各單位「送校發公文」常見問題彙整 主講人：吳科長家澤 (總務司3科).

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1 各單位「送校發公文」常見問題彙整 主講人：吳科長家澤 (總務司3科)

2 前 言 經統計本年度1至4月，本部 發文件數共計4萬9,512件， 每月平均發文件數1萬2,378 件，每日平均發文件數635件

3 常見問題階段分類 常 見 問 題 歸 納 項 目 製 作 階 段 傳 送 1.隨文附件標示錯誤、傳送之電子文件檔案與紙
常 見 問 題 歸 納 項 目 製 作 階 段 1.隨文附件標示錯誤、傳送之電子文件檔案與紙 本附件不符或未傳送附件檔案 2.附件修改過多或無法辨識 3.文稿正、副本行文單位空白、未分別逐一書明 全銜或無受文者地址 4.公文製作系統傳送之電子檔內容與稿面不符 5.密件未註明密等及解密條件或保密期限；未使 用機密文書傳遞公文封及卷宗 6.公文製作系統傳送之公文文號錯誤(應為總收文 號卻以創稿文號製作公文) 傳 送 7.公文製作系統文號未上傳；函稿公文文號與總 收文號不符

4 陳 核 階 段 其 他 8.公文文稿以鉛筆修改、修改過多或無法辨識； 重要數據及金額等內容修改後未加蓋職章
9.文稿批示欄未批示、批示不明確或批示未完成 ；簽稿併陳之簽未判核完成 10.文稿漏會單位；會(簽)單位表示意見，無法確 認承辦人是否已審閱（稿面上無承辦人之再核 章及核章日期或以文字敘明) 其 他 11.應由承辦人自行以電子郵件回覆之公文，無承 辦人核章及”已發mail”之文字及日期 12.其他(格式錯誤…等) (1)監察案件僅於監察案件資訊系統辦稿，未傳 送公文製作系統文號 (2)單稿公文誤用一文多稿格式簽辦公文 (3)多稿公文，未依『一文多稿』製作方式辦稿

5 製 作 階 段

6 一、隨文附件標示錯誤、傳送之電子文件檔 案與紙本附件不符或未傳送附件檔案 無附件 案例1 核章處未用印，請予補正。 標示錯誤

7 一、隨文附件標示錯誤、傳送之電子文件檔案
與紙本附件不符或未傳送附件檔案(續) 無附件 檢還所送支出憑證資料 案例2 標示錯誤

8 標示錯誤 分送清冊 案例3 一、隨文附件標示錯誤、傳送之電子文件檔案 與紙本附件不符或未傳送附件檔案(續)
檢送…「公務人員退休制度改革疑義補充說明」及「公務人員考績制度改革疑義補充說明」各一冊

9 案例 二、附件資料修改過多或無法辨識 公文稿面 附件 附件為會議紀錄 附件修改過多或無法辨識

10 三、文稿正、副本行文單位空白、未分別逐一書明全銜 或無受文者地址
案例 正副本空白 10

11 正確應書明臺北市私立大同高級中學或臺北市立大同高級中學
三、文稿正、副本行文單位空白、未分別逐一書明全銜 或無受文者地址 範例 文稿正、副本單位勿使用簡稱或以如出列席單位人員書寫 有兩所 正確應書明臺北市私立大同高級中學或臺北市立大同高級中學 正本：北市大同高中 副本：如出列席單位人員 部長 吳　○　○ 正確應分別逐一書明全銜 11

12 四、公文製作系統傳送之電子檔內容與稿面不符
案例1 公文稿面 傳送之電子檔 公文稿面與傳送之電子檔內容不符

13 四、公文製作系統傳送之電子檔內容與稿面不符(續)
案例2 公文稿面 傳送之電子檔 說明四、五空白 公文稿面與傳送之電子檔內容不符

14 正確應書明： 密 (本件於工作完成時解密) 或 (本件至100年6月18日解密)
五、機密公文未註明「解密條件或保密期限」 ；未使用機密文書傳遞公文封及卷宗 範例 受 文 者:如正副本 發文日期: 發文字號:臺總(三)字第 號 速別: 密等及解密條件或保密期限: 密 正確應書明： 密　(本件於工作完成時解密) 或 (本件至100年6月18日解密) 14

15 六、公文製作系統傳送之公文文號錯誤 (應為總收文號卻以創稿文號製作公文)
六、公文製作系統傳送之公文文號錯誤 (應為總收文號卻以創稿文號製作公文) (一)本部現有收、發文公文系統分屬2套 不同系統，公文於總收掛號後僅導 入公文管理系統，並未與公文製作 系統整合 (二)承辦人簽辦總收公文時，需先於公文 製作系統『總收製作』頁籤登打總 收文號辦稿，並於存檔上傳公文後 始得發文

