本部歸檔案件與附件頁碼 編寫作業方式總說明 總 務 司 94 年 12 月
綱要 依據 目的 現行作業方式 頁碼之編寫方式
依據 依據行政院秘書處 91 年 12 月 30 日院臺勤字第 號函示意旨，為應機關文件及檔 案處理之統一規定，嗣後函送本院或逕送立法 院之各項議案請先編妥頁碼，並註明頁數。 機關檔案點收作業要點第三點規定，歸檔案件 屬紙本型式者，應由承辦人員逐件依下列原則 編寫頁碼： （一）依文件產生日期之先後順序，晚者在上， 早者在下，依序編寫頁碼；文件係雙面 書寫或列印者，亦同。 （二）附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書 籍型式或難以隨文裝訂者外，應併同其 本文連續為之。
目的 為健全檔案管理、點收作業，提昇檔案管理效 能。 為配合檔案開放民眾申請原件閱覽與運用，發 揮檔案功能。 為確保業務單位承辦人員歸檔案件的真實性、 正確性。
現行作業方式 本案 於 93 年 8 月 17 日 經簽 奉裁定採分階段性執行。 一、 94 年 1 月 1 日起作業方式如下： （一）涉及責任性及永久保存的案件，由承辦人 員先落實頁碼編寫。 （二）檔管人員核對掃描總頁數，先實行一年後 再做檢討，以利業務推動。 二、預估 94 年本部歸檔案件總件數計約 17 萬 4,792 件。
未來作業方式 一. 有關本部歸檔案件擬自 95 年 1 月 1 日起擴大實 施範圍採全面辦理編寫頁碼。 二、符合機關檔案點收作業要點第三點規定。
頁碼之編寫方式 承辦人員應將已辦畢之案件進行逐件頁碼編寫， 其方式如下： 一.本文頁碼編寫前，應按其文件時間先後排序， 早者在下，晚者在上（即由下往上編寫頁 碼） ，再予編號；文件係雙面書寫或列印者， 亦同。如本文屬簽稿併陳者，則以簽為上， 稿在下之次序編寫。
頁碼之編寫方式（續） 二. 附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍型式或 難以隨文裝訂者外，應併同其本文連續為之。 如附件之管理，承辦人員或文書人員應將辦畢案 件中有下列非文字或無法隨文裝訂之資料者，予 以註記處理，俾利後續點收。 （一）案件本文及附件如屬微縮片、電子媒體、錄 音帶、錄影帶或其他方式儲存之媒體，應於 該媒體承載物如外盒、封套等上註明文號。 （二）案件附件如為書籍型式資料者，應直接於該資 料封面上左上角註明文號。 三. 各案件之頁碼，應以鉛筆編寫於每頁之右下角處； 文件為雙面書寫或列印者，其背面頁碼應於左下 角為之。
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