【實 用 中 文 書 】 補充資料及範例 講授人： 方 俊 吉 教授

壹 【名 片、 便 條 及 簡 訊】 範 例

一、橫式「名片」 、「便條」、 「簡訊」寫法範例： 拜訪： _____________________________________________________________________________________________________________________ （第一式） ____________________________________________________________________________________________________________ ○○兄：來訪未晤，悵甚！弟有事請教，明(十八)日上午十時，再行趨拜，懇請 曲留為感。 弟○○拜留○月○日 ________________________________ （第二式）___________________________________________________________________________ 來訪未晤，悵甚！弟有事請教，明(十八)日上午十時，再行趨拜，懇請 曲留 為感。此致 ○○兄

二、直式「名片」 「便條」 「簡訊」寫法範例： _________________________________ 「名正具」或「名正」即可 。對尊長則用「名正肅」。 ※以上範例用在 「名片」時，署名均改作 ○○兄：來訪未晤，悵甚！弟有事請教，明(十八)日上午十時，再行趨拜， 懇請 曲留為感。 ____________________________________ 弟○○拜留 ○月○日 ○○兄 ___________________________________ 曲留為感。此致 來訪未晤，悵甚！弟有事請教，明(十八)日上午十時，再行趨拜，懇請

貳 【自傳】補充資料 講授人: 方 俊 吉 教授

「自傳」是求職或報考及到任新職所需要準備的一種基本資料。 「自傳」是將自己介紹給他人，其目的不止要他人認識自己的成長過程，更要讓他人了解自己的特質、能力及理想、抱負，藉以爭取他人的欣賞、信任，進而願意將職缺或任務優先交給自己。換言之， 「自傳」除了是自我介紹的書面資料外，也是自我行銷的重要文書，對一個要爭取機會，或即將踏入社會的青年人而言，確實是一件不可輕忽的事。

※撰寫【自傳】應注意的事項： 一、篇幅適中。 （除主事者有規定字數外， 以 六至八百個字最為適當） 二、行文簡約平實。 （不宜過文或過白。可 適 度使用成語） 三、段落分明。 （除主事者有規定分項書寫外， 可分四至五段 ） 四、內容實在。 （雖要突顯自己的優勢， 但不 可過度膨漲自我）

※【自傳】應把握的重點： 一、簡要生動的生長背景，及主要的學歷。 二、主要的興好與經歷，及證照、得獎項目。 三、略述個人正面的價值觀、人生理想及待人 處世所秉持的道德原則（尤其是「忠誠」 度） 。 四、突顯個人的前瞻性、專業「創意」 、 「規 劃」及「執 行」能力。 五、強調個人將可為徵人公司或單位所做出的 貢獻。

參 【公文書之製作】 補充資料及範例 講授人: 方 俊 吉 教授

一、公文的定義： ◎「公文」是「公文書」的簡稱。「中華民國刑法」第一編第一章第十三條第三項：「稱公文書者，謂公務員職務上製作之文書。」明確規定公文之製作者必須具有「公務員」身分，且內容必須和「公務」有關，始得稱為「公文」。唯官署因處理公務而與人民往返之文書，其發出者或收受者，只要有一方為公務官署，自亦認定其為「公文」。 ◎此外，《公文程式條例 》第一條亦明定：「稱公文者，謂處理公務之文書；其程式，除法律別有規定外，依本條例之規定辦理。」以上所稱，即所謂狹義之「公文」 。 ◎ 「公文」之分類、行款格式、專用術語、處理流程等，均由行政院秘書處所草擬，經院會通過呈請總統明令公布之《公文程式條例 》(此一條例於民國元年首次公布。今所遵行者，為民國九十三年五月十九日第九次所修正公布，九十四年元旦起正式施行者)加以規範。

◎又政府公佈之《事務管理手冊》稱公文者：指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。所以，處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何，其一切文書紀錄資料，均可稱之為「公文」或「公文書」。 ◎廣義而言，凡非官署性質之機構、團體，相互往來，或與個人之間相互往來之文書，其行款格式、專用術語、處理流程等，均依循《公文程式條例 》之規範，通俗雖亦稱之為「公文」，但在法律上，此類文書仍屬於「私文書」。 ◎此外，人民與人民之間，或基於權利義務關係；或因法律行為所作成的書據、契約；或私人往來的函電等。因為其內容純屬私人事務，且文書之撰擬、收受雙方都是私人，均屬「私文書」 ， 不得認定為「公文書」 。

