公文基本常识 主要内容： 公文的定义及使用范围 公 文 的 种 类 公 文 的 格 式 公 文 的 行 文 规 则 公 文 的 处 理.

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1 公文基本常识 主要内容： 公文的定义及使用范围 公 文 的 种 类 公 文 的 格 式 公 文 的 行 文 规 则 公 文 的 处 理

2 具有现行效用和规范格式；具有公务活动的广泛性；必须是文字材料。
公文的定义及使用范围 公文的定义： 公文是各级各类机关、企业事业单位、人民团体及个人在公务活动中为发布决策、传达信息、联系事项、指导工作所形成的具有现行效用、规范格式的文字材料。 公文的特点： 具有现行效用和规范格式；具有公务活动的广泛性；必须是文字材料。 公文的使用范围： 工具——传达政令、执行决策、请示汇报、交流信息 公务——执行事务、报告事务、决求事务、商洽事务 规范——撰写规范、格式规范、运转规范、管理规范

3 按现行的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号，2001年1月1日起施行），行政机关的公文种类主要有13种：
公文的种类 按现行的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号，2001年1月1日起施行），行政机关的公文种类主要有13种： 3．公告 1．命令（令） 2．决定 4．通告 5．通知 6．通报 7．议案 8．报告 9．请示 10．批复 11．意见 12．函 13．会议纪要

4 公文的种类 1．命令（令） 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
命令（令）属下行文，是国家行政机关或领导人根据相关法律法规在规定的权限范围内颁布的、具有法定权威性和执行性。 命令、令，单独使用时用“命令”，与其他词结合使用时用“令”。两者无区别。 宪法规定，有权发布命令（令）的领导和机关有国家主席、国务院、国务院各部委、县级以上政府。 命令（令）用于四个方面： 一是颁布令，公布法律、发布重要行政法规和规章； 二是行政令，宣布施行重大强制性行政措施； 三是嘉奖令，嘉奖有功单位或人员； 四是任免令，发布人事任免事项。

5 公文的种类 2．决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
决定有决策、指挥性质，既可以是经会议讨论通过的，也可由行政机关根据职权或有关规定作出。 决定用于三个方面： 一是法规性决定，发布权力机关制定、修改或试行的法律文件或由政府部门制定的行政法规； 二是指挥性决定，对重大问题、事项、行动作出指挥性决定，布置有关工作； 三是知照性决定，表彰先进、处理事件与人员、机构设置和人事变动，重要会议的召开或决定其他事项。

6 公文的种类 3．公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
公告是广而告之的下行文。主要用于国家机关公布政策法令、说明采取重大行动的目的，宣布禁止妨害国家和公共利益行为的有关规定和其他需要人民群众了解的重要事项。 公告分为两类：只宣告事项的有关信息而不提出规定、要求的周知类公告；公布法定专门事项的事项类公告。

7 公文的种类 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 是公开发布的周知性公文，一般行政机关和有一定指挥权的临时机构可以使用。
4．通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 是公开发布的周知性公文，一般行政机关和有一定指挥权的临时机构可以使用。 通告分为两类： 一是公布一定范围内机关单位和有关人员应遵守的事项； 二是在一定范围内公布周知性事项。 5．通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 “通知”使用最为频繁，基层接文约占3/4。 通知分为五类：批转转发类、发布规章类、贯彻类、事项类、任免类

8 公文的种类 6．通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 通报分为表彰类、批评类、传达交流类。具有表彰、惩戒、指导、教育作用。
7．议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 提请议案的是“各级人民政府”，接受并有权审议、决定议案的是同级“人大”或“人大常委会”。

9 公文的种类 8．报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
报告具有汇报的特点，语言表达以陈述为主。可分为工作报告、建议报告、呈送报告；按内容范围也可分为综合报告和专题报告。 9．请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 可分为求示性（请求指示或裁决）、求助性（请求帮助或支持）、求准性（请求批准或允许）请示。要求一文一事。

10 公文的种类 10．批复 适用于答复下级机关的请示事项。
只针对“请示”。要有针对性（针对请示事项明确答复）、权威性（对下级机关具有约束力）、可行性（便于下级实施落实）。 11．意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 是指导性公文，针对带有普遍性、倾向性的问题进行指导，是下级开展工作、执行政策的依据和准绳。

