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前言 「書信」，是人類藉由文字來表達情感，傳遞信息的重要工具。數千年來，承載著人際之間思想與智慧的交流，情感與觀念的溝通，不論是兒女情長或是思鄉敘舊，不論是布達命令或是經驗傳承，「書信」都扮演重要的角色。
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書信的名稱 據今人張仁青先生搜集分析，書信因為所承載的材料、書寫的工具、裝藏封套與尊卑稱謂不同，曾經分別以「簡、書疏、尺素、刀筆、玉函、魚雁、嚴諭、來書……」等七十六種名稱出現。今統一以「書信」稱之。
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書信性質、結構和形式的分類 就書信外部所呈現的性質、結構和形式，可以作以下的分類：
一、依照所要傳達信息的內容而論，可以分為「對人」與「對事」。 二、依照所使用的文體，可以分為「文言」信和「白話」信。
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書信性質、結構和形式的分類 三、依照傳媒特性，可以分為： 郵遞信、 轉交信（由於不知收信人住址，先郵寄給轉交者，再轉交收信人）、
託帶信（發信人親交託帶人，再由託帶人轉交收信人）、 傳真信、 電子信件，甚至於手機簡訊。
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書信性質、結構和形式的分類 四、依照結構，可以分為： （一）書寫投遞資料的「信封」 （寫在信封上的文字稱「封文」）
（二）書信所要傳達訊息的「信箋」 （寫在信箋上的文字稱「箋文」或「信文」）。
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書信性質、結構和形式的分類 五、依照書寫文件來區分，可以分成： （一）由信封信箋合併而成的書信 （二）單張郵簡
（整張紙幅折疊而成，背面書寫箋文，折出正面書寫封文） （三）明信片 （單張卡紙，正面書寫封文，背面書寫箋文）。
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書信的結構 本節擬從結構來說明書信書寫與應用的格式，以便於充分理解運用。
書信的結構可以分為書寫投遞資料的「封文」和書寫傳達訊息內容的「箋文」（亦稱信文）兩部分來分析。
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封文的結構 封文：是書信發信者、傳遞者、收信者以及傳遞方式、傳遞位址…等資料的註記。
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封文的結構 因為信封直式（中式信封）和橫式（西式信封）的不同，應該加以區別。 同時也因為郵寄、轉交和託帶的不同，分別有不同的書寫方式。
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封文的結構─ 中式信封郵遞信 （一）中式信封郵遞信 中式信封可以分成： 「框右欄」、「框內欄」、「框左欄」、「天間」和「地間」五大欄位。
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封文的結構─ 中式信封郵遞信 信封封套以素白為宜，如果用在表示哀戚，須將紅色框線塗換成黑藍色。
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封文的結構─ 中式信封郵遞信 過去書信的封文書寫，為了表示「人間」之事不能高於「天間」和「地間」，天間和地間都不能有文字。
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封文的結構─ 中式信封郵遞信 因應現代化的須要，「天間」和「地間」陸續增加「郵票黏貼」、「郵遞區號」（天間右側為收信人、地間左側為寄信人），同時在天間郵票黏貼上方，還可以註記郵件傳遞的其他資訊，例如：限時專送、掛號、印刷品……等。
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封文的結構─ 中式信封郵遞信：框右欄 書寫收信人地址。 又可細分為收信人所居住的縣鄉城鎮、街路名稱、里鄰巷弄、門牌號碼和服務機關名稱。
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封文的結構─ 中式信封郵遞信：框右欄 框右欄文字，越接近框內欄，位置要越高，但是框右欄文字的高度，應比框內欄收信人的姓氏略低，而且字體應比框內欄文字略小，以表示尊重。以寫成兩至三行為宜。框右欄例如：
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封文的結構─ 中式信封郵遞信：框內欄 應書寫收信人的姓、名、稱謂或職位以及啟封詞。
我們應分為「姓、名號、稱謂或職位」加「啟封詞」這兩部分來討論。框內欄先以略大字體書寫收信人的「姓」，其次有如下數種組合：
