101 學年度暑期行政人員成長研習課程 “ 會計常見業務異常宣導 ” “ 會計常見業務異常宣導 ” 課程日期： 102/07/04 課程時間： 14:00~16:00 參與對象：教職員、助理、工讀生

2 說 明 項 目說 明 項 目說 明 項 目說 明 項 目 1. 認識憑證 2. 免用統一發票收據說明 3.MIS 一般費用報銷 4.Notes 出差費用報銷 5. 匯款帳戶登記表 6. 教學卓越計畫核銷注意要項 7. 教育部整體發展獎補助款 8. 單據黏貼單公文之遞送順序

3 取 得 支 出 後 憑 證 首要步驟 1. 確認統編為 抬頭 ( 買受人 ): 明志科技大學 3. 二. 三聯式發票廠商是否有蓋發票章。 4. 免用統一發票應蓋免用統一發票專用章。 5. 領據之領款人資料是否完整 6. 憑證上是否清楚註明購買之品項. 單價. 數量 ( 若無請經手人以原子筆補上 ) 並簽名 7. 了解是哪個計畫的費用； EX ：校內預算、 國科會、產學合作、整體發展、特色典範、訓 輔款、教學卓越 … 等

4 免用統一發票收據說明 免用統一發票收據，為免用 ( 統一 ) 發票廠商使用。 收據專用章為 : 免用 ( 統一 ) 發票專用章。 ( 正確範例如下 )

5 免用統一發票收據錯誤案例 錯誤範例 : 統一發票專用章廠商必須開立發票， 不可使用免用 ( 統一 ) 發票收據。

6 免用統一發票收據錯誤案例 錯誤範例 : 並非蓋免用統一發票專用章

7 免用統一發票收據錯誤案例 應至財政部網站查詢此廠商是否為使用統一發票廠商

8 錯誤範例 品項名稱不全 ( 應列清楚中文品項名稱 ) ， 經手人應以原子筆補上後簽名

9 憑證核對完畢後， 可至 MIS 輸入單據黏貼單

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11 支付方式 支付方式 MIS 粘貼單 - 代號 明志科大泰山出納領現支付方式 1( 現金 ) 出 納別 F( 泰山 ) 員工轉存 ( 含學生 ) 匯款廠商 ( 只能輸入 受款人，不可輸入領款人，否則 無法轉入銀行帳戶。若無法存檔， 表示該學生或廠商未建立匯款帳號， 學生請至學生網頁輸入學生本人之 郵局帳戶，廠商請經辦人員填寫匯 款帳戶資料登記表，並附上存摺影 本，送至會計室薛小姐建檔 ) 支付方式 2( 匯款 ) 出納別 A( 台北 ) 開立支票支付方式 6( 支票 ) 出納別 F( 泰山 ) PS. 支付方式只有上述三種，請不要自創，一定領不到錢

12 憑證別

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14 MIS 欄位輸入說明 1. 公司 :E 2. 經辦部門 : 輸入部門代號 3. 員工轉存 : 員工及學生轉存選是，廠商選否 4. 支付方式及出納別 : 1F 領現 2A 銀行轉帳 6F 開立支票 5. 受款人 : 輸入受款人之員工代號. 身分證號或廠商統編 6. 輸入摘要說明 : 為何計畫 ( 教補案 OR 產學 )?? 活動項目 ?? 7. 成本部門 : 輸入成本負擔部門 8. 摘要 : 輸入正確之摘要代號 9. 憑証編號 : 輸入發票號碼或收據號碼 ( 若為個人或無號碼可輸入 ”/” 代替收據號碼 ) 10. 憑證 : 請輸入憑證別 C 發票 Y 收據 E 人事費 11. 憑證廠商 : 輸入員工代號. 身分證號或廠商統編 12. 進項金額 : 輸入憑證金額

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16 輸入完畢後請存檔 Q ：是否列印單據黏貼單 A ：選「是」 出現表單後按表單上的列印，列印後發票及收據 請按照單據黏貼單上單據順序，依序逐筆以膠水 黏貼核對。 三聯式發票 : 請將訂書針拔除 ( 扣抵聯及收執聯先以膠水黏貼後，再黏於黏貼單 ) 教育部專款及校外經費憑證，需加附憑證 影 本 ( 請印清楚完整 ) 依序以訂書機訂於黏貼單後面。

17 單據黏貼單範例

18 單據黏貼單黏貼範例

摘要說明範例 19

摘要代號錯誤範例 會計科目 5122Z* 摘要代號 應為 ZZ 該單位輸入摘要代號 00 ，導致費用異常。 20

21 → 出差前已經由 NOTES 系統填妥「出差單」 呈主管核准者 → 單據粘貼單免附 1. 出差單 2. 短程出差車費補貼報銷單 → 出差前已經由 Notes 系統填妥「出差單」並呈主管 核准者，核銷時會自動帶出差單編號，免附出差單 紙本。 → 短程車資起迄地點已於系統報銷清單說明清楚者， 免另填「短程出差車費補貼報銷單」。 → 請於系統報銷清單之說明欄註明「出差起始時間」 如：年 月 日 時，及「出差結束時間」，以便作為 會計審查餐費及雜費之依據。 NOTES 出差費用報銷 操作說明

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23 1. 請依提示訊息所述，逐 天逐筆填入報銷。 2. 說明欄上請 Key 入出差目 的. 事由及計程車費用起迄 地點。 1. 請依提示訊息所述，逐 天逐筆填入報銷。 2. 說明欄上請 Key 入出差目 的. 事由及計程車費用起迄 地點。 1. 請依提示訊息所述，逐 天逐筆填入報銷。 2. 說明欄上請 Key 入出差目 的. 事由及計程車費用起迄 地點。