二、公文的種類： 近似性公文之區別： ◎依《公文程式條例》第二條，「公文」共計六種：「令」、「呈」、 「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」。 ◎「其他公文」含：「書函」、「表格化公文」、「簽」、「通告」、「通 知」、「證明書」、「手諭」、「報告」…等，公務員處理公務相關之 文書。 近似性公文之區別： 一、「函」與「書函」： 「函」：除須用「令」、「呈」、「咨」者外，各機關處理公務之文書 往來一律使用「函」。 「書函」：昔稱「便函」或「箋函」。凡機關單位間，於公務未決， 而需磋商、徵詢、協調之階段使用之 ；下級機關首長對上 級機關首長有所請示或報告時用之。 二、「公告」、「通告」與「通知」： 「公告」：機關就主管業務 ，向公眾或多數之對象宣布周知時用之。 「通告」：亦稱「通報」。凡機關內須將某事項告知全體同仁周知時用 之。 「通知」：機關內各單位間有所洽辦或告知時用之；對外行文內容簡單 時亦可用之。（多係對個人而為） 三、「簽」與「報告」： 「簽」：昔稱「簽呈」。為幕僚對長官於處理公務時，分析案情、表達意見供長官 作抉擇。 「報告」：凡下屬針對個人事情須向長官陳述、請求、說明時用之。

三、公文之依據、處理方式及撰擬原則: （一）公文之撰擬，至少必須有下列任一依據，方得為之： 1、依據法令規章。(屬於主動行文) 2、依據事實。 (屬於主動行文) 3、依據來文。 (屬於被動行文) （二）依公務之繁簡或來文之性質，公文處理方式有三： 1、先簽後稿。（正常處理方式） 2、簽稿並陳。（案情較單純者用之） 3、以稿代簽。（例行性公務用之）

（三）公文之撰擬，必須秉持下列兩原則： 1、行款、格式、程序、相關術語…等，悉遵《公文程 式條例 》與行政院秘書處所頒行政機關《事務管理 手冊 》之規範。 2、行文務必恪遵「行政倫理」 ；內容應注意人、地、 時、事、物兼顧；態度應「不亢不卑」；用字遣詞 須把握「簡」、「淺」、「明」、「確」之原則。

四、一般公文之結構： 公文具固定之形式，一般可分七個項目。 1、發文機關全銜及文別。 2、發文機關地址及聯絡方式。 （「令」及「公告」可免此項） 3 、受文者。 4 、管理資料（含:發文日期、 發文字號、 速別、 密等及附件） 。 5 、公文主體（結構視需要可分： 「主旨」、 「 說明」、 「辦 法」。後兩項為彈性項目，可有可無，亦可 視需要，改變名 稱為: 「依據」 「經過」 及 「建議」 「核示事項」等） 6 、正、副本（無需分送副本時， 可免。公告亦可免此項） 。 7 、署名及印信（署名項必要時可加上副署長官之名， 但非必要 時不得加上。印信在擬稿時可不必加註。 ）

※附：「公文」之主體（本文）撰擬規範: 一、分項說明： １、「主旨」：為全文之主體精要，用以說明行文目的與期望，應 力求具體扼要。 ２、「說明」：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述 ，無法於「主旨」項內納入時，以本項說明之。本項 段名，可因公文之內容改用「經過」、「依據」、 「原因」等名稱。 ３、「辦法」：向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時 ，用本項列舉。本項段名，可因公文需要改用「建議 」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等名稱。 二、各項之規格： （1）、每項均須標名，項目上不冠數字，項名下加冒號「：」。 （2）、「主旨」不得條列，文字緊接項名冒號之下書寫。 （3）、「說明」「辦法」如無分條，文字緊接項名冒號之下書寫 ；如分條行列，應另行低格書寫為一、二、三、……，。 （4）、「說明」、「辦法」中，其分條行列之內容過於繁雜、或 含有表格型態時，應編列為附件。

※附:一般「公文」各項目使用文字之規格： （一）發文機關及文別：（行1，2.5cm，20級字，標楷體） 製作公文首先要標明其發文主體的「機關全銜」，其後要寫出公文的類別，簡 稱為「文別」 ， 置於第一行中央。 （二）發文機關地址： （行2，3.7cm，12級字，標楷體） 原則上地址寫一行， 置於發文機關及文別之次行右下。考試時，實際號碼不用寫，用○○代替。「令」和「公告」 不須此項。 （三）聯絡方式： （行3，4.3cm，12級字，標楷體） 內含承辦人、電話、傳真、e-mail，可以視實際需要擇項書寫，有時不必全列。 考試時，實際號碼不用寫，只用○○代替。「令」和「公告」不須此項。 為配合電子傳遞方式及便利收發機關或民眾之間的聯絡，公文上須有發文機關 的地址及聯絡方式，位置在橫式公文的右上處。 （四）受文機關郵遞區號：70175。（12級字，標楷體） 如果公文的傳遞採郵遞方式，為了適應橫式公文信封上的（視窗）洞口需要， 需註明郵遞區號。 （五）受文機關地址： （12級字，標楷體）是指受文者的地址。 需填上地址。

