网上预约不等候报账简易流程及报销注意事项

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1 网上预约不等候报账简易流程及报销注意事项
山东大学财务部趵突泉校区核算科

2 原则：网上预约现金业务一定要采取转卡支付方式，才真正能实现事半功倍的效果。
流程：预约人在网上预约成功后，直接把单据拿到趵突泉校区综合楼二层西头238房间初审窗口，初审成功后，财务人员在后台进行业务处理及票据传递，然后直接将款项转入预约的银行卡。

3 网上预约报账系统 进入山东大学主页后，点击“财务系统”，如下： 点击这里

4 建议：尽量由项目负责人进入系统进行预约，若其他人替项目负责人预约，会导致支出无法与预约挂钩，降低预约报账成功率。
在此输入12位工号，学生学号，密码以及附加码。注：（齐鲁医院、山大二院、口腔医院、省立等附属医院的老师在工资号栏里填写申请的虚拟号，密码为身份证号） 使用之前，请将屏幕分辨率设置为1024x786或以上，建议使用IE8浏览器！版本高（ IE10 ）或低都无法顺利使用该系统。 下载、查看酬金发放系统、预约报销系统使用说明

5 酬金（包括学生助研津贴或劳务费）发放请入此模块
预约报账请入此模块

6 预约主要分两步 有项目的老师点击这里 有项目的老师点击这里 第一步：申请预约 第二步：安排预约

7 第二步 选择报销项目 有项目的老师点击这里 学生身份或其他人点击这里 教师身份进入选“选定项目报销”（因教师自身有项目，从中选择项目号即可），学生身份或其他人替别的老师报销，请选择“其他项目报销”

8 请准确填写附件数，（含预约单），为提高报账成功率，建议附件不超过10张，分类粘贴
如果下面是空白，请将浏览器升级为IE8 第三步 填写报销基本信息 代项目负责人预约报账时只能手输项目号 请务必输入手机电话，以方便短信回复 请准确填写附件数，（含预约单），为提高报账成功率，建议附件不超过10张，分类粘贴 带星号的是必填项目，如“报销项目号、申请人姓名、实际报销人、电话、附件张数”。

9 提示： 请认真全面填写所需信息，特别留好经办人（实际报销人）手机号，以便在报销单据或手续有问题时，可通过短信平台沟通联系；
附件张数规定不超过10张，如有超过，审核人员可以不予受理。应一事一约，一类业务一约。 如：报销餐费时单独约一次，报销材料费时单独约一次。分类越清晰业务办理越顺畅，报销成功率越高。

10 点击报销费用项中“+”，展开的费用框中输入报销金额（分类请看山东大学报销结算单填列说明 ）
第四步 填写报销费用 1. 仅限校外人员，学生助研津贴请入酬金报销板块。在职人员劳务费由中心校区工薪科发放 出差请填写此模块，建议每出一次差预约一次。 点击报销费用项中“+”，展开的费用框中输入报销金额（分类请看山东大学报销结算单填列说明 ）

11 二、差旅费报销（为方便算补助，建议仍需手工填写纸质《差旅费结算单》）
建议每出一次差预约一次。 因系统补助自动生成，如无需发放补助，请选择“否”，实际补助金额以财务部审核数为准

12 除差旅费可借现金，其余借款须为支票或汇款
三、借款 除差旅费可借现金，其余借款须为支票或汇款

13 四、销借款 如需销借款，请选择“修改预约单”

14 四、销借款 销借款请选择“冲销往来”