11 公文的种类 12．函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 除有隶属关系之外，不论上下平级均可使用。
13．会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 按会议的形式可分为办公会纪要和座谈会纪要，按会议的任务可分为综合性纪要（研究确定的内容多）和专门会议纪要，按会议的性质可分为知照性纪要和决议性纪要。 此外，还有计划、简报、总结、调查报告等也可列入公文的范畴。

12 公文的格式 《武汉市国家行政机关公文处理实施细则》（ 武政〔2002〕2号），对公文的格式作了详细规定。参照的是《国家行政机关公文格式》国家标准（GB/T9704—1999）。 公文用纸：国际标准A4型，尺寸为：210×297mm，版心尺寸为156×225mm，每面排22行，每行排28个字，左侧装订。

13 公文用纸 A4纸张、版心尺寸 纸张210×297mm，版心尺寸为：156×225mm(不含页码)。
纸张定量：为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％—90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值为7.5—9.5。 公文的正文用3号仿宋字（无特殊说明的图文均用黑色），每页22行、每行28个字。 297mm 版心 225mm

14 公文的格式 公文一般由眉首、主体、版记三部分组成。
眉首：置于公文首页红色反线（含红色反线）以上的份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人（会签人）等要素统称眉首； 主体：置于红色反线以下至主题词之间的标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等要素统称主体； 版记：置于主题词（含主题词）以下的抄送机关、印发机关、印发日期、印发份数、版记反线等要素统称版记。

15 主体 眉首 版记

16 公文的格式 眉首 下行文 × ×市× × × × × × ×局文件 公文的眉首 ★ 101 机 密 20年 急 件 发文字号 份数序号 密级
保密期限 下行文 101 机 密 ★ 20年 急 件 紧急程度 25mm × ×市× × × × × × ×局文件 红色小宋标体 ≤ 22×15mm 发文机关标识 发文字号 ×××〔20 × ×〕10号 红色反线 公文的眉首

17 公文的格式 眉首 上行文 × ×市× × × × × × ×局文件 上行文的眉首 101 秘 密 急 件 签发人：张三 密级 份数序号
秘 密 急 件 紧急程度 80mm × ×市× × × × × × ×局文件 发文机关标识 空2行 发文字号 × × ×〔20 × ×〕10号 签发人：张三 签发人 4mm 红色反线 上行文的眉首

18 眉首 ××××部 ××××委 ××××办 ××××局 ××××局 ××××局 ××警备区 ×××文联 多部门行文 主办机关列于首位
同级别按党政军群 排序 ××××办 ××××局 文件 ××××局 ××××局 ××警备区 标识主办机关 或列于首位机关 的发文字号 ×××文联 ×××〔2 × × ×〕××号 必须保证公文首页显示正文

19 公文的格式 眉首 一、眉首： 包括：公文份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、签发人、发文字号和发文机关标识等要素。 1．份数序号：公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行（绝密、机密级文件使用）。 2．公文的密级和保密期限：分为“绝密”、“机密”、“秘密”(简称三密)，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。凡标明密极而未标识保密期限的公文，其保密期限按绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。 3．紧急程度：紧急程度是对公文送达和办理时间的要求。紧急公文应当根据程度分别标明“特急”、“急件”，其中，电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

20 公文的格式 眉首 4．发文机关标识：一般署发文机关全称或者规范简称，并在后面加上“文件（电报）”字样；“函”只标识发文机关全称或者规范化简称；“命令（令）”、“会议纪要”标识发文机关全称，并在后面加上文种。行政机关联合行文，主办机关的名称排列在首位；行政机关与同级或者级别相当的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，机关名称按照党、政、军、群的顺序排列。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。 　　联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

21 公文的格式 眉首 5．发文字号：由发文机关代字、年份、序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应当标识全称，用六角括号“〔〕”括入；发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；序号不编虚位（即1不得编为001），不加“第”字 。行政机关联合行文，标识主办机关的发文字号；与其他机关联合行文，标识机关名称排列在首位的机关的发文字号。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 上行文应当在公文眉首标识签发人（会签人）姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 “请示”还应当在附注处注明联系人的姓名和电话号码。