16 六、公文製作系統傳送之公文文號錯誤 (應為總收文號卻以創稿文號製作公文)
六、公文製作系統傳送之公文文號錯誤 (應為總收文號卻以創稿文號製作公文)　　　　　　 (三)本科於收受發文公文後，於公文製 作系統進行繕校分配，再由校發人 員進行公文發文作業 (四)若承辦人將『總收公文』誤於公文 製作系統『創簽稿』頁籤辦稿，於 繕校分配刷取條碼時將出現『查無 該文號公文檔案』之情形（案例如 下）

17 六、公文製作系統傳送之公文文號錯誤 (應為總收文號卻以創稿文號製作公文) (續)
六、公文製作系統傳送之公文文號錯誤 (應為總收文號卻以創稿文號製作公文) (續) 第 號 案例 總收文號

18 六、公文製作系統傳送之公文文號錯誤 (應為總收文號卻以創稿文號製作公文) (續)
六、公文製作系統傳送之公文文號錯誤 (應為總收文號卻以創稿文號製作公文) (續) 條碼機刷出之文號，系統查無公文檔案

19 六、公文製作系統傳送之公文文號錯誤 (應為總收文號卻以創稿文號製作公文) (續)
六、公文製作系統傳送之公文文號錯誤 (應為總收文號卻以創稿文號製作公文) (續) 條碼機刷出之文號為 (總收文號10碼) 經了解係承辦人誤以『創簽稿』製作 系統查出之文號為 (創稿文號12碼)

20 總收文號變創稿號時，修正方法如下： 六、公文製作系統傳送之公文文號錯誤 (應為總收文號卻以創稿文號製作公文) (續)
點擊藍色箭頭，會出現以下視窗 按下「確定」後，創稿文號將轉成總收文號

21 傳 送 階 段

22 七、公文製作系統文號未上傳； 函稿公文文號與總收文號不符
七、公文製作系統文號未上傳； 函稿公文文號與總收文號不符 案例1 第 號

23 七、公文製作系統文號未上傳； 函稿公文文號與總收文號不符(續)
七、公文製作系統文號未上傳； 函稿公文文號與總收文號不符(續) 為條碼機刷出之創稿文號

24 七、公文製作系統文號未上傳； 函稿公文文號與總收文號不符(續)
七、公文製作系統文號未上傳； 函稿公文文號與總收文號不符(續) 文號未上傳時，修正方法為讀取原檔案點擊『上傳』後即可上傳發文 上傳 點擊此處

25 七、公文製作系統文號未上傳； 函稿公文文號與總收文號不符
七、公文製作系統文號未上傳； 函稿公文文號與總收文號不符 案例2 文號不符 第 號 第 號

26 七、公文製作系統文號未上傳； 函稿公文文號與總收文號不符(續)
七、公文製作系統文號未上傳； 函稿公文文號與總收文號不符(續) 查無 公文檔案

27 七、公文製作系統文號未上傳； 函稿公文文號與總收文號不符(續)
七、公文製作系統文號未上傳； 函稿公文文號與總收文號不符(續) 文號不符時，修正方法為重新以正確總收文號於『總收製作』頁籤辦稿，點擊上傳後即可上傳發文

28 陳 核 階 段

29 應加蓋承辦人及單位主管職章，並請注意改正後之數據或金額應保持可清楚辨識
八、公文文稿以鉛筆修改、修改過多或無法辨識； 重要數據及金額等內容修改後未加蓋職章 案例1 未蓋承辦人及單位主管職章 應加蓋承辦人及單位主管職章，並請注意改正後之數據或金額應保持可清楚辨識 29

30 八、公文文稿以鉛筆修改、修改過多或無法辨識； 重要數據及金額等內容修改後未加蓋職章(續)
案例2 修改過多或無法辨識 30

31 九、文稿批示欄未批示、批示不明確或批示 未完成；簽稿併陳之簽未判核完成
九、文稿批示欄未批示、批示不明確或批示 未完成；簽稿併陳之簽未判核完成 案例1 未批示

32 九、文稿批示欄未批示、批示不明確或批示 未完成;簽稿併陳之簽未判核完成(續)
案例2 函稿 批示應明確。如：會妥後發 會妥後如擬

33 九、文稿批示欄未批示、批示不明確或批示 未完成;簽稿併陳之簽未判核完成(續)
函稿 案例3 批示應明確。如：發… 如擬

34 九、文稿批示欄未批示、批示不明確或批示 未完成;簽稿併陳之簽未判核完成(續)
九、文稿批示欄未批示、批示不明確或批示 未完成;簽稿併陳之簽未判核完成(續) 案例4 並無會辦單位 會妥後發

35 九、文稿批示欄未批示、批示不明確或批示 未完成;簽稿併陳之簽未判核完成(續)
九、文稿批示欄未批示、批示不明確或批示 未完成;簽稿併陳之簽未判核完成(續) (一)批示未完成：函稿雖已批示，惟未 加蓋職章，或已蓋職章，惟未批示 (二)簽稿併陳之簽未判核完成：函稿雖 已批示(如：奉核後發、敬會後發… 等)，惟簽未判核(如：可、如擬、 敬會後如擬…等)