15 第五步 填写支付方式 现金（除特殊情况外，一般不使用此种支付方式。） 支票 汇款 转卡支付（仅限工行、中行、建行（借记卡））

16 一、转卡支付方式（现金业务全部采取转卡方式）
第二步打勾 在职职工建议输入与工资卡相关联的中行工资卡 第一步，输入金额 第三步：点确定 第四步点下步预约

17 一、转卡支付方式（现金业务全部采取转卡方式）
如误预约为现金，需“修改预约单”，将现金改为转卡支付。 2、打勾 1、现金金额输入0 3、确定

18 二、支票、汇款业务 附言不超过10个字或20个字符

19 第一步：点击此处方框勾选，建议每次勾选一笔进行预约 预约后若不报销，请务必撤销预约单，否则占用项目金额。
第六步：预约安排 第一步：点击此处方框勾选，建议每次勾选一笔进行预约 预约后若不报销，请务必撤销预约单，否则占用项目金额。 第二步：点击“预约安排” 注：此处尽量一次勾选一笔，申请一个预约安排，尽量不要一次进行多选或全部选中，否则转入财务的数据混乱。

20 点击“下一步”

21 注：开始日期到结束日期不得超过14天预约日期必须为工作日（周六、日不能预约）
点击此处确定预约日期 点击“下一步” 注：开始日期到结束日期不得超过14天预约日期必须为工作日（周六、日不能预约）

22 第一步：点击此处选择“趵突泉校区” 第二步：点击“预约”

23 点击“下一步”

24 第七步 打印报销单（必须打印，方可扫描条形码） 请您务必认真核实《预约报销确认单》上的所有信息，尤其是选择转卡、转账、汇款支付方式的，确保相关信息准确、完整，如因填写有误，无法办理或造成损失，后果自负。 条形码 建议填写手机号，方便短信回复 签字 项目 负责人签字 经办人签字 打印请点击此处，不要点击上方

25 查询历史报销单

26 预约报账小贴示 1、预约报账全部采取刷卡支付方式，仅限中行、建行（仅限借记卡）、工行，不再支付现金。
2、预约报账时，请认真核实所有信息，尤其是选择转卡、支票、汇款支付方式的，确保相关信息准确、完整、如因填写有误，无法办理或造成损失，后果自负。

27 预约报账小贴示 3、务必要数清发票张数，认真填写“附件张数”栏目。（附件含《预约报销确认单》）。
4、建议每一笔预约业务，一类一约，附件不超过10张。 5、预约安排，尽量选择一笔，预约安排一笔，不要选中多笔业务预约安时排一笔。 6、一笔支票或汇款尽量对应一笔预约安排。 7、预约时联系电话请填写手机号码，以方便财务短信回复。

28 预约报账小贴示 8、报销差旅费时，请进差旅费预约模块，且出差一次预约一笔业务，不要把多次出差业务预约一笔。
9、预约后若因故无法报销，请务必撤销预约号，避免占用项目余额。 10、建议由项目负责人进行预约，若其他人代项目负责人预约，会导致支出无法与预约挂钩，降低预约报账成功率。

29 薪酬发放系统使用说明 （仅限发放学生助研津贴，科研经费执行每月3500元免税标准，发放校外人员酬金入预约系统，执行每月800元免税标准）
薪酬发放系统使用说明 （仅限发放学生助研津贴，科研经费执行每月3500元免税标准，发放校外人员酬金入预约系统，执行每月800元免税标准） 第一步： 登陆山东大学网站首页，在快速通道中点击“财务系统”

30 须使用IE8浏览器 第二步：

31 第三步：

32 第四步：

33 第五步：

34 输入学号后务必按 “回车”，否则无法自动获取信息 规范填写：XX学院（医院）XX（项目负责人）人发放助研津贴
选取学生中行 规范填写：XX学院（医院）XX（项目负责人）人发放助研津贴 第六步：

35 第七步：

36 第八步：

37 单位盖章 第九步：打印发放表 手工填写日期 手工填写手机号码

38 小贴示： 1、 因工薪科每月25日向银行提交酬金发放表，各位老师务必于每月25日之前提交本表，26-31日不再接受预约。
2、 发放人的发放项目应在劳务费科目中预算充足以保证发放顺利进行，建议项目负责人预约。