22 公文的格式 二、主体： 1．标题：一般由发文机关全称或者规范化简称、事由、文种三要素组成。在红色反线下空2行，用2号小标宋体字。
(1)标题中的事由应当准确简要地概括公文的主要内容。 (2)制发规范化公文，应当在标题中写“发布”；制发本机关产生的其他公文，应当在标题中写“印发”；下发下级机关的公文，应当在标题中写“批转”；转发上级机关的公文，应当在标题中写“转发”。批转、转发公文或者贯彻上级机关发出的公文的标题，应当将事由写清楚，避免全文引用原公文标题，但也不得只引用原公文发文字号。 (3)标题中除对法律、法规、规章名称和书名加书名号外，一般不用标点符号。 (4)标题可分一行或者多行居中排布；回行时，不得将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾，应当做到词意完整、排列对称、间距恰当。

23 公文的格式 主体 标题 主送机关 正文

24 公文的格式 主体 正文 印章 发文日期

25 公文的格式 主体 2．主送机关：是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。 3．正文：在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。正文中的数字和年份不能回行。 　　4．附件：是指补充公文正文内容的材料（包括图表等），与公文正文具有同等效力。公文如有附件应当作附件说明，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件” ，后标上冒号和附件名称，附件名称后不加标点符号；公文仅有1个附件时，附件名称前面不标识序号；有多个附件时，应在附件名称前用阿拉伯数码标识序号。 附件应当在公文成文日期之后另起一面与正文一起装订，并在左上角标识“附件”，有序号时标识序号（如“附件1”）；如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角标识公文的发文字号并在其后标识附件（或者带序号）。附件的序号和名称应当在正文之下的附件说明一致。 5．附注：是对公文的发送范围和使用时需注意事项等情况的说明，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。 　　6．成文日期：文件以机关负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准；电报以发出日期为准。成文日期应当用汉字将年、月、日标全，“零”应当写为“O”。成文时间右空4字。

26 公文的格式 主体 7．印章：包括发文机关印章和机关负责人签名章，是发文机关对公文负责并标志公文生效的凭证。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称。除“会议纪要”、“电报”及张贴、翻印的公文外，其他公文均应当加盖印章。加盖印章的公文，除公布行政规章、宣布施行重大强制性行政措施、嘉奖有关单位(集体)及人员的“命令(令)”，按照法定程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项的“议案”和少数函件加盖机关负责人签名章外，其他公文加盖发文机关印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。 　　印章加盖在正文之下，且必须与正文同处一面并不得压正文。如正文排版后所剩下空白处不能容下印章位置时，应当采取调整行距、字距的措施加以解决，不得采取标注“此页无正文”的方法解决。加盖印章应上距正文2～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 　　当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。 　　当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

27 公文的格式 主体 印章 附注日期 × × × × × × ( 正 文 ) 下空一行 左空两字 附件： × × × × × ×
× × × × × × ( 正 文 ) 下空一行 左空两字 附件： × × × × × × 空四字 附注日期 下一行左空 两字用括号 ××××年×月×日 （× × × × × ） 发文范围、注意事项 “请示”件的联系人姓名、电话

28 公文的格式 主体 印章 两个单位联合行文时：印章居中，可中套或下套 × × × × 年 × 月 × 日
不相交相切，小于3mm 空七字 空七字 × × × × 年 × 月 × 日 × × × × × × ( 正 文 ) 2~4mm 印章下弧有文字时：印章中套 空四字 ××××年×月×日 主题词：×× ××× ××× 印章下弧无文字时：印章下套 ××××年×月×日

