公文書寫注意事項 報告人 許崑燈

上, 平, 下行文之判斷 稱謂語, 期望語之用語 簽, 函, 書函, 簽稿並陳, 以稿代簽之差別 復及依據之差異 數字之正確用法 法規命令與行政規則之差異 研習重點 2

報告大綱 公文書寫注意事項 實務演練 行政規則撰寫注意事項 結語 3

公文書寫 4

案件的來源 機關來文 長官指示 或會議決定 電話紀錄 輿論報導 民眾來信 案件 資料來源 : 鐘昱男 - 公文寫作簡報 5

案件的處理 函復 轉相關單位 查照或辦理 研訂法規 開會研議 請有關單位 表示意見 案件 存查 發布 新聞 報主管機 關請釋 ( 示 ) 資料來源 : 鐘昱男 - 公文寫作簡報 6

公文書寫原則 ( 人事時地物 ) 簡：主題簡單明瞭 淺：文義顯淺清楚 明：內容明確無誤 確：案件確實具體 林語堂說：「作文要像女孩子的裙子一樣， 越短越好。」範例 1, 範例 2範例 1 範例 2 7

公文撰寫次第 了解公文的架構及正確的用語與數字用法 決定以函, 書函, 先簽後稿, 以稿代簽, 簽稿並陳 何種方式辦理 1. 判斷是上行文, 平行文或下行文 ( 依隸屬關係判斷 ) 2. 使用適當用語與稱謂 ( 機關對機關, 機關對個人 ) 3. 正確使用依、依據或復 4. 數字使用避免錯誤（正確用法） 錯誤範例（正確用法） 錯誤範例 5. 二段式為主 6. 簡淺明確 7. 主旨, 說明勿重複 8

公文用語 ( 期望語 ) 上行文：請鑒核、請鑒核賜復、請核備、 請核轉、請釋示、請核准辦理、 請核示、請裁示、請核閱、請鈞參。 平行文：請查照、請查照惠復、請查照轉知、 請同意、請惠允、請查照惠撥、 請俞允、請察照、請惠予協助 下行文：請查照、請查照見復、請轉知查照、 請依規定辦理、請備查、請公告周知 錯誤範例１錯誤範例１；錯誤範例２；錯誤範例３錯誤範例２錯誤範例３ 期望語，目的語及稱謂語均不用挪抬（無需空格）不用挪抬 9

間接稱謂： 稱全銜或簡銜， 首長職稱，均不空格。 公文稱謂語 本 鈞 ( 機關 ) 大 ( 機關 ) 鈞 ( 長官 ) 貴 ( 首長 ) 台端 ( 個人 ) 貴 貴 ( 機關 ) 貴 ( 機關 ) 資料來源 : 鐘昱男 - 公文寫作簡報 10

稱謂語： 上行文：鈞部。鈞府。鈞局。鈞長。 平行文：大部。大會。貴校。貴公司。 下行文：職。臺端。本校。 經辦語： 業經、業已、均已、諒達、諒察 引述語： 奉、敬悉、依據○○號函辦理、復○○號函。 期待語： 敬請、恭請、敦請、惠請、懇請 一般公文用語一般公文用語 錯誤範例１；錯誤範例２ 錯誤範例１錯誤範例２ 公文用語 期望語，目的語及稱謂語均不用挪抬（無需空格） 11

簽 制式簽 一段式 : 主旨一段二段式 : 分主旨, 說明兩段三段式 : 分主旨, 說明, 辦法 便箋 不分段 : 簡易案件，直接簽 擬處理意見 二段以上 : 每段冠以一、二、 三 …… 等序號 簽的格式 12

公文撰擬 - 簽、函稿 主旨  精要不超過 60 字  敘明行文目的 說明  緣由、案情分析 擬辦（辦法）  建議方案 單位主管核稿 重點提示  函稿以本校位階書寫  簽以上行文用語書寫  注意上下行文用語及 數字寫法  具時效性公文應追蹤 進度 13