39 报销注意事项 前六位单位码：260101（齐鲁医院） 260102（第二医院）
一、财务编码原则（共14位，前六位是单位码） 前六位单位码：260101（齐鲁医院） （第二医院） 260201（省立医院）260202（千佛山医院）260203（中心医院 ） 例如： 国家自然基金项目 项目代码第七位0513至0516 二、开支范围 863、973、科技支撑、自然基金项目不能支出接待费及购买礼 品。 纵向科研（第七位是0或9）项目不得支出办公用品（如硒鼓、 打印纸等）、培训费、车辆保险、维修、年检等费用。 科技基本科研业务费（项目代码第七位7X61 ）不得支出电话费 、接待费、汽油费、停车费、汽修费等与汽车有关的费用。

40 发票报销注意事项（一） 1、发票在报销之日起一年内有效。例：报销日为2013年10月10日，发票有效期为2012年10月10日至2013年10月9日。 2、单张发票或连号发票金额累计超过500元的需要附销货单位盖章的销货明细单。 3、发票金额5000元以上的：济南市单位必须取支票，济南市以外的单位必须电汇。 4、对发票所记载的各项内容均不得涂改、挖补。 5、购买实物的发票背面须有经办人、验收人双签。 6、发票、收据等需报销单据的要素必须齐备。包括：名称、填制日期、单位财务专用章（或发票专用章）、客户名称（山东大学）、经济业务内容、单价、数量和金额。

41 发票报销注意事项（二） 7.出版费发票需要附合同； 8.合同一般由对方单位提供，由交易双方单位盖章（盖章需 颜色一致）；
9电话费与邮费分别列支在邮电费科目下； 10.燃油费报销只能报汽油费发票，柴油无法报销； 11租车费发票需附合同，如确实无法提供合同，须附正式说 明，由学院盖章，项目负责人签字； 12.房屋或大型设备维修须附审计书；

42 发票报销注意事项（二） 13.试剂材料费需附单位盖章的销货明细单，2万元以上的材料采购需提供采购合同或协议,注明种类、数量、计价。单价800元以上的材料需到设备处审核签字盖章； 14.测试化验加工费需附测试结果或明细，2万元以上需提供合同、协议； 15.软件购置费超过800元须先到设备处办理入库手续（系统软件、MICROSOFT软件等不予报销）；

43 发票报销注意事项（二） 16.家具超过200元、设备超过800元须先到设备处办理入 库手续；不能购买手机。
17. 科研经费转拨及外协支出：需要去中心校区明德楼2 层科研财务科填写科研经费转拨审批单，并由项目负责人 、学术部、科研财务科负责人审核签字。

44 报销结算单中9.举办会议费 借款时：须填写《会议预决算表》(从财务部网站下载,由学院盖章、项目负责人签字，注明会议内容、参会人员、会议规模等） 报销时：1、须填写《会议预决算表》(从财务部网站下载,由学院盖章、项目负责人签字，注明会议内容、参会人员、会议规模等） 2、会议通知 3、会议签到簿 4、会议纪要（如需保密，可不提供会议纪要） 5、委托旅行社承办会议的需提供合同 注：举办会议应当按照国家有关规定，严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和会期，严禁借会议名义铺张浪费、发放礼品、公款旅游等。可参照文件《中央国家机关会议费管理办法》国管财〔2006〕426号 中央国家机关会议费管理办法1.jpg 中央国家机关会议费管理办法2.jpg 中央国家机关会议费管理办法3.jpg

