公文处理实务 办公室 卢兴永.

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1 公文处理实务 办公室 卢兴永

2 导 言 公文概述 办文流程 新旧变化 公文种类 公文格式 行文规则

3 ——广义：经济合同、通缉令、介绍信、税务处理决定书等。
公文概述 公文基本含义： ——广义：经济合同、通缉令、介绍信、税务处理决定书等。 ——狭义：中国共产党的公文、国家行政机关的公文。

4 公文概述 基本含义： ——党政机关公文：是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。 　　　——《党政机关公文处理工作条例 》 （先后经过1951、1957、1981、1987、1993、2000年六次修订）

5 公文概述 基本含义： ——税务机关公文：是税务机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布规章和规范性文件，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。 ——《全国税务机关公文处理办法》 （国税发〔2012〕92号，税务系统最新公文处理办法）

6 公文概述 原则特点： ——真实：实事求是，解决实际问题 ——规范：公文种类、公文格式、公文形式、行文规则、公文办理 ——权威：法定效力
——时效：办理和执行均有明显的时间限度 ——精简：可发可不发的公文坚决不发，可长可短的公文要短 ——保密：密来密往，引用密级公文，工作秘密

7 公文概述

8 公文概述 公文分类： ——按性质作用分：指挥性公文 、告知性公文、 报请性公文 、商洽性公文、记录性公文
——按性质作用分：指挥性公文 、告知性公文、 报请性公文 、商洽性公文、记录性公文 ——按行文关系分：上行文 、下行文 、平行文 ——按来源去向分：收文、发文

9 办文流程 收文流程： 拟办 批办 收文处理 反馈 承办

10 办文流程 退文的规定： ★ 一、上行文未注明签发人姓名。 ★ 二、上行文多头主送。 ★ 三、“请示”未注明联系人姓名和电话。
★ 一、上行文未注明签发人姓名。 ★ 二、上行文多头主送。 ★ 三、“请示”未注明联系人姓名和电话。 ★ 四、上行文抄送下级机关。 ★ 五、无特殊情况越级请示、报告。 ★ 六、“请示”不符合一文一事要求。 ★ 七、“请示”与“报告”不分或“报告”中夹带请示事项。 ★ 八、向省局机关负责人个人行正式公文。 ★ 九、直接将“请示”、“报告”寄至省局相关内设单位或个人。 ★ 十、按普通件邮寄秘密公文。 ★ 十一、其他方面不规范2种以上：适用公文形式不准确；文头与机关代字相 矛盾；发文字号使用不规范；文件标题不规范；错、别、衍、漏字较多；引用公文不规范；层次序数不规范；简称使用不规范；数字使用不规范；用印不规范；附件未注明或多附件未标明顺序号。 参考答案：1．检查终端、摄像头是否已加电；2．检查终端是否处于休眠状态；3．一般情况下监视器上会有多组AV输入，检查所看的监视器AV与终端本地视频输出所接的AV是否一致；4．检查终端与监视器、终端与摄像头的视频电缆是否正常连接、接头是否接插良好；5．检查终端的视频源选择是否正确6．如使用外接摄像头，可检查摄像头工作是否正常，即将摄像头的视频输出直接接到监视器上，看有无输出。1）．省局采用三级会议会议模块（模板），而市局采用的是二级会议模块，两者无法连接。2）．市局会议模块名称和省局MS80终端列表中的三级级联口名称不一致。

11 办公室核稿人员初核，重要文件需要办公室负责人复核
办文流程 办公室核稿人员初核，重要文件需要办公室负责人复核 拟稿部门负责人初审 发文流程： 拟稿 初审 会签 审核 机要人员编号、文印室排版 法规部门会签为复审，其他部门会签 篇幅力求简短 发出前应当审核 审批、签发手续是否完备 参考答案：1.防火墙：市局机关、架设于路由器和主交换之间，对数据包的访问控制；2.入侵检测：市局机关、架设于主交换的镜像端口上；检测市局机关局域网数据包的应用层协议是否有问题；3.杀毒软件：市县区局、部署安装于每台Windows客户端和服务器，查杀检测病毒；4.桌面管理：市县区局、部署安装于每台Windows客户端和服务器，资产管理、防违规外联等桌面防护；5.安全审计：市局机关、路由设备上进行日志发送设置，Windows服务器上安装审计代理，审计市局机关局域网事件 排版 编号 封发 校对 签发 上行文：主要负责人或主持工作负责人 平行文或下行文：按照局领导分工呈批 拟稿人员校对，不得 对内容做实质性改动