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封文的結構─ 中式信封郵遞信：框內欄 （１）採用一般通用的「先生」、「小姐」、「女士」、「君」……等寫法，例如：
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封文的結構─ 中式信封郵遞信：框內欄 （２）採用收信人姓、名加職稱結合，例如：
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封文的結構─ 中式信封郵遞信：框內欄 （３）對於尊長直呼其名覺得不恭敬，不稱呼名字，又無從投遞，可以將名字以偏一側書寫，此為框內欄「敬抬」的運用，又稱為「抬側」、「側書」，例如 ：
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封文的結構─ 中式信封郵遞信：框內欄 「側書」使用於對受信人的尊敬與禮貌，只能使用在收信人的「名」或「字號」，不可用在收信人的稱呼或職位（例如將：先生、教授…等側書，為錯誤用法），也不可以用在啟封詞。
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封文的結構─ 中式信封郵遞信：框內欄 而且「側書」只能使用在收信人「姓加職稱加名」結合的形式。
若使用如：「姓加名加職稱」或是使用「先生」、「小姐」、「女士」、「君」等通用稱呼，都不宜使用「側書」。
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封文的結構─ 中式信封郵遞信：框內欄 （４）啟封詞是收信人開啟信的態度，寫一個「啟」字即可，更進一步可以在「啟」字以前，視寄信人和收信人的關係、輩分另加一字，以表示尊重。
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封文的結構─ 中式信封郵遞信：框內欄 例如： 「福啟」是指「有福氣的收信者來開啟」； 「安啟」是指「平安的收信者來開啟」。
常見的「敬啟」、「恭啟」都是要收信人「恭敬地開啟」，所以都是的錯誤啟封詞。以下是常用的啟封詞：
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封文的結構─ 中式信封郵遞信：框內欄 名信片並無「啟」的行為，所以只能用「收」字。
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封文的結構─ 中式信封郵遞信：框左欄 書寫寄信人詳細地址，除存證信函或是掛號信，依現行郵政規定須書寫姓、名，否則只要書寫姓加上封緘詞即可。
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封文的結構─ 中式信封郵遞信：框左欄 對於長輩，封緘詞可用「謹緘」、「敬緘」，其他可用「緘」或「寄」字。
框左欄書寫，可分成一至二行，第一字應低於框右欄文字的高度，第二行再略低於第一行，框左欄例如：
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封文的結構─ 中式信封郵遞信 整體來說，「封文」通常寫作四行或五行，不宜寫作三行。俗云：「三凶四吉五平安」。因為報凶書信，多匆忙揮就，但求快速送達，無心講究行款格式，所以，如果不是報凶書信，應該盡量寫滿，一方面使收信者立即了解來信並非凶訊，另一方面也表達寄信者的誠意。 以下試舉中式信封為例：
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封文的結構─ 橫式（西式）信封 橫式信封原為西方人書信的常用格式，信封上沒有紅色長方型的框內欄，常見的書寫形式如下：
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封文的結構─ 橫式（西式）信封 １、直式直寫： 把橫式信封豎直，沒有紅色框內欄，其他書寫方式和直式信封一樣。
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封文的結構─ 橫式（西式）信封 ２、橫式直寫：
維持橫式信封的原貌，但是封文書寫比照直式信封直寫，但是此種書寫方法，行段過多，分配不勻稱，應儘量不要使用 。
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封文的結構─ 橫式（西式）信封 ３、橫式橫寫： 左上角：書寫發信人郵遞區號、地址、姓氏與緘封詞。
中間部分：先寫收信人郵遞區號、地址，在寫姓名、稱呼與啟封詞。地址的第一行字，不應超過收信人的「姓」。 右上角：黏貼郵票。 左下角：可註記例如：限時專送、掛號、空運、海運等。
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封文的結構─ 郵簡與名信片 郵簡與名信片皆分直式與橫式。 封文結構與直式、橫式信封相同。