（六）受文者： （16級字，標楷體）。自頂格書寫。 受文者就是行文的對象，卽收受公文的機關或個人。在「受文者：」後面要寫明受文機關的全銜或個人的姓名。 （「令」和「公告」不須此項） 。 受文者若是機關，一般應寫「機關全銜」，如果機關全銜太長，也可用「簡稱」。如:「高苑科技大學」可簡稱「高苑科大」。 另如:「行政院勞工委員會職業訓練局」發函給「行政院勞工委員會職業訓練局南區職業訓練中心」，可簡稱「本局南區職訓中心」。 又如:受文者為個人，應將受文者的姓名及稱謂或職銜寫上，如「周捷輪先生」、「蔡一玲女士」、「劉得驊局長」等。 （七）發文日期： （12級字，標楷體），自頂格書寫。寫發文的年月日。 任何公文，在發文時都要註明發文日期。＜公文程式條例＞第6條：「公文應 記明國曆年、月、日。」其作用是在法律上作為時效的依據。 例如：中華民國96年7月8日   ◎另者，「事務管理手冊」文書處理十七，文書處理程序一般原則（六）規定：「任何文書均須記載年、月、日、時；文書中記載年份，一律以中華民國紀 元為準，惟外文或譯件，得採用西元紀年。」

（八）發文字號： （12級字，標楷體）。 任何公文，在發文時都要編列發文字號，以便查考及引據之用。這對發文、受文兩方面同屬必要。如答覆對方來文時，須將來文的字號寫上，一方面便於自己引據，另一方面也使對方易於查考。 但是在人民的「申請函」中，只需具名日期，而發文字號一項則不必列。 再者，總發文字號每年更易一次，年度中間如遇機關首長更動時，其編號仍應持續不另更換。 發文字號要有10個阿拉伯數字。 （九）速別： （12級字，標楷體） 係指希望受文機關辦理此公文的速度。分為「最速件」、「速件」、「普通件」。填「最速件」或「速件」等，普通件不必填列。 （ 「令」和「公告」則不須此項） 。 ※行政院頒布的「事務管理手冊」文書處理七十九，各類公文之處理時限，除「限期公文」外，一般公文可分： １、最速件：一日辦妥。 ２、速件：三日辦妥。 ３、普通件：六日辦妥。

※「簽」與「報告」之範例 如下： （十）密等及解密條件或保密期限： （12級字，標楷體）， （十一）附件： （12級字，標楷體） 此指公文機密等級，填「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧註記。如非機密件，則不必填列。  行政院頒布的「事務管理手冊」文書處理五十九：保密期限或解除機密條件之標示，應以括弧標示於機密等級之下。 其解密條件如下：1.本件於公布時解密。2.本件至某年某月某日解密。3.本件於工作完成或會議終了時解密。4.附件抽存後解密(適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者)。5.其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)。 （十一）附件： （12級字，標楷體） 公文如有附件，則應註明內容名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣。附件亦應蓋印。 ______________________________________________________________ ※「簽」與「報告」之範例 如下：

「簽」（「報告」用此格式則不必「檔號」「保存年限」） 之範例: 檔號： 保存年限： 簽 於OO科（所屬單位） 主旨：為辦理公文橫式書寫資訊作業研習營，簽請 核示。 說明： 一、依據「公文書寫資訊作業實施計畫」第5點實施方式暨推動時程之 （三）辦理。 二、擬訂於94年7月14日 、15日，假公文交換G2B2C服務中心辦理三場 次研習營。如奉 核可，擬函請屬內各單位派員參加。敬陳 O科長 O秘書長 O 長 OO科 職 OOO （蓋職章） 94年5月10日 會辦單位：

五、「函」 的使用範圍： 各機關處理公務有下列情形之一時，可以使用「函」： （一）上級機關對下級機關有所指示、交辦、批復時。 （二）下級機關對上級機關有所請求或報告時。 （三）同級機關或不相隸屬機關間行文時。 （四）民眾與機關間之申請及答復時。

