Microsoft® Office Outlook® 2007 訓練課程

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1 Microsoft® Office Outlook® 2007 訓練課程
[您的公司名稱] 製作： Microsoft® Office Outlook® 2007 訓練課程 [訓練人員注意事項：如需自訂此範本的詳細說明，請參閱最後一張投影片。此外，您可以在部分投影片的備忘稿窗格中找到其他課程內容。] 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

2 課程內容 簡介：解開關於封存的疑惑 課程 1：封存訊息的意義究竟為何？ 課程 2：發揮想像力使用封存功能
本課程包括一份建議工作清單，以及一組測驗問題。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

3 簡介：解開關於封存的疑惑 每當 Outlook 顯示是否要封存電子郵件 的訊息時，您是否總感到疑惑？
現在我們將要解開這個疑惑：本課程會 說明封存的運作方式。 尤其是，您將會瞭解如何讓封存依照您 的需求進行工作。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

4 課程目標 設定 Outlook 自動將電子郵件移到封存資料夾。 自動進行或在您指定的時間封存郵件。
為不同的資料夾使用不同的封存設定，以配合您的需要。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

5 課程 1 封存訊息的意義究竟為何？

6 封存訊息的意義究竟為何？ 這個訊息是不是看來很 眼熟？
您是不是也因為無法確 定自動封存的功能，而 選擇對話方塊裡的 [否]， 同時覺得有點心虛？ 別擔心。本課程將幫助您脫離這種窘境。 當您瞭解細節後，您可能會想要選擇按下 [是] (或至少 在按下[否] 時會覺得踏實)。 注意：如果您沒有看過這個對話方塊，可能有某些特殊原因。部分公司用的 Outlook 安裝版本不支援使用自動封存功能。如需更多資訊，請參閱 Microsoft Office 線上說明文件＜使用自動封存備份、還原或刪除項目＞(英文) 中的「公司保留原則」部分。此文章的相關指示可以在本課程結尾部分連結的快速參考卡中找到。。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

7 封存基本知識 那麼，封存的運作方式 為何？ 在此程序中，郵件會自 動從您的信箱移動到名 稱為 [封存資料夾] 的 資料夾。
圖片說明了更多詳細資訊： 您信箱中的子資料夾會自動 [封存資料夾] 資料夾中建立。 如果要開始程序，請按一下 [是]。 郵件會從您的信箱移動… …到 [封存資料夾] 資料夾中。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

8 步驟 1：確認功能已開啟並決定封存頻率 自動封存預設會自動 開啟。
自動封存預設會自動 開啟。 如果您定期會收到本課程開頭所提及的訊息提示「您現在 要自動封存舊有的項目嗎? 」，就代表此功能正在運作。 如果您沒有接到這些提示，您可以查看 [自動封存] 對話方 塊，瞭解自動封存功能是否已開啟。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

9 步驟 1：確認功能已開啟並決定封存頻率 圖片說明了此功能的詳 細資訊。
如果選取了 [於啟動之後每 < x> 天自動封存] 核取方塊，會開啟自動封存功能 (如果您不想使用自動封存，您可以清除核取方塊，從此處將其關閉)。 日數表示自動封存會執行的頻率。 不知道要如何找到這個對話方塊嗎？請按一下 [工具] 功能表上的 [選項]，按一下 [其他] 索引標籤，然後按一下 [自動封存] 按鈕。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

10 步驟 2：指定何謂「舊項目」 如果您選取了該核取方 塊，自動封存功能會在 您看到提示後移動郵件。 然而，您可以自行控制一些功能。
自動封存有數個預設設定。您可以變更這些設定，包括 自行定義何謂「舊項目」。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

11 步驟 2：指定何謂「舊項目」 對於某些人而言，兩週 前的郵件可能算是舊郵 件；對另外一些人來說， 也許兩個月前的郵件才 算是舊郵件。
您可以在 [自動封存] 對話方塊中，使用圖中顯示的選 項，選擇何時封存郵件的設定。 每當自動封存執行時，任何符合「舊項目」條件的項目 將會傳送到 [封存資料夾] 資料夾中。 在圖中的範例裡，任何存留期超過六個月的項目都會移到 [封存資料夾] 中。 您可以為不同資料夾個別設定郵件的期限，本課程稍後將會有這方面的相關討論。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

12 封存會根據存留期移動郵件 如前面所述，封存會根 據存留期自動移動郵 件。
也就是說，郵件會在達到特定「期限」(由您在 [自動封存] 對話方塊中所指定的設定所決定) 時移動到封存資料夾。 期限是根據郵件放置且未經運用 (亦即自郵件最後修改日 期起) 的時間長度。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

13 封存會根據存留期移動郵件 有多種動作可能會變更 郵件的修改日期 (和時 間)，且會因此影響郵 件封存的時間。 轉寄 回覆 全部回覆
如果您認為某封郵件應封存而未封存，可能是由於您曾轉寄或回覆郵件，或是進行了其他動作，因而變更了其修改日期。 轉寄 回覆 全部回覆 編輯和儲存 移動 複製 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