29 公文的格式 主体 印章 两个以上单位联合行文时 ××××委 ××××办 ××××局 ××××局 ××××局 ××××局 ××××局
××××年×月×日

30 公文的格式 版记 三、版记 1．主题词：是反映公文主要内容的规范性名词或者名词性词组。公文除电报外都应当标注主题词。 “主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。上行文按照上级机关的要求标注主题词。各部门和单位向市人民政府和市人民政府办公厅报送的公文，应当统一按《武汉市人民政府公文主题词表》标注主题词。主题词一般按类别词、类属词、文种的顺序排列；除类别词外，每件公文标注的主题词最多不得超过5个。 目前执行的《武汉市人民政府公文主题词表》， 1998年6月下发，同年7月1日起执行。其体系结构分为主表、附表，共14类815个主题词。其中主表13类802个、附表1类13个（行政区）。主表的13类为：01综合经济，02工交、能源、邮电，03旅游、城乡建设、环保，04农业、林业、水利、气象，05财政、金融，06贸易，07外事，08公安、司法、监察，09民政、劳动人事，10科、教、文、卫、体，11国防，12秘书、行政，13综合党团。

31 公文的格式 版记 先标类别词，再标类属词（先标反映 市人民政府公文主题词表 标引方法 01. 综合经济(88个) 01A 计划 附表
01. 综合经济(88个) 01A 计划 规划 统计 指标 分配 统配 调拨 01B 经济管理 经济 管理 调整 调配 控制 结构 制度 所有制 ．．．．．．．．．．．．． 03. 旅游、城乡建设、环保 03C 城乡建设 城市 乡镇 基建 建设 建筑 建材 勘察 测绘 附表 武汉市行政区域（13个） 江岸 江汉 硚口 汉阳 标引方法 先标类别词，再标类属词（先标反映 文件内容的词，最后标反映文件形式的词）。 例：《市人民政府关于加强水土保持工作 的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词 “水土保持”，最后标“通知”。 一份文件有两个以上主题内容，先集中 对一个主题内容进行标引，再对第二个主题 内容进行标引。 根据需要，可将不同类的主题词进行组 配标引。 当词表中找不出准确反映文件主题内容 的类属词时，可在类别词中选择适当的词标 引。同时将能够准确反映文件内容的词标在 类别词后（后面加“△”以便区别）。 区域分类 类别词 类别词 类属词 统称主题词 类属词

32 公文的格式 我们常用的主要有 “城乡建设”33个、 “教育”15个。
版记 我们常用的主要有 “城乡建设”33个、 “教育”15个。 03C 城乡建设：城市、乡镇、基建、建设、建筑、建材、勘察、测绘、设计、市政、公用事业、监理、环卫、征地、工程、房地产、房屋、住宅、装修、设施、出让、转让、风景名胜、园林、市容、违章建筑、岛屿、拆迁、还建、排渍、施工、排水、维修 10B 教育：学校、教师、招生、学生、培训、毕业、学位、留学、教材、校办企业、考试、文科、理科、工科、进修 2．抄送机关：是指除主送机关以外有执行任务或者需要知晓公文内容的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关应当根据公文内容、发文目的和隶属关系严格控制范围，不得过多、过滥。抄送应在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐； 抄送机关名称的排列顺序：一行为上级机关，一行为同级党的机关、军事机关、人民团体、民主党派，一行为人大机关、政协机关、法院、检察院，一行为新闻、企业、事业单位，一行为其他单位。

33 公文的格式 3．印发份数：置于印发日期之下。
版记 3．印发份数：置于印发日期之下。 4．印发（翻印）机关：一般是指各发文机关的办公厅（室）或者文秘部门。印发日期以公文缮印日期为准，用阿拉伯数码标识。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文复印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 版记的内容应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。 5.页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。 6.表格：公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。 　　公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）就为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