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封文的結構─ 郵簡 郵簡： 內面書寫箋文內容，經折疊後， 外面就是封文結構。
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封文的結構─名信片 名信片：背面就是箋文內容，不加封套，所以名信片封文的框內欄，不使用「啟封詞」，而用「收件詞」。 對長輩用「賜收、鈞收」，
對平、晚、輩用「收、台收」。 框左欄不使用「緘封詞」，而用「寄、謹寄」代替。
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封文的結構─名信片 名信片既不正式，又不具保密作用，除一般俗成的旅遊風景名信片外，不宜作為與長輩的通信工具。
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封文的結構─柬帖 多用在婚喪喜慶，常用的形式為： （一）卡紙式加封套 （二）單張折合
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封文的結構─柬帖 柬帖的封文結構與一般書信相同，但是框內欄的「啟封詞」不用書寫，只寫受帖人的姓名、稱呼即可。
喪家訃聞多採折合式，框內欄記受帖人不用寫啟封詞，框左欄記具帖人只要書寫住址、電話，不用寫緘封詞。
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箋文 箋文（信文）的結構：箋文是書信內容的主體，不論是抒發情感，批評議論，學術交流或是敘是論理，古今中外，行之久遠。雖然箋文的主要意旨是確實傳遞訊息，長久以來，也因為要力求條理清晰、通情達意、禮儀尊崇、辭藻術語…等種種理由，演進出特定的文書格式。從書信的旨要而言，當然不能因為遷就辭藻格式而以辭害意，但是掌握應用文書，充分了解箋文格式的意義以及運用，也是不能或缺的基本訓練。
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以下試擬書信一封，以利說明：
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箋文─稱謂語 上例「母親大人」。 稱謂語是發信人對受信人的稱呼，要考量雙方的「關係」與「輩分」，一般由「名、字、號」、「公職銜」、「私關係」以及「尊詞」共同組成。
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箋文─稱謂語 例如：蘇軾號東坡，依上列組合，就可以寫成「坡公校長吾師大人」。
但是並非一定都要四者皆備，例如：「坡公吾師大人」、「坡公吾師」、「坡公校長」都可以。
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箋文─稱謂語 其中「坡公」是「名、字、號」擇一字用，一般多採用「名、字、號」的上一字，再加上一個「公」、「老」或「翁」字。
但是如果「名、字、號」的上一字是「大、小、老、少、長、子、濟」等字，與「公」、「老」或「翁」字結合不雅，則採「名、字、號」的下一字。
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箋文─稱謂語 「名、字、號」的選擇，應該先「號」，後「字」，最後才選「名」。
對於晚輩，可直呼其名，或加上「賢」字，例如：「賢姪」、「賢婿」。
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箋文─稱謂語 在稱謂語中，先提「名、字、號」，再提「公職銜」與「私關係」，如果沒有「私關係」，也可以用「先生、小姐、女士」取代。
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箋文─稱謂語 對於直系親屬的長輩，不可以直呼其「名、字、號」，只能用「父、母親」、「祖父、母親」、「伯父」、「舅父」……等，再加上「大人」作為「尊詞」，例如本例「母親大人」。
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箋文─稱謂語 對於關係較遠的親族，可以直呼其名，例如「大明表哥」，「麗秋阿姨」。 如果只有私關係的平輩應加書如「大明吾兄」，
如果兼有公、私誼則應先私後公，例如「大明吾兄校長」。 平輩間如無特殊關係，雖然對方年齡較小，也可以稱對方為「兄」、「姊」。 如果交情深可依長幼稱呼如「弟」、「妹」。
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箋文─稱謂語 給師長的信，稱謂語只寫老師的姓或名加上「老師」，例如「王老師」或「大明老師」。
給朋友、同學、軍中同袍，可以單寫其名加上「友」、「同學」、「同袍」、「仁兄」、「世兄」……等。
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箋文─稱謂語 給不熟悉的人寫信，可以寫姓加上「先生、小姐、女士」。
不知對方的姓，可以用職稱代替，例如「編輯先生」、「記者小姐」、「執事先生」或是略而不稱，以「敬啟者」開端。