簽的意義 函稿的意義 先簽後稿 簽稿併陳 以稿代簽 簽、函稿的意義 錯誤範例 14

簽、函稿擬辦方式 先簽後稿： 此係較正式之擬辦意見，即先上簽，待上級 有所增刪、修訂、核示後，再據以撰稿上 陳。通常以重大事件為主，如法令之制定、 修正及廢止、政策之重大興革、牽涉較廣 需多方會商者、以及重要人事案件、、等 等。 15

簽稿並陳： 簽文意見與撰稿同時陳閱，以便長官瞭解案 情據此判行。通常用於文稿內容須另加說 明者，或處理方式須加斟酌者。 以稿代簽： 不另行簽文，直接撰稿陳核，多使用於案情 簡單或一般例行業務者。 案例說明：正確範例，錯誤範例 1, 錯誤範例 2正確範例錯誤範例 1 錯誤範例 2 16

公文書寫常見錯誤 1. 上下行文用語錯誤。 2. 簽、函稿、簽稿並陳、以稿代簽，簽函稿混淆不清。 3. 數字使用錯誤。 4. 主旨與說明一模一樣。 5. 函稿文內寫明附件名稱，附件欄未書明附件名稱。 6. 正本受文者未書寫。 7. 正副本受文者有本校單位時未書寫本校 + 單位，未將 本校單位放在最後。 8. 未使用電子發文浪費郵資及影印費用。 案例說明：常見錯誤態樣常見錯誤態樣 17

公文書寫結語 清楚公文寫作時自己定位及意思表達 （公文是機關對機關, 個人） 了解公文格式、正確用語、數字用法 ( 參考公文程式條例及各類書籍 ) 做中學範例學習 ( 向優良範例學習或請教資深同仁 ) 錯誤中學習 ( 被修改時要了解錯誤何在，知其所以然） 18

實務演練 範例 1範例 1, 範例 2, 範例 3, 範例 4 範例 2 範例 3 範例 4 範例 5範例 5, 範例 6, 範例 7, 範例 8 範例 6 範例 7 範例 8 19

行政規則撰寫注意事項 20

法規名稱用語 法律：得定名為法、律、條例或通則 法規命令：係指行政機關基於法律授權，對多數不特定人民 就一般事項所作抽象之對外發生法律效果之規定。 依中央法規標準法第 7 條規定，機關可依其法定職權 ( 職權立 法 ) 或基於法律授權 ( 授權立法 ) 訂定法規命令，得依其性質， 稱規程、規則、細則、辦法、綱要、標準或準則。 行政規則：係依行政程序法第 159 條第 1 項規定，本於權限或 職權為規範學校內部秩序及運作，所為非直接對外發生法規 範效力之一般、抽象規定，應冠以本校全銜，並依其性質以 要點、注意事項、作業程序、須知、原則、基準、規範定名 ；其性質特殊者，並得以章程、範本、方案、補充規定、表 ( 一覽表 ) 定名，此類具名稱之行政規則其格式亦常以條列方式 處理，但不用第○條，而是改以點方式表示。 21

法規體例 (1) 一、法規命令：名稱為規程、規則、細則、 辦法、綱要、標準、準則之體例如下： ○○○辦法 ( 規程、規則、細則、綱要、準則、標準 ) ( 草案 ) 年 月 日 會議訂定 ( 修正 ) 第一條 。 第二條 。 ( 稱第二條第一項 ) 一、 。 ( 稱第二條第一項第一款 ) 二、 。 ( 稱第二條第一項第二款 ) ( 一 ) 。 ( 稱第二條第一項第二款第一目 ) 第十條 本辦法自發佈日施行。 22

