一般公文 意義： 處理公務的文書， 有一定的製作、傳遞程序及格式， 發文與受文者中，至少有一方是法定機關。
公文分類 壹、 令 ：公布法規、發表人事命令，總統、軍事機關、部隊發布命令時使用。 貳、 呈 ：對總統有所呈請或報告時使用。 参、 咨 ：總統與立法院、監察院公文往復時使用。 肆、 函 ：各機關間公文往復，或人民與機關間之申請與答覆時使用。 伍、 公告 ：各機關就主管業務，向公眾或特定的對象宣布周知時使用。 陸、 其他公文 ： (1) 書函：公務需磋商、徵詢意見或通報時使用。 (2) 簽：處理公務，表達意見，供上級了解案情，對長官有所請示、 建議、請求時使用。 (3) 報告：對長官有所報告或請求時使用。 (4) 通知：機關、單位通知個人時使用。 (5) 通告、通報：通之機關內各單位、各同仁時使用。 (6) 開會通知單：召集會議時使用。 (7) 證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。 (8) 定型化表單
公文的作法 公文的作法 ★用紙採 A4 紙張，由左至右的橫行格式 ( 民國 93 年修正，民國 94 年正式採用 )
發文機關全銜及文別 ：須標明發文機關的全銜，並應寫出公文的類別。 發文機關地址及聯絡方式 ：以提供完整發文機關資料。令、公告不須此項。 受文者 ：寫明受文機關全銜或個人的姓名。但公布法律、任免官員的令，另有形式，公告類 因無特定的受文對象，皆不必書寫「受文者」。 管理資料 ： (1) 發文日期 (2) 發文字號 (3) 速別：分「最速件」、「速件」 ( 不超過三天 ) 等，普通案件 ( 不超過六天 ) 不必填寫。令、 公告不須此項。 (4) 密等及解密條件或保密期限：分「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」，解密條 件或保密期限限於其後以括弧註記。令、公告不須此項。 (5) 附件 (6) 正本、副本 本文 署名 印信 ： (1) 發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、聘書、訴願決定書、授權狀、獎狀、褒揚令、證 明令、執照、契約、證券、匾額‧‧‧ (2) 呈 (3) 函 (4) 書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文 (5) 公文及原稿用紙在二頁以上者，其騎縫處均應蓋用騎縫章。 副署
製作要領 以函為主 * 文字應達到「簡、淺、明、確」 * 正確使用標點符號 * 摘述要點 * 避免使用艱深與無意義的詞句 * 採用語氣肯定、用詞明確、互相尊重的詞句 * 結構採「主旨」、「說明」、「辦法」 分段要領 * 主旨 * 說明 * 辦法 各段規格 * 須標明段名，段名上不冠數字，段名下加冒號 * 「主旨」一段不分項 * 「說明」、「辦法」如無項次，項次寫法： 一、二、 三、 ……( 一、應與說明之「明」並列 ) （一）（二）（三） …… １、２、３、 …… （１）（２）（３） …… * 「說明」、「辦法」如內容過於繁雜，或含表格型 態，應編列為附件
「函」之正文，應注意： * 訂有辦理或復文期限者，應在「主旨」內敘明 * 承轉公文，應摘敘來文要點 * 「請 核示」、「請 查明」、「希照辦」等，列入 「主旨」；具體詳細要求有所作為，應列入「辦法」 * 「說明」、「辦法」須眉目清楚 * 行文的目的僅為檢送文件，通常採一段完成的寫法 * 須以副本分行者，應在「副本」項下列明 公告 ( 一 ) 製作要領 * 使用通俗、簡淺易懂的文字製作 * 須加標點符號 * 內容應簡明扼要 * 結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」 ( 或「說 明」 ) ( 二 ) 分段要領 * 主旨 * 依據 * 「公告事項」 ( 或「說明」 )
( 三 ) 注意事項 * 使用較大字體檢明標示公告目的 * 一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式處理 * 公告張貼於機關布告欄時，必須蓋用機關印信 書函 簽 ( 一 ) 簽之性質 * 機關內部單位簽辦案件 * 具有幕僚性質的機關首長對直屬上級機關首長 ( 二 ) 製作要領 * 主旨 * 說明 * 擬辦 * 簽之各段應截然劃分