12 办文流程 部门拟稿时注意事项： 1. 标题、主送单位、抄送单位必须填写完整（与正文一致）
2.科室的发文必须经过科室负责人初审（现在很多都没有初审） 3.主题词目前已经取消（个别单位拟稿时依然喜欢使用） 4.有附件的文件必须在附件位置规范化标注（如上图） 5.如果文件需要会签，在各单位会签后方能传送至初核人员处初核

13 新旧变化 以上为最新印发的公文处理工作条例及办法
参考答案：PC2 - S3 - RT3 - RT1 - S1 - AppServer 　　WebServer - S2 - S1 - RT1 - S1 - S2 - RT2 - RT4 - S3 - PC2 以上为最新印发的公文处理工作条例及办法

14 新旧变化 参考答案：1.没有VLAN　－　广播风暴 　　2.Server和交换机之间不是双线连接交换　－　单点故障 　　3.无防火墙　－　没有对网络层和传输层的访问控制 　　4.无IPS、IDS　－　没有对应用层的协议检测 　　5.无妨病毒网关 　　6.无网页防篡改 　　7.……

15 新旧变化 参考答案：能，VRRP会起作用，RT2和RT4会接管RT1及RT3；不能，VRRP是设备虚拟冗余协议，仅针对设备局域口故障，这种情况下RT2/4不会接管RT1/3。

16 新旧变化 公文种类（旧）： 行政机关 13种 党的机关14种 税务机关 国税机关可用公文种类： 依据：《国家行政机关公文处理办法》
议案 国税机关可用公文种类： 总局：12种 省局：11种 （10＋1） 依据：《国家行政机关公文处理办法》 行政机关 13种 通告 公告 命令 通用：决定、通知、意见、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要（9种） 决议 公报 条例 规定 指示 参考答案：1个，根据子网掩码计算，根据都在一个网段里，不合理，广播风暴，安全域划分要求 党的机关14种 税务机关 依据：《全国税务机关公文处理实施办法》 、《安徽省国税机关公文处理实施细则（试行）》 依据：《中国共产党机关 公文处理条例》

17 新旧变化 公文种类（新）： 税务机关的公文种类（13种）：命令（令）、决议、决定、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。
党政机关的公文种类（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

18 新旧变化

19 新旧变化

20 新旧变化

21 新旧变化

22 ——一般分为：公布令、行政令、任免令、嘉奖令，惩戒令、动员令、戒严令、以及特赦令等
公文种类 命令（令）： ——适用于依照有关法律、行政法规发布税务规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员。发布税务规章，应当按照税务规章产生的程序进行。命令（令）属下行文，一般无主送、抄送。 ——一般分为：公布令、行政令、任免令、嘉奖令，惩戒令、动员令、戒严令、以及特赦令等 ——总局分为：发布令、行政令、嘉奖令

23 公文种类

24 公文种类 决议： ——适用于会议讨论通过的重大决策事项。 ——一般只有国家的高级会议才可以作出决议。

25 公文种类 决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定属下行文。

26 公文种类 公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。税务机关应当依照有关法律、法规、规章向国内外公布税收规范性文件和其他重要税收事项。公告应当公开发布，无主送、抄送。 注：公告不需要层层转发，一般分为法规性公告、政策性公告、人事任免公告、重大事件公告

27 公文种类 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事务性事项。通告面向社会并具有一定的约束力，可采用张贴或媒体刊播的形式公布，无主送、抄送。（分：规定性通告、周知性通告）

28 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见一般分为参考建议性意见、表明意向性意见、工作指导性意见。
新旧变化 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见一般分为参考建议性意见、表明意向性意见、工作指导性意见。 ——分：参考建议性意见、表明意向性意见、工作指导性意见，可以用于上行文、下行文和平行文

29 公文种类 通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通知一般分为指示性通知、发布和转发性通知、事务性通知和知照性通知。 ——注：通知主要是上级机关对下级机关行文时使用，属下行文；向有关单位知照某些事项时（如告知机构变更和召开会议等），也可作平行文使用。

30 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。
公文种类 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。 通报分为表扬性通报、批评性通报和情况通报，通报属下行文。

31 报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关询问。（综合性报告、专题性报告）
公文种类 报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关询问。（综合性报告、专题性报告） ——报告属于上行文，报告中不得夹带请示事项 ——报告不得夹带需要办理的建议事项（意见）

