胜利油田有限公司最终用户培训 应付模块 2004.12.21.

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1 胜利油田有限公司最终用户培训 应付模块

2 R/3 BASIS 应付账款模块在SAP系统中的位置 销售分销 财务会计 物料管理 成本控制 生产计划 工厂维护 AP 应付账款 SD FI
WF Workflow IS Industry Solutions MM Materials Mgmt. HR Human Resources PP Production Planning QM Quality Manage- ment PM Plant Main- tenance CO Controlling AM Fixed Assets PS Project System SD Sales & Distribution FI Financial Accounting R/3 BASIS 物料管理 成本控制 生产计划 会计：FI、CO、TR FI：GL、AP、AR、AM 工厂维护 AP 应付账款

3 应付模块主要业务流程 创建供应商主数据 维护供应商主数据 主数据创建及维护 创建员工主数据 维护员工主数据 预付供应商货款 预付处理
会计：FI、CO、TR FI：GL、AP、AR、AM 在系统中，我们要进行一项应付业务处理，必须有一定的对象，那就要求我们首先创建主数据，如供应商和员工， 有了对象，按资金使用的先后顺序，首先进行预付处理（含预付员工） 之后，货到后，收到开具的发票，进行发票校验（有采购订单和无采购订单） 预付员工借款 有采购订单的发票校验（MM） 委托加工业务 发票校验 特殊采购业务 供应商寄售业务 进口采购业务 。。。。。。 无采购订单的发票校验（FI）

4 应付模块主要业务流程综述 结清预付款流程 预付清帐 员工报销流程 对外付款流程 手工支付 付款 自动支付 应付票据的处理 应收与应付的抵销
会计：FI、CO、TR FI：GL、AP、AR、AM 结清预付款项，多退少补充。没有预付的进行付款处理 手工支付 付款 自动支付 … … 应付票据的处理 应收与应付的抵销

5 应付模块主要业务流程综述 贷项凭证的处理 审核 冲销发票凭证的处理 冲销已结清凭证的处理 重置已清项 未完成的发票校验 处理预制发票 月结
在此过程中，对发生的财务处理进行发票审核，调整相关凭证 月末，相关业务处理完毕后，进行结帐 进行相关性的查询。 处理预制发票 月结 处理寄售发票 … … GR/IR的清帐 GR/IR的调整 查询 供应商余额查询 供应商到期分析 … …

6 主要业务流程 （一）创建和维护无采购订单供应商主数据 （二）创建和维护员工主数据 （三）处理预付供应商货款业务 （四）处理有采购订单的发票
（五）处理无采购订单的发票 （六）处理预付款清帐业务 （七）处理员工借款及报销业务 （八）处理对外付款业务 （九）冲销发票凭证 （十）应付月结业务

7 业务流程名称 （一）创建和维护无采购订单供应商主数据 ►

8 业务情景 1 、创建供应商 目的：学会如何应付模块中创建供应商主数据 提示： TCODE：FK01 账户组：SK03 公司代码：1180
供应商名称：XXX有限公司XXX（学员号） 统驭科目： 实际结果： 供应商号码：

9 客户/供应商主数据概念 客户/供应商：既是会计核算中的往来单位 建立供应商/客户主数据是为了提供一个能进行专项核算的帐户 供应商 客户
一般数据 一般数据 公司代码（1180） 采购和 销售和分销 物料管理 SD MM 蓝色：一般数据； 红色：采购数据； 黄色：公司代码数据（财务数据） 客户——与销售相关SD； 供应商——与采购相关MM 供应商简称:K 客户/供应商：既是会计核算中的往来单位 建立供应商/客户主数据是为了提供一个能进行专项核算的帐户

10 供应商主数据组成部分：三段 公司代码数据 一般数据 (集团层) 采购组织数据 会计信息 地址 条件 名称/工商登记号/地址 统驭科目
总部编码组给号/电话 地区/语言 统驭科目 销售数据 一般数据——财务和MM均可维护 公司代码——财务部门 采购组织数据——MM部门 付款信息 控制数据 付款条件 付款方式 客户/税码 控制信息 支付交易 信函 银行码 银行账户 预扣税

11 SAP系统中供应商主数据创建分工 有采购定单供应商 财务供应商 一般数据 采购组织数据 物装模块创建 MK01 采购 定单 物装模块
供应商主数据维护：采购部门MK01； 财务部门：FK01 一般数据 公司代码数据 财务模块创建 FK01 财务模块