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箋文─稱謂語 依照西式習慣，可以視情況在稱謂語之前，加上「親愛的」、「尊敬的」來表達親密或尊重。
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箋文─稱謂語 同時寫信給兩人，應並列，以右為尊。 同時寫信給三人，應並列，以中為尊，右次之，左更次之。
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箋文─提稱語 上例「尊前」。 與稱謂語並用，又稱「知照敬詞」， 必須與稱謂語的關係相配合， 是恭請收信人查閱箋文的意思。
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箋文─啟事敬詞 上例「謹稟者」。 又稱「開首敬詞」，緊接在提稱語之下， 作為陳述事情的發語詞。
選擇「啟事敬詞」，必須考慮發、收信雙方的「輩分」、「關係」與「事由」。
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箋文─啟事敬詞 有請託之意，可採用「敬懇者」、「茲懇者」、「茲託者」， 對於喪家可用「哀啟者」、「泣啟者」。
唯現代書信已經很少使用「啟事敬詞」。
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箋文─開頭應酬語 上例「叩別……時切馳依」。 這是述說正文以前的寒喧用語、客套語。 要體查發、收信雙方的關係情境，切合實際。
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箋文本文 本例「前月二十五日……爭取最好的成績」。 是書信的主旨所在。 須注意要意識通達顯豁，條理層次分明。
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箋文─結尾應酬語 本例「時序入秋……起居珍攝為禱」。 全文結束以前的應酬用語。 開頭應酬語著重在關懷問候， 結尾應酬語著重在期望企盼。
因為正文的主旨，又可細分為臨書語、請託語、請教語、求恕語、謙遜語、侍愛語、餽贈語、請收語、盼禱語、求允語、感謝語、保重語、干聽語、候覆語……等。
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箋文─結尾敬辭 本例「肅此馳稟……叩請 金安」。 用來收束上文，可區分為： 「敬語」和「請安問候語」兩部分。
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箋文─結尾敬辭：敬語 須與啟事敬辭相對應。用在表現發信者感情， 強調收束加強可以用「申悃語」，例如：「肅此馳稟」、「肅此奉陳」。
用在請收信人鑒察，可以用「請鑒語」，例如：「伏祈 垂鑒」。 此處「申悃語」和「請鑒語」也可以同時使用，例如：「耑肅奉陳，伏祈 垂鑒 」。 現行書信敬語部分，多省略成「耑此」、「敬此」、「手此」、「草此」二字。
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箋文─結尾敬辭：請安問候語 用以祝福，一般多用「請」加「安」字， 例如：「叩請 金安」、「敬請 道安」。
例如：「叩請 金安」、「敬請 道安」。 也可以用「頌」字加上「祺、祉、綏」字，例如：「敬頌 崇祺」、「順頌 台綏」、「即頌 旅祇」。 請安問候語的末兩字須頂格。如本例「金安」二字。
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箋文─並候語 本例「父親大人前叱名請安」。 請收信人代替發信人向人問候之用語。 有「代為問候」之意。 須另行書寫以示敬意。
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箋文─自稱、署名、末啟詞 本例「 女 淑英謹稟」。 應用在頂格問候語（本例「金安」）的下一行，書信下三分之一處書寫。
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箋文─自稱 自稱語須側書，並與書信開始的稱謂語相對應。 例如：「父母親」與「兒、女」； 「老師」與「生」、「受業」、「學生」。
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箋文─自稱 受信人是長輩，可自稱「晚」、「後學」； 受信人是職業上的長官，可自稱「職」； 受信人是平輩，可自稱「弟」、「妹」；
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箋文─自稱 受信人是兒、女，只在署名書「父、母」，無須自稱 ；
受信人是其他晚輩，可加上「愚」、「劣」「竊」等自謙稱呼，例如：「愚兄」、「劣叔」、「竊職」。
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箋文─署名 除了家族與關係親近的人，可以只寫名不寫姓之外，其餘關係應書全部姓名。