二、行政規則：為要點、須知、實施規定、 注意事項之體例如下： ○○○要點 ( 須知、實施規定、注意事項 )( 草案 ) 年 月 日 會議訂定 ( 修正 ) 一、 。 二、 。 ( 稱第二點第一項 ) ( 一 ) 。 ( 稱第二點第一項第一款 ) ( 二 ) 。 ( 稱第二點第一項第二款 ) ( 三 ) 。 ( 稱第二點第一項第三款 ) 。 ( 稱第二點第一項第三款第一目 ) 八、本 經 會議通過，陳請校長核定後發布實施，修正時亦同。 法規體例 (2) 23

修正行政規則程序 一. 擬具提案，檢附修正對照表、修正後全規定 二. 簽請校長同意後提相關會議審議 三. 相關會議審議通過，陳請校長核定後發佈實 施，並刊登網頁供參。 24

訂定行政規則草案之說明 準備作業：政策形成、資料收集與整理、 訂定法規與否、訂定或修正。 ( 一 ) 決定訂定 ( 修正 ) 行政規則之依據 1. 依據上級主管機關訂定 ( 修正 ) 法規而據以配合訂定 ( 修正 ) 。 2. 依據本校組織規程之修正而據以配合訂定 ( 修正 ) 。 3. 依據本校相關會議之決議而據以訂定 ( 修正 ) 。 4. 參考其他學校之現行規定訂定 ( 修正 ) 。 5. 依據業務需求、主管指示或同仁反應而據以訂定 ( 修 正 ) 。 25

( 二 ) 決定行政規則名稱？ 訂定行政規則常用之名稱有要點、注意事項、規定、基準 、須知、程序、原則、措施、範圍、注意事項、規範、計 畫、作業程序、範本、方案、守則、章程、表（一覽表） … 等，定名時應注意以下原則： 1. 非不得已，不用「及」、「暨」、「與」等連接詞。 2. 用字切勿冗長，並不得使用標點符號。 3. 在授權立法，行政規則名稱之擬定，應配合母法之規定， 不宜另行創設。 4. 行政規則內容須以點方式表示，即一、二、三 … 。不能以 條列（第一條、第二條、第三條）方式表示 26

( 三 ) 、草擬作業： 1. 擬具提案 提案單位：○○○ 案 由：擬訂定「○○○○○」（草案），請審議。 說 明： 一、 ……… 。 二、檢附「○○○○○」（草案）逐條（點）說 明及草案全文各一份。 決 議： 27

2. 逐點說明範例 要 點說 明 一、國立雲林科技大學 ( 以下簡稱本校 ) 為○○○○，特訂定本要點。 一、揭示訂定本要點之目的。 二、為○○，爰訂定本要點，以為本校 處理○○○依據。 十、本要點經提行政會議審議通，陳請 校長核定，發佈實施，修正時亦同。 明定訂定與修正程序。 國立雲林科技大學○○○要點逐點說明 28

3. 修正行政規則草案對照表格式 修 正 名 稱現 行 名 稱說 明 ○○○○○ 要點 ○○○ 要點為 …… ，爰修正本要點名稱。 修 正 規 定現 行 規 定說 明 一、為 …… ，特訂定本要點。 一、本點新增。 二、為 …… ，爰增訂本點。 二、本會之任務如下： （一） （二） 一、本會之重要職掌如左列： （一） （二） 一、點次變更。 二、序言所定「重要」、 「列」等字刪除。本會為 任務編組，非正式單位， 故將「職掌」修正為「任 務」。 二、本會設 …… 。 一、本點刪除。 二、為 …… ，爰刪除本點。 三、 ※修正對照表，其標題名稱為 「○○○要點修正草案對照表」。（修正各點次已達二分之一以上時，為全案修正） 「○○○要點部分規定修正草案對照表」。（修正各點次在 4 點以上，未達二分之一者） 「○○○要點第一點、第五點、第六點修正草案對照表」（修正各點次在 3 點以內者） ○○○要點修正草案對照表或（○○○要點第一點、第五點、第六點修正草案對照表） （○○○要點部分規定修正草案對照表） 29

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