12 帐户组 供应商帐户组：为了更好地管理数量众多的供应商，将供应商按不同 类型的分组进行管理；不同的账户组可以规定供应商建立屏幕的字段状态以及编码范围 供应商 帐户组 名 称 编号范围 是否外部 编号 SK01 中石化股份公司所属单位 是 SK02 中石化集团公司关联单位 SK03 外部单位 　不是 SK97 其他应付供应商 SK98 员工 E E SK99 一次性供应商 F ZZZZZZZZZZ 外部编号：系统不自动给号——中石化单位及员工 内部编号：系统给号——外部单位及其他供应商

13 统驭科目 供应商的统驭科目：应付帐款 员工的统驭科目：其他应付款 一个总帐科目； 每个供应商只对应一个统驭科目；
对明细帐记帐时，系统同时也会自动更新其所对应的总帐科目数据，作到实时相连。 不可以对统驭科目直接记帐。 统驭科目——在系统内如果不选择，则供应商所有业务将直接记入到这个总帐科目中。同特别总帐标志区分。 在我们使用的系统中，所有供应商配置为——应付帐款；员工——其他应付款。 供应商的统驭科目：应付帐款 员工的统驭科目：其他应付款

14 供应商统驭科目图示 总帐模块 应付模块 统驭科目 应付帐款（2121010000） 500 1000 供应商 A 供应商 B 1000
供应商总帐记帐码——借方：21；贷方： 特别总帐记帐码——借方：29；贷方：39 1、供应商A、B 对应统驭科目是——应付帐款，2、不能对应付直接记帐，只能记帐到A、B。3、在A、B中记帐，实时更新应付帐款的借贷。 供应商 A 供应商 B 1000 500 应付模块

15 无采购订单供应商管理范围 无采购订单供应商: 不需要采购信息，不通过物装模块集成处理，而由财务直接入帐的其他供应商。即所有交易均未创建采购订单的供应商。 主要包括： 各二级单位费用化的接受维修施工等劳务服务的供应商 提供各类保险业务的保险公司 各二级单位固定的代收代缴款项目(例如住房公积金等) 各二级单位厂级各项费用核算对象如党费/团费等 向其缴款的税务局 员工主数据 一般指无采购信息的供应商

16 本章要点 要点： 一、创建： 1、帐户组 2、统驭科目 二、维护： 1、更改 2、冻结 3、删除标记

17 业务流程名称 （二）创建和维护员工主数据流程 ►

18 业务情景 2、创建员工主数据，并进行主要修改操作 目的：学会如何在应付模块创建员工主数据，并进行相关操作 提示：
TCODE：FK01、 FK02、 FK05、 FK06 帐号：EXXXX9XXX 账户组：SK98 公司代码：1180 供应商名称：XXX（学员号） 统驭科目： 实际结果： 员工主数据号码： 员工——9位数 由于系统中已经创建了，所以学员练习从9XXX开始。 名称——姓名；身份证；搜索——利润中心。 统驭——

19 主要操作 维护员工主数据的主要操作： 更改 FK02 冻结/解冻 FK05 删除标记/解删除标记 FK06
更改——首先查询有无余额，有余额不能更改，关键数据不得随意修 冻结——不能记帐 删除标记——可以记帐，一般与冻结配合使用。

20 业务流程名称 （三）处理预付供应商货款业务 ►

21 业务情景 3、预付款的支付 目的：学会在系统中对无采购订单的供应商进行预付款处理 业务情景： 对练习1的供应商预付款1000元，
对练习2的员工进行出差借款处理5000元， 提示：会计 -> 财务会计 -> 应付帐款 ->凭证输入 ->预付定金-> 预付定金F-48 TCODE：F-48 特别总帐标志分别为：1、K 实际结果： 预付供应商凭证： 预付员工借款凭证： 银存——暂收、暂付 预付——必须输入利润中心，否则过不去 若与MM相关的预付，则在采购凭证——输入采购订单；合同号码——进口采购合同

22 特别总账科目 一个总帐科目，不能直接记账； 对特殊业务进行区分，即一个供应商对应除了应付帐款外的其他总帐科目。
特别总账借贷记账码+特别总账标志 特别总账科目 如 ： 预付帐款借方 39+Y 银行承兑汇票贷方 供应商相当于一个子帐，特别总账科目相当于总帐 总账科目，不可直接记账 每个供应上只有一个统驭科目，若其他科目也需要分供应商明细管理，则启用特殊总账。 通过供应商记帐码+特殊总账标识更新到对应科目

23 思考：如果把1换成Y、Z、K，则记帐到哪一科目？
特别总账科目图示 特别总账科目 预付账款（ ） 500 1000 总帐模块 29+1 39+1 供应商 A 供应商 B 1000 500 应付模块 思考：如果把1换成Y、Z、K，则记帐到哪一科目？