14 實際操作建議 開啟 [自動封存] 對話方塊。 檢閱您的 [自動封存] 設定。 線上實際操作 (需要 Outlook 2007)
[訓練人員注意事項：當您在電腦上安裝了 Outlook 2007 後，您可以按一下投影片中的連結，移至線上實際操作部分。在實際操作中，您可以在 Outlook 中進行上述每項工作，同時參考說明以取得指引。重要：如果您沒有 Outlook 2007，將無法存取操作說明。] 線上實際操作 (需要 Outlook 2007) 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

15 測驗 1 問題 1 Outlook 會根據下列哪些屬性判斷是否要封存某封郵件？ (請選取一個答案) 建立日期。 最後修改日期。
收到郵件的日期。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

16 測驗 1 問題 1：答案 最後修改日期。 郵件的存留期是由其最後修改的日期決定的。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

17 測驗 1 問題 2 如果您在信箱中建立了新的子資料夾，該子資料夾所包含的郵件存 留期達到封存標準時，會於 [封存資料夾] 中自動建立該子資料夾。 (請選取一個答案) 對。 錯。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

18 測驗 1 問題 2：答案 對。 當子資料夾包含存留期達到封存標準的郵件時，Outlook 會在 [封存資料 夾] 資料夾中建立子資料夾，並移動其中的舊郵件。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

19 課程 2 發揮想像力使用封存功能

20 發揮想像力使用封存功能 封存的使用可以非常有 彈性。 您無須僅在特定的時間間隔進行封存，您可以隨時進行。 此外，您也不需要封存全部項目。
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21 指定例外項目 如果您想要自訂封存， Outlook 也能方便您進 行控制。
您可以使用不同的時間間隔封存不同的資料夾，或完全不 進行封存。您可以為各個資料夾設定不同的封存規則。 您也可以將部分資料夾整個排除在封存程序之外。您可以 自由選擇。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

22 指定例外項目 您可以在資料夾上按一 下滑鼠右鍵，然後按一 下 [內容]，並指定您的 自訂設定，如圖所示。
在您選擇這些設定後，自動封存就會開始。設定會讓一 切都變得更容易。 不過，請記得定期調整。當您新增資料夾時，需要調整 資料夾的自動封存設定。 以下是一個案例：您正在進行某個特定專案。該專案的相關郵件儲存在名稱為 [Contoso] 的資料夾中。您可以依圖示選擇設定封存時間，[Contoso] 資料夾中的郵件會在留存期超過兩個月 (而非標準的六個月設定) 後封存。您也可以讓名稱為 [家庭] 的個人信件資料夾內的郵件，於到達一年期限日期時封存。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

23 隨時進行封存 假設您的收件匣中信件 愈來愈多，甚至快要爆 滿，而您的排程自動封 存還有一週才會進行。 該怎麼辦呢？
您可以按一下 [檔案] 功能表上的 [封存]，立刻開始封存。 任何到達期限日期的郵件都會立即封存。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

24 封存行事曆項目或其他 Outlook 項目 自動封存不僅能用於電 子郵件，更能用於行事 曆項目以及工作。
正如您可以自訂電子郵件的封存設定，您也可以自訂 [行 事曆] 資料夾或 [工作] 資料夾的設定。 請注意當牽涉到人員時，封存規則並不適用。 在 Outlook 中，您會使用 [連絡人] 進行人員追蹤， 而 [連絡人] 並不會封存。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

25 實際操作建議 查看您在何處可以為資料夾自訂設定。 查看要在何處手動執行封存。 查看行事曆的封存設定。
[訓練人員注意事項：當您在電腦上安裝了 Outlook 2007 後，您可以按下投影片中的連結，移至線上實際操作部分。在實際操作中，您可以在 Outlook 中進行上述每項工作，同時參考說明以取得指引。重要：如果您沒有使用 Outlook 2007，將無法存取操作說明。] 線上實際操作 (需要 Outlook 2007) 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

26 測驗 2 問題 1 您可以為信箱中不同的資料夾進行不同的自動封存設定。 (請選取一個答案) 對。 錯。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

27 測驗 2 問題 1：答案 對。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

28 測驗 2 問題 2 哪種類型的項目不會封存？(請選取一個答案) 連絡人。 工作。 電子郵件。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

29 測驗 2 問題 2：答案 連絡人。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件

30 測驗 2 問題 3 如果您要進行封存，需要等待「您現在要自動封存舊有的項目嗎? 」 提示。(請選取一個答案) 對。 錯。
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31 測驗 2 問題 3：答案 錯。 有其他方式可以開始封存程序，例如使用 [檔案] 功能表上的 [封存] 命 令。
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32 快速參考卡 如需本課程中所涵蓋的各項工作摘要，請檢視快速參考卡。 管理您的信箱 (四)：封存舊郵件