34 公文的格式 版记 版记反线 主题词 抄送机关 印发(翻印)机关 印发日期 页码

35 公文的行文规则 总的要求：行文应当确有必要，言简意赅，注重效用。　　 一、政府行文： 　　 1．各级行政机关应当根据各自的隶属关系、指导与被指导关系、不相从属的平行关系和职权范围确定行文关系，一般不得越级报送“请示”、“意见”和“报告”。其中：市人民政府向各区人民政府和市人民政府各部门直接行文；各区人民政府和市人民政府各部门向市人民政府报告和请示工作；政府部门向上级政府主管部门报告和请示业务工作，其具体业务方面的公文不得要求本级政府向上级政府及其主管部门报送。 　　2．各级政府部署全局性工作，发布命令，下达重要决定和办理重要事项，以政府名义行文；传达政府某一方面工作的决定，通知有关事项和办理具体事务，以政府办公厅（室）名义行文。 　　3．各级政府办公厅（室）的公文是本级政府公文的补充。根据本级政府授权，政府办公厅（室）可以向下级政府和本级政府各部门直接行文，但一般不与下级政府或者本级政府部门联合行文。 　　4．政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文。政府各部门除以函的形式与下一级政府商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文；如需行文，应报请本级政府批转或者经本级政府批准后，由本级政府办公厅（室）转发。政府部门因特殊情况，确需以本部门名义向下一级政府正式行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。

36 公文的行文规则 5．政府部门内设机构除办公室根据本部门授权可以对外正式行文外，其他内设机构不得对外正式行文。政府部门办公室对外正式行文时，不得制发政策性和规范性公文，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军事机关可以联合行文；政府部门与级别相当的党组织和军事机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。 　　6．属于政府部门职权范围内的事务，应当由政府部门自行行文或者联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由政府部门行文，但应当在文中注明经政府同意。联合行文的签署和公文的会签，一般先由主办机关签署意见，再由协办机关依次会签，不得采用复印多件形式会签。 　　7．属于政府主管部门职权范围内的具体问题，应当按业务归口原则，直接送请主管部门处理，不得向政府报送。政府部门之间、同级政府之间需要协商解决的问题，应当直接行文商洽，不得报请本级或者上级政府转办。 　　8．政府部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文；如擅自行文，上级机关应当责令纠正或者予以撤销。 　　9．向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

37 公文的行文规则 三、“报告”不得夹带请示事项。
　 二、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他上级机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。情况特殊，确需越级的请示，应当抄送被越过的机关；上级机关对越级请示的批复，也应当抄送被越过的机关。 三、“报告”不得夹带请示事项。 　　四、“意见”作为上行文时，按请示公文的规定程序和要求办理，上级机关应当酌情批转或者答复；作为下行文时，下级机关应当按文中要求遵照执行或者参照执行；作为平行文时，仅供受文单位参考。 　　五、除上级机关负责人直接交办的事项和需要直接报送上级机关负责人的绝密事项及少数特别紧急的重大突发事件外，下级机关不得将需要上级机关审批的公文，以下级机关或者下级机关负责人的名义直接报送上级机关负责人，也不得以下级机关内部签报、白头信函、要事简报等形式代替需要上级机关审批的公文直接报送上级机关负责人。确因特殊情况直接报送上级机关负责人审批后的公文，仍须交上级机关办公厅(室)补办公文处理有关手续。　

38 公文的行文规则 　 六、政府部门和有关单位代本级政府和本级政府办公厅(室)草拟的公文稿，应当先送本级政府办公厅（室）按照规定程序办理，不得直接送本级政府负责人签发。 　七、落实上级机关负责人批示的情况报告，一般应当报送上级机关或者上级机关办公厅（室）；也可直接报送上级机关负责人，但必须附上上级机关负责人原批示复印件，并抄送上级机关办公厅（室）。 　受双重领导的机关向上级机关行文，应当在主送一个上级机关的同时抄送另一个上级机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个上级机关。 八、通过市人民政府办公厅下发或翻印、复印发出的上级机关的公文，应当按照执行。 九、政府部门要求本级政府转发上级政府发出的公文，应当提出具体的贯彻意见。转发上级政府部门发出的公文，由有关部门自行行文。

39 公文的处理 发文办理 收文办理 归档管理

40 发文办理：是指制发公文的过程，包括八个步骤：
公文的处理 发文办理 发文办理：是指制发公文的过程，包括八个步骤： 草拟 审核 签发 复核 登记 缮印 用印 分发

41 草拟公文的11项要求 公文的处理 （1）不与法律、法规、规章和上级机关规定相悖，提出新的政策规定，应当切实可行并与予说明。
发文办理 草拟公文的11项要求 （1）不与法律、法规、规章和上级机关规定相悖，提出新的政策规定，应当切实可行并与予说明。 　 （2）情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，标点正确，篇幅力求简短。 　 （3）根据行文目的、发文机关职权和与主送机关的行文关系正确选定文种。 　 （4）草拟紧急公文，体现出紧急原因，并根据实际需要确定紧急程度。 　 （5）人名、地名、数字、引文准确。引用公文先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期写具体的年、月、日。

