教材編號：A308 「專案管理基礎知識與應用實務」第八章 專案執行 PMA「專案助理/技術士」課程 A206-1.

Presentation on theme: "教材編號：A308 「專案管理基礎知識與應用實務」第八章 專案執行 PMA「專案助理/技術士」課程 A206-1."— Presentation transcript:

1 教材編號：A308 「專案管理基礎知識與應用實務」第八章 專案執行 PMA「專案助理/技術士」課程 A206-1

2 課程大綱 專案團隊發展之重要性及如何發展一個好的專案團隊 專案溝通規劃與執行之要訣 如何執行專案品質保證 如何進行專案成效評量、稽核與審查
如何撰寫專案報告及知道其不同類別與功能 如何召開、規劃與執行專案會議，並瞭解會議記錄之撰寫與後續執行之追蹤與管理

3 專案執行 ※大部分的專案資源與經費都是使用在專案執行的程序上。
根據『專案計畫書』將所需執行的任務，經由專案團隊成員與利害關係人之協調、溝通、合作及有效的管理與領導而達成專案目標。 ※大部分的專案資源與經費都是使用在專案執行的程序上。

4 專案管理團隊之發展 專案團隊發展包括專案利害關係人(Stakeholder)及專案小組的個人能力及整體功能的提升
專案團隊發展成效之良窳是直接影響專案的目標能否有效達成的最重要的因素之一

5 專案團隊特性 鬆散式專案團隊 →只注重完成工作而非如何將工作做正確 →專案成員不了解專案目的 →缺乏一致的工作方法、紀律及溝通語言
→個別成員的工作態度及理念差異太大

6 專案團隊特性(續) 績優式專案團隊 專案成員了解專案目標、 價值與願景 明確定義專案成員的角色、責任、紀律 及語言
明確定義專案成員的角色、責任、紀律 及語言 有效的專案管理、領導、溝通與協調

7 建立有效專案團隊之考量 “沒有完美的團隊， 只有成功共事的團隊成員” 決策如何形成與制訂 團隊的目標如何建立 發生潛在的內部衝突之化解
如何協調聯繫與溝通 “沒有完美的團隊， 只有成功共事的團隊成員”

8 建立有效專案團隊之考量(續) 具體作法為： 疏解壓力強化共識 建立互信增進溝通 消弭問題化解衝突 8

9 建立新專案團隊之步驟 了解專案成員能夠投入專案的程度 分享願景並說明專案期望 闡明專案目的與目標 建立工作準則與紀律

10 團隊績效評估流程 績效評估與考核 專 案 目 標 績效標準協定 持續績效管理 績 效 評 核 績 效 面 談 獎 酬 績效改善 發展與訓練
專 案 目 標 績效標準協定 持續績效管理 績 效 評 核 績 效 面 談 獎 酬 績效改善 發展與訓練 評核來源： 單一、多元 績效評估與考核

11 專案團隊之改善 了解團隊問題 評量成效及持續改進 定義發展方向 採取必要行動 設定成效目標 擬定改善計畫

12 專案團隊改善方法及活動 角色分析 角色協商 感謝與改善建議練習 力場分析：助力與阻力分析 人員教育訓練與發展：新進人員、在職訓練
勵志活動：戶外活動及訓練等

13 專案溝通規劃與執行 “專案經理花75%~90%的時間在溝通上”
WBS (Work Breakdown Structure)是專案技術層面的最佳溝通工具，也是專案團隊建立的重要活動之一

14 專案經理是專案溝通的橋樑 14

15 溝通的主要目的 清楚表達願景及指導方向 確保專案團隊的向心力 有效解決共同問題 化解衝突 提振士氣 排除障礙 釐清誤解 改善成效 15

16 專案溝通規劃 溝通需求(Communication Requirements)：專案利害關係人(Stakeholder)所需資訊的總合。
所關心事項 專案資訊需求 專案贊助人 專案執行成效 成效報告、預算支用、進度與風險等 客戶 專案審查結果、成效報告、問題解決、品質與進度 公司財務部門 公司現金流 專案各階段完工驗收時間與請款、付款進度 公司功能部門 技術支援需求與資源使用 專案執行現況與相關問題、重要資源之釋放 16