字、號是別人對己的尊稱，所以自己只能署姓名，不能署字、號（關係特殊者除外）。
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箋文─署名 直系尊長寫信給兒孫，通常不署姓名， 只用「祖父」、「父」、「母」。 居喪者須在姓下再側書一「制」字， 例如：「王制大明」。
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箋文─末啟詞 本例「謹稟」，又稱署名下敬詞。 用以表示發信人的禮敬或告白。
對於親族長輩，可以「敬、謹、拜、叩、肅」等字，加上「稟、上、叩」等字， 例如：「叩上」、「敬叩」……等。 對於其他尊長，可用「敬、謹、拜、叩、肅」， 加「稟、上」，例如：「敬上」，「謹稟」。
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箋文─末啟詞 對於平輩，可用「敬、謹、拜」加「啟、上」， 例如：「敬啟」、「拜上」，或用「頓首」、「鞠躬」。
對於晚輩，可用「手」字加「書、示、啟、諭、覆、白、字」， 例如：「手書」、「手字」， 或用「書、示、啟、諭、覆、白、字」，加「諭、示、字」， 例如：「書諭」、「示字」。或只用「諭、示、字」。
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箋文─時間 本例「九月五日」。 字體應略小，可偏左或偏右。亦可以分兩行書寫。 除了年、月、日之外，也可以書寫節日或節氣，
例如「端午節」、「中秋」……等。 同時也可以添加光景或心情， 例如：「臘月櫻花樹下思鄉」、「溽暑暴風雨後憶人」。
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箋文─附代候語 本例「大明表兄囑筆候安」。 發信人的親友稱為「附候人」，囑託發信人附筆向收信人請安問候。須書寫於發信人左側，
附候人是發信人的長輩，附代候語的第一個字，應該略高於署名，用語可以用「囑筆」。
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箋文─附代候語 附候人是發信人的平輩或晚輩，附代候語的第一個字，應該略低於署名， 平輩用語可以用「囑筆」、「附筆」。
晚輩用語可以用「稟筆」、「侍」、「隨」。
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箋文─附件語 本例「雲林古坑咖啡兩盒，另託快遞」。 寫在並候語左側，略低寫起。 有附件才須書寫。
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箋文─補述語 本例「再稟者：本學期女 榮膺班代表。又稟」。補述語是不得已添加使用，多與書信本文沒有關係，正式書信不應該使用。
書於信尾另起一行，與正文齊平或低一至二格。
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箋文─補述語 補述語應簡短以免喧賓奪主。 補述語的開頭可以用「再稟者」、「再稟」、「再啟者」、「再啟」、「陳情者」、「陳請」、「再者」。結尾可以用「又稟」、「又啟」、「又陳」、「又及」。 但不宜使用西式「ｐｓ：」（ｐｏｓｔ ｓｃｒｉｐｔ）。
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箋文─其他應注意事項 抬頭（抬寫） 抬頭是用以表現對受信人的尊敬。 抬頭可分為五種：「三抬」、 「雙抬」、 「單抬」、 「平抬」、
「挪抬」。
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箋文─ 抬頭（抬寫）：三抬、雙抬、單抬 三抬為另起一行，比各行高於三字書寫， 雙抬與單抬類推，各高於二字與一字。
書信須使用三抬、雙抬與單抬時，書寫時須於全文空一至三格。此三種形式的「抬頭」皆已不常使用。
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箋文─ 抬頭（抬寫）：平抬 平抬，指另起一行，頂格書寫， 例如：本例中的「叩別（頂格）慈雲」、 「叩請（頂格）金安」。
「叩別（頂格）慈雲」，「慈雲」是母親的指稱 ； 「叩請 金安」，表示「叩請 （您）金安」， 所以都採平抬。
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箋文─ 抬頭（抬寫）：挪抬 挪抬，指在本行空一格書寫（本文以□表示）。 例如：本例中的「□大明表兄」， 「伏望□起居珍攝為禱」。
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箋文─ 抬頭（抬寫）：平抬、挪抬 凡涉及收信人或長輩即可平抬、挪抬交互使用。
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箋文─ 抬頭（抬寫） 平抬之後，該行會留下空格稱為「吊腳」，箋文繕寫，每頁最少要有一行通行到底， 不宜通篇吊腳，
而且須謹守「一字不成行，一行不成頁」。