24 记账码 记账码： 它决定了以下几方面： 1、每一行项目记账到总账科目的科目类型 2、凭证行项目记账的是借方还是贷方 3、附加信息
40 总帐科目借方 50 总帐科目贷方 供应商借方 31 供应商贷方 29 特别总帐借方 特别总帐贷方 记账码举例:

25 应付模块统驭科目/特别总账科目

26 供应商特别总账科目具体实例 借： （供应商）×× 29（供应商特别总账科目借方记账码） 1 预付账款 贷： 银行存款
50（总账科目贷方记账码）

27 本章要点 要点： 1、特别总帐科目 2、预付货款 3、员工借款

28 业务流程名称 （四）处理有采购订单的发票 ►

29 业务情景 4 处理有采购订单的供应商发票 目的：学会在系统中对一张供应商发票进行校验 业务情景：
4 处理有采购订单的供应商发票 目的：学会在系统中对一张供应商发票进行校验 业务情景： 采购员收到供应商发票，对发票、订单、入库单进行三匹配，预制发票。再转给应付账款会计进行审批，并进行发票过账（发票校验）处理。 提示： TCODE： MIR7、MIR6、MIRO 实际结果： 发票凭证号： 财务凭证号： 参照——附件张数；税率——JO；PO——不含税；总帐科目——税额，JO，分配——发票号码8位；文本——发票代码10位 必须输入利润中心——TR相关。 2、事后借记——发生的运杂费寄到订单中，采用事后借记（调价而不调量）

30 采购循环 收货 采购申请(MM) 供应商 付款 (FI) 采购订单(MM) 发票校验 (MM) (MM)
计划 MRP PP SD 订单 运行 生产 销售 订单 订单 A/P X 现金 X RFQ/询价 报价 供应商 付款 (FI) 采购订单(MM) 二级单位使用单位根据需求提出《采购申请》，采购部门根据申请创建《采购订单》，库房进行《收货》（形成会计凭证）， 财务进行《发票过账》（凭证），到期进行《付款》 FI 发票校验 (MM) FI 收货 (MM) 应付 GR/IR 库存 X GR/IR X X X

31 GR/IR GR：基于收货的校验 IR：基于发票的校验 GR/IR的作用： 属于一个过渡科目，将进行收货和发票校验的两个部门的业务集成起来
余额为0：不须调整 借方余额：发票已记帐，货物末收到 在途材料 BNG 贷方余额：发票末到，货物已入库 暂估应付款项 GNB BNG：单到货未到（在途）；GNB：货到单未到（暂估）

32 发票流程 GR/IR使用方式：收货时, 借记存货，贷记GR/IR; 发票校验时, 借记GR/IR，贷记应付款项。 发票录入 存货 GR/IR
货物接收 GR：基于收货的校验； IR：基于发票的校验 作用：属于一个过渡性科目；将MM收货和FI发票校验两项业务在系统中集成起来。 GR/IR 供应商 发票校验 GR/IR使用方式：收货时, 借记存货，贷记GR/IR; 发票校验时, 借记GR/IR，贷记应付款项。

33 本章要点 要点： 1、采购流程 2、GR/IR 3、事后借记
事后借记——对事后发生的运杂费等计到采购订单中，采用事后借记方式（调价而不调量）

34 业务流程名称 （五）处理无采购订单的发票 ►

35 目的：学会在系统中输入一张无采购订单的供应商发票 业务情景： 供应商：练习1创建的供应商 总账科目：印刷费 4200170000，
5 处理无采购订单的供应商发票 目的：学会在系统中输入一张无采购订单的供应商发票 业务情景： 供应商：练习1创建的供应商 总账科目：印刷费 ， 金额：2000 提示： TCODE： FB60 实际结果： 财务凭证号码： 一般不自动计算税额

36 发票流程 接收无采购订单的发票 员工报销补偿 预付飞机票 员工出差借款 办公室文具或服务

37 业务流程名称 （六）预付款的清理业务 ►

38 目的：学会在系统中对供应商的预付款进行清理 业务情景：
6 、预付款的清理 目的：学会在系统中对供应商的预付款进行清理 业务情景： 对练习3的供应商预付款1000元，参照练习5输入的发票，金额2000元，对供应商应付和预付款进行清账，并支付剩余款1000元 提示：会计 -> 财务会计 -> 应付帐款 -> 帐户 -> 清帐 F-44 TCODE： F-44 实际结果 清帐凭证： 付款凭证: 一般不采用F-54来清理预付款，因为清理范围较窄 而采用F-44帐户清理，选择特别总帐1、K来清理

