第 4 章 文件的格式化 著作權所有 © 旗標出版股份有限公司.

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1 第 4 章 文件的格式化 著作權所有 © 旗標出版股份有限公司

2 本章提要 字元格式的處理 段落格式的處理 定位點 項目符號與編號 框線與網底 『顯示格式』工作窗格 複製格式 文件直書與亞洲方式配置
『延伸格式設定』工具列 其他格式

3 字元格式的處理-字型的變化 字元格式的大本營就在格式/字型交談窗中, 底下我們將以實例來說明字型交談窗裡的各項格式設定。
請開啟範例檔案 Ch04-01, 然後如下操作：

4 字型的變化

5 字型的變化 在強調標記列示窗中可以設定實心批點或空心批點的效果, 例如：

6 字元的特殊效果 在字型/字型交談窗的效果區中, 還有各種特殊效果可供選擇：

7 字元的特殊效果 另外還有一個隱藏效果, 可將選定的字串隱藏起來；文字被隱藏後, 螢幕上是看不到的, 而且也印不出來。如果想要在螢幕上顯示隱藏字, 可按下一般工具列的顯示/隱藏鈕來顯示；如果想要列印隱藏字, 可執行『工具/選項』命令, 勾選列印頁次下的隱藏文字項目即可。

8 調整字元間距 若想調整字元之間的距離, 可進入字型/字元間距交談窗進行設定。底下同樣以範例檔案 Ch04-01 說明。
選定 "墾丁逍遙遊" 字串, 接著執行『格式/字型』命令, 並切換至字元間距頁次：

9 調整字元間距

10 設定字元的垂直位置 在字元間距交談窗中的位置欄, 是用來設定字元垂直位置的, 其基準線是一條位於字元底端的假想線。將位置設為下移, 表示將字元往基準線下方移動；設為上移表示將字元往基準線上方移動, 移動的點數可在位移點數欄中設定。

11 設定字元的動畫效果 再次選定第一段 "墾丁逍遙遊" 字串, 執行『格式/字型』命令, 並切換至文字效果頁次：

12 段落格式的處理 安排段落格式時, 我們可設定段落本身的縮排、對齊方式、定位點、避頭尾字元, 以及中英文交錯時的空格安排, 還可設定段落與段落間的距離、段落與分頁符號的關係。 在設定段落格式前, 仍需先選定處理對象。如果是單一段落, 只要將插入點移至段落內任一處即可；如果是多個段落, 則可先一併選定, 再一次完成設定。

13 段落縮排、對齊與行距設定- 調整段落縮排與對齊方式
1. 開啟範例檔案 Ch04-02：

14 調整段落縮排與對齊方式 2. 將插入點移至 "景點簡介…" 段落中, 然後執行『格式/段落』命令, 並切換至縮排與行距頁次：

15 調整段落縮排與對齊方式 3. 完成後, 按下確定鈕即可：

16 首行縮排與首行凸排 段落/縮排與行距交談窗中的指定方式是用來設定首行的縮排狀況。若要首行內縮請選第一行, 並於位移點數欄中設定內縮距離；若要首行凸排請選凸排, 並於位移點數欄中設定凸排距離。

17 設定段落間距與行距 接下來要為同一段落設定與前、後段落的距離, 以及該段落內每一行的高度。 1. 將插入點移至 "景點簡介…" 段落內。
1. 將插入點移至 "景點簡介…" 段落內。 2. 執行『格式/段落』命令, 並切換至縮排與行距頁次做如下設定：

18 設定段落間距與行距

19 設定段落間距與行距 3. 設定完成後, 按下確定鈕即可：

20 設定行距 行距就是上一行字的下緣, 與下一行字上緣間的距離。若將行距設為最小行高、固定行高或多行, 還可在行高欄中設定點數或行數。另外, 我們也可以直接按下格式工具列的行距鈕來設定段落間的行距：