17 專案溝通計畫矩陣 例： 提供者 接受者 發布管道 發送內容 發送頻率 專案經理 管理高層 專案審查會議 專案執行現況 每季一次
專案經理/團隊 客戶 團隊成員 電子郵件/ 工作會議 本週工作狀況 每週一次 公司各部門主管 專案成效報告 專案進度與問題 每月一次

18 溝通方式 正式書面：專案計畫書、報告 正式口頭：專案簡報、演說 非正式書面：電子郵件、備忘錄 非正式口頭：特別談話
垂直溝通：組織上下階層間的溝通 水平溝通：同僚間的溝通 內部溝通 ：專案內成員 外部溝通：對顧客、媒體、大眾

19 訊息管道 訊息管道公式：n*(n-1)/2 例：A專案有4名專案成員及3名外部利害關係人,A專案有幾條訊息溝通渠道?
7*(7-1)/2=21

20 品質保證 運用一計畫性、系統化的品質活動，以確保專案所有的活動均符合要求的流程
依據ISO 9000：2000定義之品質保證為「品質管理的一部分，著重於提供會達成品質要求之信心」

21 專案品質保證的目的 協助程序、標準的建立 確保預定產品品質目標之達成 評估是否與預定之標準及流程一致 確實掌握品質狀況並採取修正的行動 21

22 實施品質保證的方法 品質稽核（Quality Audits） 流程分析（Process Analysis）
是一種結構化的，且獨立的審查，以決定專案活動是否符合組織及專案的政策、流程及程序。 目標是辨識 出有那些使用於專案中的政策、流程及程序是無效率及 無效益的。 流程分析（Process Analysis） 是根據流程改善計畫所摘要的步驟，從組織及技術的立場，辨識所需之改善。 也是查驗在流程作業中曾經經驗過的問題、經驗過的限制條件及識別出無附加價值的活動。 22

23 專案評量之目的 儘早發現問題產生之原因，以便迅速有效解決 澄清專案在品質、成本與時程間之相互關連性與影響
適時改進專案執行成效、避免重作以降低成本 定位未來專案工作的機會與特性 評鑑專案管理的品質並加速任務的完成 發現錯誤、立即修正並避免再度發生 提供客戶及利害關係人正確的資訊 確認對專案利益與承諾之確保

24 專案評量之方法 將專案目前的進度及成效與計畫中的基準進行比較 與其他類似專案的成本、品質及進度進行比較
針對專案中某一特殊問題或現象進行研究與解決

25 專案評量之類型 專案稽核(Project Audit)：是最正式的一種『專案評量』形式，主要目的是掌握有關專案工作品質、目前經費支出及時程管制等正確而完整的全貌。 專案稽核所需考量之因素包括： 稽核之深度(Depth of Audit) 稽核之時機(Timing of Audit) 稽核小組成員之公信力及專業度

26 專案評量之類型(續) 專案審查(Project Review)：屬於一般性與例行性的專案評量，由專案團隊與客戶針對成本、時程及品質等管理性或技術性的問題進行檢驗、找出問題並適時解決 專案審查所需考量之因素包括： 視專案特性及總期程決定審查頻率 配合重要的里程碑進行審查

27 專案文件種類 專案記錄：專案工作與重要活動及過程文件 專案報告：專案進度及議題中的正式專案報告書
專案簡報：專案團隊以簡報格式在正式或非正式的場合所提報與專案相關的資訊 專案計畫書：用來指導專案執行及控制的基準(Baseline)文件 工作結果：用以說明交付標、成本及資源等使用現況文件

28 專案報告的益處 促成專案團隊與主要利害關係人對專案目標的共同認知 對各項活動的進度及各活動協調上所產生的問題提出警示
對參與專案的所有團體或個人的需要提供更實的規劃 了解個別任務之間及與整體專案間之關係 對潛在的問題及專案之延誤提供早期預警 減少變更所造成之延誤與困惑，並促成有效之溝通 協助對無法接受或不適當的工作做出快速回應 提昇對管理高層的互動與曝光率(Visibility)及引起對專案需要的注意 保持顧客及其他利益團體最新的專案現況，尤其是專案成本、里程碑及交付標的 28

29 專案報告種類 例行報告(Routine Report) 例外報告(Exception Report)
特殊分析報告(Special Report Analysis) 成效報告(Performance Reports) 29