42 公文的处理 （6）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 （7）使用国家法定计量单位。
发文办理 （6）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 　 （7）使用国家法定计量单位。 　 （8）文内使用非规范化简称，先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或者其缩写形式，在第一次出现时注明准确的中文译名。 　 （9）除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、成语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字使用汉字外，其他数字使用阿拉伯数码。 　 （10）用词、用字准确、规范，不使用繁体字、异体字、“二简”字和旧型字。

43 公文的处理 发文办理 （11）政府部门和有关单位代本级政府和本级政府办公厅（室）草拟的公文稿，应当由部门或者单位主要负责人签字同意或者加盖部门、单位印章。部门或者单位拟制公文，如文稿中涉及其他部门或者单位职权范围的事项，主办部门或者单位应当主动与有关部门或者单位协商一致；如有分歧，主办部门或者单位应当列举各方所持理由及其依据，并提出解决问题的办法，与有关部门或者单位会签后报本级政府协调或者裁定。

44 公文的处理 发文办理 审核：公文稿送机关负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和草拟公文的有关规定，公文格式是否符合要求等。如审核的文稿不符合要求，属一般性问题的，文秘人员可以直接处理；需作较大改动的，文秘人员应当口头说明理由或者附上书面修改意见，退给草拟文稿的部门修改。 　　文稿审核完毕后，应当连同草拟原稿、修改稿和有关背景材料一并送机关负责人审定签发。未经办公厅（室）审核的文稿，机关负责人应当不予签发。

45 公文的处理 发文办理 签发：以本机关名义制发的上行文，必须由机关主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或者平行文，由机关主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。机关负责人签发公文，应当写明具体意见，并署上姓名和日期。 　　以市人民政府名义制发的上行文，由市长或者常务副市长签发；以市人民政府名义制发的下行文，由市长或者市长授权的副市长签发；以市人民政府名义制发的平行文，按职责分工由分管副市长签发，其中涉及重大问题或者重要事项的，分管副市长应当签署意见后报市长或者常务副市长签发。以市人民政府办公厅名义制发的公文一般秘书长或者由秘书长授权的副秘书长签发文中注明“经市人民政府同意”的，一般由分管副市长签发，其中涉及面广且超出本人分管工作范围的，分管副市长应当签署意见后报市长或者常务副市长签发，以市人民政府办公厅名义制发的平行文及处理内部事务的公文，按职责分工由秘书长、副秘书长或者办公厅分管负责人签发。

46 复核：已经签发的公文稿，应当由文秘部门统一进行复核。复核的重点是：审核、签发手续是否完备，附件及有关背景材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
公文的处理 发文办理 复核：已经签发的公文稿，应当由文秘部门统一进行复核。复核的重点是：审核、签发手续是否完备，附件及有关背景材料是否齐全，格式是否统一、规范等。 　　经复核需要对文稿内容进行实质性修改的，应当按规定程序重新进行审核。 登记：经复核后的公文稿，由文秘部门及时登记、编发文字号，并按照发送范围确定印制份数。

47 公文的处理 用印：加盖印章应当符合有关规定，用印前应当检查发文机关标识与发文号、印章名称是否一致；印章应当做到端正、清晰。 发文办理
缮印：经文秘部门登记后的公文稿，应当送机关文印室或者符合要求的印刷厂缮印。缮印公文必须符合规定的格式，做到版面干净、字迹清楚、版心不斜、装订整齐；对文稿应当注意保护，不得涂抹和损坏。校对应当忠实于文稿，做到准确无误；如发现有疑义，应当送有关人员处理，不得擅自改动。 　　用印：加盖印章应当符合有关规定，用印前应当检查发文机关标识与发文号、印章名称是否一致；印章应当做到端正、清晰。