21 行與分隔設定 若要控制段落在版面上的分頁編排或斷字處理, 請執行『格式/段落』命令, 然後切換至分行與分頁設定頁次下做設定：

22 中英文字元間距與避頭尾的設定 改切換至中文印刷樣式頁次, 則可進行有關中文字與英數字之間的字元間距、換行設定, 以及避頭尾字元的控制：

23 自訂避頭尾字元 有些符號不宜出現在行尾, 例如 "(", 而有些符號也不宜出現在行首, 例如 "。"。這些行首行尾想要避開的字元, 稱作『避頭尾字元』。若想要自訂『避頭尾字元』 , 請按下以上交談窗中的選項鈕, 此時會開啟中文印刷樣式交談窗來讓您做設定：

24 自訂避頭尾字元

25 定位點 設置適當的定位點, 可以替我們省去許多鍵入空格來做上下對齊的時間。設置定位點後, 在同一個段落中只需按一下 [Tab] 鍵, 插入點就會立刻移到下一定位點, 而按一下 [←] 方向鍵, 則可回到上一個定位點。

26 設置定位停駐點位置 請開啟範例檔案 Ch04-03, 並將插入點移至第二段的行首, 然後如下操作：

27 設置定位停駐點位置 當您按下 [Tab] 鍵後, 插入點便向右移約 2 個中文字元的距離, 這是因為 Word 在水平尺規上, 每隔 2 個字元位置便設置一個『預設定位停駐點』的緣故：

28 設置定位停駐點位置 現在要為此段落設定自己的『定位停駐點』。接續上例, 執行『格式/定位點』命令：

29 設置定位停駐點位置

30 設置定位停駐點位置

31 什麼是前置字元？ 前置字元會出現在定位點之前, 且用來填滿空格的符號, 有下列 5 種選擇：

32 清除定位點 若要清除某個定位點, 請執行『格式/定位點』命令, 在定位點交談窗的定位停駐點位置列示窗中先選取該定位點, 再按一下清除鈕, 即可清除該定位點, 也可以按下全部清除鈕將所有的定位點一次清除。

33 透過水平尺規設置定位點 我們也可以直接在水平尺規上, 利用下列的定位點符號來設置定位點：

34 透過水平尺規設置定位點 設置定位點：按一下水平尺規左端定位點符號, 選取所需的定位點符號後 (每按一下即切換一種定位符號), 然後在尺規刻度上要設定的地方按一下, 定位點即出現在該處。 調整位置：若要調整定位點的位置, 可在尺規上直接拉曳定位點符號。 清除定位點：將定位點符號向上或向下拉曳出尺規範圍, 即可清除該定位點。

35 分隔線定位點 『分隔線定位點』並無定位功能, 但它會在設置處顯示一條垂直線, 而且列印時也會印出來：

36 項目符號與編號 若文章中有條列式的項目, 可以利用 Word 提供的『項目符號』與『編號』的功能, 在輸入時自動加上項目符號或編號。此外, 我們還可以使用圖片做為項目符號, 更能增添版面的美觀性！

37 加上項目符號或編號- 將現有的文字加上項目符號或編號
首先介紹如何在已輸入完成的段落中加上項目符號或編號： 1. 選定欲加上編號的段落, 如圖中選定了兩個段落：

38 將現有的文字加上項目符號或編號 2. 按下一般工具列上的編號鈕, 或項目符號鈕 , 段落前即會自動顯示編號或項目符號。

39 將現有的文字加上項目符號或編號 再新增段落時, Word 仍會自動加上編號 (或項目符號)：

40 將現有的文字加上項目符號或編號 如果不希望新段落自動進行編號, 只要連續按兩下 [Enter] 鍵即可。同理, 當您在項目符號段落的最後按 [Enter] 鍵時, 也會在新段落套用相同的項目符號, 此時若再按一下 [Enter] 鍵, 則可取消新段落的項目符號。

41 鍵入文字時加上項目符號或編號 如何在鍵入文字時, 即啟用自動項目符號或編號的功能? 請開啟一份新文件, 並輸入如圖的內容：

42 鍵入文字時加上項目符號或編號 如果輸入時按下 [Enter] 鍵後卻無法自動顯示符號或編號, 可執行『工具/自動校正選項』命令, 然後切換至輸入時自動套用格式頁次做設定：