32 公文种类

33 公文种类 错误事例：报告中夹带请示或者需要办理事项：

34 公文种类 请示：适用于向上级机关请求指示、批准事项，具有鲜明的隶属性。 一般分：政策性请示、核准重大问题请示、具体事务请示 注意事项：
（一）凡属职权范围内的一般问题不随意请示。 （二）请示必须在事前。 （三）请示必须一文一事，一般只写一个主送机关；需要同时送其他机关的，应当采用抄送形式，但不得抄送其下级机关。 （四）在公文末页附注处注明联系人的姓名和电话。 （五）文末应当有请示语。

35 公文种类

36 公文种类 批复：适用于答复下级机关请示事项。“批复”一般分为政策性批复、核准重大问题的批复和具体事务性的批复三种。
若请示的问题具有普遍性，且涉及有关政策的调整，可使用“通知”文种行文，不再单独批复请示单位。 上级税务机关针对下级税务机关有关特定税务行政相对人的特定事项如何适用税收法律、法规、规章或税收规范性文件的答复或者解释，需要普遍执行的，应当按照《税收规范性文件制定管理办法》的规定制定税收规范性文件。

37 公文种类

38 函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等。
公文种类 函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等。 告知函、商洽函、询问函、请求批准函、答复函

39 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
公文种类 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 党组会议纪要、局务会议纪要、局长办公会议纪要、局领导专题会议纪要

40 答复（特定形式的公文，非公文处理办法规定的正式文种）
公文种类 答复（特定形式的公文，非公文处理办法规定的正式文种） 承办人大议案、建议和政协提案（专用） 用“国税函”形式 A：所提问题已经解决或基本解决的 B：所提问题正在解决或列入规划逐步解决的 C：所提问题因目前条件限制或其他原因须待以后解决的 D：所提问题留作参考的

41 公文种类

42 公文种类 文种混淆（一）：“公告”与“通告”不分（主要表现为，本该用“通告”发布的事项，却错用“公告”形式。） 其主要区别有：
告知范围不同：公告是面向国内外公开告知，通告是面向辖区一定范围内公开告知。 内容性质不同：公告内容属重要事项或法定事项，重在知照性；通告内容专业性较强，或宣布行政措施，或告知具体事务，兼有知照和约束的作用。 发布方式不同：公告一般通过新闻媒体发布；通告除了在新闻媒体发布外，也可采用在相关地区张贴的方式。

43 公文种类 文种混淆（二）：“请示”与“报告”不分（ “报告”中夹带请示事项；以“报告”代“请示”；“报告”与“请示”并列连用。）
其主要区别有： 内容性质不同。“报告”的内容一般是下级机关对上级机关汇报工作，反映情况，答复询问，其中不能夹带请示事项，也不要求上级机关批复；“请示”则是下级机关就职权范围内无法、无权解决或者不知道如何解决的问题，向上级机关请求指示、批准，并要求上级机关给予批复。 行文时间不同。“报告”事前、事中、事后均可行文；而“请示”必须事前行文，不能先斩后奏。 内容容量不同。“报告”一般涉及内容广泛，多具有综合性，篇幅比较长；而“请示”内容则相对单一，篇幅也较短。 写作方法不同。“报告”一般使用陈述性写法，结语不含期复性，如“以上报告，请审核”；而“请示”多采用陈请性写法，结语含有期复性，如“妥否，请批示” 。

44 公文种类 文种混淆（三）：“决定”与“通报”不分（表彰性） 其主要区别有：
行文目的不同：决定侧重于下组织结论，即对单位或个人的事迹予以肯定和赞扬，作出组织决定；表彰通报则侧重于树立典型，宣传好人好事，起教育群众、推动工作的作用。 奖励级别不同：对业绩显著、贡献突出的给予奖励（如授予荣誉称号），用决定；对事迹先进，但还够不上嘉奖、记功等奖励而给予表扬的，用通报。 内容不同：使用决定进行表彰，一般是精神奖励与物质奖励并重；而使用通报进行表彰，是以精神奖励为主，一般没有物质奖励。

45 公文种类 文种混淆（四）：通知与意见不分（指导性） 行文目的不同：通知一般侧重于微观指示；意见一般侧重于微观指导，即取代了过去指示的作用。
内容特征不同：通知使用面宽，常用于部署工作，要求明确而具体；用于下发的意见大多是针对新情况、新问题提出见解和处理办法，或作原则性指导，或提出明确具体的要求，文中往往有较多的说理成分。 执行程度不同：通知指令较强。意见作为下行文兼具指令性和指导性两种效用：如文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。

46 公文种类 文种使用错误：使用《党政机关公文处理条例》规定以外的文种

47 公文格式 ——眉首：份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标志（文头）、发文字号、签发人
——主体：标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件 ——版记：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、信息公开选项