48 公文的处理 发文办理 分发： 缮印好的公文，由文秘部门按发文清单登记、套封后统一分发。分发“三密”和紧急公文，应当在信封上表明密级和紧急程度。分发绝密公文，应当在封套口加盖专用密封章或者贴密封签。 本市行政机关发出和收进市内单位的公文，由市和区公文交换站负责传递。

49 收文办理：是指对收到公文的办理过程，包括七个步骤：
公文的处理 收文办理 收文办理：是指对收到公文的办理过程，包括七个步骤： 签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办

50 公文的处理 收文办理 1.签收：公文一律由文秘部门或者文秘人员负责签收，并按规定程序办理。签收公文应当逐件清点；发现问题，应当及时向发文机关查询，并采取相应措施；签收急件应当注明收件的具体时间。 　　各部门和单位向市人民政府报送的“报告”、“请示”、“意见”等公文份数，要求一式3份或者根据实际需要确定。 　　2.登记：公文签收拆封后，应当将办件和阅读分开，并将办件和重要阅件的公文标题、密级、紧急程度、发文字号、发文机关、签收日期等逐项登记清楚。

51 公文的处理 收文办理 3.审核：收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核重点是：是否应当由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合法律、法规、规章及其他有关规定；涉及其他部门或者单位职权的事项是否已经协商、会签；文种使用、公文格式是否规范等。对不符合国家和省有关公文处理规定以及本实施细则的，可由文秘部门说明理由并退回呈报单位。

52 公文的处理 收文办理 4.拟办：收到上级机关下发或者交办的公文以及下级机关上报的需要办理并审核符合规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见，送机关负责人审批后自行办理或者交由有关部门办理。 　　拟办意见应当力求明确简洁、切实可行。拟办公文时，对紧急公文应当明确办理时限；对需由几个部门承办的公文，应当明确主办部门。 　　未经文秘部门登记并提出拟办意见的公文，机关负责人应当不予审批。

53 公文的处理 收文办理 5.批办：机关负责人审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和日期，其他审批人圈阅并签署日期视为同意；没有请示事项的，圈阅并签署日期表示已阅知。 　　对机关负责人审批过的公文，文秘部门登记后应当及时自行办理或者转交有关部门办理。

54 公文的处理 收文办理 6.承办：承办部门收到上级机关交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿；明确提出办理时限要求的，应当在规定的时限内办毕回复；未明确提出办理时限要求的，应当在收文后的15个工作日内办毕回复；涉及其他部门职权范围的，主办部门应当主动与有关部门协商，有关部门应当在5个工作日内回复主办部门，经协商仍有意见分歧的，主办部门主要负责人要出面协调，仍不能取得一致的，主办部门应当将各方意见据实回告交办机关并提出解决问题的意见，请求协调或者裁定；确因情况特殊不能按时办毕回复的，应当在办理时限内书面向交办机关的文秘部门说明理由；对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办机关的文秘部门并说明理由。

55 公文的处理 收文办理 7.催办：文秘部门应当对送机关负责人审批或者交有关部门办理的公文进行催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，认真记录催办过程，随时或者定期向机关负责人报告公文办理情况。

56 公文的处理 公文归档 8.公文归档：应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，将本机关发出公文的定稿和正本，上级机关发出的公文，下级机关报送的“请示”、“意见”，机关负责人的重要批示，专题汇报材料和市长专线电话记录，会议文件和材料，与友好城市签订的协议和负责人互致的信函，国家领导人和知名人士题词原件，以及其他有保存利用价值的文件和材料及时整理（立卷）、归档。 　　个人不得保存或者销毁应当归档的公文。

57 公文的处理 会议文件和公务活动材料的整理（立卷）、归档，应当按下列规定进行：
公文归档 会议文件和公务活动材料的整理（立卷）、归档，应当按下列规定进行： 　　1．本机关召开重要会议和举办重大活动形式的文件材料（包括文字记录、录音、录像、照片等），由组织会议和举办活动的人员整理（立卷）后交本机关文秘部门归档。 　　2．政府部门以本级政府名义召开会议和举办活动形式的文件材料，由政府部门整理（立卷）后交政府办公厅（室）文秘部门归档，政府部门可以保存复制件或者其他形式的副本。 　　3．机关负责人外出参加会议和重要活动带回的文件材料，应当交本机关文秘部门规定。 　　4．归档的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），以保证归档公文的齐全、完整，准确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