※「函」之範例 如下 ： _____________________________________________________ （二）、行政規則以「函」檢發，或多種規則同時檢發時，可併入同一「函」內處理；其方式以公文分行或登載政府公報或機關電子公布欄。但應發布之行政規則，依相關法規命令之發布程序辦理之。 附：公布法律、發布法規命令及人事命令時： (１)令文可不分段，敘述時動詞一律在前，例如： 甲、訂定「○○○施行細則」。 乙、修正「○○○辦法」第○條條文。 丙、廢止「○○○辦法」。 (２)多種法律之制定或廢止，同時公布時，可併入同一令 文處理；法規命令之發布，亦同。 (３)公、發布應以刊登政府公報或新聞紙方式為之，並得 於機關電子公布欄公布；必要時，並以公文分行各機關。 _____________________________________________________ ※「函」之範例 如下 ：

台北市政府 函 機關地址：台北市中正區濟南路O號O樓 受文者： 本市各區公所 發文日期：中華民國93年7月8日 台北市政府　函 機關地址：台北市中正區濟南路O號O樓 聯絡方式：聯絡人：周節輪 電話：01-2345678 傳真：01-2345690 受文者： 本市各區公所 發文日期：中華民國93年7月8日 發文字號：會訊字第0930015999號 速別：速件 密等及解密條件或保密期限： 附件：一件(如文) 主旨：訂頒「臺北市環境美化會報設置要點」一種(如附件)，請依 規定辦理。 正本：各區區公所 副本：本府工務局公園管理處、本府秘書處 市 長 郝 ○ ○

台北市政府 函 機關地址：台北市中正區○路O號l 聯絡方式：聯絡人：周節輪 電話：01-2345678 傳真：01-2345690 台北市政府　函 機關地址：台北市中正區○路O號l 聯絡方式：聯絡人：周節輪 電話：01-2345678 傳真：01-2345690 108 台北市○○區○○路1號 受文者：臺北市政府工務局 發文日期：中華民國93年7月8日 發文字號：會訊字第0930015999號 速別：速件 密等及解密條件或保密期限： 附件： 主旨：臺北市環境美化會報設置要點，自○年○月○日廢止，請 查照。 說明：依據本府人事處案陳 貴局○年○月○日○字第○○○號函辦理。 正本：台北市政府工務局 副本：台北市政府工務局公園路燈管理處、本府人事處 市 長 郝 ○ ○

苗栗縣政府 函 機關地址：苗栗市○○路6號 聯絡方式：聯絡人：周節輪 電話：0-2345678 傳真：0-2345690 苗栗縣政府 函 機關地址：苗栗市○○路6號 聯絡方式：聯絡人：周節輪 電話：0-2345678 傳真：0-2345690 439苗栗縣○○鄉○○路1號 受文者： ○○鄉公所 發文日期：中華民國93年7月8日 發文字號：苗縣府字第0930015999號 速別：速件 密等及解密條件或保密期限： 附件： 主旨：勸導鄉、鎮市民迅速整修房屋，疏浚河道川流，修築堤防，預防颱風之侵襲，請 查照。 說明：台灣為亞熱帶地區，易遭颱風侵襲，每年損失嚴重，慘痛之教訓，記憶猶新，事宜及早準備，以策安全。事關人民生命及財產安全，不可稍有疏忽；多一分準備，即少一分損失。 辦法：如民眾無力辦理者，可設法酌予貸款支助，事後以無息分期收回。 正本：各鄉、鎮、市公所 副本：本府秘書處、社政局、會計室 縣 長 劉 ○ ○

立法院 函 機關地址：台北市中正區○○路6號 108 台北市○○區○○路1號 受文者：行政院 發文日期：中華民國93年7月8日 立法院　函 機關地址：台北市中正區○○路6號 聯絡方式：聯絡人：○○○專員 電話：01-2345678 傳真：01-2345690 108 台北市○○區○○路1號 受文者：行政院 發文日期：中華民國93年7月8日 發文字號：立法(93)平字第0930015999號 速別：速件 密等及解密條件或保密期限： 附件： 主旨：檢送周委員○○關於節約能源問題之質詢一份，請 惠復。 說明：本案係提經本院第○○會期第○○會議報告。 正本：行政院 副本：本院秘書處、周委員辦公室 院 長 王 ○ ○