30 專案成效報告之主要內容 現況報告 - 說明專案目前執行情況 進度報告 - 記錄專案小組已完成的進度 預測與分析 - 預測未來的專案狀況和進度
問題分析與解決 - 分析可能發生的問題與解決方法與建議

31 發展成效報告的工具與技術 成效審查（Performance Reviews）會 差異分析（Variance Analysis）
成效審查會是為配合評量專案執行狀況或進度而舉行的會議 差異分析（Variance Analysis） 差異分析牽涉到將實際的專案結果和計劃的或預期的結果作一比較 趨勢分析(Trend Analysis) 趨勢分析是以長時間的方式預判專案成效，以研 判其績效是否正在改進中或是將每下愈況（如EVM實獲值管理等） 31

32 專案會議-召開的目的 發佈資訊 獲得資訊 下達決策 解決問題

33 專案會議之種類 專案啟動會議(Kick-off Meeting) 說明專案願景與專案任務 促使專案成員間彼此了解並凝聚達成專案目標的共識
說明專案主要交付標的、里程碑、限制、機會及風險 進行分工及定義部門間溝通方式與介面 應邀請管理高層及相關支援部門主管參加

34 專案會議之種類 (續一) 專案審查會議(Project Review Meeting)
所有專案利害關係人共同檢討進度、 審查專案目標成效、 解決相關問題及下達決策 專案審查會議是專案的核心活動，意識對專案掌控的重要機制 專案的每一個階段視預定目標及需求重點的不同，都需經過技術性及管理性的審查

35 專案會議之種類 (續二) 管理高層會議(Management Meeting) 屬於專案高層與主要利害關係人間互動與決策協商的一種會議
視需要召開 主要效益在於將專案經理及團隊間無法解決之問題以管理高層的權限進行決策，以便專案進行

36 專案會議之種類 (續三) 專案協調會議(Projects Coordination Meeting)
專案與專案，或專案團隊與支援單位及部門之間進行工作協調的一種會議 視需要召開 主要目的包含資源協調、時程衝突協商、 工作協調及分配、 意見整合、 衝突及問題解決

37 專案會議之種類 (續四) 專案結案會議(Projects Close Meeting) 確認專案已正式完成或結束的會議
結案會議室專案的重要里程碑之一 專案結案會議除策略與技術問題的審查與檢討外，還包含行政、財務與支援性工作的檢討與審查

38 專案會議之種類 (續五) 專案小組工作會議(Projects Team Meeting) 專案小組例行性的工作檢討及審查
運用WBS及檢核表進行重要工作檢查 利用工作會議瞭解專案現況、問題解決、風險分析及監控

39 籌備專案會議之WBS

40 專案會議之安排 1.決定會議時間 2.安排會議場地 3.訂定會議目標 4.確認與會人員 5.訂定主要議題 6.規劃會議流程

41 專案會議之安排 (續一) 7.發送會議通知 8.彙總會議資料 9.檢視會場安排 10.印製書面文件 11.訂購餐點飲料 12.核對人員報到

42 專案會議之安排 (續二) 13.控制會議程序 14.記錄會議程序 15.支援會場服務 16.會議結束

43 專案會議規劃檢核表 工作要項與順序 作業檢核清單 綜合考量因素 備註 會議時間決定 □會議時間是否根據專案計畫 □是否已敲定主持人的時間
□是否大部份與會人時間可行 □是否會議場地時間可以配合 會議時間之決定需綜合考量關鍵人物與主要與會人員之時間，尤需注意主持人時間 專案經理宜先請示主持人，並先暫訂若干時間 會議場地安排 □是否已查詢所有可用之場地 □是否已過濾選擇出最佳會場 □會議室是否可容納所有人員 □會議室設備是否可滿足所需 會議場地之安排需兼顧地點之方便性及議場之功能性與舒適性，設備好壞亦重要 若公司無法提供適當場地，則需根據預算外租 會議目標明定 □會議目標是否已明確訂定 □會議目標是否有具體依據 □會議目標是否已得到共識 □會議目標是否可以衡量 會議目標需得到與會者之認同，且要建立一是否能達成目標的衡量標準 專案經理需就此提出明確會議目標