39 业务流程名称 （七）处理员工借款及报销业务 ►

40 业务情景 7、处理员工报销业务 目的：学会对员工报销的业务进行处理 业务情景： 报销差旅费3000元， 归还借款2000元 提示：
员工借款5000元（参照练习3） 报销差旅费3000元， 归还借款2000元 提示： TCODE：FB60、 F-44 实际结果 发票凭证： 清帐凭证：

41 员工 员工统驭科目为：其他应付款 备用金－个人借款 借贷记帐码 29、39 + 特别总帐标志 K

42 业务流程名称 （八）处理对外付款业务 ►

43 使用练习5输入的发票，对该供应商进行付款处理。 提示： TCODE： F-53 实际结果： 财务凭证
业务情景 8、处理付款业务 目的：学会在系统中对供应商的进行付款 业务情景： 使用练习5输入的发票，对该供应商进行付款处理。 提示： TCODE： F-53 实际结果： 财务凭证 F-53注重付款，首先选择银行存款或现金 F-44注重清帐，不一定付款，有可能转帐冲销。

44 行项目及未清项 行项目：即明细会计分录， 包括借贷方、科目名称、货币金额、成本中心、利润中心等。 未清项与已清项的关系：
在SAP系统中，几乎所有的统驭科目都采用未清项管理。把交易末完成，尚末结清的行项目定义为未清项； 未清项需要有后续业务进行清账处理，关于该项目的所有业务操作都已经完成的项目称为已清项。

45 行项目及未清项 未清项 已清项 Doc. No. Posting date Amount 123456 xx/xx/xx $1000
发票录入 未清项 2个行项目均是未清项 付款 Doc. No. Posting date Amount xx/xx/xx $1000 xx/xx/xx $1000- xx/xx/xx $2000 xx/xx/xx $2000- 已清项

46 付款 付款业务 全额付款 剩余支付 部分付款 部分支付

47 付款流程 对外付款 手工付款录入 F-53 自动付款程序 F110

48 付款流程 手工付款 选择行项目 适用于多张发票

49 业务流程名称 （九）冲销发票凭证 ►

50 目的：学会在系统中对供应商的付款凭证进行冲销 在系统中对一张付款凭证进行冲销 业务情景： 对练习8 产生的付款凭证进行重置冲销 提示：
9、对付款凭证进行冲销 目的：学会在系统中对供应商的付款凭证进行冲销 在系统中对一张付款凭证进行冲销 业务情景： 对练习8 产生的付款凭证进行重置冲销 （发票凭证的冲销参总帐业务FB08） 提示： TCODE： FBRA 实际结果： 产生一张冲销凭证 重置：将已清项变为未清项（不退款，不须调整付款凭证时） 已经清帐:包含已经付款,已经清帐 重置并冲销：对已经付款处理的已清项变为未清项（退款时，调整付款凭证） 然后再冲销相关的发票凭证

51 发票未清帐时的冲销 MM 有采购订单的发票冲销 M8RM FI 单一:FB08 无采购订单的发票冲销 批量:F.80

52 当发票已经清帐时,必须首先进行重置（或重置并冲销），才能将未清项变为已清项。
发票已经清帐时的冲销 当发票已经清帐时,必须首先进行重置（或重置并冲销），才能将未清项变为已清项。 发票 审核校验 应付帐款 (未清项) 清帐 付款 (已清项) 重置：将已清项变为未清项（不退款，不须调整付款凭证时） 已经清帐:包含已经付款,已经清帐 重置并冲销：对已经付款处理的已清项变为未清项（退款时，调整付款凭证） 然后再冲销相关的发票凭证 重置并冲销 FBRA 冲销发票

53 业务流程名称 （十）应付月结业务 ►

54 要点 1、相关月末业务的处理 MIR6、MRKO 2、GR/IR的差异调整 3、GR/IR的的自动清算 MR11 4、GR/IR的科目调整
MR11生成帐户维护凭证，用MR11SHOW查询 F。19：总帐——》期间处理——》清算——》重组——》F。19，建立会话 F.13 F.19

55 GR/IR的差异调整及清算 超量交货 GR/IR不一致 发票超额 自动清算 GR/IR一致

56 GR/IR的调整 GR/IR的余额 借方余额 发票已记帐，货物末收到 在途材料 BNG 贷方余额 发票末到，货物已入库 暂估应付款项 GNB
调整生成四个凭证:两个调整凭证,两个下月冲回凭证. 同时生成,但生成的月份不同. 下月原方向冲回这两个调整凭证