外交部 函 機關地址：台北市中正區○○路0號 聯絡方式：聯絡人：○○○ 電話：01-2345678 傳真：01-2345690 外交部 函 機關地址：台北市中正區○○路0號 聯絡方式：聯絡人：○○○ 電話：01-2345678 傳真：01-2345690 108台北市○○區○○路1號 受文者：經濟部農礦工商事業派員出國案件審查委員會 發文日期：中華民國93年7月8日 發文字號：外交字第0930015999號 速別：速件 密等及解密條件或保密期限： 附件： 主旨：工商人員短期出國，對其申請前往國家，請視實際需要予以審定。 說明：根據目前本部每月所發護照統計， 貴會核准出國工商人員約占所有各機關核准出國人員總數之半，其中常有出國期限雖僅數月，而其前往國家有多達數十國者，事實上持照人不可能遍訪所列國家之全部，徒使本部簽發護照作業增加負擔。 建議：今後工商人員申請出國，請 貴會及申請人合作，對於事實上不可能前往之國家免予列入，以利護照作業。 正本：經濟部農礦工商事業派員出國案件審查委員會 副本：本部簽證處、內政部入出境管理局 部 長 陳 ○ ○

上行 上級機關 或首長 請求 敬請 鑒核。敬請 核示。敬請 釋示。 敬請 核轉。敬請 核准施行。 敬請 核准辦理。復敬請 鑒核。 一般報告 行文別 適用範圍 用 途 期望語 上行 上級機關 或首長 請求 敬請 鑒核。敬請 核示。敬請 釋示。 敬請 核轉。敬請 核准施行。 敬請 核准辦理。復敬請 鑒核。 一般報告 敬請 核備。敬請 鑒察。 平行 平行機關 一般 請 查照。請 察照。請 查照辦理。 請 查核辦理。請 查照備案。 復請 查照。 需復文 請 查照見復。請 同意見復。 請 惠允見復。請 查明見復。 需轉行辦理 請 查照轉告。請 轉行照辦。 下行 下級機關 希 查照。希 照辦。希 切實辦理。 希 依規定辦理。 希 辦理見復。 希 轉行照辦。希 查照轉告。 希 查照轉行照辦。 希 照辦並轉行所屬照辦。 希 轉告所屬切實照辦。

※附：上行公文之[期望語]說明： ＊鑒核－－請鑒察審核。 ＊核示－－請指示，以便遵行。 ＊核備－－請鑒察留備考查。 平行公文之[期望語]說明： ＊查照－－請知悉或照辦。請查明而依照辦理。 ＊查照見復－－請知悉或照辦並答覆。 ＊查明見復－－請查明某案答覆。 ＊查照備案－－請存案留備查考。 下行公文之[期望語]說明： ＊查照－－使其知悉。 ＊照辦－－使其照案辦理。 ＊辦理見復－－使照辦並報告辦理情形。 ＊轉行－－使下級轉行文。 ＊轉告－－使下級轉告。 ＊轉行照辦－－使下級轉行文，並告知照辦。

行文別 使 用 對 象 用 語 上行文 上級機關或首長 檢陳；附陳。 平行文 平行機關 附；附送；檢附；檢送。 下行文 下級機關或人員 ◎公文有「附件」時，一般常用的「附送語」： 行文別 使 用 對 象 用 語 上行文 上級機關或首長 檢陳；附陳。 平行文 平行機關 附；附送；檢附；檢送。 下行文 下級機關或人員

「公告」範例： 高雄市政府教育局 公告 ◎「公告」不需發文機關地址及聯絡方式、「受文者」、「速別」、「密等」及解密條件等。 高雄市政府教育局 公告 發文日期：中華民國97年3月8日 發文字號：高市教四字第0970003928號 主 旨：公告本局查察97年2月未籌設及已籌設而尚未立案 補習班名冊。 依 據：依據補習及進修教育法第24條規定辦理。 公告事項： 一、97年2月未籌設及已籌設而尚未立案補習班名冊。 二、公告地點：（一）刊登市政府公報（二）市府公佈 欄（三）教育 局公佈欄。 局 長 蔡 ○ ○

高雄市政府財政局 公告 主 旨：公告核准丁○○會計師在本市登錄。 依 據：會計師法第13條規定。 高雄市政府財政局 公告 發文日期：中華民國97年4月24日 發文字號：高市財二字第0970016706號 主 旨：公告核准丁○○會計師在本市登錄。 依 據：會計師法第13條規定。 公告事項：下列會計師在本市登錄。( ◎公告登載時，免署機關首長職稱、姓名) 會計師姓名 事務所名稱 事務所地址 備 註 丁 ○ ○ 清渭會計師事務所 高雄市中正4路○○號