48 公文格式

49 公文格式 眉首部分讲解： （一）公文份号： 1.涉密公文必须标注份号； 2.发文机关认为必要也可以对不涉密公文标注份号；
3.用6位3号黑体阿拉伯数字定格编排在版心左上角第1行。 （二）公文密级： 1.涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限； 2.用3号黑体字顶格排在版心左上角第2行（份号下一行）；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。 3.未标保密期限公文按照绝密30年、机密20年、秘密10年认定；或按“公文密级的变更和解除由原定密机关或其上级机关决定”的规定执行。

50 公文格式 眉首部分讲解： （三）紧急程度： 1.公文紧急程度分为特急、加急（旧：特急、急件）；
2.电报紧急程度：特提当日、特急2日、加急4日、平急6日（旧：特提当日、特急3日、加急5日、平急10日）； 3. 用3号黑体字编排在版心左上角（密级下一行）。 （四）文头部分 1.公文文头一般由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可只用发文机关全称或规范化简称作文头。 2.几个机关联合行文，应将主办机关排列在前。如果联合行文机关较多，必须保证公文首页显示正文。 3. 联合行文时，使用主办机关的发文字号 （旧：可以协商确定） 。

51 公文格式 眉首部分讲解： （五）发文字号： 1.发文字号由机关代字、年份和序号三部分构成；联合行文时使用主办机关发文字号。×国税发〔2013〕52号。 2.总局目前已经有新的发文字号（具体见公文处理办法），由于省局目前还没出台新办法，我们沿用之前的规定。 （六）签发人： 1.只有上行公文和电报应当注明签发人； 2.签发人姓名标注在发文机关标识之下、红色反线以上、与发文字号平行的右侧位置，不必标明签发人的职务； 3.联合行文标注所有签发人姓名，一般每行排2人，且回行时与第一行第一个签发人姓名对齐。 4.“签发人”用3号仿宋，签发人姓名用3好楷体。

52 公文格式

53 ——主体包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名（新）、成文日期（新）、印章、附注
公文格式 主体部分讲解： ——主体包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名（新）、成文日期（新）、印章、附注 （一）标题： 1.由发文机关名称、事由和文种组成，应当准确扼要的概括公文的内容； 2.4个以上（含）机关联合行文时，标题中发文机关名称可以省略； 3.文件标题较长，应按照“词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当”的原则处理； 4.标题在排版过程中要注意美观及断字。

54 公文格式

55 公文格式 主体部分讲解： （二）主送机关： 1.应当使用机关全称；
2.市局对下发文统一格式为“各县（市）、区国家税务局，市局各内设机构、直属机构、事业单位”，上行文按照规范全称拟写主送机关； 3.如果主送机关过多导致首页不能显示正文时，应当将主送机关部分移至版记部分；

56 公文格式 主体部分讲解： （三）正文：正文是公文的核心部分，一般每面排22行，每行排28个字；单独成段的小标题之后不加标点符号。正文内容一般要求一文一事，结构一般包括开头、主体和结语三部分。 1.引用公文应当先引标题， 后引发文字号，发文字号 用圆括号括起； 2.公文第一层序数为“一、” 第二层为“（一）” 第三层为“1.” 第四层为“（1）”；

57 公文格式 正文中注意事项： 应当使用阿拉伯数字：一是记述时间、二是记数与计量、三是文稿中的金额。
简称使用 数字使用： 应当使用阿拉伯数字：一是记述时间、二是记数与计量、三是文稿中的金额。 应当使用汉字：一是词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句中作为词素的数字。二是邻近两个数字并列连用表示概数（不应用顿号隔开）。三是不具有科学计量和统计意义的一位数。四是夏历纪年。五是表示星期的数字。六是成文日期。七是部分结构层次序数。

58 公文格式 主体部分讲解： （四）附件： 注意：1.在印发或转发文件时，如果正文标题中已经标明所印发或转发文件的标题的，文末应不再将其列为附件。 2.附件的内容及排版要求与正文一致。

59 公文格式

60 公文格式

61 公文格式 主体部分讲解： （五）发文机关署名：

62 公文格式 主题部分讲解： （六）成文日期：

63 公文格式 主题部分讲解： （七）印章：加盖印章是发文机关对公文生效负责的凭证。除会议纪要、电报和翻印的文件外，机关公文一律加盖印章。加盖印章要求墨迹清晰，印模端正，上不压正文（一般距正文1行之内），下骑年盖月。

