然增加了明细科目的级次，同时给会计核算和管理资料的提供均带来了极大的困难。 为了满足企业项目管理的实际需要，计算机账务系统中设计了项目核算与管理功能模块，为企业定义了多个种类的项目核算，将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类。一个项目大类可以核算多个项目，为了便于管理，企业还可以对这些项目进行分级管理。

54 【项目目录】功能用于项目大类的设置及项目目录及分类的维护。企业可以在此增加或修改项目大类、项目核算科目、项目分类、项目栏目结构以及项目目录。
通过该功能模块，不仅可方便地实现对部分成本费用和收入的按项目核算，而且为这些成本费用及收入情况的管理提供了快速、方便的辅助手段。因此，系统要求在建立会计科目时，先设置相关的项目核算科目，然后再定义项目目录。 【项目目录】功能用于项目大类的设置及项目目录及分类的维护。企业可以在此增加或修改项目大类、项目核算科目、项目分类、项目栏目结构以及项目目录。

55 项目大类即项目核算的分类类别，如：产品销售收入按产品项目核算，其项目大类可定义为产品核算。
1、定义项目大类 项目大类即项目核算的分类类别，如：产品销售收入按产品项目核算，其项目大类可定义为产品核算。 提示： 必须将需进行项目核算的科目设置为项目辅助核算后，才能定义项目和目录。 实例：设置“生产成本”项目大类。

56 项目大类的名称是该类项目的总称，而不是会计科目名称。如：在建工程科目按具体工程项目进行明细核算，其项目大类名称应为工程项目而不是在建工程。
提示： 项目大类的名称是该类项目的总称，而不是会计科目名称。如：在建工程科目按具体工程项目进行明细核算，其项目大类名称应为工程项目而不是在建工程。 为了对各个项目进一步管理，还需建立具体项目的小档案，即项目一览表栏目，以对各个具体项目做进一步的说明 说明： 用于定义该栏目输入内容的数据类型，能输入字符型、整数型、实数型、日期型。字符型表示该数据为汉字和英文字母或数字，整数型表示该数据只能是整数，实数型表示该数据可以输入小数，日期型表示该数据为日期”。 提示：已输入数据的栏目最好不要删除，否则这些栏目的数据将无法再查到。

57 指定项目核算科目就是具体指定需按此类项目。 说明： 一个项目大类可指定多个科目，但一个科目只能指定到一个项目大类中。
2、指定项目核算科目 指定项目核算科目就是具体指定需按此类项目。 说明： 一个项目大类可指定多个科目，但一个科目只能指定到一个项目大类中。 只有科目设置中定义了科目的辅助核算为项目核算，这个科目才可以被选入指定栏。 实例：将直接材料、直接工资和制造费用等科目指定为生产成本项目大类。 注意： 为项目大类指定完科目之后，应当确定，否则指定无效。 不要将科目指定到错误的项目大类中（如：现金流量表）

58 为了便于统计，可对同一项目大类下的项目进行进一步划分，这就需要进行项目分类的定义，如：工程的项目大类下的明细项目及分类项目。
3、定义项目分类 为了便于统计，可对同一项目大类下的项目进行进一步划分，这就需要进行项目分类的定义，如：工程的项目大类下的明细项目及分类项目。 实例： 对生产成本项目大类进一步划分明细项目：（1）自行开发项目、（2）委托开发项目

59 (2)若某项目分类下已定义项目，则不能删除，也不能定义下级分类，必须先删除项目，再删除该项目分类或定义下级分类。
提示： (1)不能隔级录入分类编码。 (2)若某项目分类下已定义项目，则不能删除，也不能定义下级分类，必须先删除项目，再删除该项目分类或定义下级分类。 (3)不能删除非本级项目分类。

60 定义项目目录是将各个项目大类中的具体项目输入系统。具体输入的内容又取决于项目栏目中所定义的栏目名称或数据。
4、定义项目目录 定义项目目录是将各个项目大类中的具体项目输入系统。具体输入的内容又取决于项目栏目中所定义的栏目名称或数据。 说明： 【维护】功能用于录入各个项目的名称及定义的其他数据，因此平时项目目录有变动应及时在本功能中进行调整。在每年年初应将已结算或不用的项目删除。 提示：标识结算后的项目将不能再使用。

61 实例操作：定义项目大类、指定项目核算科目、项目分类、定义项目目录

62 在输入期初余额之前，一定要单独保存此时的帐套。
特别注意： 在输入期初余额之前，一定要单独保存此时的帐套。 因为一旦科目输入数据之后，很多参数就不能修改，导致初始化必须重新进行，所以切记保存“输入期初余额之前”的帐套。

63 保存帐套中…… Loading

64 第七节 录入期初余额 如果是第一次使用账务处理系统，必须使用【录入期初余额】功能，将经过整理的手工账科目的期初余额录入计算机；如果系统中已有上年的数据，在使用“结转上年余额”后，上年各账户余额将自动结转到本年。