44 專案會議規劃檢核表(續一) 工作要項與順序 作業檢核清單 綜合考量因素 備註 與會人員確認 □是否已確定各場會議主持人
□是否確定有那些人員需參加 □是否瞭解參加人數有所限制 □是否知道何單位需派人參與 □最遲何時需掌握與會人名單 與會人員邀請最重要需考量其決策權限及各專業之代表性、與參與者本身之條件 可邀請客戶高層主管擔任共同會議主持人 主要議題訂定 □是否納入上次會議待決事項 □議題是否與會議宗旨相符 □重要審查議題是否已納入 □主要活動與參訪是否納入 □議題是否已涵蓋所有需求 □議題是否已經過與會者同意 議題訂定必須在一定範圍內兼顧其深度與廣度，同時要與會議目的相符且儘量勿遺漏應討論事項，尤其須先得到與會者同意 專案經理需先行就此與主要與會人討論以獲得共識

45 專案會議規劃檢核表(續一) 工作要項與順序 作業檢核清單 綜合考量因素 備註 與會人員確認 □是否已確定各場會議主持人
□是否確定有那些人員需參加 □是否瞭解參加人數有所限制 □是否知道何單位需派人參與 □最遲何時需掌握與會人名單 與會人員邀請最重要需考量其決策權限及各專業之代表性、與參與者本身之條件 可邀請客戶高層主管擔任共同會議主持人 主要議題訂定 □是否納入上次會議待決事項 □議題是否與會議宗旨相符 □重要審查議題是否已納入 □主要活動與參訪是否納入 □議題是否已涵蓋所有需求 □議題是否已經過與會者同意 議題訂定必須在一定範圍內兼顧其深度與廣度，同時要與會議目的相符且儘量勿遺漏應討論事項，尤其須先得到與會者同意 專案經理需先行就此與主要與會人討論以獲得共識

46 專案會議規劃檢核表(續二) 工作要項與順序 作業檢核清單 綜合考量因素 備註 會議議程規劃 □是否已預估會議所需總時間
□是否已將所有議題納入議程 □是否考量會議必要的順序性 □是否考量關鍵人員參與時間 □主會議外是否有分場會議 □場地使用是否不會有衝突 議程規劃需注意議題討論之優先順序與連貫性，並需考量時間運用的彈性、主要人員參與的時間與場地的限制 議程所需時間長短需視討論議題之複雜度而定 會議通知發送 □通知是否註明時間、地點、目的、議程及與會單位/人員 □通知發送前是否經過核定 □是否確認與會者都接到通知 正式會議通知之發送需考量時效性，不宜太早或太晚，而以一週前為佳 大型或需與會者充分準備之會議則越早通知越好

47 專案會議規劃檢核表(續三) 工作要項與順序 作業檢核清單 綜合考量因素 備註 會議資料綜整 □ 是否根據議題規劃會議所需 之資料清單
□ 是否已通知若干與會者提供 提報資料 □ 會議資料是否已收齊並完成 綜整 □ 資料是否已檢查而無疏漏 會議資料準備需分別考量與會者之不同需求；其內容應包含上次會議行動要項之執行狀況到本次會議完成事項等 若有簡報資料則需會前獲得 會場安排檢視 □ 報到台、與會人員座次表、 座位名牌是否已製作妥 □ 會議人員進出與活動之動線 是否規劃妥當 □ 音響、投影機等視聽設備、 電腦、空調、燈光等是否已 測試無誤且有專人負責 □ 主席台、發言台及會議桌椅 擺設是否妥當 □ 大型議程看版、各種標示牌 與會議Banner是否已張貼妥 □ 會場花卉等布置是否已完成 重要會議三至十二小時前所有會場準備工作必須就緒且專案經理需親自檢視，任何不當之處要求立即改善。與會人員座次安排需考量其位階與報告順序等，另若除主會場外還有分會場亦需一併檢視 此會場安排之標準通常係為與會人員超過二十人之專案審查會。若為一般性例行性及人數少於十人且無高層主管參加之會議則均可簡化