43 『自動校正選項』鈕 新增項目符號或編號時, 符號或編號附近會顯示一個自動校正選項鈕, 提供您符號或編號的相關設定。

44 更改項目符號或編號- 更改編號樣式 如果不滿意預設的編號樣式, 也可以加以改變。開啟範例檔案 Ch04-04, 並將插入點移至已加入編號的三段文字中任一處：

45 更改編號樣式

46 自訂編號樣式 如果預設的 7 種編號樣式您都不喜歡, 可先選擇無以外的任何一種編號方式, 再按自訂鈕進入自訂編號清單交談窗做設定：

47 自訂編號樣式 按下確定鈕即可完成自訂編號的設定。

48 重新或繼續編號 在自動編號的狀態下新增段落時, 往往會依序的往下編號, 若想要重新編號的話, 則可在新增段落時按下滑鼠右鈕, 由開啟的快顯功能表中選擇『重新開始編號』命令即可：

49 改變項目符號 如不滿意預設的符號樣式, 可加以更改。請先選定欲更換項目符號的段落, 然後執行『格式/項目符號及編號』, 切換至項目符號頁次：

50 改變項目符號 如果現成項目符號都無法滿足需求, 請先選擇無以外的任一種項目符號, 然後按下自訂鈕, 進入自訂項目符號清單交談窗做設定：

51 還原項目符號及編號交談窗的設定 在項目符號及編號交談窗中有一個重設鈕, 可以將交談窗中曾經更改過設定的項目符號 (或編號) 還原成預設值。只要在交談窗中先選取想還原的樣式, 再按下重設鈕即可。

52 使用圖片做為項目符號 先選取要設定的段落, 再進入前述的項目符號及編號/項目符號交談窗中按下自訂鈕, 開啟自訂項目符號清單交談窗, 然後按下圖片鈕：

53 使用圖片做為項目符號

54 使用圖片做為項目符號 項目圖片的操作和項目符號類似, 例如在選取項目圖片的段落後, 再按項目符號鈕即可移除項目圖片。另外, 由於 Word 會記住您最後一次設定的項目圖片或符號, 因此當您下次再度使用項目符號鈕時, 也會套用相同的項目圖片或符號哦！

55 框線與網底- 為字元加上框線和網底 如果想再讓文字的框線、網底再多點變化, 光靠字元框線鈕及字元網底鈕這兩個按鈕還是不夠。接下來, 我們就來看看如何為框線、網底設定更多的效果！ 請開啟範例檔案 Ch04-05, 選定第一段的標題, 然後執行『格式/框線及網底』命令, 並切換至框線頁次：

56 為字元加上框線和網底

57 為字元加上框線和網底 若要調整字元網底, 則請切換到網底頁次進行設定：

58 為段落加上框線和網底 將段落加上框線、網底的方法和字元差不多。底下我們就來練習看看：
1. 請選定範例檔案 Ch04-05 的 "活動日期..."、"參加資格..."、"集合時間..." 3 個段落：

59 為段落加上框線和網底 2. 執行『格式/框線及網底』命令, 切換至框線頁次：

60 為段落加上框線和網底 3. 設定完成後, 按下確定鈕：

61 調整段落文字與框線的距離 將滑鼠指標指在段落框線上, 指標變成 、 時拉曳框線, 即可調整框線與段落文字的距離。
將滑鼠指標指在段落框線上, 指標變成 、 時拉曳框線, 即可調整框線與段落文字的距離。 亦可在框線及網底/框線交談窗中, 按右下角的選項鈕, 開啟框線及網底選項交談窗來進行設定：

62 為段落加上框線和網底 再來試試為段落加上網底。請選取 "嘉義" 此段, 然後執行『格式/框線及網底』命令,並切換至網底頁次：

63 為段落加上框線和網底

64 『表格及框線』 工具列 表格及框線工具列, 也可以達到為文字、段落加上框線、網底的效果！按下一般工具列的表格及框線工具鈕 (或勾選 『檢視/工具列/表格與框線』命令) ：