36 九、文稿批示欄未批示、批示不明確或批示 未完成;簽稿併陳之簽未判核完成(續)
案例5 簽稿併陳 奉核後發 簽未判 核完成

37 十、文稿漏會單位；會(簽)單位表示意見，無法確認承辦人 是否已審閱（稿面上無承辦人之再核章及核章日期或以 文字敘明）
簽稿併陳 案例1 敬會後發 簡簽漏會 敬會後如擬

38 十、文稿漏會單位；會(簽)單位表示意見，無法確認是否已 退回原承辦人員審閱（稿面上無承辦人之再核章及核章 日期或以文字敘明）(續)
十、文稿漏會單位；會(簽)單位表示意見，無法確認是否已 退回原承辦人員審閱（稿面上無承辦人之再核章及核章 日期或以文字敘明）(續) 案例2 未批示 漏會 會簽單位表示意見， 承辦人是否已審閱？

39 其 他

40 於稿面上無從 知悉承辦人是 否已發mail？ 案例 人名 (mail帳號) 1.承辦人應自行回 覆電子郵件之公 文。 2.承辦人確認發送
面上蓋職章並加 註“已發mail” 於稿面上無從 知悉承辦人是 否已發mail？

41 一文共二稿 案例 單稿文號 十二、其他(函稿格式錯誤…等) (一)監察案件僅於監察案件資訊系統辦稿， 未傳送公文製作系統文號
(二)單稿公文誤用一文多稿格式簽辦公文 一文共二稿 案例 第 號 單稿文號

42 案例 十二、其他(函稿格式錯誤…等) (三)多稿公文，未依『一文多稿』 製作方式辦稿 第1000076533A號 應為「一文第二稿」
(三)多稿公文，未依『一文多稿』 製作方式辦稿 A稿 B稿 C稿 第 A號 應為「一文第二稿」 應為「一文共三稿」 應為「一文第三稿」

43 結 語 (一)本司第3科(文書科)工作內容雖性質單純，不若其 他業務單位處理業務複雜，然發出之公文係代表教 育部
(二)本部各單位承辦人員應最了解本身業務及承辦之公 文(內容、附件…)，而本司每日發文公文量大，且 所有文書處理同仁皆非全能，無法於有限的工作時 間內一一解每份公文，僅能盡力提高細心度，多注 意每個環節

44 結 語(續) (三)請本部各單位承辦人員若接獲本司相關 發文人員電話時，能以耐心、和氣之態 度應對，並盡量配合於最短時間內補正 相關錯漏，以利提升本部整體發文效率 (四)本資料將放置於本部『知識管理系 統』 (KMS)-共享文件區-總務司項下供 同仁參 閱

45 宣 導 事 項 45

46 宣 導 事 項 (一)內部行文 (經第114次副主管業務會報決議) 決議： 1.有關發送本部周知性質類之公文(例如：周轉知
宣 導 事 項 (一)內部行文 (經第114次副主管業務會報決議) 決議： 1.有關發送本部周知性質類之公文(例如：周轉知 研習、訓練、活動、訊息…等)，各單位以moeall 方式發送本部同仁，不再發送紙本。請總務司、 電算中心研議，各單位以moeall方式發送公文之 作法。 2.有關副本及轉知函釋、法令增修等其他內部行文 ，俟同仁教育訓練熟悉公文製作系統操作3個月後 ，再行研議。 【註】內部行文：係指發文受文者為本部單位者。 【註】現行公文製作系統已有「內部行文」功能。→畫面(如後)

47 宣 導 事 項 (續) 轉知研習、訓練、活動、訊息..等)，作法如下： 1.該類發文之公文由各單位承辦人員自行研判是否以moeall方
宣 導 事 項 (續) (二)發送「周知類」公文作法 為落實節能減紙，有關發送「本部周知性質類」之公文 (周 轉知研習、訓練、活動、訊息..等)，作法如下： 1.該類發文之公文由各單位承辦人員自行研判是否以moeall方 式發送本部所有同仁週知 2.承辦人應於系統點選訊息(於發文稿面上帶出「以moeall發 送，不再發送紙本 」字串)，並請填寫「本部所有同仁群組 (Moeall)發送申請表 」，一併隨稿批示 3.已判核完「公文稿」及「moeall申請表」併送本司發文作業 4.本司於該公文校發後(稿面上有註記者公文)，本部單位受文 者不再發送紙本，並配合將「發送moeall之申請表」傳真給 電算中心。同仁若有需要該件公文，可自行進入公文製作系 統列印公文 5.再由電算中心發送該meoall周知

48 內部行文 內部行文資訊列表 預 覽