24 計程車費用已在表格內註明起迄地點，說明欄無須 重複寫，若含有其他費用項目，仍需說明 ( 如末頁 )

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27 說明欄必須填寫項目 : 說明欄必須填寫項目 : 1. 出差地點. 事由 ( 如藍色字體 ) 2. 「出差起始及結束時間」年 月 日 時 至 月 日 時 例 A: 上午 7 時至下午 9 時 例 B: 上午 7 時至 下午 2 時 ( 如綠色字體 ) 3. 計程車 ( 其他 ) 項目. 金額說明 ( 如橘色及粉紅色字體 )

28 車票黏貼範例 ※金額部份勿覆蓋

29 多受款對象 - 受款人 2 人以上，僅可用於員工轉存 ( 含學生 ) 請輸入員工代號 或 學生身分證字號 C 發票 Y 收據 人事費 (y→ 校內專任教職員 領據 (E→ 學生、校外人士 MIS 多受款對象費用 報銷操作說明

30 多受款對象正確範例

31 單據黏貼單公文之擺放方式 右方放置 MIS 黏貼單 請夾訂於此處 左方可放置 公文簽辦單影本. 活動成果報告書. 國科會直式黏貼單 等等

32 記住 : 單據黏貼單遞送流程校長後 一定要送給會計 ( 不是出納 ) 所有款項之支付，於核簽流程完成後均要送會計室開立 傳票，出納才能依據電腦轉出來之待付款資料辦理付款。 付款流程： 單據黏貼單經單位主管核簽完成後 → 會簽單位 ( 視需要 ) → 會計室 李 小姐 ( 審查及預算管制 )-( 總金額 20,000 元以 上. 教育部. 國科會及產學合作專款 )→ 送 校長 核簽 → 送 會計室經辦 。

廠商、個人匯款帳戶登記表

教學卓越計畫核銷注意要項 一、成本部門 : 0GD0 二、會計科目 : 5132N* 三、摘要說明 : (102 教卓 ) 活動代碼 院系 - 活動日期 - 活動名稱 四、核簽流程 : 系院  教學資源中心 ( 教學資源組 )  會計室 ( 莊 )  校長室  會計室 ( 莊 )  退回經辦 ( 出差請於會計室前增簽人事室 ) 五、 單據黏貼單輸出方式，請上會計室網站下載一般費用報銷 操作說明 。

教學卓越計畫 單據黏貼單範例

教育部整體發展獎補助款

37 整體發展經常門注意事項 1. 部門 : 0AD0 ( 技合處校外預算 ) 2. 會計科目 : (1) 人事費 :5131I* (2) 業務費 : 5132N* 3. 依「支出憑證處理要點」規定，發票上應列明採購名稱、 金額及數量。若發票上未註明，經辦應以 原子筆 在發票 上註明清楚採購項目. 單價. 數量 ( 不得廣義填寫電腦週邊 耗材或文具 ) 4. 非本國文支出憑證，應由經手人擇要譯註本國文 5. 支出憑證列有其他貨幣數額者，除有特殊情形者外，應附 兌換水單或其他匯率證明 ( 信用卡帳單 ) 。 6. 核銷時，請檢附 憑證影本一份 ，釘在單據黏貼單後方。

 核銷時，請檢附 : 1. 報名費、註冊費憑證 2. 交通費 : (1) 憑證 (2) 出差單 (3) 計程車收據 (4) 短程出差車費補貼報銷單 * 公文遞送流程 國內短期進修 ( 教職員 ) 短期進修費用流程 1 系主任 2 院長 3 人事室 4 教務處 5 會計室 ( 李小姐 ) 6 會計主任 7 校長室 8 會計室 ( 黃小姐 ) 9 退回 XXXX 系

教師出席國際學術研討會  核銷時，請檢附 : 1. 機票部分 : (1) 機票票根或電子機票 (2) 國際線航空機票購票證明單 或旅行業代收轉付收據 (3) 登機證存根 2. 註冊費憑證 3. 出差旅費報告表 4. 出差單 5. 出差旅費應以出國前一日 （如逢假日往前順推）臺灣銀行 賣出即期美元參考匯價為依據 辦理報支。  公文遞送流程 : 國外出差費用流程 1 系主任 2 院長 3 技合處 4 教務處 5 人事室 6 會計室 ( 李小姐 ) 7 校長室 8 會計室 ( 黃小姐 ) 9 退回 XXXX 系

研究  項目 : 102- 學術研究補助 102- 產學 102- 啟動學術研究  公文遞送順序 : 學術研究補助 流程 1 系主任 2 院長 3 技合處 4 會計室 ( 李小姐 ) 5 會計主任 6 校長室 7 會計室 ( 黃小姐 )

41 核銷費用公文遞送順序 → 送會計室陳鍵滄主任 分機 4041 ( 全校性費用審核 ) → 送會計室薛妃娟小姐 分機 4045 ( 校本部、教育部專款、技服案 ) → 送會計室李素珍小姐 分機 4046 ( 育成中心、伙食團、福利會 ) → 送會計室黃佩雯小姐 分機 4042 ( 預算、請購單審核、整體發展 ) → 送會計室莊雅婷小姐 分機 4048 ( 教學卓越、訓輔專款、技職再造 ) → 送會計室陳品如小姐 分機 4043 ( 國科會、產學合作案、薄膜中心、學海築夢 ) ※各會計經辦負責之核銷項目

42 謝謝 ~~ 報告完畢