65 『表格及框線』 工具列 使用表格及框線工具列設定框線或網底時, 必需先選取字元或段落再進行設定。若啟動此工具列之後發現指標形狀變成筆形 , 此時按一下手繪表格鈕, 使其呈非使用狀態, 指標即可恢復。

66 頁面加上框線 請切換至 Ch04-05 文件視窗, 然後執行『格式/框線及網底』命令, 並切換至頁面框線頁次：

67 頁面加上框線

68 調整『頁面框線』與 『文字範圍』 的距離 按下框線及網底/頁面框線交談窗右下角的選項鈕, 可設定頁面框線與文字範圍的距離：

69 『顯示格式』工作窗格-檢視格式 Word 提供的顯示格式工作窗格, 可檢視選取文字的設定。請開啟範例檔案 Ch04-06, 選取標題的 "阿里山…" 字串, 然後執行『格式/顯示格式』命令, 即可由 Word 開啟的顯示格式工作窗格來檢視選取範圍的格式設定：

70 檢視格式

71 修改、刪除格式 顯示格示工作窗格除了可查看選取範圍的格式資訊外, 還可以讓我們針對選取的範圍修改或刪除格式。例如想將剛才已經選取的字串, 改成 20 點、紫蘿蘭色的字型：

72 修改、刪除格式

73 修改、刪除格式 另外, 我們也可以按下選取項目右側的向下按鈕, 來選擇想要套用格式的方式：

74 比較、套用格式-比較格式差異 若想比較兩個選取範圍的設定差異, 可如下操作：

75 兩者無差異 如果選取的兩個範圍設定都相同, 則會產生如下的結果：

76 套用格式設定 選取兩個範圍後, 可以讓第 2 個選取範圍直接套用第 1 個選取範圍的格式。同樣利用上例選取的兩個範圍來說明, 套用時可如下操作：

77 複製格式 這一節我們就要介紹另一個複製格式的利器：複製格式鈕, 用它來複製字元及段落格式！請重新開啟範例檔案 Ch04-06, 然後如下操作：

78 複製格式

79 連續複製格式 若要進行一連串的複製格式動作, 可雙按複製格式鈕, 再一一選取要複製格式的文字或段落, 待完成所有的複製動作之後, 再按一下複製格式鈕 (或按 [Esc] 鍵), 即可結束複製格式的動作。

80 文件直書與亞洲方式配置- 文件的文字方向 在 Word 中輸入的文字通常都是橫著排的, 其實 Word 也可以讓我們將文件內容改成直排哦！請開啟範例檔案 Ch04-07, 將插入點移至文件中任一處, 然後按下一般工具列的變更文字方向鈕：

81 文件的文字方向

82 文件的文字方向 另外, 也可以執行『格式/(直書/橫書)』命令來設定文字的方向：

83 亞洲方式配置 Word 還提供了許多專門針對亞洲語言所設計的功能, 讓我們在處理中文文件時能更加得心應手。只要執行『格式/亞洲方式配置』命令, 即可由子功能表中看到這些命令：

84 注音標示 我們可以利用注音標示功能在中文字的旁邊加上注音符號。同樣利用 Ch04-07來進行如下操作：

85 注音標示

86 圍繞字元 有時在文件中需要用到加上圓框、三角框的字元。先將插入點移到要輸入的地方, 執行『格式/亞洲方式配置/圍繞字元』命令：

87 橫向文字 橫向文字功能適用在直書的文件中必須將文字橫排的情況下, 例如直書文件中的日期格式, 就較適合以橫書的方式排列了。
1. 請開啟範例檔案 Ch04-08, 假設要將檔案中的日期格式改為橫向文字, 請先選取要橫排的文字：