48 專案會議規劃檢核表(續四) 工作要項與順序 作業檢核清單 綜合考量因素 備註 書面文件印製 □ 是否已將會議所需之資料與相
關說明印製成「會議手冊」 □ 會議個別提報之簡報資料是否 已完成印製 □ 機密文件是否加註明顯標誌並 要求會後收回 □ 與會人員資料袋是否準備妥 主要全程與會人員與列席旁聽人員發放之會議資料需有所區分，且需注意機密文件之保密措施 專案經理需親自檢視會議資料內容是否得當 餐點飲料訂購 □ 礦泉水/茶水是否已在與會人 員會議桌上放置妥 □ 中場休息咖啡點心是否備妥 □ 工作午餐/便當是否已安排好 □ 晚宴餐廳之訂位與點菜是否已 安排好 注意會中與會人茶水之添加、且需考量中午便餐(當)之訂購素食或宗教禁某食者之不同需求、晚宴餐廳地點與座次之安排等

49 專案會議規劃檢核表(續五) 工作要項與順序 作業檢核清單 綜合考量因素 備註 人員報到核對 □與會人員簽到單是否已備妥
□與會人員識別證是否已備妥 □與會人員資料及文具是否已 放置其資料袋中 □與會人員是否按規定報到及 領取資料與識別證 □貴賓報到是否另作妥善安排 與會人員報到後需引導入場，若有貴賓及高階主管參與另需考量設置「貴賓室」並由專人負責接待 會議程序控制 □主席台上是否有放置議程表 與議事規則 □是否會前已與會議主席溝通 議程之控制方式 □會中是否有人提示主席時間 之掌控 □所有提報人之簡報檔是否已 存入會議電腦資料檔中 □若需緊急變更議程是否有安 排備案 負責擔任各主、分場會議的主持人必須先充分瞭解議程與議事規則，並盡到能按時完成議程的責任；會場指揮與支援團隊需隨時掌控突發狀況及提供主席立即的支援 專案經理需指派有會場管理經驗者擔任會場總指揮以利會議程度之控制

50 專案會議規劃檢核表(續六) 工作要項與順序 作業檢核清單 綜合考量因素 備註 議程錄音紀實 □ 主、分場是否分別有專人負
責錄音、錄影及作會議記錄 □ 與會人員提報單、簡報修訂 版、手寫提報投影膠片、會 議結論提報資料等是否均完 成蒐整 為確保會議記錄之正確性與保存必要之發言證據，應告知與會人會中進行錄影、錄音及攝影 會場支援服務 □ 議場是否提供與會人必要的 文具紙張與行政支援 □ 是否有安排司儀作會中訊息 發佈與議程階段宣達 □ 是否安排攝影師現場拍照 □ 人員進出是否有適當管制 □ 是否規劃與會人之停車及安 排其交通 □ 是否協助安排與會人之住宿 貴賓及重要主管蒞臨之接送、其車輛之停放、駕駛之招呼或與會人交通、住宿之規劃提供等均應列入必要之支援服務

51 專案會議規劃檢核表(續七) 工作要項與順序 作業檢核清單 綜合考量因素 備註 會議結束收尾 □會後是否會議資料回收處理
□各種裝備之清點歸還或攜回 □會場是否已清理歸還並完成 所有費用之支付 □確認重要會議資料檔是否已 妥善收存 □工作人員是否給予獎鼓勵 為確保會議全程成功，會後收尾工作亦不得輕忽，尤其資料裝備之清點收存

52 會議記錄撰寫之要點 完整性：會議中所有的重點結論均已納入 正確性：會議中所記載的內容均正確無誤 執行性：會議記錄所列之各項結論變成可後續執
行的行動綱領 分工性：需強調專案後續工作執行時的適當分工 整合性：兼顧會議資料的一致性與共通性，以利 不同專案利害關係人的運用

53 專案會議之追蹤管制 行動要項(Action Items) 專案會議之行動要項必須持續追蹤管制，直至該要項完成為止
下次會議時，前次會議的行動要項執行狀況需納入議程檢視及管理

54 行動要項之書面管制文件之格式 54

55 有效的專案會議 “好的會議不是憑空發生的， 是設計出來的” 開會是件實實在在的工作 會議前需用心規劃 會中需平衡專案利害關係人各方的需求
會議記錄是永久的且重要的 “好的會議不是憑空發生的， 是設計出來的” -Michael Begeman (國際會議權威)

56 教材編號：A308 本單元課程結束 敬請指教！謝謝！ 56