65 在开始使用总账系统时，应先将各账户启用月份的月初余额和年初到该月的借贷方累计发生额计算清楚，并输入到总账系统中。
1、录入基本科目余额 在开始使用总账系统时，应先将各账户启用月份的月初余额和年初到该月的借贷方累计发生额计算清楚，并输入到总账系统中。 如果您是年中建账，如您是8月开始使用账务系统，建账月份为8月，则可以录入8月初的期初余额以及1月至8月的借、贷方累计发生额，系统自动计算年初余额。 若您是年初建账，可以直接录入年初余额。

66 提示： （1） 如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。
（2）科目表的白色区域为末级科目，可以直接输入；绿色区域为非末级会计科目，可以根据其下级明细科目自动汇总计算，无需输入；黄色区域属于有辅助核算的区域，需要双击后，在辅助核算窗口输入。 （3）出现红字余额用负号输入。 （4）修改余额时，直接输入正确数据即可，然后单击【刷新】进行刷新。 （5）凭证记账后，期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。

67 如果某科目涉及个人往来辅助核算，例如：1221其他应收款，则必须按辅助项录入期初余额。
2、录入个人往来核算的科目余额 如果某科目涉及个人往来辅助核算，例如：1221其他应收款，则必须按辅助项录入期初余额。 说明: 只要求录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。 借贷方累计发生额直接录入，期初余额在辅助项中录入。

68 如果某科目涉及部门辅助核算，则必须按辅助项录入期初余额。
3、录入部门核算的科目余额 如果某科目涉及部门辅助核算，则必须按辅助项录入期初余额。

69 如果某科目涉及项目辅助核算，则必须按辅助项录入期初余额。
4、录入项目核算的科目余额 如果某科目涉及项目辅助核算，则必须按辅助项录入期初余额。

70 如果某科目涉及客户供应商辅助核算，则必须按辅助项录入期初余额。 录入余额时应分别不同情况处理：
5、录入单位往来核算的科目余额 如果某科目涉及客户供应商辅助核算，则必须按辅助项录入期初余额。 录入余额时应分别不同情况处理： （1）在总账系统中进行客户供应商往来核算，则其操作规程与录入个人往来科目余额相似。 （2）使用应收应付系统，那么应该到应收应付系统中录入含客人供应商账类的科目的明细期初余额。在总账系统中，只能录入这些科目的总余额。

71 A 总账系统中录入期初余额——往来核算受控于总账系统
说明： 使用应收应付系统，若往来科目还有其他辅助核算，如部门核算或项目核算，则只能录入这些科目下各部门总余额或各项目的总余额。

72 如果往来核算受控于应收应付系统，其往来账余额输入方法与A不同。
B 应收应付系统中录入期初余额 如果往来核算受控于应收应付系统，其往来账余额输入方法与A不同。 ①在应收应付系统中，先录入单位往来科目期初余额。 ②在总账系统中自动汇总显示所有单位的往来期初余额的汇总额。 ③总账与应收应付系统余额对账。

73 说明：U861版本对“坏账准备”科目无须调整余额方向，以前版本有的需要调整余额方向。
6、调整余额方向 一般情况下，系统默认资产类科目的余额方向为借方，负债及所有者权益类科目的余额方向为贷方。但是有一部分调整科目，如“坏账准备”、“累计折旧”等科目的余额方向与同类科目默认的余额方向相反。在建立会计科目时，如果没有对这些科目的余额方向进行调整的话，那么就需要在此处把方向调整正确。 说明：U861版本对“坏账准备”科目无须调整余额方向，以前版本有的需要调整余额方向。

74 （1）总账科目与其下级明细科目的方向必须一致。 （2）余额的方向应以科目属性或类型为准，不以当前余额方向为准。
提示： （1）总账科目与其下级明细科目的方向必须一致。 （2）余额的方向应以科目属性或类型为准，不以当前余额方向为准。

75 期初余额及累计发生额输入后，为保证初始数据的正确性，必须依据“借方余额=贷方余额”的原则，进行各科目间余额的试算平衡。
7、试算平衡 期初余额及累计发生额输入后，为保证初始数据的正确性，必须依据“借方余额=贷方余额”的原则，进行各科目间余额的试算平衡。 检验工作由计算机自动完成，如果借贷方余额不平衡，计算机屏幕则自动显示出来，需要重新返回，依次逐项进行检查、更正后，再次进行试算平衡，直至平衡为止。

76 （1）期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证。
说明： （1）期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证。 （2）已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。 （3）在录入期初数据时，如发生总账与辅助总账、总账与明细账数据错误，为了及时做到账账核对，尽快修正错误的账务数据，企业应该进行期初对账。

77 对账 说明： 对账方法为总账上下级、明细账与总账之间对账，总账与辅助账之间对账。

78 实例操作——录入期初余额、进行期初对账 -