88 橫向文字 2. 執行『格式/亞洲方式配置/橫向文字』命令, 開啟橫向文字交談窗：

89 橫向文字 3. 完成後按下確定鈕： 如想取消橫向文字的效果, 只要在橫向文字上雙按將之選取, 執行同樣的命令, 按下橫向文字交談窗中的移除鈕即可。

90 是否要調整於一行？ 如果選取的橫向文字很多, 那麼在橫向文字交談窗中可取消勾選調整於一行, 否則這些文字將會被擠在同一行, 產生不易閱讀的結果：

91 組排文字 組排文字功能可以讓我們將文字由一行並排成兩行。請接續上例進行以下的操作： 1. 將插入點移至要加入組排文字的位置：

92 組排文字 2. 執行『格式/亞洲方式配置/組排文字』命令, 由組排文字交談窗中進行設定：

93 組排文字 3. 完成後按下確定鈕： 若要取消組排文字的設定, 可在組排文字上雙按將之選取, 然後執行同樣的命令, 按下組排文字交談窗中的移除鈕即可。

94 並列文字 並列文字的功能和組排文字類似, 都是將文字做並排的顯示, 但設定並排文字後不會影響到段落的行高 (因為並排的文字會被縮小), 且沒有字數限制, 必要時可在前後加上括弧, 例如 "()"、"[]"... 等。請接續上例如下操作： 1. 將插入點移到要插入並列文字的地方：

95 並列文字 2. 執行『格式/亞洲方式配置/並列文字』命令, 開啟並列文字交談窗：

96 並列文字 3. 完成後按下確定鈕即可： 若要取消並列文字設定, 可先將插入點移到並列文字中, 然後執行同樣的命令, 按下並列文字交談窗中的移除鈕即可。

97 是否要先選取文字再做設定？ 在設定圍繞字元、組排文字或並列文字時, 您可以先選取文字再進行設定, 也可以將插入點移到要加入文字的地方, 再由設定的交談窗中輸入所需要的文字。

98 『逐詞』 的顯示方式 注音標示交談窗中的逐詞顯示方式, 可使注音符號的排列方式不以單個文字為基準, 而是對齊整個詞的範圍來排列：

99 『逐詞』 的顯示方式 另外值得注意的是, 以逐詞方式並選擇右側垂線的對齊方式, 較適用於直排的文件中, 若套用在橫排的文字上, 注音符號將直排顯示在文字的最右側, 易造成不易閱讀的結果。

100 『延伸格式設定』工具列 延伸格式設定工具列主要是用來彌補格式工具列的不足, 請勾選『檢視/工具列』中的延伸格式設定, 將此工具列顯示出來：

101 『延伸格式設定』工具列 在工具列最左邊還有一個醒目提示工具鈕, 用來將文字標上醒目的底色。您可以先選定要設定醒目提示的文字, 然後拉下醒目提示工具鈕的列示窗來設定想要的顏色：

102 『延伸格式設定』工具列 此外, 我們也可以先在醒目提示鈕中選取顏色, 然後再選取想要加上標示的文字, 也可以設定醒目提示。若要結束設定工作, 只要再按一下醒目提示鈕或 (按 [Esc] 鍵) 即可。

103 醒目提示與文字、段落網底 醒目提示的顏色和字元或段落的網底並不相同, 若是在已設定網底的字元或段落上加上醒目提示, 則醒目提示的顏色將會遮蓋掉網底的顏色。

104 其他格式-段落首字放大 1. 請開啟範例檔案 Ch04-09, 並將插入點移至第三段的任一處：

105 段落首字放大 2. 執行『格式/首字放大』命令, 開啟首字放大交談窗：

106 段落首字放大 3. 最後按下確定鈕, 即可完成設定：

107 改變英文字的大小寫與全型半型 介紹一種 Word 專門針對英文字母而設計的大小寫轉換功能, 它可以方便我們做文件中英文字母的統一處理。請接續上例進行以下的練習： 1. 請先選定文件中最後一段英文字：

108 改變英文字的大小寫與全型半型 2. 執行『格式/大小寫轉換』命令, 開啟大小寫轉換交談窗進行設定：

109 最適文字大小 Word 可以幫我們將文字調整到最適合的間距或字型大小！