45 山东大学报销结算单填列说明 建议每笔支票或电汇对应一张报销结算单 报销单位(公章) 年 月 日 科 目 名 称 报销范围 1
年 月 日 科 目 名 称 报销范围 1 办 公 用 品 费 打印纸、硒鼓、墨盒、文具、饮用水等办公用品费(注：纵向科研经费不得报销办公耗材)办公耗材.doc 9 举 办 会 议 费 自己单位举办的会议 9.举办会议费.ppt 2 复印、印刷、版面费 印刷、复印、装订、打印、版面费、冲扩费、审稿费等 10 实 验 材 料 费 实验室用品、专用服装、化学试剂、专用工具等（需附单位盖章的销货明细单、2万元以上的材料采购需提供采购合同、或协议,注明种类、数量、计价。单价800元以上的材料需到设备处审核签字盖章) 3 查新、检索、咨询费 付给单位的各类咨询、查新费、检索费等 11 图 书 购 置 费 图书资料、书报杂志、音像制品等 4 邮寄、电话、通讯费 邮寄费、电话费、传真费、网络通讯费、快递费等 12 测试化验加工费 检验、测试、化验、加工费（需附测试结果，金额2万元以上的须提供合同、协议） 5 燃 油 费 汽油费 13 知识产权事务费 软件购置费、专利申请费、其他知识产权事务、出版费（附合同）注：软件800元以上需要先去设备处办理入库 6 车 辆 维 持 费 租车费（附租车合同/说明）、过路过桥费、停车费、洗车费、车辆保险费、车辆维修费等 14 设 备 购 置 费 设备、家具等（设备800元以上需要先去设备处办理入库，家具全部需要先去设备处办理入库） 14.设备购置费.ppt 7 市 内 交 通 费 每次限额报销，不再报销公交票据、地铁票据等 15 接 待 费 餐费、礼品费等接待费用（不包括住宿费） 8 维 修 费 仪器设备维修、房屋维修、网络维修及其他公用设施维修费 8.维修费.ppt 16 其他 其他未列示的费用，可根据业务内容自主填列（若为科研转拨支出：需要去中心校区明德楼2层科研财务科填写科研经费转拨审批单，并由项目负责人、学术部、科研财务科负责人审核签字） 合计:(大写) 万 仟 佰 拾 元 角 分 付款方式（可并列多选） : ①销借款_____ _②现金_ ___③转银行卡______④支票 ( )张______⑤电汇( )笔______ 项目代码:可并列填写多个项目号 项目负责人签名： 业务经办人员签名： 建议每笔支票或电汇对应一张报销结算单 建行（信用卡除外）、工行、中行

46 差旅费报销须知 1、出差人员要按照规定等级乘坐交通工具，凭据报销城市间交通费；住宿费实行定额管理，在规定的定额标准内凭据报销。
2、未按规定等级乘坐交通工具的，超支部分在科研发展基金中报销。

47 差旅费报销须知 （2）若附有餐费，则不计发伙食补助
出差补助=伙食补助（50元）+交通补助（15元 （1）若只有往返车票，无住宿费发票，则只计发往返两天的出差补助 （2）若附有餐费，则不计发伙食补助 （3）若附有的票、公交车票，则不计发交通补助，若附2张济南市出租车票作为往返机场或火车站路途交通费，可以计发交通补助。 注意： 1、需报销交通费发票应与往返济南相关，与外地住宿费发票日期一致。 2、若往返交通费、异地住宿费等发票存在缺失情况，报销人需附单位盖章、项目负责人签字的情况说明作为补充材料，说明原因方可报销

48 差旅费报销须知 3、出差参会的，会议通知中需有“食宿自理”字样，方可计发出差补助。
4、工作人员因公自带交通工具到外地出差，需附往返过路费发票，应如实申报，交通补助减半计发。

49 飞机票、火车票、汽车票、出差会议费，必须填写差旅费结算表
住宿费必须填写差旅费结算表，济南住宿费需注明住宿人的单位 勾选是或否 张三 李四 王五 教授 副教授 学生 会议（附会议通知）、 出差、调研（附调研说明） 注：出差补助说明 × × × × × × 济南－ ×× ×元 ×元 ×元 ×元 × × × × × × ××－济南 ×元 ×元 ×元 ×元 注：机票特别说明 包括：保险费、订票费、停车费等 如需计发补助，此处金额可先不填，报销时由业务窗口审核人员填写 可并列填写多个项目号

50 出差人员乘坐交通工具及住宿费标准

51 发票粘贴须知 1、发票应按照材料费、火车票等分类粘贴 2、建议每张粘贴单的发票最好不要超过10张 3、发票正面形成由右到左的阶梯状
4、发票要贴在装订线以内 5、发票的边缘不要超出粘贴单外框