64 公文格式 主体部分讲解： （八）附注：

65 公文格式 版记部分讲解： ——信息公开选项 ——主题词（取消） ——抄送机关（顺序，标点） ——印发机关 ——印发日期
——打印人员姓名（取消） ——校对人员姓名（取消） ——文件份数

66 公文格式

67 公文格式 版记部分讲解：抄送机关

68 公文格式 版记部分讲解：印发机关和印发日期

69 公文格式

70 公文格式

71 公文格式 排版要求讲解： （一）纸型：党政公文（A4纸型，297mm×210mm） （二）字体：颜色：黑色
标题：2号小标宋字（省局：里德小标宋） 正文：如无特别说明，一般3号仿宋体字。 结构层次序数：第一层黑体，第二层楷体，第三、四层仿宋体 密级、紧急程度：3号黑体字 签发人：3号仿宋体，签发人姓名3号楷体字 （三）排版：目前上34mm ，下29mm ，左右各25mm 每行28字，每页22行。 （四）页码：4号半角宋体；单页码居右空一字，双页码居左空一字；数字左右各放一条一字线；附件与正文一起装订，页码连续编排

72 公文格式

73 行文规则 公文形式讲解： 文头为“滁州市国家税务局文件”的公文
以滁国税发为代字：传达贯彻党和国家的方针、政策以及上级机关的重要指示、精神；部署全局性重要工作；印发重要规范性文件；做出重大决定；通知全局性重大事项；向上级机关请示、报告工作和提出意见；转发上级重要公文；通报重点工作和重大事件情况；对下级机关或个人给予重大奖励、表彰或批评、惩处；设置或变动机构；与平级机关或有关团体单位联合行文；其他必须以机关名义办理的重要事项。 以滁国税任为代字：主要用于任免干部行政职务。

74 行文规则 公文形式讲解： 文头为“滁州市国家税务局”的公文
以“滁国税函”为代字 ：部署局部的、阶段性的或临时性的工作；通报一般性工作或阶段性工作完成情况；进行一般性的表扬或批评；对下级机关请示事项进行批复；对人大建议、政协提案予以答复；转发上级机关、平级机关或批转下级机关公文；通知个别或部分下级机关重要事项；宣布议事协调机构、临时机构组成；以机关名义向不相隶属机关行文；下发全市国税工作（局长）会议或其他综合性会议通知；其他必须以机关名义办理的较为重要的事项。

75 行文规则 公文形式讲解： 文头为“滁州市国家税务局办公室文件”的公文
机关代字为“滁国税办” ：向上级机关有关部门报送有关情况，提出意见和建议；与平级机关商洽一般性问题；向下级机关布置日常性事务工作；发布机关内部适用的各项制度规定；处理机关内部事务；通报机关内部有关情况；发布各类专业会议或其他临时性会议通知；向有关单位提供证明材料或发邀请；其他需要综合办理的事项。

76 行文规则 具体适用区分（一）： 滁国税发：转发上级重要公文 滁国税函：转发上级机关、平级机关或批转下级机关公文

77 行文规则 具体适用区分（二）： 滁国税发：印发重要规范性文件 滁国税办：发布机关内部适用的各项制度规定

78 行文规则 具体适用区分（三）： 滁国税发：通报重点工作和重大事件情况 滁国税函：通报一般性工作或阶段性工作完成情况
滁国税办：通报机关内部有关情况

79 行文规则 具体适用区分（四）： 滁国税函：宣布议事协调机构、临时机构组成

80 行文规则 机关便函的有关规定： 1.各级国税机关内设行政机构和事业单位（办公室除外），不得对外正式行文；
2.只能在职权范围内向上级机关、下级机关或不相隶属机关的相关部门发便函（只主送机关内设单位，不主送机关本身）。如，各市局征管科只能给各县局征管股发便函，不能对各县局行文。 3.便函可以发送至各内设机构、事业单位 4.机构代字统一为“△便函”（△表示该机构规范化的单字简称），代字中不得出现“国税”字样。

81 行文规则 几点注意事项： （一）注意效用： （二）注意权限： （三）注意范围：
1.行文应当确有必要；2.机关负责人的讲话，不以正式公文形式下发 3.对使用电话、广域网络或发便函即可办理的事项，不发正式公文；4.避免重复行文 （二）注意权限： 1.各级税务机关行文权限； 2.税务机关内部各单位的行文权限； 3.联合行文 （三）注意范围： 1.主送范围；2.分缮填数文件3.抄送范围4.党政分开

82 一题岗位练兵改错结束今天的交流

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85 以上请批评指正！