58 公文的处理 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或者其他形式的副本。
公文归档 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或者其他形式的副本。 　　本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。 　　归档的公文应当按照有关规定确定保管期限，定期向档案部门移交。 　　草拟、审核和签批公文，不得使用铅笔和圆珠笔，不得在公文稿左侧装订线外书写，所用纸张和墨水必须符合存档要求。

59 公文的处理 公文管理要求 1．文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
　　1．文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。 　　2．公文由文秘部门或者专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。 　　3．上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经本机关负责人或者办公厅（室）负责人批准，可以翻印；翻印时，应当注明翻印的机关名称、日期、份数和印发范围。 　　4．公开发布行政机关的公文，必须经发文机关批准。经批准在报刊上公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力，文秘档案部门可以此作为正式公文管理和存档。 　　5．公文复印件作为正式公文使用时，应当由复印机关加盖机关印章予以证明。对此种公文复印件应当视同正式公文进行管理。

60 公文的处理 7．用传真设备传输“三密”公文，按照国家及省、市有关规定办理 8．公文被撤销，视为自始不产生效力；公文被废止之日其不产生效力。
公文管理要求 　 ．遇紧急、特殊情况，经机关负责人批准，可以用传真设备传输本机关制发的公文。收文机关收到此种公文，应当按正式公文办理。 　　7．用传真设备传输“三密”公文，按照国家及省、市有关规定办理 　　8．公文被撤销，视为自始不产生效力；公文被废止之日其不产生效力。 　　9．文秘部门应当定期对本机关形成和收到的公文进行清理，对不具备归档和存查价值的，经过鉴别并经办公厅（室）分管文秘工作的负责人批准，送到指定的场所予以销毁。严禁将应当销毁的公文当作废品出售。 　　10．销毁“三密”公文应当由2人以上监销，并保证做到不丢失、不漏销，其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当事先进行登记。

61 公文的处理 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后应当按有关规定移交档案部门。
公文管理要求 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后应当按有关规定移交档案部门。 　　工作人员调离工作岗位时，应当按照有关规定移交、清退本人暂存、借用的公文。 　　密码电报的使用和管理必须遵循有利保密、方便工作的原则。 　　密码电报除发电机关已注明密级的按注明的密级使用和管理外，未注明密级的按秘密级公文进行使用和管理。对密码电报作复必须严格按照“密来密往”原则，使用密码电报，严禁密码、明码电报混用。 　　密码电报使用和管理的其他事宜，按照国家和省、市有关规定执行。

62 小结：需记住的几个关键要素 公文种类分为13种 公文统一用A4纸，每面22行，每行28个字，正文用3号黑色仿宋字
结构层次顺序：一、（一） 1． （1） 成文日期和在词、词组、成语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字使用汉字，其他数字使用阿拉伯数码 公文组成三要素：眉首、主体、版记 标题一般由发文机关全称或者规范化简称、事由、文种三要素组成。在红色反线下空2行，用2号小标宋体字。标题除书名号外，一般不用标点符号 正文中的数字和年份不能回行 报告不得夹带请示事项，请示要一文一事 上行文的主题词应按上级机关的要求标注 单位除办公室外不得对外行文 成文日期用汉字，年月日齐全，右空四个字 印章加盖在正文之下，且必须与正文同处一面，不再使用“此页无正文”印章不得压正文(下套或中套)

63 市城建委教育培训中心 关于进一步做好教育培训工作、提高培训教学质量的通知
001 秘密 （此页无正文） 武汉市城建委教育培训中心(通知) 武城建教培字(2011)第10号 市城建委教育培训中心 关于进一步做好教育培训工作、提高培训教学质量的通知 市城建委教育培训中心 各科室、各支部： 为圆满完成年度教育培训工作任务，××××××，××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。 ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。 二0一一年十月十一日 主题词：×× ××× ××× 抄送：市城建委政治处、机关党委 市城建委教育培训中心教务科 二0一一年十月十一日印发 2 1

64 谢 谢 ！