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箋文─ 抬頭（抬寫） 應側書偏寫的字，也不宜置於平抬地位。 如果書寫到行首，恰好遇到須要抬寫的人、事、物，就無法顯現出抬頭的敬意，
此時，應該在前一行文字，加減增刪， 才能彰顯平抬的尊重意義。
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箋文─ 抬頭（抬寫）：前抬後不抬 同一個句子中，遇到兩個以上與受信人相關須要抬頭的事物，則「前抬後不抬」， 例如：「□令尊大人福體增綏」，
不寫作「□令尊大人□福體增綏」。
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箋文─ 抬頭（抬寫）：抬人不抬己 抬頭是對於他人的敬稱，所以有「抬人不抬己」的原則。 例如：「吾□兄」抬「兄」是正確的寫法，
寫成「□吾兄」，抬「吾」字，是錯誤的。
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箋文─側書 將某些文字偏右縮小書寫，稱為側書。 又可以分為： （１）謙側 （２）敬側
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箋文─ 側書：謙側 在箋文中，為了表現謙遜，不敢居中，書及發信人自己、發信人的身體或事物，以及發信人的卑親屬，都可使用側書。
例如：「晚」、「弟」、「小姪」、「拙著」、「賤軀」……等。
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箋文─側書 謙側：前側後不側、生側死不側 如果側書緊接其他名詞，則前者側書，後者不用側書，稱為「前側後不側」，例如：「敝國」、「敝校」。
但是對於已經過世的卑親屬，則無須側書，稱為「生側死不側」，以死者為大。
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箋文─ 側書：敬側 用在信封框內欄對受信人名字的側書； 以及在箋文中，提到收信人的親友名字，為了表示尊重，也可以側書。
例如：「□令師 大 明 先生」。
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箋文─稱呼與名字 箋文書寫到任何姓名，皆不可拆分在兩行，應該在本行文字略作增刪。
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箋文─ 稱呼：自稱 書信中發信人稱呼自己，不寫作「我、吾」， 而用「鄙人」、「不才」、「不佞」、「某」、「愚」、「僕」……等代之，
對於長輩或平輩，上述自稱須側書。
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箋文─ 稱呼：稱人 書信中發信人稱呼人，避免用「你、汝、爾、您」，
一般公務往來對象，可用「閣下」、「先生」、「台端」，或稱其職銜「校長」、「總經理」。 對直系尊長用「祖父母」、「父、母親」。 或是如稱謂語中所運用加上「翁、老、公」的稱呼用法。
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箋文─ 稱呼：稱人 稱收信人家庭、服務機關、住處應加上「貴」字，如「貴公司」、「貴校」、「貴國」、「貴府」。稱收信人眷屬與店舖，可以用「寶眷」與「寶號」，也可以連用「貴寶號」。 稱呼第三人，可用「伊」、「渠」等。
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箋文─信箋摺疊 將箋文朝外，左右對齊，先對折成長條形，再視信封封口寬度折出一小條直摺。 然後視與收信人的關係，由腰部向後反折。
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箋文─信箋摺疊 當收信人為長輩時，由下方約三分之一處反折（前段高於後段），形狀像發信人以跪姿稟告，稱為「跪疊」。
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箋文─信箋摺疊 當收信人為平輩或一般晚輩時，由下方約二分之一處反折，形狀像發信人鞠躬行禮。
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箋文─信箋摺疊 當收信人為直系血親晚輩時，由下方反折約三分之二（後段高於前段），形狀像收信人以跪姿捧讀。
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箋文─信箋摺疊 不論何種折法，都應將箋文的起首稱謂語朝前，緊貼信封正面處。讓收信人抽出信箋，立即可以看到自己的稱謂。
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箋文─信箋摺疊 除非凶信、喪事或絕交信，否則箋文內容皆須朝外。 以下概列書信常用語簡表，其他更詳盡資料，請參閱其他應用文專著。
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